Office

Применение фильтра для просмотра отдельных записей в базе данных Access

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Фильтрация — это удобный способ просмотра только тех данных, которые должны отображаться в базах данных Access. Фильтры используются для отображения определенных записей в форме, отчете, запросе или таблице, а также для печати определенных записей в отчете, таблице или запросе. Применяя фильтр, вы можете ограничить данные в представлении, не изменяя структуру основного объекта.

В этой статье

Как использовать фильтры

Выбор и применение типа фильтра

Удаление и повторное применение фильтра

Очистка фильтра

Сохранение фильтра

Как использовать фильтры

Так как в представлении, которое вы получаете после применения фильтра, содержатся только записи с выбранными значениями, остальные данные остаются скрытыми, пока не будет очищен фильтр.

Примечание: Столбцы в таблицах и элементах управления в формах и отчетах, связанных с выражениями, не поддерживают фильтрацию.

Существует несколько типов фильтров, а некоторые из них легко применять и удалять. В Access включены некоторые распространенные фильтры, встроенные в каждое представление. Доступность команд фильтра зависит от типа и значений поля.

Например, чтобы просмотреть записи пользователей, чьи дни рождения попадают за определенный месяц, щелкните столбец " ДеньРождения ", на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку фильтры по датеи выберите нужный интервал дат.

Фильтрация по полю даты

1. Доступные фильтры зависят от типа данных в выбранном столбце.

2. в фильтре " все даты в периоде " не учитывается часть значений даты и дня.

В этом представлении с фильтрацией отображаются только те записи, для которых в поле "ДеньРождения" поля " Дата рождения " задано значение "Апрель".

Столбец "ДатаРождения" с фильтром по апрелю

1. значок фильтра в заголовке столбца и на панели навигатора по записям указывает на то, что текущее представление отфильтровано по столбцу ДеньРождения.

2. при наведении указателя мыши на заголовок столбца в режиме таблицы вы увидите текущее условие фильтра.

Примечание:  Когда вы примените фильтр к столбцу, который уже отфильтрован, предыдущий фильтр автоматически удаляется. Несмотря на то, что для поля можно применять только один фильтр, вы можете выбрать другой фильтр для каждого поля в представлении.

Например, чтобы просмотреть имена контактов, проживающих в Великобритании, чьи дни рождения приходят на Апрель, вы можете отфильтровать таблицу "Контакты" в поле "страна", а также в поле "ДеньРождения". Если фильтры применяются к нескольким полям в одном представлении, они объединяются с помощью оператора AND, например:

СтранаРегион = РФ AND ДатаРождения (месяц) = апрель

Чтобы вернуться к нефильтрованному представлению, удалите фильтры. При этом фильтры временно удаляются, и вы можете вернуться к первоначальному представлению.

Чтобы переключиться между отфильтрованными и нефильтрованными представлениями: в группе Сортировка _Амп_ фильтр на вкладке Главная нажмите кнопку Переключить Фильтр.

Чтобы окончательно удалить фильтр из представления, снимите фильтр. Чтобы узнать, как очистить фильтры, ознакомьтесь с разделом Удаление фильтра.

Параметры фильтра останутся на силе до тех пор, пока вы не закроете объект, даже если вы перейдете к другому представлению объекта. Другими словами, если вы отфильтровать форму в режиме таблицы, параметры фильтра будут по-прежнему применяться, даже если вы перейдете в режим формы или макета, и оно останется на силе до тех пор, пока вы не закроете форму. Если сохранить объект с примененным фильтром, этот фильтр будет доступен при следующем открытии объекта. Чтобы узнать о том, как сохранить фильтр, ознакомьтесь с разделом Сохранение фильтра в этой статье.

К началу страницы

Выбор и применение типа фильтра

Вы можете выбрать один из нескольких готовых к использованию фильтров для типа данных. Эти фильтры представлены в виде команд меню в режимах таблицы, формы, отчета и макета. Для фильтрации таблицы или формы можно использовать не только эти фильтры, но и заполнение формы (фильтр по форме).

Если вы уверенно работаете с выражениями, то можете создавать собственные фильтры с помощью параметров на вкладке Фильтр документа.

Выберите один из следующих типов фильтров:

Общие фильтры: Фильтрация по определенным значениям или диапазон значений.

Фильтрация по выделенному: чтобы отфильтровать все строки в таблице, которые содержат значение, совпадающее с выбранным значением в строке, можно применить фильтр к представлению таблицы.

Фильтрация по форме: Фильтрация по нескольким полям в форме или в таблице или при попытке найти определенную запись.

Расширенный фильтр: тип фильтра, в котором определяются пользовательские условия фильтрации.

Примечание: Если в каком-то из представлений команды фильтра не отображаются, возможно, фильтрация отключена разработчиком формы или базы данных. Обратитесь за помощью к разработчику.

Общие фильтры

Общие фильтры предлагаются для полей всех типов, кроме полей объектов OLE и полей, в которых отображаются вычисленные значения. Список доступных фильтров зависит от типа данных и значений выбранного поля.

Щелкните правой кнопкой мыши поле, которое вы хотите отфильтровать. Для фильтрации по нескольким столбцам или элементам управления необходимо выбрать и отфильтровать каждый столбец или элемент управления отдельно, а также использовать расширенный фильтр. Дополнительные сведения см. в разделах Фильтр по форме и Расширенные фильтры этой статьи.

Например , чтобы просмотреть доступные фильтры для поля "ДеньРождения", на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку Фильтр .

Общие фильтры по дате

1. Чтобы применить фильтр по определенным значениям, используйте список с флажками. Этот список содержит все значения, которые отображаются сейчас в поле.

2. Чтобы применить фильтр по диапазону значений, щелкните один из таких фильтров и укажите нужные значения. Например, чтобы посмотреть дни рождения с текущей даты и до конца года, выберите вариант Между и в диалоговом окне Диапазон дат укажите начальную и конечную даты. Чтобы просмотреть все дни рождения, которые попадают на определенную дату, выберите дату и все дни рождения, которые попадают на определенную дату.

Следует отметить, что значения в поле даты определяют список фильтров для конкретного типа. Если самое недавнее значение даты попадает в последние два года, список фильтров будет более полным. Если все даты в поле оказываются более чем двухгодичной давности, список фильтров будет короче.

Длинный и короткий списки обычных фильтров по дате

Примечание: Фильтры, зависящие от типа, недоступны для полей объектов OLE, вложений и логических полей. Список значений не используется для полей типа Memo или полей с форматированным текстом.

Применение общего фильтра

  1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, формы, отчета или макета.

  2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. Убедитесь, что на панели выбора записей присутствует нефильтрованный или незатененный значок фильтра .

    Совет: Чтобы удалить все фильтры для определенного объекта, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем выберите команду Очистить все фильтры.

  3. Щелкните в любом месте столбца или элемента управления, соответствующего первому полю, которое вы хотите отфильтровать, и на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку Фильтр .

Чтобы применить общий фильтр, наведите указатель на пункт текст (или число или Дата) и выберите нужный фильтр. Фильтры, такие как " равно " и " между " и "запрашивать", чтобы ввести необходимые значения.

Совет:  Некоторые символы, например *, % и ?, в текстовом поле фильтра воспринимаются как специальные. Например, звездочка (*) представляет строку символов, поэтому строка "а*" соответствует любой строке, которая начинается с буквы а, а не только буквальному значению а*. Чтобы символ не воспринимался как специальный, заключайте его в квадратные скобки [], например: a[*]. В базах данных, использующих стандарт ANSI-89, специальными считаются символы *, ?, [, ], !, - и #. В базах данных, использующих стандарт ANSI-92, специальными считаются символы %, _, [, ], ^ и -. Вы можете использовать любой из стандартных возможностей Access, но нельзя смешивать два стандарта (например, ?a *) в определенном выражении..

Чтобы применить фильтр на основе значений полей, снимите флажки рядом со значениями, для которых не нужно применять фильтр, а затем нажмите кнопку ОК.

Чтобы отфильтровать один или несколько значений из длинного списка, сначала снимите флажок (выделить все) , а затем выберите нужные значения.

Чтобы отфильтровать значения NULL (значение NULL указывает на отсутствие данных) в тексте, числе и полях даты: в списке флажков снимите флажок (выделить все) , а затем установите флажок рядом с надписью (пустые).

Фильтрация по выделенному фрагменту

Чтобы просмотреть все строки таблицы, которые содержат значение, совпадающее со значением в строке, можно быстро отфильтровать представление таблицы, выбрав нужное значение, а затем выбрав команду выделения . В раскрывающемся списке отображаются доступные параметры фильтрации. Эти параметры будут различаться в зависимости от типа данных выбранного значения. Кроме того, чтобы получить доступ к параметрам фильтра выбора, щелкните нужную ячейку правой кнопкой мыши.

Например, если в поле «ДеньРождения» выбрано значение 2/21/1967, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку выделенный фрагмент , чтобы отобразить команды фильтр по выделению, а затем выберите нужный вариант фильтрации...

Список фильтров по выделению

Список команд зависит также от того, какая часть значения выделена. Например, если вы выделяете всего несколько символов значения, список команд будет различаться в зависимости от выделенной части.

Фильтр по частично выделенному полю

1. Фильтрация по началу значения поля...

2. ...по середине значения поля...

3. ...или по концу значения поля.

Примечание: Фильтрация по частично выделенному значению недоступна для многозначных полей. Команда " выделить " недоступна для вложений.

Чтобы удалить фильтр, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку Переключить Фильтрили выберите пункт Дополнительно , а затем — Очистить все фильтры.

Применение фильтра по выделенному фрагменту

  1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, формы, отчета или макета.

  2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. Убедитесь, что на панели выбора записей присутствует нефильтрованный или незатененный значок фильтра .

  3. Перейдите к записи, содержащей значение, которое вы хотите использовать в фильтре, и щелкните внутри столбца (в режиме таблицы) или элемента управления (в режиме формы, отчета или макета).

Фильтрация на основе частичного выделения; Выберите нужные символы, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку выделенный фрагмент, а затем выберите фильтр, который вы хотите применить.

Фильтр по форме

Этот фильтр полезен, если вы хотите отфильтровать по нескольким полям в форме или в таблице или при попытке найти определенную запись. В Access создается пустая форма или таблица, аналогичная исходной, в которой можно заполнить любые поля. После этого Access находит записи, содержащие указанные значения.

Примечание: Используя фильтр по форме, нельзя задать значения ни для многозначных полей, ни для полей с данными типа Memo, "Гиперссылка", "Логический" или "Объект OLE", но можно задать значения для других полей в наборе записей.

Например, если вы хотите найти все записи клиентов, в которых должность контактного лица является владельцем, и этот пользователь находится в Портленде или в Ярославль, откройте таблицу или форму "клиенты" и на вкладке " Главная " в разделе Сортировка группы фильтр _Амп_ , выберите пункт Дополнительно, а затем — Фильтр по форме.

Введите первый набор значений, а затем щелкните вкладку или в нижней части таблицы или формы, а затем введите следующий набор значений. Имейте в виду, что значение поля, которое нужно использовать как фильтр независимо от других значений полей, необходимо ввести на вкладке Найти и на каждой вкладке Или. Каждая вкладка Или представляет отдельный набор значений фильтра.

Чтобы просмотреть записи, соответствующие введенным данным, выполните указанные ниже действия.    На вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку Переключить Фильтр.

Применение фильтра с помощью заполнения формы

  1. Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или форму в режиме формы.

  2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. Убедитесь, что на панели выбора записей присутствует нефильтрованный или незатененный значок фильтра .

  3. На вкладке Главнаяв группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем в контекстном меню выберите команду Фильтр по форме .

  4. Выполните указанные ниже действия, соответствующие выбранному режиму.

    Режим таблицы:Щелкните первую строку в столбце, в котором вы хотите отфильтровать, щелкните появившуюся стрелку и выберите нужное значение. Чтобы добавить дополнительные значения, просто щелкните вкладку или в нижней части таблицы и выберите другое значение.

    Режим формы: щелкните стрелку, которая появится в элементе управления, и выберите значение, которое нужно отфильтровать. Чтобы добавить дополнительные значения, щелкните вкладку или в нижней части формы и выберите другое значение.

    Советы: Нельзя задать значения полей для многозначных полей с помощью функции фильтр по форме, но можно задать значения для поля, не допускающего несколько значений, в наборе записей.

    • Чтобы указать список возможных значений для поля, используйте оператор or. Например, укажите в поле Город слово "Портленде" или "Орегон" , чтобы отфильтровать записи, содержащие оба значения.

    • Для фильтрации по состоянию элемента управления, например флажка или кнопки, щелкните элемент управления, чтобы привести его в нужное состояние. Если элемент управления больше не нужно использовать в качестве условия фильтрации записей, верните его в нейтральное состояние, то есть сделайте так, чтобы он был недоступен (затенен).

    • Чтобы отфильтровать записи со значением NULL (Missing), отличными от NULL, пустыми (пустыми или ""), или непустыми значениями, введите значение null, а не NULL, ""или " нет " "в поле.

  5. Если вы хотите задать два альтернативных набора условий, например, чтобы увидеть только имена контактов, чье значение "страна" — USA, а дни рождения — в апреле, вы можете выполнить одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы получить все записи, удовлетворяющие любому из нескольких наборов условий, укажите условия, введя первый набор условий, нажмите кнопку или выберите вкладку и введите следующий набор условий. Обратите внимание на то, что если вы хотите, чтобы значение поля обработало как фильтр независимо от значений других полей, необходимо ввести это значение на вкладке " Поиск " и на вкладке "все" или "Табуляция". Другими словами , вкладка " найти " и каждая или Tab представляет альтернативный набор значений фильтра.

    • Также обратите внимание на то, что каждый раз, когда вы добавляете условие на поле или на вкладку, Access создает другую или Tab. Это позволяет указать несколько альтернативных условий отбора. Фильтр возвращает все записи, содержащие все значения, указанные на вкладке " найти ", или все значения, указанные на первой или на вкладке или все значения, указанные на второй или на вкладке, и т. д.

Чтобы удалить фильтр и отобразить все записи, нажмите кнопку Переключить фильтр еще раз.

Чтобы изменить фильтр по форме, нажмите кнопку Дополнительно, а затем еще раз нажмите кнопку Фильтр по форме . Появится текущий набор условий фильтра.

Расширенный фильтр

Иногда может потребоваться применить фильтр, который является типом расширенного фильтра, и вам может потребоваться написать условие фильтра самостоятельно. Например, чтобы найти записи, содержащие даты, которые происходили в течение последних семи дней или за последние шесть месяцев.

Для использования расширенных фильтров необходимо написание выражений. Выражения похожи на формулы в Excel и на критерии, задающие при проектировании запроса.

Например, вы можете использовать расширенный фильтр, чтобы найти имена контактов, чьи дни рождения происходили в течение последних семи дней. После того как вы примените Расширенный фильтр, вы можете ограничить результаты тем, чей регион и страна — USA.

Применение расширенного фильтра

  1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, формы, отчета или макета.

  2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В строке переходов по записям проверьте, что значок Нет фильтра отображается затененным (недоступен). Если строка переходов по записям не отображается, нажмите кнопку Дополнительно в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная и затем выберите команду Очистить все фильтры (если команда Очистить все фильтры недоступна, никакие фильтры не применены).

  3. На вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку Дополнительно , а затем в контекстном меню выберите пункт Расширенный фильтр .

  4. Добавьте в сетку поля, к которым требуется применить фильтр.

  5. В строке Условия отбора укажите условие для каждого поля. Условия применяются в виде набора, и отображаются только записи, которые соответствуют всем условиям в строке Условия отбора. Чтобы указать альтернативные условия для отдельного поля, введите первое условие в строке Условия отбора, второе условие в строке или и т. д.

    Советы: 

    • Весь набор условий в строке или применяется в качестве альтернативы для набора условий в строке Условия отбора. Любое условие, которое должно применяться в обоих наборах условий, необходимо ввести как в строку Условия отбора, так и в строку или. Нажмите кнопку Переключить фильтр, чтобы увидеть отфильтрованные строки.

    • Чтобы научиться задавать условия, примените к представлению общий фильтр или фильтр по выделенному, который позволяет получить желаемый результат. Затем, когда фильтр применен к представлению, отобразится вкладка объект " Фильтр "

Специальные команды на вкладке "документ фильтра"

На вкладке "документ фильтра " доступны две специальные команды. Если щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте над бланком в конструкторе, в контекстном меню будут доступны команды " загрузить из запроса " и " Сохранить как запрос ".

Особые параметры фильтров

Команда Загрузить из запроса позволяет загрузить макет выбранного запроса в сетку. Это позволяет использовать критерий запроса в качестве критерия фильтрации.

Команда Сохранить как запрос позволяет сохранить параметры фильтра в виде нового запроса.

К началу страницы

Удаление и повторное применение фильтра

Чтобы перейти к нефильтрованному представлению данных, удалите фильтры, щелкнув элемент Фильтр на панели навигатора по записям, чтобы вернуться в режим полного просмотра.

Удаляемые текущие фильтры временно удаляются из всех полей в представлении. Например, если вы сначала применяете фильтры по полям "СтранаРегион" и "ДатаРождения", а затем удаляете фильтры, то снова отображаются все записи.

Чтобы повторно применить последние фильтры, щелкните нефильтрованные на панели навигатора по записям.

К началу страницы

Очистка фильтра

Фильтр, который больше не нужен, можно очистить. При очистке фильтр удаляется из представления, и его уже нельзя повторно применить, щелкнув надпись Без фильтра в строке состояния. Можно очистить один фильтр из отдельного поля или все фильтры из всех полей в представлении.

  • Чтобы удалить один фильтр из одного поля, щелкните правой кнопкой мыши отфильтрованный столбец или элемент управления, а затем выберите команду снять фильтр по имени поля.

  • Чтобы очистить все фильтры из всех полей: на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем в контекстном меню выберите команду Очистить все фильтры .

К началу страницы

Сохранение фильтра

Возможно, вам будет полезно сохранить фильтр, если он будет использоваться повторно. Параметры фильтра, действующие на момент закрытия таблицы, запроса, формы или отчета, автоматически сохраняются вместе с объектом и доступны для повторного применения. Но по умолчанию параметры фильтра не применяются автоматически при следующем открытии объекта.

Чтобы гарантировать автоматическое применение текущих фильтров при открытии таблицы, запроса, формы или отчета в окне свойств объекта, установите для свойства филтеронлоад объекта значение Да. Свойство филтеронлоад применяется при следующем открытии объекта. Каждый раз, когда вы измените этот параметр, вы должны закрыть объект и снова открыть его, чтобы применить новый параметр.

Примечание: Параметр свойства филтеронлоад применяется только при загрузке объекта. Если задать его для объекта в конструкторе и затем переключиться в другое представление, новое значение применено не будет. Чтобы изменения свойства филтеронлоад вступили в силу, необходимо закрыть и снова открыть объект.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×