Проверка документов на предмет скрытых и личных сведений

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Если планируется предоставить общий доступ к электронной копии документа Microsoft Office Word, будет полезно просмотреть документ на предмет скрытых и личных сведений, которые могут храниться в самом документе или в свойствах документа (метаданные). Поскольку эти скрытые данные могут содержать конфиденциальные сведения об организации или о самом документе, к которые не требуется предоставлять общий доступ, возможно, скрытые сведения потребуется удалить перед передачей документа другим.

В данной статье объясняется, как с помощью средства «Инспектор документов» Microsoft Office Word 2007 можно найти и удалить скрытые и личные сведения из документов.

В этой статье:

Какие типы скрытых и персональных данных хранятся в документах Word?

Какие сведения можно Инспектор документов найти и удалить из документов Word?

Как найти и удаление скрытых и персональных данных в документы Word

Какого типа скрытые и личные сведения содержатся в документах Word?

В документе Word могут храниться разные типы скрытых и личных сведений. Эти сведения могут не отображаться при просмотре документа в приложении Office Word 2007, но другие пользователи могут найти и просмотреть их.

Скрытые сведения могут включать данные, добавляемые к документу Office Word 2007, позволяющие совместно с другими пользователями составлять и редактировать документ. Они также могут включать сведения, специально помеченные как скрытые.

Документы Word могут содержать скрытые и личные сведения следующих типов:

  • Примечания, пометки режима исправлений, версии и рукописные примечания    Если данный документ создавался совместно с другими пользователями, он может содержать такие пункты, как пометки режима исправлений, комментарии, рукописные примечания или версии. Эти сведения позволят другим пользователям получить доступ к именам людей, работавшим над данным документом, комментариям рецензентов и к изменениям, внесенным в документ.

  • Свойства документа и персональные данные    Свойства документа, также известную как метаданные и добавлять сведения о документе, такие как автор, тема и название. Свойства документа также включают в себя сведения, которые автоматически предоставляются программами Office, такие как имя пользователя, который последнем сохранении документа и Дата создания документа. Если вы использовали отдельных функций, документ также может содержать дополнительные виды личные сведения (PII), например заголовки электронной почты, отправки для просмотра сведений, маршруты и имена шаблонов.

  • Колонтитулы и «водяные знаки»    В документах Word могут содержаться данные в колонтитулах. Кроме того, к документу Word может быть добавлен «водяной знак».

  • Скрытый текст    В документах Word может содержаться текст, отформатированный как скрытый текст. Поиск скрытого текста в документе можно выполнить с помощью инспектора документов.

  • Свойства сервера документов    Если документ был сохранен на сервере управления документами, например, на узле Document Workspace или в библиотеке, основанной на службах Microsoft Windows SharePoint, документ может содержать дополнительные свойства или сведения, касающиеся расположения данного сервера.

  • Пользовательские XML-данные    В документах могут содержаться пользовательские XML-данные, не отображающиеся в самом документе. Эти XML-данные можно обнаружить и удалить с помощью инспектора документов.

К началу страницы

Какие сведения в документах Word можно найти и удалить с помощью инспектора документов?

В инспекторе документов в Office Word 2007 отображаются несколько различных инспекторов, позволяющих обнаруживать и удалять скрытые и личные сведения, специфические для документов Word. Список различных типов скрытых и личных сведений в документах Word, которые можно найти и удалить с помощью инспектора документов, приводится в следующей таблице.

Примечание : Если в организации к инспектору документов добавлены дополнительные модули инспекторов, можно проверять документы на наличие в них сведений дополнительных типов.

Office Word 2007

Инспектор

Обнаруживает и удаляет

Примечания, исправления, версии и заметки

  • Примечания

  • Пометки режима исправлений

  • Сведения о версии документа

  • Рукописные примечания

Свойства документа и личные данные

  • Свойства документа, включающие сведения с вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • Заголовки электронных писем

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Сведения о ссылках для полей с привязкой к данным (последнее значение будет преобразовано в текст)

  • Имя пользователя

  • Имя шаблона

Колонтитулы

  • Сведения в заголовках документа

  • Сведения в колонтитулах документа

  • "Водяные знаки"

Скрытый текст

  • Текст, отформатированный как скрытый (параметр шрифта, доступный в диалоговом окне Шрифт)

    Примечание : Данный инспектор не может обнаружить текст, скрытый другими методами (например, белый текст на белом фоне).

Настраиваемые XML-данные

  • Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в документе

К началу страницы

Как обнаружить и удалить скрытые и личные сведения из документов Word?

Обнаружить и удалить скрытые и личные сведения из документов Word, созданных в приложении Office Word 2007 и более ранних версиях этого приложения, можно при помощи инспектора документов. Инспектор документов полезно запускать перед открытием общего доступа к электронной копии документа Word, например, в виде вложения в сообщение электронной почты.

  1. Откройте документ Word, который нужно проверить на наличие скрытых и личных сведений.

  2. Нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите команду Сохранить как и введите имя в поле имя файла, чтобы сохранить копию исходного документа.

    Важно : Инспектор документов следует применять к копии документа, потому что восстановить данные, удаляемые этим средством, не всегда возможно.

  3. В копии исходного документа нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите подготовить и выберите пункт Инспектор документов.

  4. В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых данных, который нужно проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторов, можно просмотреть какие сведения можно Инспектор документов найти и удалить из документов Word?

  5. Нажмите кнопку Проверить.

  6. Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

  7. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки для типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.

    Важно : 

    • Скрытые сведения, удаленные из документа, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.

    • Если вы хотите удаление скрытых и личных сведений из документов, сохраненных в формате OpenDocument Text (ODT), необходимо запустить Инспектор документов при каждом сохранении документа в формате.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×