Преобразование предложений с расценками в оплаченные счета с помощью шаблона веб-базы данных «Услуги»

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

С помощью шаблона веб-базы данных "Услуги" приложения Access 2010 можно создать готовую к использованию базу данных, которая позволяет отслеживать предложения с расценками, счета, сведения о клиентах и другие данные, связанные с деятельностью по предоставлению услуг.

Ниже видеоролика краткое сценарий как могут использовать этот шаблон.

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Если вы еще не сделано, Загрузите шаблон службы.

Прочитайте эту статью, чтобы узнать, как на основе шаблона можно создать собственную базу данных и применять ее для более эффективного управления бизнесом.

Примечание: Эта статья не относится к веб-приложения Access.

В этой статье

Первый запуск базы данных

Приступая к работе: Добавление существующих данных к базе данных услуг

Вкладка Добро пожаловать: справки и другие ресурсы

Вкладка сведения об организации: ввод сведений о компании

Вкладка Сотрудники: ввод сведений о сотрудниках

Вкладка услуги: ввод сведений о службе

Добавление данных об услугах, которые хранятся в приложении Excel

Транспонирование данных из строк в столбцы в Excel

Переупорядочение столбцов с данными в Excel, порядок расположения которых отличается от расположения столбцов в таблице "Услуги"

Вставка данных из столбцов, расположенных в том же порядке, что и столбцы в таблице "Услуги"

Добавление услуг по одной

Вкладка продукты: ввод сведений о продуктах

Добавление данных о продукте, сохраненных в приложении Excel

Транспонирование данных из строк в столбцы в Excel

Переупорядочение столбцов с данными в Excel, порядок которых не совпадает с расположением столбцов в таблице "Продукты"

Вставка данных из столбцов, расположенных в том же порядке, что и столбцы в таблице "Продукты"

Добавление продуктов по одному

Вкладка предложения с расценками и счета: ввод предложений с расценками и счетов

Панель мониторинга: Запись активных предложений с расценками и счетов

Просмотр подробных сведений о предложениях с расценками или счетах

Создание нового предложения с расценками или счета

Предложения с расценками: Управление всеми предложениями с расценками

Просмотр подробных сведений о предложениях с расценками

Форма "Сведения о предложении с расценками"

Создание нового предложения с расценками

Отправка предложения с расценками для утверждения

Утверждение или отклонение отправленного предложения с расценками

Преобразование утвержденного предложения с расценками в счет

Печать или отправка предложения с расценками по электронной почте

Счета: Управление всеми счетами

Просмотр подробных сведений о счетах

Форма "Сведения о счете"

Создание нового счета

Отправка счета на оплату

Печать или отправка счета по электронной почте

Пометка счета как оплаченного

Центр отчетов: Просмотр и печать отчетов

Дополнительно: Управление службами, продукты, сотрудников и клиентов

Дальнейшие действия

Первый запуск базы данных

В открывшемся диалоговом окне вам будет предложено либо сохранить образцы данных, либо удалить их, чтобы ввести собственные данные. Выполните описанные ниже действия.

Начальная форма шаблона веб-базы данных "Услуги"

Нажмите кнопку на левой панели, чтобы открыть базу данных, и приступите к работе с образцами данных. Приложение Access заполнит базу данных "Услуги" данными для вымышленной компании Борей.

Нажмите кнопку на правой панели, чтобы удалить образцы данных и приступить к вводу собственных данных.

Примечание:  Удаление образцов данных также предотвратит повторное появление окна запуска.

Снимите флажок, чтобы запретить повторное появление диалогового окна.

Примечание: Во всех полях и элементах управления шаблона "Услуги", в которых отображаются данные о денежных единицах, для обозначения денежной единицы используется знак доллара ($). Если в настройках региональных параметров используется другое обозначение денежной единицы, перед удалением образцов данных следует настроить соответствующие поля и элементы управления. Дополнительные сведения см. в разделе См. также.

Приступая к работе: добавление существующих данных к базе данных услуг

На вкладке Приступая к работе находится несколько вкладок, которые помогают осуществлять импорт и экспорт бизнес-данных.

Вкладки "Приступая к работе"

Функции

Добро пожаловать

Ссылки на полезные ресурсы

Сведения об организации

Поля для хранения сведений об организации, использующихся в счетах и других отчетах

Сотрудники

Сведения о сотрудниках в режиме таблицы. Сведения о сотруднике, выполнившем вход, записываются в новых предложениях с расценками и счетах

Услуги

Перечень услуг в режиме таблицы можно добавлять к предложениям с расценками и счетам

Продукты

Перечень продаваемых или используемых материалов в режиме таблицы можно добавлять к предложениям с расценками и счетам

Предложения с расценками и счета

Два представления в режиме таблицы: предложения с расценками и счета

Если щелкнуть ссылку Начать ввод данных, в окне запуска в приложении Access на вкладке Приступая к работе откроется вкладка Добро пожаловать, на которой можно ввести данные в новую базу данных "Услуги".

Вкладка "Приступая к работе" шаблона веб-базы данных "Услуги"

Не обязательно вводить все данные на вкладке Приступая к работе, эта вкладка просто помогает быстро начать работу. Помимо этой вкладки большинство данных можно также ввести на основных вкладках: Предложения с расценками или Счета. Однако на вкладке Сведения об организации можно вводить только сведения об организации (которые будут отображаться в предложениях с расценками и счетах).

Вкладка Добро пожаловать: раздел справки и другие ресурсы

По ссылкам на вкладке Добро пожаловать можно просмотреть новейшие ресурсы, которые помогут наиболее эффективно использовать базу данных "Услуги". Объекты ссылки обновляются по мере добавления новых ресурсов, хотя сами ссылки не изменяются.

  • Завершив просмотр на вкладке Добро пожаловать, нажмите кнопку Далее, чтобы перейти на вкладку Сведения об организации.

Вкладка Сведения об организации: ввод сведений об организации

На вкладке Сведения об организации можно ввести, например, название организации, юридический адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Эти сведения будут отображаться на счетах и в других отчетах, созданных базой данных.

Вкладка "Сведения об организации" шаблона базы данных "Услуги"

  • Введите сведения об организации в соответствующие поля, а затем нажмите кнопку Далее.

Вкладка Сотрудники: ввод сведений о сотрудниках

На вкладке Сотрудники можно добавить сотрудников в базу данных. Таким образом, вы сможете наблюдать за тем, какую работу проделал каждый сотрудник. Например, при создании нового предложения с расценками в него записываются сведения о сотрудниках, выполнивших вход.

  • Введите сведения о каждом сотруднике в таблицу, а затем нажмите кнопку Далее.

    На основной вкладке Сотрудники также можно просматривать, изменять и добавлять сведения о сотрудниках.

Вкладка Услуги: ввод сведений об услугах

На вкладке Услуги можно добавить сведения о предоставляемых услугах, например указать почасовую ставку для каждого вида услуг. Здесь можно также удалить услуги или сделать пометки о том, что определенные услуги больше не предоставляются. Удалять можно только те услуги, которые отсутствуют в предложениях с расценками и счетах.

Примечание:  При добавлении услуги в предложение с расценками или счет добавляется также стандартная почасовая ставка за данный вид услуги. Однако перед отправкой любого отдельного предложения или счета почасовую ставку можно изменить. Корректировка ставки в предложении с расценками или счете не отражается на стандартной почасовой ставке за этот вид услуги.

Добавление данных об услугах, которые хранятся в приложении Excel

Данные из приложения Excel можно копировать и вставлять в таблицу Access. Копирование и вставка таких данных позволяет существенно сократить затраты времени, особенно, когда данные в Excel уже упорядочены по такому же или сходному принципу, как и в таблице.

Есть две основные рекомендации по копированию данных из Excel и их вставке в Access.

Важно:  Столбец Код услуги должен содержать уникальные значения для каждой услуги, т. е. две услуги (и несколько услуг) не могут называться одинаково.

Примечание:  В инструкциях, приведенных в этом разделе, предполагается, что данные присутствуют во всех четырех столбцах таблицы Услуги. Если в некоторых столбцах данные отсутствуют, их можно скопировать из любого документа. Уникальные значения должны содержаться только в обязательном столбце Код услуги.

Транспонирование данных из строк в столбцы в Excel

Совет:  Если порядок расположения данных в Excel отличается от расположения столбцов в таблице Access, рекомендуется вставить лист в Excel и транспонировать данные в новый лист. На новом листе проще расположить данные в таком порядке, в каком они отображаются в столбцах таблицы Access.

  1. В приложении Excel выделите данные и нажмите сочетание клавиш CTRL+C.

Чтобы выделить несколько несмежных групп ячеек, выбирайте их, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  1. Правой кнопкой мыши щелкните ячейку, которая находится за областью выделения (например, ячейку, расположенную под крайней нижней строкой выделенной группы данных), и в разделе Параметры вставки нажмите кнопку Транспонировать
    Вставить и транспонировать

Переупорядочение столбцов с данными в Excel, порядок расположения которых отличается от расположения столбцов в таблице "Услуги"
  1. Откройте книгу Excel, содержащую данные об услугах.

  2. Вставьте новый лист. Для получения справки по этот шаг читайте в статье Excel вставки или удаления листа.

  3. На новом листе.

    1. В ячейку A1 введите или вставьте код услуги.

    2. В ячейку B1 введите или вставьте описание услуги.

    3. В ячейку C1 введите или вставьте стандартную почасовую ставку.

    4. В ячейку D1 введите или вставьте примечания.

  4. Скопируйте имена или коды услуг в столбец A:

    1. выберите вкладку на листе, на которой перечислены имена или коды;

    2. выделите список имен или кодов и нажмите сочетание клавиш CTRL+C;

    3. перейдите на новый лист;

    4. выберите ячейку A2, а затем нажмите сочетание клавиш CTRL+V.

  5. Скопируйте описания услуг в столбец B:

    1. выделите ячейку B2 и введите знак равенства (=);

    2. выберите лист, на котором приведены описания;

    3. Щелкните ячейку, содержащую первое описание и нажмите клавишу ВВОД.
      В ячейке B2 на новом листе Microsoft Excel вставит ссылку на ячейку.

    4. На новом листе повторно выделите ячейку B2 и дважды щелкните маркер заполнения Маркер заполнения .
      Microsoft Excel вставит ссылки на ячейки для остальных элементов списка в столбец B.

  6. Повторите шаг 5 для столбца C, чтобы скопировать значения стандартных почасовых ставок за услуги.

  7. Повторите шаг 5 для столбца D, чтобы скопировать примечания для услуг.

Вставка данных из столбцов, расположенных в том же порядке, что и столбцы в таблице "Услуги"
  1. В приложении Excel выделите данные и нажмите сочетание клавиш CTRL+C.

Чтобы выделить несколько несмежных групп ячеек, выбирайте их, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  1. В приложении Access, на вкладке услуги щелкните звездочку в таблице правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить.
    Контекстное меню в таблице "Услуги"

Добавление услуг по одной

  • Нажмите кнопку Добавить услугу, чтобы открыть форму Сведения о службе и введите сведения о службе.
    - или -

  • Введите данные в таблицу на вкладке Услуги.

Вкладка Продукты: ввод сведений о продуктах

На вкладке Продукты добавьте сведения о продуктах, которые перепродаются или используются во время действия услуги.

Примечание: При добавлении продукта в предложение с расценками или счет цена за единицу товара записывается в эти документы. Однако перед отправкой любого отдельного предложения или счета цену за единицу товара можно изменить. Корректировка цены не отразится на цене за единицу товара.

Добавление данных о продукте, сохраненных в приложении Excel

Данные из приложения Excel можно копировать и вставлять в таблицу Access. Копирование и вставка таких данных позволяет существенно сократить затраты времени, особенно, когда данные в Excel уже упорядочены по такому же или сходному принципу, как и в таблице.

Есть две основные рекомендации по копированию данных из Excel и их вставке в Access.

Важно:  Столбец Код продукта должен содержать уникальные значения для каждой услуги, т. е. две услуги (и несколько услуг) не могут называться одинаково.

Примечание:  В инструкциях, приведенных в этом разделе, предполагается, что данные присутствуют во всех четырех столбцах таблицы Продукты. Если в некоторых столбцах данные отсутствуют, их можно скопировать из любого документа. Уникальные значения должны содержаться только в обязательном столбце Код продукта.

Транспонирование данных из строк в столбцы в Excel

Если данные располагаются в строках (а не в столбцах), транспонируйте данные в Excel, прежде чем вставлять их в Access.

Совет:  Если порядок расположения данных в Excel отличается от расположения столбцов в таблице Access, рекомендуется вставить лист в Excel и транспонировать данные в новый лист. На новом листе проще расположить данные в таком порядке, в каком они отображаются в столбцах таблицы Access.

  1. В приложении Excel выделите данные и нажмите сочетание клавиш CTRL+C.

Чтобы выделить несколько несмежных групп ячеек, выбирайте их, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  1. Правой кнопкой мыши щелкните ячейку, которая находится за областью выделения (например, ячейку, расположенную под крайней нижней строкой выделенной группы данных), и в разделе Параметры вставки нажмите кнопку Транспонировать
    Вставить и транспонировать

Переупорядочение столбцов с данными в Excel, порядок которых не совпадает с расположением столбцов в таблице "Продукты"
  1. Откройте книгу Excel, содержащую данные о продуктах.

  2. Вставьте новый лист. Для получения справки по этот шаг читайте в статье Excel вставки или удаления листа.

  3. На новом листе.

    1. В ячейку A1 введите или вставьте код продукта.

    2. В ячейку B1 введите или вставьте описание продукта.

    3. В ячейку C1 введите или вставьте цену за единицу товара.

    4. В ячейку D1 введите или вставьте Количество на единицу.

    5. В ячейку E1 введите или вставьте Примечания.

  4. Скопируйте имена или коды продуктов в столбец A:

    1. выберите вкладку на листе, на которой перечислены имена или коды;

    2. выделите список имен или кодов и нажмите сочетание клавиш CTRL+C;

    3. перейдите на новый лист;

    4. выберите ячейку A2, а затем нажмите сочетание клавиш CTRL+V.

  5. Скопируйте описания продуктов в столбец B:

    1. выделите ячейку B2 и введите знак равенства (=);

    2. выберите лист, на котором приведены описания;

    3. Щелкните ячейку, содержащую первое описание и нажмите клавишу ВВОД.
      В ячейке B2 на новом листе Microsoft Excel вставит ссылку на ячейку.

    4. На новом листе повторно выделите ячейку B2 и дважды щелкните маркер заполнения Маркер заполнения .
      Microsoft Excel вставит ссылки на ячейки для остальных элементов списка в столбец B.

  6. Повторите шаг 5 для столбца C, чтобы скопировать цену за единицу товара.

  7. Повторите шаг 5 для столбца D, чтобы скопировать количество на единицу продукта.

  8. Повторите шаг 5 для столбца E, чтобы скопировать примечания для продуктов.

Вставка данных из столбцов, расположенных в том же порядке, что и столбцы в таблице "Продукты"
  1. В приложении Excel выделите данные и нажмите сочетание клавиш CTRL+C.

    Чтобы выделить несколько несмежных групп ячеек, выбирайте их, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  2. В приложении Access на вкладке Продукты правой кнопкой мыши щелкните звездочку в таблице и нажмите кнопку Вставить.
    Контекстное меню в таблице "Услуги"

Добавление продуктов по одному

  • Нажмите кнопку Добавить продукт, чтобы открыть форму Описание продукции и введите сведения о продукте.
    - или -

  • Введите данные в таблицу на вкладке Продукты.

Вкладка предложения с расценками и счета: ввод предложений с расценками и счетов

Если у вас уже имеются предложения с расценками и счета, можно ввести их в таблицы на вкладке Предложения с расценками и счета.

  1. Чтобы ввести предложение с расценками, щелкните Добавить предложение с расценками. Чтобы ввести счет, щелкните Добавить счет.

  2. В открывшуюся форму введите имеющиеся сведения, например: о состоянии документа, сотруднике, сформировавшем предложение с расценками или счет, и о клиенте.

  3. При вводе сведений о клиенте, который не внесен в базу данных, Access предложит добавить клиента. Нажмите кнопку Да и введите имеющиеся сведения о новом клиенте. После закрытия таблицы клиента можно найти в раскрывающемся списке Клиент.

  4. Закончив заполнение предложения с расценками или счета, нажмите кнопку Сохранить и закрыть, чтобы сохранить данные и закрыть форму.

  5. Когда все существующие предложения с расценками и счета будут добавлены, нажмите кнопку Далее.

Панель мониторинга: запись активных предложений с расценками и счетов

На вкладке Панель мониторинга удобно отслеживать открытые предложения с расценками и неоплаченные счета, а также добавлять новые.

Вкладка "Панель мониторинга" шаблона базы данных "Услуги"

Просмотр подробных сведений о предложениях с расценками или счетах

  • В поле № предложения с расценками щелкните значение, чтобы открыть форму Сведения о предложении с расценками для этого предложения.

    Можно изменять сведения о предложении с расценками до его отправки, т. е. пока параметр Состояние имеет значение Новое.

  • В поле № счета щелкните значение, чтобы открыть форму Сведения о счете для этого счета.

Создание нового предложения с расценками или счета

  • Нажмите кнопку Создать предложение с расценками или Создать счет и заполните форму.

    Если вы не выполнили вход в базу данных, выберите свое имя из раскрывающегося списка Продавец, чтобы добавить его в предложение с расценками или счет.

Предложения с расценками: управление всеми предложениями с расценками

На вкладке Предложения с расценками имеются представления для удобного управления предложениями с расценками с помощью их состояний.

Вкладка "Предложения с расценками" шаблона базы данных "Услуги"

Списки предложений с расценками приведены на указанных ниже вкладках.

  • Активно    Перечислены действующие не отклоненные предложения с расценками, для которых не выставлены счета.

  • Утверждено    Перечислены предложения с расценками, которые были утверждены или для которых выставлены счета.

  • Счет выставлен    Перечислены предложения с расценками, для которых выставлены счета. Здесь можно также просмотреть счета для указанных в списке предложений.

  • Просрочено    Перечислены предложения с расценками с истекшим сроком действия, для которых не были выставлены счета.

  • Отклонено    Перечислены предложения с расценками, которые были отклонены. Можно утвердить отклоненное предложение, чтобы сделать его доступным для выставления счета.

Просмотр подробных сведений о предложениях с расценками

  • В поле № предложения с расценками щелкните значение, чтобы открыть форму Сведения о предложении с расценками для этого предложения.

    Можно изменять сведения о предложении с расценками до его отправки, т. е. пока параметр Состояние имеет значение Новое.

Форма "Сведения о предложении с расценками"

Номер предложения с расценками и его состояние отображаются в верхнем левом углу формы Сведения о предложении с расценками.

С помощью кнопок в верхней части формы Сведения о предложении с расценками можно отправить, утвердить, отклонить предложение с расценками или выставить для него счет, а также создать копию предложения с расценками и просмотреть его при подготовке к печати.

Общие сведения о предложении с расценками приведены в полях под кнопками в верхней части формы Сведения о предложении с расценками.

На вкладках в середине формы Сведения о предложении с расценками содержатся следующие данные: элементы строк (услуги и продукты), регионы, в которых предоставляется услуга, налоги и условия, а также примечания. Здесь можно изменить ставки и цены за единицу каждого элемента для любого предложения с расценками, не затрагивая значение по умолчанию для соответствующей услуги или продукта.

Количественные значения для перечисленных элементов (услуги, продукты и налоги) отображаются в нижнем правом углу формы Сведения о предложении с расценками. В случае обновления сведений на вкладке Элементы строк или Налоги и условия нажмите кнопку Обновить итоги, чтобы обновить значения, отображаемые в этой области.

Создание нового предложения с расценками

  • На вкладке Предложения с расценками нажмите кнопку Создать предложение с расценками и заполните форму Сведения о предложении с расценками.

    Если вы не выполнили вход в базу данных, выберите свое имя из раскрывающегося списка Продавец, чтобы добавить его в предложение с расценками.

Отправка предложения с расценками для утверждения

Предложения с расценками, которые не были отправлены, не имеют номер предложения с расценками; в поле № предложения с расценками отображается значение […] .

  1. На вкладке предложения с расценками нажмите кнопку […] в строке, содержащей предложения с расценками, который вы хотите отправить.
    Access откроет форму Сведения о предложении с расценками и отобразит предложения с расценками.

  2. Просмотрите общие и подробные сведения о предложении с расценками и внесите необходимые изменения, например добавьте или удалите элементы строк, скорректируйте ставку или цену за единицу для элементов строк или добавьте примечания.

  3. В верхней части формы Сведения о предложении с расценками нажмите кнопку Отправить.

Утверждение или отклонение отправленного предложения с расценками

  1. На вкладке Предложения с расценками щелкните значение в поле № предложения с расценками, чтобы открыть форму Сведения о предложении с расценками и отобразить предложение.

  2. Просмотрите сведения о предложении с расценками и выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если предложение с расценками приемлемо, нажмите кнопку Утвердить в верхней части формы Сведения о предложении с расценками.

    • Если предложение с расценками может быть принято после небольших изменений, нажмите кнопку Дублировать в верхней части формы Сведения о предложении с расценками. В Access будет создано новое предложение с расценками на основе оригинала, которое можно изменить и отправить для утверждения.

    • Если предложение с расценками неприемлемо, нажмите кнопку Отклонить в верхней части формы Сведения о предложении с расценками.

Преобразование утвержденного предложения с расценками в счет

  1. На вкладке предложения с расценками щелкните вкладку Утверждено
    Access отобразит предложения с расценками, которые были утверждены, включая те, которые уже были выставлены счета.

  2. В поле № предложения с расценками щелкните значение, чтобы открыть форму Сведения о предложении с расценками для этого предложения.

  3. Просмотрите сведения о предложении с расценками.

    Примечание: Никакие сведения об утвержденном предложении с расценками изменять нельзя. Однако можно сделать копию предложения с расценками, нажав кнопку Дублировать, изменить и отправить копию предложения, а затем утвердить и использовать ее для создания счета.

  4. В верхней части формы Сведения о предложении с расценками нажмите кнопку Счет.

Печать или отправка предложения с расценками по электронной почте

  1. На вкладке Предложения с расценками щелкните значение в поле № предложения с расценками, чтобы открыть форму Сведения о предложении с расценками и отобразить предложение.

  2. В верхней части формы Сведения о предложении с расценками нажмите кнопку Просмотр предложение с расценками.
    Предложения с расценками откроется в форме, в которой он будет напечатан.

    Кнопки, расположенные в верхней части предложения с расценками, не видны на его окончательной копии.

  3. Нажмите соответствующую кнопку в верхней части предложения с расценками.

Счета: управление всеми счетами

На вкладке Счета можно просматривать счета по их состоянию, а также создавать новые.

Вкладка "Счета" шаблона базы данных "Услуги"

Списки счетов приведены на указанных ниже вкладках.

  • Неоплаченные    Перечислены неоплаченные счета, срок действия которых еще не истек.

  • Срок действия которых истек   Списки счетов, которые не были оплачены и просроченные.

  • Выплата   Списки счетов оплаченныеперечислены.

Просмотр подробных сведений о счетах

  • В поле № счета щелкните значение, чтобы открыть форму Сведения о счете для этого счета.

    Можно изменять сведения о счете до его отправки, т. е. пока параметр Состояние имеет значение Новый.

Форма "Сведения о счете"

Форма "Сведения о счете"

Номер счета и его состояние отображаются в верхнем левом углу формы сведений о счете.

С помощью кнопок в верхней части формы сведений о счете можно отправить счет или пометить его как оплаченный, создать копию счета, открыть счет в окне предварительного просмотра перед печатью, сохранить внесенные в него изменения, а также закрыть форму сведений о счете.

Общие сведения о счете приведены в полях под кнопками в верхней части формы сведений о счете. Если счет создается из предложения с расценками, он наследует сведения из этого предложения. Однако в счет можно внести изменения, не затрагивая при этом исходное предложение с расценками.

На вкладках в средней части формы сведений о счете содержатся следующие данные: элементы строк (услуги и продукты), регионы, в которых предоставляется услуга, налоги и условия, а также примечания. Если счет создается из предложения с расценками, он наследует сведения из этого предложения. Однако сведения о счете можно изменить, не затрагивая при этом исходное предложение с расценками. Можно также изменить ставки и цены за единицу каждого элемента для любого счета, не затрагивая значение по умолчанию для соответствующей услуги или продукта.

Итоговые значения для перечисленных элементов (услуги, продукты и налоги) отображаются в нижнем правом углу формы Сведения о счете. В случае обновления сведений на вкладке Элементы строк или Налоги и условия нажмите кнопку Обновить итоги, чтобы обновить значения, отображаемые в этой области.

Создание нового счета

  • Щелкните Новый счет и заполните форму Сведения о счете.

    Если вы не выполнили вход в базу данных, выберите свое имя из раскрывающегося списка Продавец, чтобы добавить его в предложение с расценками.

Отправка счета на оплату

Счета, которые не были отправлены, не имеют номер счета-фактуры; в поле № счета отображается значение […] .

  1. На вкладке счета щелкните […] в строке, содержащей счета-фактуры, который вы хотите отправить на оплату.
    Access откроет форму Сведения о счете и отобразит счета-фактуры.

  2. Просмотрите общие и подробные сведения о счете и внесите необходимые изменения, например добавьте или удалите элементы строк, скорректируйте ставку или цену за единицу для элементов строк или добавьте примечания.

  3. В верхней части формы Сведения о счете нажмите кнопку Отправить.

Печать или отправка счета по электронной почте

  1. На вкладке Счета щелкните значение в поле № счета, чтобы открыть форму Сведения о счете и отобразить счет.

  2. В верхней части формы Сведения о счете выбрав команду Открыть счет.
    Access откроет счета-фактуры в форме, в которой он будет напечатан.

    Кнопки, расположенные в верхней части счета, не видны на его окончательной копии.

  3. Нажмите соответствующую кнопку в верхней части счета.

Пометка счета как оплаченного

  1. На вкладке Счета откройте вкладку Неоплаченные и щелкните значение в поле № счета, чтобы открыть форму Сведения о счете и отобразить счет.

  2. В верхней части формы Сведения о счете нажмите кнопку Пометить как оплаченный.

Центр отчетов: просмотр и печать отчетов

Шаблон базы данных "Услуги" включает четыре отчета: список клиентов и три отчета о продажах (месячный, квартальный и годовой).

Вкладка "Центр отчетов" шаблона базы данных "Услуги"

Чтобы просмотреть отчет, необходимо выполнить следующие действия.

  • Откройте вкладку Центр отчетов и в разделе Выберите отчет, щелкните отчет, который требуется просмотреть.
    В области предварительного просмотра откроется отчет Access.

Можно настроить область просмотра с помощью параметров в верхней части окна. Набор отображаемых параметров зависит от типа просматриваемого отчета.

Чтобы напечатать отчет, необходимо выполнить следующие действия.

  1. Откройте отчет, который требуется напечатать, в окне предварительного просмотра.

  2. На вкладке Центр отчетов нажмите кнопку Открыть в новой вкладке и нажмите сочетание клавиш CTRL+P.

Дополнительно: управление услугами, продуктами, сотрудниками и клиентами

На вкладке Дополнительно есть функции для удобного управления следующими списками.

  • Клиенты

  • Сотрудники

  • Продукты

  • Услуги

Каждый список отображается в виде таблицы. В этом представлении проще находить несоответствия и вносить массовые изменения в данные.

Вкладка "Дополнительно" шаблона базы данных "Услуги"

Дальнейшие действия

Если вы используете базу данных "Услуги" для управления бизнесом, вам будет полезно узнать о новых методах запроса или фильтрации данных. Вы можете также просмотреть сведения о том, как вносить изменения в базу данных для лучшего соответствия вашим потребностям. По ссылкам в этом разделе можно найти дополнительные сведения о стандартных задачах и возможных изменениях.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×