Применение фильтра для просмотра отдельных записей в базе данных Access

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Фильтрация — удобный способ отображения нужных данных. Фильтры позволяют просмотреть только отдельные записи в форме, отчете, запросе или таблице либо напечатать некоторые записи из отчета, таблицы или запроса. С помощью фильтра можно ограничить объем отображаемых данных, не изменяя макет базовых объектов. В этой статье описаны используемые в приложении Access типы фильтров, а также то, как применить, сохранить или удалить их в клиентской базе данных Access 2010. Эта статья не касается фильтрации записей в веб-базах данных Access 2010.

В этой статье

Возможности применения фильтров

Выбор и применение тип фильтра

Удаление или повторное применение фильтра

Очистка фильтра

Сохранение фильтра

Возможности применения фильтров

Так как после применения фильтра представление содержит только записи с выбранными значениями, остальные записи скрываются до очистки фильтра.

Примечание : Для столбцов таблиц и элементов управления в формах и отчетах, связанных с выражениями, фильтрация не поддерживается.

Существует несколько типов фильтров, и некоторые из них очень легко применять и удалять. Обычные фильтры встроены в каждое представление Access 2010. Доступность команд фильтра зависит от типа и значений поля.

Например, чтобы просмотреть записи людей, чьи дни рождения приходятся на определенный месяц, щелкните столбец ДатаРождения, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выберите пункт Фильтры по дате и укажите нужный диапазон дат.

Фильтрация по полю даты

1. фильтры, которые вам доступны зависят от типа данных в выбранном столбце.

2. фильтров всех дат в периоде игнорирует обозначающую день и год из значения даты.

В этом отфильтрованном представлении будут отображены только те записи, у которых в поле ДатаРождения указан апрель.

Столбец "ДатаРождения" с фильтром по апрелю

1. значок фильтра в заголовке столбца и в строке навигатора по записям показывает, что столбец BirthDate фильтруется текущее представление.

2. в режиме таблицы при наведении, указатель мыши на заголовок столбца, вы увидите текущего критерия фильтра.

Примечание : При применении нового фильтра к уже отфильтрованному столбцу старый фильтр автоматически удаляется. Хотя к любому отдельному полю можно одновременно применить только один фильтр, для каждого поля в представлении можно определить различные фильтры.

Например, чтобы увидеть имена контактов, живущих в РФ, дни рождения которых приходятся на апрель, можно отфильтровать таблицу контактов по полю "Страна" и по полю "ДатаРождения". Если фильтры применяются к нескольким полям в одном представлении, для их объединения используется оператор AND, например:

Страна = РФ AND ДатаРождения (месяц) = апрель

Чтобы вернуться к неотфильтрованному представлению, удалите фильтры. При этом фильтр удаляется временно, и можно вернуться к исходному представлению.

Для переключения между отфильтрованными и неотфильтрованными представлениями в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная нажмите кнопку Переключить фильтр.

Чтобы окончательно удалить фильтр из представления: Очистить фильтр. Чтобы узнать, как очистить фильтры, обратитесь к разделу Очистить фильтр.

Параметры фильтра действуют до закрытия объекта, даже если переключить представление. Другими словами, если фильтр применен в режиме таблицы, его параметры будут действовать при переключении в представление формы или режим макета, пока форма не будет закрыта. Если сохранить объект, примененный к нему фильтр будет доступен при следующем открытии объекта. Дополнительные сведения о сохранении фильтров см. в разделе Сохранение фильтра этой статьи.

К началу страницы

Выбор и применение типа фильтра

Для каждого типа данных предусмотрено несколько готовых фильтров. Они доступны в виде команд меню в режимах таблицы и макета и в представлениях формы и отчета. Таблицу или форму можно отфильтровать не только с помощью этих фильтров, но и путем заполнения формы (фильтр по форме).

Пользователь, который может уверенно написать выражение самостоятельно, может добиться большей гибкости, создав собственные фильтры с помощью параметров вкладки документа Фильтр.

Ниже описаны доступные типы фильтров.

Общие фильтры: Фильтрация для конкретных значений или диапазоне значений.

Фильтрация по выделенному: позволяет отсортировать все строки в таблице, содержащие значение, которое совпадает с выделенным значением в строке. Используется в режиме таблицы.

Фильтр по форме: чтобы выполнить фильтрацию по несколько полей в форму или таблицу, или если вы пытаетесь найти определенную запись.

Расширенный фильтр: позволяет задать пользовательские условия фильтра.

Примечание : Если не видите команды фильтр в любом из представлений, конструктор формы или базы данных отключена фильтрации. Обратитесь за помощью конструктор.

Обычные фильтры

За исключением полей объектов OLE и полей, в которых отображаются вычисленные значения, для всех типов полей предлагаются обычные фильтры. Список доступных фильтров зависит от типа данных и значений выбранного поля.

Щелкните правой кнопкой мыши поле, которое требуется отфильтровать. Чтобы отфильтровать представление по нескольким столбцам или элементам управления, необходимо либо выбрать и отфильтровать каждый из них по отдельности, либо воспользоваться расширенным фильтром. Дополнительные сведения см. в разделах Фильтр по форме и Расширенные фильтры этой статьи.

Например, чтобы увидеть фильтров для поля BirthDate на Home вкладке группа Сортировка и фильтр нажмите кнопку фильтров

Обычные фильтры по дате
Пример обычных фильтров по дате

1. Чтобы применить фильтр по определенным значениям, используйте список с флажками. В этом списке перечислены все значения, отображаемые в данный момент в поле.

2. Чтобы отфильтровать диапазон значений, выберите один из этих фильтров и задайте необходимые значения. Например чтобы просмотреть дни рождения этой осенью между текущей датой и конец года, щелкните между, а затем укажите нужные даты начала и окончания в диалоговом окне между. Для просмотра отображаются все дни рождения, которые входят в определенный день, выберите дату и все дни рождения, которые следуют, определенную дату.

Следует отметить, что значения в поле дат определяют список фильтров для конкретного типа. Если самое последнее значение даты приходится на последние два года, список фильтров будет более полным. Если все даты в поле имеют более чем двухгодичную давность, список фильтров будет короче.

Длинный и короткий списки обычных фильтров по дате
Длинный и короткий списки обычных фильтров по дате

Примечание : Фильтры, зависящие от типа, недоступны для полей объектов OLE, вложений и логических полей. Список значений не используется для полей типа MEMO или полей с форматированным текстом.

Применение обычного фильтра

  1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, формы, отчета или макета.

  2. Убедитесь в том, что представления уже не фильтруется. На панели выделения, убедитесь, что либо без фильтра или затененных имеется значок Без фильтра.

    Совет : Чтобы удалить все фильтры для конкретного объекта на Главная tab в группа Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем щелкните Очистить все фильтры.

  3. Щелкните в любом месте в столбце или элемент управления, который соответствует к первому полю в фильтр, а на Home вкладке группа Сортировка и фильтр нажмите кнопку фильтра

Применение общего фильтра: наведите указатель на пункт текст (или число или даты ) фильтры и выберите фильтр, который вы хотите. Фильтры, например равно и между приглашение ввести необходимые значения.

Совет : Определенные знаки, такие как *, % и ?, имеют специальное значение, если указано в текстовое поле фильтра. Например * строка символов, поэтому строка * будут соответствовать все строки, которая начинается с , а не только строковые литералы *. Чтобы проигнорировать специальное значение символ, заключите его в квадратные скобки [], следующим образом: [*]. Treat баз данных, которые используется стандарт ANSI-89 *, ? [,]!, - и как специальные символы #. Базы данных, которые используется стандарт ANSI-92 обрабатывать %, _, [,], ^, а - специальные знаки. Какой-либо из стандартных можно использовать с доступом, но нельзя смешивать двух стандартов (например, ?a*) в выражении определенного...

Чтобы применить фильтр на основе значений полей: снимите флажки рядом со значениями, на которых не нужно отфильтровать и нажмите кнопку кнопку ОК.

Чтобы выполнить фильтрацию по одно или несколько значений в списке много времени, снимите (Выделить все), установите флажок, а затем выберите значения, которые должны.

Для фильтрации пустых значений (значение null означает отсутствие данных) в текст, числа и полей дат: В списке установите флажок снять (Выделить все), установите флажок, а затем установите флажок рядом с пунктом (пустые).

Фильтрация по выделенному

Чтобы просмотреть все строки таблицы, содержащие значение, которое совпадает со значением в строке, можно быстро отфильтровать таблицу, выделив нужное значение и выбрав команду Выделение. В раскрывающемся списке будут показаны доступные параметры фильтрации, которые зависят от типа данных выделенного значения. Кроме того, для применения фильтра по выделенному можно щелкнуть нужную ячейку правой кнопкой мыши.

Например, если в данный момент в поле "ДатаРождения" выделено значение 21.02.1967, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выберите пункт Выделение, чтобы отобразить команды фильтра по выделенному, а затем выберите нужный параметр.

Список фильтров по выделению

Список команд зависит также от выделенной части значения. Например, при выделении только нескольких знаков значения появится другой список команд, который зависит от того, какая часть поля выделена.

Фильтр по частично выделенному полю

1. Фильтр по началу значения поля...

2. ...по середине значения поля...

3. ... или по концу значения поля.

Примечание : Многозначные поля для фильтрации по частичному выделения недоступна. Выделенную область, команда недоступна для вложения.

Чтобы удалить фильтр, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Переключить фильтр или нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Очистить все фильтры.

Применение фильтра по выделению

  1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, формы, отчета или макета.

  2. Убедитесь в том, что представления уже не фильтруется. На панели выделения, убедитесь, что либо без фильтра или затененных имеется значок Без фильтра.

  3. Перейдите к записи, в которой содержится значение, используемое в качестве компонента фильтра, и щелкните внутри столбца (в режиме конструктора) или элемента управления (в режиме формы, отчета или макета).

Чтобы отфильтровать на основе частичного выделения; Выделите символы, которые вы хотите, на Главная tab в группа Сортировка и фильтр нажмите кнопку выделения и нажмите кнопку требуется применить фильтр.

Фильтр по форме

Этот фильтр используется, если требуется отфильтровать несколько полей в форме или таблице либо найти конкретную запись. В Access создается пустая форма или таблица, аналогичная исходной, после чего можно заполнить в ней любые поля. Будут найдены записи, в которых содержатся указанные значения.

Примечание : Используя фильтр по форме, нельзя задать значения полей для полей, одновременно допускающих несколько значений, а также для полей с типом данных «Поле MEMO», «Гиперссылка», «Логический» или «Поле объекта OLE», но можно задать значения для других полей в наборе записей.

Например, чтобы найти все записи клиентов с должностью Владелец, проживающих в городах Мурманск или Ярославль, откройте таблицу или форму "Клиенты" и на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем выберите команду Фильтр по форме.

Введите первый набор значений, затем перейдите на вкладку Или внизу таблицы или формы и введите следующий набор значений. Обратите внимание на то, что если значение поля нужно использовать в качестве фильтра независимо от других значений полей, необходимо ввести это значение на вкладке Найти и на каждой вкладке Или. Каждая вкладка Или задает отдельный набор значений, отбираемых фильтром.

Для просмотра только тех записей, соответствующих ваше мнение:    На Home вкладке группа Сортировка и фильтр нажмите кнопку Переключить фильтр.

Применение фильтра с помощью заполнения формы

  1. Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или форму в режиме формы.

  2. Убедитесь, что представления уже не фильтруется. На панели выделения, убедитесь, что либо без фильтра или затененных имеется значок Без фильтра.

  3. На Home вкладке группа Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем щелкните Фильтр по форме в контекстном меню.

  4. В зависимости от выбранного режима выполните следующие действия.

    Режим таблицы: Щелкните первую строку в столбце, по которому требуется отфильтровать, щелкните появившуюся стрелку и выберите значение. Чтобы добавить дополнительные значения, нажмите кнопку или вкладке в нижней части таблицы и выберите другое значение.

    Представление формы: щелкните стрелку, которая отображается в элементе управления и выберите значение, по которому будет выполняться фильтрация. Чтобы добавить дополнительные значения, нажмите кнопку или вкладке в нижней части формы и выберите другое значение.

    Советы : С помощью фильтра по форме невозможно задавать значения для полей, одновременно допускающем несколько значений, но можно задать значения для-многозначного поля в наборе записей.

    • Чтобы определить для поля список возможных значений, воспользуйтесь оператором or. Например, можно указать "Мурманск" or "Волгоград" в поле "Город" для отбора записей, в которых содержится любое из этих значений.

    • Для фильтрации по состоянию элемента управления, например флажка или кнопки, щелкните этот элемент управления так, чтобы он находился в нужном состоянии. Для возвращения элемента управления в нейтральное положение, чтобы он больше не использовался в качестве условия для отбора записей, необходимо, чтобы он был недоступен (отображался затененным).

    • Для отбора записей, которые содержат значение null (отсутствующей) ненулевых пустое (пустые или ""), или непустых значений, тип Is Null, Is Not Null, "", или не "" в поле.

  5. Иногда может возникнуть необходимость в определении двух различных наборов условий, например составить список с именами контактов, проживающих в Казахстане, и контактов, имеющих дни рождения в апреле. Для этого можно выполнить одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы извлечь все записи, которые удовлетворяют любому из несколько наборов условий, задать условия, введя первого набора условий, нажмите кнопку или используйте клавишу tab, а затем введите следующего набора условий. Обратите внимание, что если вы хотите значение поля для работы в качестве фильтра, независимо от других значений полей, необходимо ввести это значение на вкладка " Поиск " и каждого или tab. Другими словами вкладка " Поиск " и каждого вкладку или представляет дополнительный набор значений фильтра.

    • Обратите внимание, что каждый раз при добавлении критерия поля для вкладке или Access создаст другой или tab. Позволяет задать условия «или». Фильтр возвращает все записи, содержащий все значения, указанные на вкладка " Поиск " или все значения, указанные на первой или tab, или все значения, указанные на второй или tab и т. д.

Чтобы удалить фильтр и Показать все записи, нажмите кнопку Переключить фильтр еще раз.

Чтобы изменить фильтр по форме, нажмите кнопку Дополнительно, а затем нажмите кнопку Фильтра по форме еще раз. Отображается текущего набора условий фильтра.

Расширенный фильтр

Иногда может потребоваться применить расширенный фильтр и самостоятельно задать для него условия. Например, такой фильтр необходим, чтобы найти записи, содержащие даты, которые приходятся на последнюю неделю или последние полгода.

Для применения расширенных фильтров необходимо создавать выражения. Выражения аналогичны формулам в Excel и условиям, которые задаются при создании запроса.

Например, с помощью расширенного фильтра можно найти имена контактов, у которых был день рождения в последние семь дней. После применения расширенного фильтра можно сузить результаты и показать только имена людей, проживающих в Казахстане.

Применение расширенного фильтра

  1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, формы, отчета или макета.

  2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В строке переходов по записям проверьте, что значок Нет фильтра отображается затененным (недоступен). Если строка переходов по записям не отображается, нажмите кнопку Дополнительно в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная и затем выберите команду Очистить все фильтры (если командаОчистить все фильтры недоступна, никакие фильтры не применены).

  3. На Home вкладке группа Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Расширенного фильтра в контекстном меню.

  4. Добавьте в сетку поля, к которым применяется фильтр.

  5. В строке Условия отбора укажите условие для каждого поля. Условия применяются в виде набора, и отображаются только записи, которые соответствуют всем условиям в строке Условия отбора. Чтобы указать альтернативные условия для отдельного поля, введите первое условие в строке Условия отбора, второе условие в строке или и т. д.

    Советы : 

    • Весь набор условий в строке или применяется в качестве альтернативы для набора условий в строке Условия отбора. Любое условие, которое должно применяться в обоих наборах условий, необходимо ввести как в строку Условия отбора, так и в строку или. Нажмите кнопку Переключить фильтр, чтобы увидеть отфильтрованные строки.

    • Хороший способ их написания условия является применение общего фильтра или фильтра, зависящие от выделения, вычисляющая, который ближе всего к что искомое значение. Отобразите с примененным фильтром по к представлению, вкладка объекта фильтра

Специальные команды на вкладке документа "Фильтр"

Две команды Специальная вам доступны на документа " Фильтр ". При щелчке правой кнопкой мыши в любом месте выше бланке на вкладке нагрузки из запроса и команды Сохранить как запрос доступны в контекстном меню.

Особые параметры фильтров

Команда Загрузить из запроса служит для загрузки макета выбранного запроса в сетку. В этом случае условия запроса становятся условиями фильтра.

Команда Сохранить как запрос позволяет сохранить параметры фильтра в качестве нового запроса.

К началу страницы

Удаление или повторное применение фильтра

Чтобы вернуться к полному (неотфильтрованному) представлению данных, щелкните в строке навигатора по записям значок С фильтром.

При удалении текущих фильтров они временно удаляются из всех полей в представлении. Например, если сначала были применены фильтры по полям «Страна» и «ДатаРождения», которые затем были удалены, будут снова показаны все записи.

Чтобы повторно применить последние использованные фильтры, щелкните в строке навигатора по записям значок Без фильтра.

К началу страницы

Очистка фильтра

Фильтр, который больше не будет использоваться, можно очистить. При очистке фильтр удаляется из представления и не может быть применен повторно с помощью значка Без фильтра в строке состояния. Можно очистить один фильтр из отдельного поля или все фильтры из всех полей в представлении.

  • Чтобы очистить один фильтр из отдельного поля, щелкните правой кнопкой мыши столбец или элемент управления с фильтром и выберите команду Снять фильтр с имя_поля.

  • Чтобы очистить все фильтры из всех полей: на Home вкладке группа Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем щелкните Очистить все фильтры из контекстного меню.

К началу страницы

Сохранение фильтра

Фильтр может быть полезно сохранить для дальнейшего использования. При закрытии таблицы, запроса, формы или отчета действующие параметры фильтра автоматически сохраняются вместе с объектом и становятся доступны для повторного применения. Однако по умолчанию параметры фильтра не применяются автоматически при следующем открытии объекта.

Чтобы убедиться, что текущие фильтры автоматически применяются при Далее откройте таблицу, запрос, форму или отчет, со страницы свойств объекта, установите для объекта свойства FilterOnLoadДа. Свойство FilterOnLoad применяется при открытии объекта. При каждом изменении этого параметра, необходимо закрыть объекта и повторно открыть ее, чтобы применить новый параметр.

Примечание : FilterOnLoad свойство параметр применяется только при загрузке объекта. Установка этого свойства для объекта в режиме конструктора, а затем переключиться на другое представление не приведет параметр для применения. Необходимо закрыть и снова откройте объект для изменения FilterOnLoad свойства вступают в силу.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×