Пример рабочего процесса: отправка уведомления

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Самые последние сведения о создании оповещений для уведомления отображается Создание оповещения или Подпишитесь на RSS-канал. Если вы используете SharePoint Online списки, потоков также можно использовать для создания уведомлений по электронной почте и других каналов. Дополнительные сведения: Добавление поток со списком в SharePoint Online.

Примечание : В этой статье информации на SharePoint 2007 только.

Обновленный декабрь 12 2016 г.

Дополнительные сведения о рабочих процессах: Общие сведения о рабочем процессе SharePoint.

Важно : Чтобы создать рабочий процесс, сайт должен находиться на сервере Windows SharePoint Services 3.0 или Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Подготовка

Группа использует библиотеку общих документов для совместной работы с документами. Группа использует столбец «Кому назначено», чтобы отслеживать, кому предназначены документы. Чтобы все участники группы не проверяли постоянно узел группы на предмет появления назначенных им новых документов, можно создать рабочий процесс, который будет автоматически отправлять сообщения электронной почты каждому участнику рабочей группы при получении им назначения. Это можно быстро сделать, создав одношаговый рабочий процесс.

Можно задать себе вопрос: «Почему бы не воспользоваться оповещением?» Оповещения предоставляют много возможностей, например, можно получить оповещение, когда элемент добавлен или изменен. Но оповещение невозможно настроить для случая, когда специальный столбец изменяется на особый параметр. К тому же, с помощью оповещений нельзя создавать сообщения электронной почты, уведомляющие получателя о том, какое именно действие необходимо.

Прежде чем создавать рабочий процесс, нужно внести все необходимые изменения и настройки в узел, список или библиотеку. Ниже перечислены примеры таких изменений.

  • Рабочий процесс всегда присоединен ровно одно SharePoint списка или библиотеки. Сайт должен иметь хотя бы одного списка или библиотеки, перед созданием рабочего процесса. Если нет списков на сайте, вам будет предложено создать ее при создании рабочего процесса.

  • Если необходимо, чтобы рабочий процесс использовал все пользовательские столбцы или настройки, нужно ввести эти изменения перед созданием рабочего процесса. Тогда эти столбцы и настройки будут доступны в конструкторе рабочего процесса.

  • Если требуется, чтобы рабочий процесс использовал все возможности списка или библиотеки, не включенные по умолчанию (например, утверждение содержимого), включите их перед созданием рабочего процесса.

Примечание : Возможность осуществления рабочего процесса основана на Microsoft Windows Workflow Foundation — компоненте Microsoft Windows. Одинаковые версии Workflow Foundation должны быть установлены на обоих компьютерах и сервере. При первом создании рабочего процесса, возможно, будет предложено установить компонент Workflow Foundation.

Добавление столбца в библиотеку документов

Этот пример использует библиотеку общих документов, которая по умолчанию отображается на узле группы. Однако необходимо добавить столбец «Кому назначено» в библиотеку общих документов, т. к. этот столбец не отображается по умолчанию в библиотеке.

  1. В обозревателе откройте библиотеку общих документов.

    Совет : Щелкните пункт Общие документы в области Список папок, а затем нажмите клавишу F12.

  2. На панели инструментов библиотеки нажмите кнопку Параметры, а затем — кнопку Добавление столбцов из столбцов веб-узла.

  3. В группе Доступные столбцы узла нажмите кнопку Назначить для, а затем — кнопку Добавить.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    При отображении общих документов в обозревателе столбец «Кому назначено» теперь появится в библиотеке.

  5. Завершите работу обозревателя.

К началу страницы

Создание рабочего процесса

После того, как для библиотеки общих документов установлен верный столбец, можно использовать конструктор рабочих процессов.

  1. Запустите Office SharePoint Designer 2007.

  2. Выберите пункт Открыть узел в меню Файл.

  3. В диалоговом окне Открытие веб-узла найдите и выберите узел SharePoint, на котором необходимо создать рабочий процесс, а затем нажмите кнопку Открыть.

  4. В меню Файл выберите команду Создать, а затем выберите вариант Рабочий процесс.

    Откроется Конструктор рабочих процессов.

  5. Введите в поле Введите имя для этого рабочего процессаНазначения уведомлений.

    Посетители узла увидят это имя при просмотре статуса рабочего процесса и страниц рабочих процессов в обозревателе.

  6. В списке Выберите список SharePoint, к которому следует присоединить этот рабочий процесс щелкните пункт Общие документы.

    Когда участники рабочей группы откроют библиотеку общих документов, для этого рабочего процесса они увидят новый столбец с именем «Уведомление назначения». В этом столбце отображается состояние рабочего процесса для каждого элемента, например, когда рабочий процесс запустился или завершился.

  7. В группе Выберите параметры запуска рабочего процесса для элементов списка в общих документах выполните все следующие действия.

    • Снимите флажок Разрешить запуск рабочего процесса вручную из элемента списка.

    • Установите флажок Автоматически запускать рабочий процесс при создании элемента.

    • Установите флажок Автоматически запускать рабочий процесс при изменении элемента.

      Выбрав эти параметры, можно быть уверенным, что рабочий процесс будет запускаться каждый раз при создании или изменении элемента. Первая страница окна Конструктор рабочих процессов теперь должна выглядеть подобным образом.

      Первая страница окна «Конструктор рабочих процессов»

  8. Нажмите кнопку Далее.

  9. Нажмите кнопку Условия, а затем в списке выберите пункт Настраиваемое условие (Общие документы).

    Условие Если поле равно значение появится в рабочем процессе.

    Этот список предоставляет множество уже готовых условий, однако необходимо создать условие, при котором рабочий процесс отправляет сообщение только при определенном значении специального поля, в данном случае при появлении имени участника группы в поле «Кому назначено». Для этого необходимо задать дополнительное условие.

  10. В условии Если <поле> равно <значение> щелкните пункт Поле, а затем — пункт Назначить для в списке.

  11. В условии щелкните пункт Значение.

    Откроется диалоговое окно Выбор пользователей. Необходимо выбрать участника рабочей группы. Это можно сделать, введя его имя или адрес электронной почты, а затем нажав кнопку Добавить, или можно выбрать его из списка существующих пользователей. Также можно выбрать пользователей из адресной книги или посмотреть имена в списке или элементе списка.

  12. Введите или выберите имя пользователя либо адрес, нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

  13. Щелкните Действия, а затем в списке выберите пункт Отправить почту.

    Если определенное действие не отображается в списке, нажмите кнопку Другие действия, выберите необходимое действие, а затем нажмите кнопку Добавить.

  14. В действии Отправить ><сообщение> по электронной почте щелкните ссылку ><сообщение>, а затем заполните форму, введя адрес получателя, тему и основной текст сообщения.

    В строке Кому необходимо ввести то же имя или адрес, которые выбраны как часть условия.

  15. Нажмите кнопку ОК.

    Вторая страница окна «Конструктор рабочих процессов» с условием и действием

    Теперь существует правило, по которому, если элемент в библиотеке общих документов назначается определенному участнику рабочей группы, этот пользователь получает уведомление по электронной почте. Но что произойдет, если документ предназначен другому участнику рабочей группы? Далее будет создано условие «Иначе если» для каждого дополнительного участника рабочей группы.

  16. Нажмите кнопку Добавление условной ветви "Else If".

    Условная ветвь будет добавлена в рабочий процесс. Повторите шаги с 8 по 14 этой процедуры, чтобы создать то же правило для разных участников рабочей группы.

  17. При необходимости нажмите кнопку Добавление условной ветви "Else If", чтобы добавить правило для каждого участника рабочей группы, которого требуется уведомить о назначении ему документа.

    Окно «Конструктор рабочих процессов» и правила с условными ветвями

  18. Чтобы проверить рабочий процесс на наличие ошибок, перед закрытием окна Конструктор рабочих процессов выберите команду Проверить рабочий процесс.

    Если в рабочем процессе имеется ошибка, гиперссылка поменяет цвет, а также появится звездочка до и после неправильного параметра. К тому же, в группе Шаги рабочего процесса отобразится символ ошибки возле каждого шага, содержащего ошибки.

  19. Нажмите кнопку Готово, чтобы сохранить рабочий процесс.

    Чтобы проверить рабочий процесс, перейдите в библиотеку общих документов, создайте новый элемент и настройте столбец «Кому назначено» на пользователя, включенного как условие в рабочий процесс. Проверьте, получит ли этот пользователь созданное сообщение уведомления.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×