Приступая к работе: Создание собрания системы с помощью InfoPath и SharePoint заметок

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

С помощью незначительного изменения образца шаблона формы в Microsoft Office InfoPath 2007 и создания библиотеки документов на узле Windows SharePoint Services 3.0 можно внедрить систему, которая позволит согласованно собирать заметки собраний, отправлять их всем участникам собрания, а также хранить их в библиотеке документов SharePoint Services. В этой статье описан порядок создания такой системы.

В этой статье

Общие сведения

Подготовка

Создание новой системы заметок собраний

Обновление шаблона формы

Общие сведения

В InfoPath имеется образец шаблона формы, разработанный специально для сбора общих данных собрания, например повестки, сведений об участниках, пунктов повестки и поручений. Образец шаблона формы настроен таким образом, что копию формы, созданную на основе этого шаблона, можно отправить по электронной почте каждому участнику собрания.

Образец шаблона формы помогает секретарю собрания записать данные, которые обычно записываются на собрании. Элементы управления разделены на логические разделы, что упрощает сбор нужных данных и исключает запись тех из них, которые могут создаваться автоматически. Макет элементов управления имеет согласованную структуру, поэтому секретарю не нужно помнить, какие данные записывать, ему достаточно лишь заполнить пустые поля по ходу собрания.

Хотя можно изменить шаблон формы таким образом, чтобы собирались дополнительные данные, рекомендуется использовать имеющийся шаблон, внеся единственное изменение, позволяющее сохранять заполненные формы в библиотеке документов SharePoint. Также можно протестировать эффективность системы и использовать полученные в результате тестирования данные для изменения шаблона формы в соответствии с потребностями группы.

Этот образец шаблона формы можно использовать в системе после его публикации в новой библиотеке документов на узле SharePoint. Последняя будет создана в ходе публикации. После публикации шаблона формы и создания новой библиотеки документов можно будет изменить шаблон формы таким образом, чтобы заполненные формы сохранялись и их копии отправлялись участникам собрания.

Для использования этой системы секретарю собрания потребуется перейти к библиотеке документов и создать новую форму на основе этого шаблона. Во время собрания секретарь заполняет данные в соответствующих разделах формы. В конце собрания он отправляет форму в библиотеку документов, а ее копии рассылает всем участникам собрания. Те, кто не присутствовал на собрании, смогут прочитать заметки, открыв форму InfoPath из библиотеки документов.

Образец шаблона формы содержит указанные ниже разделы.

Шаблон формы повестки собрания с четырьмя разделами

1. заголовок раздел содержит элементы управления имя, целей, расположение и собрания даты и времени. Элемент управления даты автоматически отображается дата создания формы. По умолчанию элемент управления текстовым полем Время окончания автоматически отображает время то есть один час позже, чем время, введенное в элемент управления текстовым полем Время начала.

2. участники повторяющийся раздел содержит элементы управления для имена и адреса электронной почты каждого участника собрания. Когда обозначение единицы Примечание отправляет заполненной формы, каждого участника, перечисленные в этом разделе, получает копию заполненной формы.

3. повестки повторяющийся раздел содержит элементы управления для каждого докладчика (участников, интересы обсуждения) и заметок о каждом элементе обсуждений. Элемент управления поле со списком докладчика отображаются имена из раздела участников.

4. поручение повторяющийся раздел содержит элементы управления для имени, назначения и выполнения даты для каждого элемента действия. Элемент управления поле со списком назначения отображаются имена из раздела участников.

Если вы неопытный пользователь InfoPath, приведенные ниже статьи помогут ознакомиться с важными понятиями, а также разобраться в терминах, с которыми придется столкнуться при выполнении перечисленных в этой статье задач. Для получения дополнительных сведений по выполнению задач воспользуйтесь ссылками в соответствующих разделах.

К началу страницы

Подготовка

Вам нужен унифицированный указатель ресурсов (URL) и, по меньшей мере разрешения для семейства веб-сайтов сайта SharePoint, который будет использоваться для этой системы проектирование. При создании библиотеки документов в семействе веб-сайтов имеется соответствующие разрешения. Пользователям, которым нужен для просмотра заметок на собрании будет нужна права чтения для семейства веб-сайтов. Если необходимы разрешения для создания библиотеки документов или настройка разрешениями на чтение для семейства веб-сайтов для пользователей формы, обратитесь к администратору семейства веб-сайтов.

Кроме того, требуется как минимум один адрес электронной почты, на который будет отправляться копия заполненной формы, и почтовый клиент, например Microsoft Office Outlook 2007, настроенный на получение сообщений, что позволит протестировать шаблон формы.

Эта статья рассчитана на пользователей, работающих с конфигурацией служб SharePoint Services по умолчанию.

К началу страницы

Создание новой системы заметок собраний

Чтобы создать эту систему, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте образец шаблона формы и сохраните его.

  2. Опубликуйте образец шаблона формы, чтобы создать новую библиотеку документов для заметок собрания.

  3. Измените образец шаблона формы с целью сохранения заполненных форм в новой библиотеке документов и последующей отправки их копий всем участникам собрания.

  4. Опубликуйте измененный шаблон формы.

  5. Протестируйте измененный шаблон формы и новую библиотеку документов путем создания и отправки тестовых форм на основе этого шаблона формы.

Открытие и сохранение шаблона формы

  1. В меню Файл выберите пункт Создать шаблон формы.

  2. В группе Открыть шаблон формы нажмите кнопку Настроить образец.

  3. В группе Настройка образца дважды щелкните Повестка собрания (образец).

  4. В меню файл нажмите кнопку Сохранить.

  5. Если InfoPath отображает сообщение о публикации шаблона формы, нажмите кнопку ОК.

  6. В диалоговом окне Сохранить как укажите место, где нужно сохранить шаблон формы.

  7. В поле Имя файла введите имя шаблона формы.

  8. В списке Тип файла выберите пункт Шаблон формы InfoPath и нажмите кнопку Сохранить.

Публикация шаблона формы

В ходе публикации будет создана новая библиотека документов.

Чтобы узнать больше о публикации шаблона формы, читайте в статье Общие сведения о публикации шаблона формы.

  1. В меню файл нажмите кнопку Опубликовать.

  2. На первой странице мастера публикации установите переключатель На сервере SharePoint со службой InfoPath Forms Services или без нее и нажмите кнопку Далее.

  3. На следующей странице мастера в поле Введите адрес узла SharePoint или службы InfoPath Forms Services введите URL-адрес семейства узлов на узле SharePoint и нажмите кнопку Далее. Например, для использования семейства узлов с URL-адресом http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly введите в поле http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly.

  4. На следующей странице выберите параметр Библиотека документов и нажмите кнопку Далее .

  5. На следующей странице выберите параметр Создать библиотеку документов и нажмите кнопку Далее.

  6. На следующей странице введите имя и описание новой библиотеки документов и нажмите кнопку Далее.

  7. Примите предлагаемые столбцы и нажмите кнопку Далее.

  8. На последней странице мастера проверьте правильность отображаемых данных и нажмите кнопку Опубликовать.

  9. Нажмите кнопку Закрыть.

    После публикации шаблона формы на последней странице мастера выведется подтверждение.

Запишите URL-адрес новой библиотеки документов; далее в этой статье эти сведения понадобятся. URL-адрес новой библиотеки документов будет состоять из URL-адреса семейства узлов, косой черты ( /), имени библиотеки документов. Например, если создана новая библиотека документов с именем MeetingNotes в семействе узлов с URL-адресом http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly, URL-адрес новой библиотеки документов будет следующим: http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

Изменение шаблона формы

В этом разделе описаны перечисленные ниже возможности.

  • Добавление нового подключения данных для отправки, позволяющего сохранить заполненную форму в новой библиотеке документов.

    Чтобы узнать больше о отправки подключения к данным,: Общие сведения для подключения к данным.

  • Изменение параметров подключения данных таким образом, чтобы заполненная форма сохранялась в библиотеке документов, а ее копии рассылались всем участникам собрания.

  • Настройка шаблона формы таким образом, чтобы форма закрывалась после отправки.

Дополнительные сведения об отправке формы на основе шаблона см. в разделе Общие сведения об отправке данных формы.

Добавление нового подключения данных для отправки

В этом разделе описан способ создания нового подключения данных для отправки в новую библиотеку документов и настройки подключения данных для сохранения формы с уникальным именем. Имя формы представляет собой комбинацию заголовка собрания и даты создания формы.

Создание подключения данных
  1. В меню Сервис щелкните Подключения данных.

  2. В диалоговом окне Подключения к данным нажмите кнопку Добавить.

  3. В мастере создания подключения данных выберите переключатель Создать новое подключение для, щелкните Отправка данных и нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице мастера выберите библиотеку документов на сайте SharePoint и нажмите кнопку Далее. Выбор места сохранения отправляемых данных в мастере подключения данных

  5. На следующей странице мастера в поле Библиотека документов введите URL-адрес библиотеки документов, созданной в предыдущем разделе. Например, чтобы использовать библиотеку документов с URL-адресом http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes, введите http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes в поле Библиотека документов.

    В следующем разделе описана процедура определения уникального имени формы, которое потребуется ввести, чтобы остаться на этой странице мастера. Пока не нажимайте кнопку Далее.

Определение уникального имени формы

Шаблон формы сохраняет форму в библиотеку документов с именем по умолчанию. Если используется имя по умолчанию, в новой библиотеке документов будет храниться только одна заполненная форма. В этом разделе описывается способ настройки подключения данных, при котором формы на основе этого шаблона будут сохраняться с именем, состоящим из заголовка собрания и даты его проведения. Это можно сделать, создав формулу, использующую функцию XPath.

Чтобы узнать больше о формул и функций, читайте в статье Добавление формулы в элемент управления.

  1. Выберите пункт Вставить формулу Кнопка формулы .

  2. В диалоговом окне Вставка формулы нажмите кнопку Вставить функцию.

  3. В списке Категории диалогового окна Вставка функции выберите пункт Текстовые.

  4. В списке Функции выберите пункт объединить и нажмите кнопку ОК.

  5. В поле Формула дважды щелкните первый экземпляр дважды щелкните, чтобы вставить поле.

    Двойной щелчок для вставки первого поля с целью использования в качестве части имени формы

  6. В диалоговом окне Выбор поля или группы выберите элемент Собрание, щелкните Заголовок собрания и нажмите кнопку ОК.

    Выбор поля заголовка собрания в диалоговом окне выбора поля или группы

  7. В поле Формула щелкните второй экземпляр дважды щелкните, чтобы вставить поле для его выбора (не щелкайте его дважды).

    Двойной щелчок для вставки символа тире как части имени формы

  8. Введите символ открывающей двойной кавычки ( " ), затем тире ( ) и символ закрывающей двойной кавычки.

    Вставка символа тире как части имени формы

  9. Дважды щелкните третий экземпляр дважды щелкните, чтобы вставить поле.

    Двойной щелчок для вставки другого поля с целью использования в качестве части имени формы

  10. В диалоговом окне Выбор поля или группы выберите элемент Собрание, щелкните Дата собрания и нажмите кнопку ОК.

    Выбор поля даты собрания в диалоговом выбора поля или группы

    Диалоговое окно Вставка формулы должно выглядеть следующим образом:

    Готовая формула для создания имени формы в диалоговом окне вставки формулы

  11. Для проверки формулы на правильность синтаксиса в диалоговом окне Вставка формулы щелкните кнопку Проверить формулу.

  12. Если формула не содержит ошибок, нажмите кнопку ОК для закрытия диалогового окна.

Завершение настройки подключения данных
  1. В окне мастера нажмите кнопку Далее.

  2. На следующей странице мастера в поле Введите имя подключения данных введите описательное имя для этого подключения данных.

  3. Проверьте правильность введенных данных в разделе Сводка, а затем нажмите кнопку Готово.

  4. Нажмите кнопку Закрыть.

  5. В меню файл нажмите кнопку Сохранить.

Изменение параметров отправки для использования обоих подключений данных для отправки

  1. В меню Сервис выберите команду Параметры отправки.

  2. В диалоговом окне Параметры отправки установите флажок Разрешить пользователям отправлять эту форму.

  3. Щелкните Выполнить пользовательское действие с использованием правил, а затем — пункт Правила.

  4. В диалоговом окне Правила отправки форм нажмите кнопку Добавить.

  5. Нажмите кнопку Добавить действие.

  6. В поле Действие выберите элемент Отправить с использованием подключения данных.

  7. В списке Подключение данных выберите подключение данных к библиотеке документов, созданной в предыдущем разделе, и нажмите кнопку ОК.

  8. Нажмите кнопку Добавить действие.

  9. В поле Действие выберите элемент Отправить с использованием подключения данных.

  10. В списке Подключение данных выберите элемент Основная отправка и нажмите кнопку ОК.

    Подключение данных Основная отправка будет использоваться для отправки копии формы всем участникам.

  11. В поле Имя диалогового окна Правило введите Правила отправки для идентификации только что созданного правила.

  12. Дважды нажмите кнопку ОК.

Настройка шаблона формы, позволяющая закрывать форму после отправки

  1. В диалоговом окне Параметры отправки нажмите кнопку Дополнительно.

  2. В списке После отправки выберите элемент Закрыть форму.

  3. Нажмите кнопку ОК.

  4. В меню файл нажмите кнопку Сохранить.

Публикация шаблона формы

После изменения шаблона формы необходимо опубликовать его в библиотеке документов для применения изменений.

  1. В меню файл нажмите кнопку Опубликовать.

  2. На первой странице мастера публикации установите переключатель На сервере SharePoint со службой InfoPath Forms Services или без нее и нажмите кнопку Далее.

  3. На следующей странице мастера в поле Введите адрес узла SharePoint или служб InfoPath Forms Services введите адрес библиотеки документов в семействе узлов на узле SharePoint и нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице выберите параметр Библиотека документов и нажмите кнопку Далее.

  5. На следующей странице выберите параметр Обновить шаблон формы в существующей библиотеке документов.

  6. В списке Обновляемая библиотека документов выберите библиотеку документов и нажмите кнопку Далее.

  7. Нажмите кнопку Далее.

  8. На следующей странице проверьте правильность отображаемых данных и нажмите кнопку Опубликовать.

    После публикации шаблона формы на последней странице мастера выведется подтверждение.

Проверка шаблона формы и узла

  1. На последней странице мастера публикации выберите команду Открыть библиотеку документов и нажмите кнопку Закрыть.

  2. В библиотеке щелкните ссылку Создать.

  3. Заполните форму, как это делает секретарь собрания. После ввода времени в поле Время начала перейдите к следующему элементу управления, нажав клавишу табуляции. InfoPath автоматически введет данные в поле Время окончания.

  4. В поле Электронная почта раздела Участники введите адрес электронной почты участников собрания. Чтобы добавить дополнительных участников и их адреса электронной почты, щелкните ссылку Добавить участника.

  5. На панели инструментов InfoPath нажмите кнопку Отправить.

  6. Убедитесь, что в диалоговом окне отображаются правильные адреса.

  7. Нажмите кнопку Отправить, а затем – ОК, чтобы закрыть все диалоговые окна.

Заметки собраний должны отображаться в библиотеке документов и поступать в папку входящих в виде новых сообщений электронной почты.

После тестирования системы путем создания и отправки нескольких форм на основе этого шаблона формы можно использовать данную систему для хранения и распространения заметок.

К началу страницы

Обновление шаблона формы

После того как другие опробуют новую систему, создав и сохранив заметки собраний, возможно, потребуется изменить внешний вид этого шаблона формы в соответствии с их отзывами. Чтобы внести изменения в шаблон формы, необходимо выполнить указанные ниже действия.

  1. Откройте шаблон формы из библиотеки документов, при необходимости измените его и сохраните внесенные изменения.

  2. Передайте изменения в библиотеку документов, опубликовав шаблон формы.

Открытие шаблона формы из библиотеки документов

  1. Откройте библиотеку документов.

  2. Нажмите кнопку Параметры и выберите параметры библиотеки форм.

  3. В разделе Общие параметры выберите элемент Дополнительные параметры.

  4. В поле URL-адрес шаблона раздела Шаблон документа выберите элемент Изменить шаблон.

  5. Если InfoPath отображает сообщение о публикации шаблона формы, нажмите кнопку Да.

После изменения шаблона формы сохраните его перед публикацией.

Публикация шаблона формы

После внесения любых изменений необходимо опубликовать измененный шаблон формы в библиотеке документов.

  1. В меню файл нажмите кнопку Опубликовать.

  2. На первой странице мастера публикации установите переключатель На сервере SharePoint со службой InfoPath Forms Services или без нее и нажмите кнопку Далее.

  3. На следующей странице мастера в поле Введите адрес узла SharePoint или служб InfoPath Forms Services введите адрес библиотеки документов в семействе узлов на узле SharePoint и нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице выберите параметр Библиотека документов и нажмите кнопку Далее.

  5. На следующей странице выберите параметр Обновить шаблон формы в существующей библиотеке документов.

  6. В списке Обновляемая библиотека документов выберите библиотеку документов и нажмите кнопку Далее.

  7. Нажмите кнопку Далее.

  8. На следующей странице проверьте правильность отображаемых данных и нажмите кнопку Опубликовать.

  9. Нажмите кнопку Закрыть.

    После публикации шаблона формы на последней странице мастера выведется подтверждение.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×