Пример рабочего процесса: направление отчета о расходах на проверку

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Коллектив ежемесячно заполняет отчеты о расходах, формы которых созданы с помощью приложения Microsoft Office InfoPath 2007. Коллектив заполняет и хранит эти формы в библиотеке форм на узле SharePoint. Когда расходы превышают определенную величину, необходимо автоматически уведомить соответствующего пользователя, чтобы он просмотрел отчет. Этот процесс можно быстро автоматизировать с помощью одношагового рабочего процесса.

Одной из примечательных особенностей приложения Office InfoPath 2007 является то, что можно указать отображение полей фактической формы в качестве столбцов в библиотеке форм. Когда поле формы отображается как столбец в библиотеке форм, оно выделяется. Выделение поля полезно для просмотра важной информации в форме без необходимости открывать каждую форму отдельно. Что еще более важно, задавая в соответствие данных в форме данным в столбцах библиотеки форм, можно создавать правила на основе данных конструктора рабочего процесса. Выделив полные расходы от формы до столбца, можно создать рабочий процесс, который направляет авансовый отчет для проверки, когда полные расходы превышают определенную величину.

Дополнительные сведения о рабочих процессах: Общие сведения о рабочем процессе SharePoint.

Важно : Для создания рабочего процесса необходимо, чтобы узел был расположен на сервере, где запущено одно из двух приложений: Windows SharePoint Services 3.0 или Microsoft Office SharePoint Server 2007

В этой статье:

Перед началом работы

Конструктор рабочих процессов

Подготовка

Прежде чем создавать рабочий процесс, нужно внести все необходимые изменения и настройки в узел, список или библиотеку. Ниже перечислены примеры таких изменений.

  • Рабочий процесс всегда присоединен только к одному списку SharePoint или библиотеке. Перед созданием рабочего процесса на узле должен быть по крайней мере один список или библиотека. Если на узле нет ни одного списка, при создании рабочего процесса будет получен запрос на создание списка или библиотеки.

  • Если необходимо, чтобы рабочий процесс использовал все пользовательские столбцы или настройки, нужно ввести эти изменения перед созданием рабочего процесса. Тогда эти столбцы и настройки будут доступны в конструкторе рабочего процесса.

  • Если требуется, чтобы рабочий процесс использовал все возможности списка или библиотеки, не включенные по умолчанию (например, утверждение содержимого), включите их перед созданием рабочего процесса.

Примечание : Возможность осуществления рабочего процесса основана на Microsoft Windows Workflow Foundation — компоненте Microsoft Windows. Одинаковые версии Workflow Foundation должны быть установлены на обоих компьютерах и сервере. При первом создании рабочего процесса, возможно, будет предложено установить компонент Workflow Foundation.

Публикация формы и создание библиотеки форм

В этом примере необходима библиотека форм для хранения форм, а также нужно выделить определенные поля в форме как столбцы в библиотеке форм. Приложение Office InfoPath 2007 позволяет очень легко опубликовать форму, выделить столбцы и даже создать библиотеку форм. Все это может быть сделано с помощью мастера публикации (в меню Файл выберите команду Опубликовать).

В следующей процедуре используется уже готовый шаблон отчета о расходах в приложении Office InfoPath 2007, а затем используется мастер публикации для выделения полей и создания библиотеки форм на узле SharePoint.

  1. Запустите приложение Office InfoPath 2007.

  2. В диалоговом окне Заполнить форму дважды щелкните образец отчета о расходах.

    Отчет о расходах откроется в режиме конструктора. В форме уже есть необходимые столбцы для выделения в качестве столбцов в библиотеке форм: «Имя», «Идентификационный номер» и «Итого». Шаблон будет использоваться таким, как есть.

  3. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

  4. В диалоговом окне Сохранить как введите имя в поле Имя файла, а затем нажмите кнопку Сохранить.

  5. В меню Файл выберите команду Опубликовать.

    Откроется окно Мастер публикации.

  6. В группе Выберите вариант публикации шаблона формы выберите вариант На сервере SharePoint со службой InfoPath Form Services или без нее, а затем нажмите кнопку Далее.

  7. Введите адрес узла SharePoint, а затем нажмите кнопку Далее.

  8. В группе Что требуется опубликовать? нажмите кнопку Библиотека документов, а затем — кнопку Далее.

    Заметьте, что форму можно сделать доступной в качестве типа содержимого. Эта возможность может пригодиться, если необходимо сделать шаблон формы доступным для всех дочерних узлов на узле портала.

  9. В группе Выберите действие выберите пункт Создать библиотеку документов, а затем нажмите кнопку Далее.

  10. Введите в качестве имени Отчеты о расходах , введите описание библиотеки документов и нажмите кнопку Далее.

  11. На следующей странице нажмите кнопку Добавить.

  12. В диалоговом окне Выбор поля или группы в папке сотрудник щелкните имя, а затем нажмите кнопку ОК.

  13. Повторите предыдущий шаг дважды, чтобы добавить поле Идентификационный номер (в папке сотрудник) и поле Итого (в папке элементы).

    Примечание : В диалоговом окне Выбор поля или группы используйте настройки по умолчанию для элементов Группа столбцов узла и Имя столбца. Можно также отобразить поле формы в существующем столбце узла или дать столбцу имя, отличное от имени поля формы.

  14. Нажмите кнопку Далее, проверьте правильность введенных сведений, а затем нажмите кнопку Опубликовать.

    Теперь существует библиотека формы с именем «Отчеты о расходах» со столбцами, для которых необходимо создать рабочий процесс. В обозревателе столбцы библиотеки форм должны отображаться так, как показано на следующей картинке.

    Библиотека форм с полями формы в библиотеке, обозначенными как столбцы

К началу страницы

Создание рабочего процесса

После того, как в библиотеке форм установлены верные столбцы, можно использовать конструктор рабочих процессов.

  1. Запустите приложение Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. В меню Файл выберите команду Открыть узел.

  3. В диалоговом окне Открытие веб-узла найдите и выберите узел SharePoint, на котором необходимо создать рабочий процесс, а затем нажмите кнопку Открыть.

  4. В меню Файл выберите команду Создать, а затем выберите вариант Рабочий процесс.

    Откроется Конструктор рабочих процессов.

  5. Введите в поле Введите имя для этого рабочего процессаРецензирования отчета о расходах.

    Посетители узла увидят это имя при просмотре статуса рабочего процесса и страниц рабочих процессов в обозревателе.

  6. В списке Выберите список SharePoint, к которому следует присоединить этот рабочий процесс щелкните пункт Отчеты о расходах.

  7. В группе Выберите параметры запуска рабочего процесса для элементов списка «Отчеты о расходах" выполните все следующие действия.

    • Снимите флажок Разрешить запуск этого рабочего процесса вручную из элемента списка.

    • Установите флажок Автоматически запускать рабочий процесс при создании элемента.

    • Установите флажок Автоматически запускать рабочий процесс при изменении элемента.

      Выбрав эти параметры, можно быть уверенным, что рабочий процесс будет запускаться, если участник рабочей группы заполнит новый отчет о расходах или изменит существующий.

      Первая страница окна «Конструктор рабочих процессов»

  8. Нажмите кнопку Далее.

    Необходимо создать правило, при котором в случае, если общие расходы, отраженные в форме, превышают 500 рублей, соответствующий пользователь уведомляется о необходимости ознакомиться с авансовым отчетом.

  9. В окне Конструктор рабочих процессов щелкните пункт Условия, а затем — пункт Расширенное условие в списке.

    Условие Если <значение> равно <значение> отобразится в рабочем процессе.

    Этот список предоставляет множество готовых условий, однако необходимо создать условие, при котором рабочий процесс отправляет сообщение только в том случае, когда особое значение — в данном случае «Итого» — больше определенного значения — в данном случае 500. Для этого необходимо создать расширенное условие.

  10. При условии, Если значение равно указанному значению щелкните первый гиперссылку значение и нажмите кнопку отображения данных привязки Изображение кнопки .

  11. В диалоговом окне Определение подстановки в рабочем процессе в списке Источник щелкните пункт Текущий элемент. В списке Поле выберите пункт Итого, а затем нажмите кнопку .

    Используя это диалоговое окно, можно просмотреть значение в любом поле любого списка или библиотеки на узле, таким образом, можно использовать это значение в правиле рабочего процесса. В данном случае необходимо выбрать значение из поля «Итого» текущего элемента.

  12. В правиле рабочего процесса щелкните пункт равно, а затем в списке выберите пункт больше.

  13. Щелкните второе значение гиперссылку, а затем введите 500.

  14. Нажмите кнопку Действия, а затем выберите в списке пункт Отправить почту.

    Если определенное действие не отображается в списке, нажмите кнопку Другие действия, выберите необходимое действие, а затем нажмите кнопку Добавить.

  15. В действии Отправить ><сообщение> по электронной почте щелкните ссылку ><сообщение>, а затем заполните форму, введя адрес получателя, тему и основной текст сообщения.

    В качестве получателя выберите пользователя, которому необходимо просмотреть отчет о расходах.

  16. Нажмите кнопку ОК.

    Вторая страница окна «Конструктор рабочих процессов» с условием и действием

    Таким образом, создано правило, по которому, если отчет о расходах будет создан или изменен в библиотеке отчетов о расходах и общие расходы для этого отчета превысят значение в 500 рублей, соответствующий пользователь будет уведомлен о необходимости просмотреть отчет.

  17. Чтобы проверить рабочий процесс на наличие ошибок, перед закрытием окна Конструктор рабочих процессов выберите команду Проверить рабочий процесс.

    Если в рабочем процессе имеется ошибка, гиперссылка поменяет цвет, а также появится звездочка до и после неправильного параметра. К тому же, в группе Шаги рабочего процесса отобразится символ ошибки возле каждого шага, содержащего ошибки.

  18. Нажмите кнопку Готово, чтобы сохранить рабочий процесс.

    Чтобы проверить рабочий процесс, перейдите в библиотеку отчетов о расходах, нажмите кнопку Заполнить эту форму, чтобы создать новый элемент и убедиться, что сумма введенных расходов больше 500 рублей. Сохраните форму в библиотеку форм, а затем проверьте, получил ли выбранный пользователь созданное сообщение.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×