Принципы управления версиями в списках и библиотеках SharePoint

Принципы управления версиями в списках и библиотеках SharePoint

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Если в списке или библиотеке SharePoint включено управление версиями, вы можете сохранять, отслеживать и восстанавливать элементы (в списке) и файлы (в библиотеке) при каждом их изменении. Управление версиями в сочетании с другими параметрами, например извлечением, позволяет получить больше контроля над публикуемым на сайте контентом и может оказаться очень ценным, если когда-либо понадобится просмотреть или восстановить старую версию элемента или файла.

Примечание: Управление версиями включено по умолчанию в библиотеках _з0з_ и по умолчанию отключено в списках _з1з_ . Дополнительные сведения о настройке управления версиями см. в статье Включение и Настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Обновлено 2018 октября

Общие сведения об управлении версиями

Любой пользователь, обладающий разрешением на управление списками, может включить или отключить управление версиями для библиотеки. Эта функция также доступна для элементов списков всех стандартных типов, включая календари, списки отслеживания вопросов и настраиваемые списки. Кроме того, она доступна для всех типов файлов, которые можно сохранять в библиотеках, в том числе для страниц веб-частей. Дополнительные сведения о настройке и использовании управления версиями см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Примечание: Если вы являетесь клиентом Office 365, управление версиями будет включено по умолчанию при создании новых библиотек _з0з_ и автоматически сохранит последние версии 500 для документа. Это позволит предотвратить потерю важных документов или данных. Если у вас есть библиотеки на сайте _з1з_ или на сайте группы, для которых не включена поддержка управления версиями, вы можете включить контроль версий для них в любое время.

Управление версиями можно использовать для следующих задач.

  • Ведение журнала версий.    Если управление версиями включено, вы можете видеть, кто и когда изменял элемент списка или файл, а также когда были изменены свойства (или сведения о файле). Например, при изменении срока выполнения для элемента списка соответствующая информация отобразится в журнале версий. Также можно просмотреть примечания, добавляемые пользователями при возвращении файлов в библиотеки.

  • Восстановление предыдущей версии.    Текущую версию можно заменить предыдущей, если в ней была сделана ошибка, она была повреждена или предыдущая версия оказалась лучше. Восстановленная версия становится новой текущей версией.

  • Просмотр предыдущей версии.    Предыдущую версию можно просмотреть, не перезаписывая текущую. При просмотре журнала версий в документе Microsoft Office, например в файле Word или Excel, можно сравнить две версии, чтобы определить разницу между ними.

Если управление версиями включено, версии создаются в указанных ниже случаях.

  • При создании элемента списка или файла либо при загрузке файла.

    Примечание:  Если настроено обязательное извлечение документов, первая версия файла создается после его возврата.

  • При загрузке файла, имеющего одинаковое имя с существующим файлом, если установлен флажок Добавить как новую версию к существующим файлам.

  • При изменении свойств элемента списка или файла.

  • При открытии, редактировании и сохранении файла. Версия создается при первом нажатии кнопки Сохранить. Номер новой версии остается неизменным в течение текущего сеанса редактирования, даже если сохранение файла выполняется несколько раз. Если закрыть файл и открыть его в другом сеансе редактирования, будет создана новая версия.

  • Во время совместного редактирования документа, когда другой пользователь начинает работу с документом или когда пользователь нажимает кнопку Сохранить, чтобы добавить изменения в библиотеку.

В любой момент времени может существовать не более трех текущих версий файла: извлеченная версия, последняя дополнительная (черновая) версия и последняя опубликованная (основная) версия. Все остальные версии считаются историческими. Некоторые текущие версии видны только пользователям с соответствующими разрешениями.

В одних организациях для файлов в библиотеках настроено отслеживание как основных, так и дополнительных версий. В других отслеживаются только основные версии. Основные версии обозначаются целыми числами, например 5.0, а дополнительные — числами с дробными частями, например 5.1.

В большинстве организаций для файлов, находящихся в разработке, используются дополнительные номера версий, а основные номера присваиваются при завершении определенных этапов или когда файлы готовы к публикации для широкого круга пользователей. Во многих организациях согласно политике черновиков утверждать файлы имеют право только их владельцы и лица с соответствующими разрешениями. Это означает, что другие пользователи не имеют доступа к дополнительным номерам версий до публикации основной версии.

Для списков поддерживается только управление основными версиями. Каждая версия элемента списка обозначается целым числом. Если в организации требуется утверждение элементов списка, они остаются в состоянии "Ожидание утверждения" до тех пор, пока пользователь с соответствующими разрешениями не утвердит их. Элементы, ожидающие утверждения, обозначаются десятичными числами и считаются черновиками.

Дополнительные сведения о включении и настройке управления версиями, в том числе об основных и дополнительных номерах версий, см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

При создании каждой новой версии ей автоматически присваивается номер. В списке или библиотеке с управлением основными версиями номера состоят из целых чисел, например 1.0, 2.0, 3.0 и т. д. Для библиотек администратор может включить управление как основными, так и дополнительными версиями. Если отслеживаются дополнительные версии, они нумеруются с использованием дробных частей, например 1.1, 1.2, 1.3 и т. д. Когда одна из этих версий публикуется как основная, ей присваивается номер 2.0. Последующим дополнительным версиям присваиваются номера 2.1, 2.2, 2.3 и т. д.

При отмене извлечения номер версии не изменяется. Если последним номером версии был номер 3.0, после отмены извлечения он останется таким же.

При удалении версия помещается в корзину вместе со своим номером. В журнале версий будут отображаться только номера оставшихся версий. Номера других версий не изменяются. Например, если удалить версию с номером 4.1 документа с дополнительными номерами версий 4.1 и 4.2, то в журнале версий будут отображаться только номера версий 4.0 и 4.2. Это показано на рисунке ниже.

Дополнительные сведения о включении и настройке управления версиями, в том числе об основных и дополнительных номерах версий, см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Журнал версий с одной удаленной дополнительной версией

В некоторых организациях количество версий файлов не ограничено, в других же такие ограничения применяются. Так, вы можете обнаружить отсутствие старой версии файла после возврата последней его версии. Если последняя версия файла — 26.0, и вы заметили, что версия 1.0 больше не существует, это означает, что администратор разрешил хранение в библиотеке только 25 основных версий файла. Добавление 26-й версии приведет к удалению первой версии. Сохраняются только версии с номерами от 2.0 до 26.0. Аналогично, при добавлении 27-й версии сохраняются только версии с номерами от 3.0 до 27.0.

Администратор может также ограничить количество дополнительных версий так, чтобы они были только в количестве последних версий. Например, если разрешены 25 основных версий, администратор может оставить дополнительные черновики только для последних пяти основных версий. По умолчанию число дополнительных версий для основных версий составляет 511. При попытке сохранить еще одну промежуточную версию появится сообщение об ошибке с информацией о том, что необходимо сначала опубликовать документ. Администратор сайта может изменить значение по умолчанию, чтобы разрешить меньшие промежуточные версии.

Если в списке или библиотеке ограничено число основных номеров версий, то при достижении предела удаляются наиболее ранние версии. Например, если можно хранить только 20 версий, а рабочая группа создаст 25, то останутся только версии с номерами от 6 до 25. Если будет создана еще одна версия, сохранятся только версии с номерами от 7 до 26. Если в списке или библиотеке действует ограничение на число версий, необходимо проинформировать всех участников о том, что при превышении допустимого количества наиболее ранние версии будут удаляться.

Если в библиотеке ограничено число основных номеров версий, для которых сохраняются дополнительные версии, то при достижении этого предела удаляются дополнительные версии, связанные с наиболее старыми основными версиями. Например, если можно хранить черновики только для 10 основных номеров версий, а рабочая группа создает 15, то для самых старых из них дополнительные версии не сохранятся. Дополнительные версии, которые связаны с пятью наиболее ранними основными номерами версий, например 1.2 и 2.3, будут удалены, но сами основные версии 1, 2 и т. д., останутся, если только в библиотеке не настроено ограничение их числа.

Как правило, число версий лучше ограничивать. Это позволяет сохранить свободное пространство на сервере и упростить работу пользователей. Но если хранение всех версий в вашей организации имеет правовое или другое обоснование, не следует применять какие-либо ограничения.

Важно: Если в вашей организации ограничено количество хранимых версий, то при достижении этого предела старые версии удаляются безвозвратно. Они не перемещаются в корзину.

Дополнительные сведения о включении и настройке управления версиями, в том числе об ограничениях, см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Вы можете указать, кому разрешено просматривать черновики элементов списка и файлов. Черновики создаются в двух случаях:

  • при создании или обновлении дополнительной версии файла в библиотеке, где отслеживаются основные и дополнительные номера версий;

  • при создании или обновлении элемента списка или файла без его утверждения в списке или библиотеке, где требуется утверждение контента.

Если отслеживаются основные и дополнительные версии, можно указать, должны ли пользователи иметь разрешение на изменение файлов, чтобы иметь возможность просматривать и читать дополнительные версии. После применения этого параметра пользователи, которые имеют разрешение на изменение файла, смогут работать с этим файлом, однако те, кто имеет разрешение только на чтение файла, не смогут увидеть дополнительную версию. Например, может быть нежелательно, чтобы все пользователи, у которых есть доступ к библиотеке, видели комментарии к файлу или его редакции, пока файл находится в процессе редактирования. Если отслеживаются основные и дополнительные версии и основная версия еще никем не опубликована, пользователи, у которых нет разрешения на просмотр черновых элементов, не смогут увидеть этот файл.

Если требуется утверждение контента, можно указать, какие пользователи имеют право на просмотр файлов, ожидающих утверждения: пользователи с разрешением на чтение, пользователи с разрешением на изменение или только автор и пользователи с разрешением на утверждение элементов. Если отслеживаются основные и дополнительные номера версий, автор должен опубликовать основную версию, чтобы файл можно было отправить на утверждение. Если требуется утверждение контента, пользователи, которые имеют разрешение на чтение контента, но не имеют разрешения на просмотр черновых элементов, будут видеть последнюю утвержденную или основную версию файла.

Независимо от того, есть ли у пользователей разрешение на изменение файла или нет, при поиске файлов в дополнительной версии они не получат результаты.

Вы можете ограничить количество версий элементов списка или файлов, которые сохраняются в списке или библиотеке. Это способствует экономии места на сервере. Если рабочая группа создает большое количество версий, такое ограничение может помочь ее участникам оптимизировать работу со старыми версиями. Например, если рабочая группа хранит много версий в течение нескольких месяцев или лет,

то ее участникам может быть сложно найти нужные версии в журнале. Если рабочей группе требуется просматривать или хранить какие-либо из предыдущих версий, не ограничивайте количество хранимых версий или задайте достаточно большое число.

Если в библиотеке включено отслеживание основных и дополнительных номеров версий, вы можете указать, сколько основных версий файлов, а также дополнительных версий для каждой основной нужно хранить. По умолчанию для каждой основной версии сохраняется до 511 черновиков (дополнительных версий).

В зависимости от того, как организована работа группы, ее участникам с большой вероятностью могут быть нужны наиболее новые дополнительные версии, которые редактировались в последнее время. Вероятность того, что участникам понадобятся старые дополнительные версии, уменьшается с течением времени. Обычно основная версия соответствует важной вехе, например отправке файла на рецензию или публикацию, а дополнительная версия — это промежуточный вариант, который не стоит показывать всем участникам сайта.

Если в списке или библиотеке ограничено число основных номеров версий, то при достижении предела удаляются наиболее ранние версии. Например, если можно хранить только 20 версий, а рабочая группа создаст 25, то останутся только версии с номерами от 6 до 25. Если будет создана еще одна версия, сохранятся только версии с номерами от 7 до 26. Если в списке или библиотеке действует ограничение на число версий, необходимо проинформировать всех участников о том, что при превышении допустимого количества наиболее ранние версии будут удаляться.

Если в библиотеке ограничено число основных номеров версий, для которых сохраняются дополнительные версии, то при достижении этого предела удаляются дополнительные версии, связанные с наиболее старыми основными версиями. Например, если можно хранить черновики только для 10 основных номеров версий, а рабочая группа создает 15, то для самых старых из них дополнительные версии не сохранятся. Дополнительные версии, которые связаны с пятью наиболее ранними основными номерами версий, например 1.2 и 2.3, будут удалены, но сами основные версии 1, 2 и т. д., останутся, если только в библиотеке не настроено ограничение их числа.

Управление версиями включается автоматически при создании библиотеки, а не при создании списка. Любой человек с разрешениями на управление списками может включать и отключать управление версиями. На многих сайтах, которые являются теми же пользователями, которые управляют сайтом, так как списки и библиотеки наследуют разрешения с сайта. Помимо управления версиями, владелец сайта (или другой пользователь, управляющий списком или библиотекой) определяет, требуется ли утверждение контента, кто может просматривать черновики и, если требуется выполнить извлечение. Каждое из этих решений повлияет на работу управления версиями. Например, если пользователь, управляющий библиотекой, требует извлечения, Номера версий создаются только при возврате файла. Если требуется утверждение контента, основные номера версий не применяются до тех пор, пока файлы не будут утверждены другим пользователем, у которого есть соответствующее разрешение.

Важно:  Если пользователи, работающие с библиотекой, будут совместно редактировать документы, не настраивайте для нее обязательное извлечение. Пользователи не смогут совместно редактировать документы, когда нужные им файлы извлечены.

Сведения о том, как включить управление версиями для списка или библиотеки, см. в этой статье.

Если в библиотеке включено управление версиями, то пользователь, настраивающий его, определяет, нужно ли отслеживать только основные или также и дополнительные номера версий. В большинстве случаев, если утверждение контента обязательно, то просмотр дополнительных версий разрешается только владельцу файла и пользователям с разрешением на утверждение элементов. В других библиотеках просмотреть все версии может любой пользователь, обладающий разрешением на изменение файлов в библиотеке или уровнем разрешений "Чтение". После утверждения версия становится доступной для всех пользователей с разрешением на чтение для списка или библиотеки.

Хотя у списков нет основных и дополнительных версий, любой элемент в состоянии Ожидание утверждения считается черновиком. В большинстве случаев просмотр черновиков допускается только для создателей элемента или пользователей с уровнями разрешений "Полный доступ" или "Проектирование". Для таких пользователей состояние черновика отображается как На рассмотрении, но другие пользователи в журнале версий увидят только последнюю версию — с состоянием Утверждено. В случае отклонения файла он остается в состоянии Ожидание утверждения до тех пор, пока его не удалит пользователь, обладающий соответствующим разрешением.

По умолчанию элемент или файл, находящийся в состоянии ожидания, виден только его автору и пользователям с разрешением на управление списками, но вы можете указать, могут ли его просматривать другие группы пользователей. Если в библиотеке настроено отслеживание основных и дополнительных номеров версий, то пользователь, редактирующий файл, должен сначала опубликовать его основную версию.

Дополнительные сведения о настройке утверждения для документов см. в статье требование утверждения элементов в списке или библиотеке сайта.

Примечание:  В некоторых списках и библиотеках параметры защиты черновиков настроены таким образом, что все пользователи сайта могут просматривать версии как с состоянием Ожидание утверждения, так и с состоянием Утверждено.

При извлечении файла из библиотеки, в которой включено управление версиями, новая версия создается при каждом возврате файла. Если же настроено управление основными и дополнительными версиями, вы сами решаете, какой тип версии возвращать. В библиотеках, в которых извлечение не требуется, версии создаются только при возврате файлов.

В библиотеках, в которых извлечение файлов не является обязательным, новая версия создается при первом сохранение файла после его открытия. Каждое последующее сохранение приводит к перезаписи версии, созданной при первом сохранении. Если закрыть и снова открыть документ, при первом сохранении будет снова создана новая версия. Это может привести к слишком быстрому увеличению числа версий.

Дополнительные сведения об извлечении и возврате файлов см. в статье Извлечение, возврат и отмена изменений файлов в библиотеке.

Важно:  Если документ редактируется совместно, не следует извлекать его без веской причины, чтобы не заблокировать работу других авторов.

Обязательное извлечение файлов может помочь рабочей группе получить максимальную пользу от управления версиями, так как при этом создание версий участниками регламентировано. Версия создается только в том случае, если один из пользователей извлекает файл, изменяет его и возвращает в библиотеку. Если извлечение не требуется, версия создается, когда кто-то впервые сохраняет файл, и обновляется при его закрытии. Если затем этот или другой пользователь снова откроет и сохранит данный файл, будет создана еще одна версия. В некоторых ситуациях нецелесообразно создавать лишние версии (например, если вам нужно закрыть файл, чтобы принять участие в собрании, до того как вы успели внести все изменения).

Когда извлечение обязательно, без этого действия невозможно добавлять файлы, редактировать их и изменять их свойства. Когда пользователь возвращает файл, ему предлагается оставить комментарии о внесенных изменениях, что помогает сделать журнал версий более информативным.

Примечание:  Если библиотека будет использоваться для хранения файлов Microsoft Project (MPP), синхронизированных со списками задач на вашем сайте, снимите флажок Требовать извлечения.

Дополнительные сведения о настройке обязательного извлечения см. в статье Как включить в библиотеке обязательное извлечение файлов.

В списках и библиотеках предусмотрены разрешения, связанные с управлением версиями и извлечением. Они зависят от уровня разрешений, назначенного пользователю или конкретной группе. Человек, который имеет право изменять уровни разрешений, может по-разному настроить разрешения или создать новую группу с настроенными уровнями разрешений.

С помощью разрешений можно гибко настроить управление библиотекой. Например, может потребоваться разрешить пользователю удалять версии файла, но не сам файл. Удаление версий и Удаление элементов — это разные разрешения, поэтому вы сможете обеспечить требуемый уровень контроля.

В таблице ниже приведены разрешения, связанные с управлением версиями и извлечением, и указано, к каким стандартным уровням разрешений они применяются.

Разрешение

Стандартный уровень разрешений

Просмотр версий

"Полный доступ", "Проектирование", "Участие" и "Чтение"

Удаление версий

"Полный доступ", "Проектирование" и "Участие"

Переопределение извлечения

"Полный доступ" и "Проектирование"

Утверждение элементов

"Полный доступ" и "Проектирование"

Дополнительные сведения о разрешениях см. в статье уровни разрешений в SharePoint.

Оставьте комментарий

Эта статья оказалась полезной? Если да, оставьте свой отзыв в нижней части страницы. В противном случае поделитесь своим мнением — что нужно добавить или сделать понятнее. Укажите свои версию SharePoint, ОС и браузер. Мы прочтем ваш отзыв, перепроверим сведения и, если нужно, допишем и обновим эту статью.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×