Пример из практики: переход с Excel на Access

Иногда случается, что бизнес-решение, для которого больше подходит Access, создается с помощью Excel. Или, возможно, изначально Excel был хорошей идеей, но данных стало слишком много и пора переходить на базу данных. К счастью, бизнес-данные можно переместить из Excel в Access.

Cancer Lifeline, некоммерческая организация, расположенная в Сиэтле, изначально разработала свою систему отслеживания грантов с помощью Excel. Но из-за проблем с избыточными данными было решено, что стоит попробовать Access.

Д-р Керри Фаулер (Kerry Fowler) обеспечивает ИТ-поддержку для Cancer Lifeline. Он согласился дать интервью, в котором мы обсудили ИТ-потребности Cancer Lifeline, его роль и технический опыт, а также то, как использовались Excel и Access.

Интервью, часть 1

СТ: Меня зовут Стивен Томас, я пишу статьи для Office Online. Сегодня я встречаюсь с Керри Фаулером из Cancer Lifeline. Это некоммерческая организация, помогающая людям, которые столкнулись с раком.

СТ: Д-р Фаулер, расскажите немного о том, какую поддержку оказывает Cancer Lifeline?

КФ: Мы предлагаем немедицинскую поддержку людям, которые столкнулись с раком. Это не только пациенты, но и их родные, друзья и коллеги.

СТ: Что подразумевается под словом "немедицинская"?

КФ: Cancer Lifeline не предоставляет медицинских консультаций, но мы предлагаем занятия по фитнесу, йоге, литературному творчеству, флористике, которые помогают людям общаться с другими пациентами.

СТ: Мне кажется, это очень полезная услуга. Насколько я знаю, у вас степень доктора наук по биоинформатике?

КФ: По органической химии.

СТ: А, извините!

КФ: Да не за что извиняться.

СТ: Как она помогает в работе в Cancer Lifeline?

КФ: Я много лет проработал в фармацевтической отрасли, занимался разработкой лекарств, но лишился работы из-за корпоративного слияния. Я решил некоторое время поработать волонтером в Cancer Lifeline, где моя жена является генеральный директором. Так как я 10 лет занимался информатикой в сфере химии, я довольно уверенно работал с данными, в первую очередь с крупными неструктурированными файлами. Мне пришлось узнать некоторые команды UNIX, но у меня не было опыта работы с реляционными базами данных.

СТ: Какие задачи по управлению информацией вы выполняете как волонтер?

КФ: Сначала я был занят повседневной работой, ну вы знаете, чинил принтеры и мыши. Но со временем я заметил, что для некоторых функций, например фонда содействия пациентам, использовались электронные таблицы Excel. В них хранились сведения за несколько лет о чеках, которые были отправлены людям, чтобы помочь им оплатить ипотеку, медицинские счета или транспорт.

СТ: Значит, у вас было множество разных файлов?

КФ: Множество записей в таблице.

СТ: То есть одна большая электронная таблица?

КФ: Да, одна большая электронная таблица с множеством вкладок. Было сложно узнать, сколько денег тот или иной человек получил в год или за последние 4 года, или сколько человек получают дотации для ипотеки.

СТ: Знакомая проблема: добавляем большой объем данных в Excel, а потом пытаемся детализировать данные.

КФ: Мне показалось, что катастрофа неминуема, поэтому я решил изучить Microsoft Access, чтобы решить эту проблему. Другая проблема была в том, что данные повторно вводились несколько раз.

СТ: Какие данные?

КФ: Названия, имена людей, почтовые индексы, имена социальных работников...

СТ: То есть у одного человека в итоге было несколько различных записей?

КФ: Да, и, скажем, "Сиэтл" иногда писался по-разному.

СТ: Ясно. А поэтому вы выбрали Access? Он у вас уже был или вам пришлось его приобрести? Что привело к нему?

КФ: Access здесь есть на каждом компьютере, так как Cancer LifeLine использует Microsoft Office и Small Business Server 2003. Я также лично интересовался им около года назад, но не занимался разработкой, поэтому я решил, что это хорошая возможность научиться чему-то новому и помочь Cancer LifeLine.

СТ: Здорово, я думаю, Вы приняли правильное решение. Я мало работал в Access и не так глубоко знаком с Excel, как вы, но я знаю, что Access гораздо лучше подходит для задач управления, о которых вы рассказали.

СТ: Давайте сделаем небольшой перерыв, а затем вернемся в студию для второй части интервью.

Интервью, часть 2

СТ: Это Томас Стивен, и мы продолжим интервью с доктором Керри Фаулером из Cancer Lifeline.

СТ: Давайте обсудим процесс перехода с Excel на Access. Какой объем работы это повлекло за собой? Вы уже закончили ее?

КФ: Я думаю, что работа никогда не заканчивается, особенно если речь идет об устаревших данных в электронной таблице, где могут быть опечатки. В целом самой сложной задачей было сопоставление данных, я думаю, она еще нескоро закончится. Мне кажется, что важно сопоставить типы данных, как бы глупо это ни звучало.

СТ: Это совсем не глупо. Это важная и сложная задача, так как в Excel можно вводить данные, как бог ну душу положит.

КФ: Да, при очистке данных было сложнее всего удалять повторяющиеся записи, искать орфографические ошибки и странные знаки препинания и поправлять данные, чтобы их можно было без ошибок импортировать в Access. Поэтому на самом деле обработка импортируемой электронной таблицы Excel или текстового файла требует огромной работы. После того, как все сопоставлено, импорт выполняется довольно просто.

СТ: Вызвало ли это прерывание бизнес-процессов?

КФ: Нет, все продолжали свою работу. В дополнение к работе над базой данных помощи пациентам я занялся старой базой данных Access, которая использовалась в качестве огромного списка рассылки. Хотя это база данных, на деле оказалось, что это большой неструктурированный файл. Поэтому я хочу подчистить его и упростить поиск дубликатов.

СТ: Но база данных фонда помощи пациентам уже используется?

КФ: Да.

СТ: Но в Excel по-прежнему есть старые данные, которые вы еще не импортировали?

КФ: Да, это так. Я импортировал данные за 2008 г., но мне еще нужно исправить и импортировать данные за 2004–2007 гг.

СТ: То есть людям не пришлось ждать?

КФ: Нет. База готова к работе.

СТ: С какими еще сложностями вы столкнулись или сталкиваетесь при создании новой системы?

КФ: Ну, у Access есть кое-какие особенности, мне было сложно использовать некоторые функции Visual Basic и Dlookup(). Иногда нужно правильно расставить кавычки и квадратные скобки, а это не получается. Но в целом все было намного проще, чем я ожидал, и очень приятно создать что-то, что работает.

СТ: Делаете ли вы что-то в Access, что было нецелесообразно делать в Excel? Что-то неочевидное, не просто размещение данных в разных таблицах?

КФ: Я думаю, что для опытных пользователь это очевидно, но до меня дошло, что, скажем, почтовый индекс повторяет те же данные, что и город, штат и округ, поэтому я упростил ввод данных для списков рассылки так, чтобы импортировать только почтовый индекс, а использовать таблицу почтовых индексов США со штатами, городами и округами. Это значительно упростило работу и уменьшило количество опечаток.

СТ: Здорово! А как насчет отчетов? Заметили ли вы какую-либо выгоду от возможности создания отчетов после перехода на Access?

КФ: Да, как я уже говорил, при использовании таблиц Excel было сложно определить, сколько денег было выдано определенному человеку в определенный период времени. Теперь благодаря Access я могу создавать отчеты, которые автоматически генерируют запросы чеков, кодируют их для соответствующего типа рака и создают лист сводки для финансового отдела, в котором перечислены все чеки, выписанные за неделю для всех счетов, и промежуточные итоги.

СТ: Здорово, думаю, это очень полезно. И последний вопрос: что говорят ваши коллеги? Слышали ли вы какие-либо отзывы о процессе и продукте, который вы создали для них?

КФ: Все его обожают. Что касается фонда помощи пациентам, теперь процесс значительно проще. Меньшее количество ошибок означает, что чеки выписываются быстрее. Раньше финансовому отделу приходилось возвращать их для исправления, а теперь это случается реже, так что клиенты тоже ощущают результаты.

СТ: Замечательно! Спасибо огромное за интервью! Мы еще свяжемся с вами, чтобы узнать, как идут дела с фондом помощи пациентам и с новым проектом, над которым вы работаете. Напомните, пожалуйста, в чем он заключается?

КФ: Это большой список рассылки.

СТ: Ах да, база данных списка рассылки. Будет интересно пообщаться с вами еще раз и узнать, как идут дела. Спасибо еще раз.

КФ: Всегда пожалуйста!

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×