Преобразование документа Word в шаблон формы InfoPath

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

С помощью приложения Word можно создать документ, который можно применять как форму, однако Word лучше применять для работы с текстами, а не для создания форм. Приложение InfoPath, наоборот, предназначено специально для создания и заполнения электронных форм. Если необходимо преобразовать существующие документы Word в шаблоны форм InfoPath, можно воспользоваться мастером импорта InfoPath. После этого возможности приложения InfoPath можно применить для создания, публикации и заполнения форм. Например, в шаблоне формы отчета о продажах можно использовать условное форматирование для автоматического применения красного фона, если число продаж ниже предполагаемого. В том же шаблоне формы можно использовать правило, чтобы формы, основанные на данном шаблоне, отправлялись как вложение в сообщении электронной почты, если нажать кнопку отправления. К тому же, шаблон формы можно сделать доступным большому кругу пользователей, создав шаблон формы с поддержкой веб-браузера.

При преобразовании документа Word в шаблон формы InfoPath итоговый шаблон формы будет совпадать с макетом документа Word. Кроме того, элементы в документе Word, отвечающие определенным условиям, автоматически преобразовываются в соответствующие элементы управления, в которые пользователи могут вводить данные. Например, если документ Word содержит скобки, окружающие несколько пробелов, приложение InfoPath распознает в этом место для ввода текста и автоматически преобразовывает его в элемент управления текстового поля в итоговом шаблоне формы. Все поля формы Word преобразовываются в соответствующие элементы управления InfoPath.

Настройки диалогового окна Параметры импорта можно использовать для изменения параметров преобразования документа Word в шаблон формы InfoPath.

Этот раздел описывает основную концепцию и процедуру преобразования документа Word в шаблон формы InfoPath, включая особенности и настройки, не поддерживаемые в процессе преобразования.

В этой статье:

Преобразование документа Word в шаблон формы InfoPath

Возможности и настройки приложения Word, поддерживаемые не полностью во время преобразования

Преобразование документа Word в шаблон формы InfoPath

Преобразование макетной таблицы в повторяющуюся

Преобразование флажков в группу переключателей

Отображение проблем преобразования в области задач «Проверка макета»

Преобразование документа Word в шаблон формы InfoPath

При преобразовании документа Word в шаблон формы InfoPath документ используется как схема для создания нового шаблона формы. Основная структура документа создается заново как можно ближе в шаблоне формы. В документе Word «поле формы» — это место, где введен определенный тип данных, например, имя или адрес. Поля формы приложения Word при преобразовании документа, элементов управления: текстового поля, флажков и раскрывающегося списка добавляются в шаблон формы на место, соответствующее полям в документе Word. Кроме того, приложение InfoPath автоматически обнаруживает части документа Word, которые могут быть повторяющимися таблицами и полями форматированного текста, и преобразовывает их в соответствующие элементы управления. Например, если документ авансового отчета будет включать пустую подчеркнутую область, в которой пользователи могут вводить примечания о конкретном расходе, приложение InfoPath преобразует эту область в поле форматированного текста. При этом пользователи смогут вводить текст в поле форматированного текста и форматировать его соответствующим образом.

Чтобы лучше понять связь между документами Word, преобразование с помощью мастера импорта InfoPath и получившийся шаблон формы InfoPath, представьте, что в течение последних несколько лет вашей организации пользовался под названием ExpenseReport.doc документа Word для сбора данных отчета о расходах сотрудников. ИТ-отдел хочет преобразовать документ в шаблон формы InfoPath, чтобы данные формы могут быть переданы как язык XML (Extensible Markup) Расчеты с поставщиками системы.

При использовании мастера импорта для преобразования ОтчетРасходы.doc в шаблон формы приложение InfoPath создаст шаблон формы с именем ОтчетРасходы.xsn. В следующем примере таблица «Детали расходов» в документе Word преобразована в повторяющуюся таблицу в итоговом шаблоне формы InfoPath. С помощью повторяющейся таблицы пользователи могут вставлять или при необходимости удалять расходы, выбирая команды из контекстного меню.

Таблица Word, преобразованная в повторяющуюся таблицу InfoPath

При преобразовании документа Word в шаблон формы InfoPath макет и другие элементы сохраняются. По умолчанию число пустых строк в повторяющейся таблице InfoPath совпадает с числом пустых строк в таблице Word. Однако место в шаблоне формы можно сохранить путем отображения одной или двух строк по умолчанию.

Этот новый шаблон формы содержит элементы, аналогичные тем, что были найдены в документе Word, например, таблицу для сбора сведений о расходах. Однако, в зависимости от выбранных настроек в мастере импорта, некоторые возможности в итоговом шаблоне формы могут отличаться.

  • При использовании мастера импорта для импортирования документа Word с сохранением только макета    Итоговый шаблон формы содержит повторяющуюся таблицу для ввода строк элементов в отчет о расходах. Ни одно из полей поля форм из оригинального документа, например, текстовое поле «Имя», раскрывающийся список «Департамент» и флажки «Подразделения», в итоговом шаблоне формы не используется.

  • При использовании мастера импорта для импортирования документа Word с сохранением макета и преобразованием полей формы Word в элементы управления (по умолчанию)    Итоговый шаблон формы содержит повторяющуюся таблицу для ввода строк элементов в отчет о расходах. Все поля форм из оригинального документа, например, текстовое поле «Имя», раскрывающийся список «Департамент» и флажки «Подразделения», преобразуются в соответствующие элементы управления InfoPath.

  • При использовании мастера импорта для импортирования документа Word с сохранением макета и преобразованием полей формы в элементы управления (пользовательские)    Можно указать, какие именно поля должны быть преобразованы при импортировании отчета о расходах. Например, можно отключить параметр преобразования пустых ячеек таблицы документа в текстовые поля итогового шаблона формы.

К началу страницы

Возможности и настройки приложения Word, поддерживаемые не полностью во время преобразования

Некоторые настройки и форматирование документов Word не поддерживаются в шаблонах форм InfoPath. При преобразовании документа Word, содержащего такие настройки, итоговый шаблон формы не будет содержать этих настроек или особенностей. Например, если документ Word содержит выделенные исправления, выделенные исправления не появятся в итоговом шаблоне формы потому, что приложение InfoPath не поддерживает эту возможность.

Область задач Проверка макета можно использовать в Режим конструктора для обнаружения любых проблем с преобразованием. Эти ошибки затем можно исправить.

В следующем списке показаны настройки и особенности, не сохраняющиеся при преобразовании документа Word в шаблон формы InfoPath. В некоторых случаях отклоняется форматирование, но сам текст сохраняется. Например, если столбцы выполнены в стиле бюллетеня, приложение InfoPath отклонит столбцы, но импортирует текст, содержащийся в этих столбцах.

  • Закладки

  • Анимированный текст

  • Темы

  • Подложки

  • Нумерация строк

  • Границы страницы

  • Сноски

  • Макеты столбцов в стиле бюллетеня

  • Вложенные файлы

  • Связанные или приведенные объекты, например, листы Excel или документы Visio

  • Рисованные объекты (включая автофигуры, кривые, линии и объекты WordArt)

  • Разделение знака (включая масштабирование, обычный или межзнаковый интервал, текст, смещенный вверх или вниз, и кернинг для шрифтов)

  • Элементы управления ActiveX

  • Записанные исправления и примечания (включая вставки, удаления и изменения форматирования)

  • Некоторые функции, которые относятся к Microsoft Office Word 2007 (включая стандартных блоках и элементах управления содержимым)

  • Некоторые настройки печати (включая смешанное форматирование знаков в колонтитулах, различные четные и нечетные колонтитулы, различные колонтитулы для первой страницы, настройки переплетов, отрицательные значения для верхних и нижних полей, различная ориентация страниц и отдельные настройки разделов)

Примечание : Нельзя изменять некоторые документы Microsoft Word без ввода пароля. Если это так с документом, успешно импортировать в InfoPath может невозможно. Чтобы устранить эту проблему, попробуйте удаление защиты паролем из документа, прежде чем импортировать его. Кроме того некоторые документы запретить пользователям для определенных типов редактирования действия, такие как ввод данных в поля форм. Если это так с документом, успешно импортировать в InfoPath может невозможно. Чтобы решить эту проблему, попробуйте удалить ограничения на редактирование документа, прежде чем импортировать его.

Следующий список содержит настройки и особенности, поддерживаемые частично при преобразовании документа Word в шаблон формы InfoPath:

Вертикальный текст    Приложение InfoPath сохранит вертикальное форматирование текста, если вертикальный текст найден в ячейке таблицы. Приложение InfoPath отклонит вертикальное форматирование текста при преобразовании документа Word, если вертикальный текст найден вне ячейки таблицы, в другой части документа Word.

Текстовые поля    В документах Word текстовые поля содержат текст, который может быть размещен на странице и изменен в размере. Если документ Word содержит текстовое поле, текстовое поле будет преобразовано в ячейку таблицы в итоговом шаблоне формы. Весь текст текстового поля отобразится в ячейке таблицы в итоговом шаблоне формы.

Подчеркнутый текст    Подчеркивание поддерживается в шаблонах формы InfoPath. Однако любое декоративное или двойное подчеркивание документа Word преобразуется в одиночное подчеркивание в итоговом шаблоне формы.

Гиперссылки, относящиеся к неподдерживаемым протоколам    Все гиперссылки преобразовываются, но если гиперссылка использует протокол, отличный от HTTP, HTTPS, FILE, FTP или MAILTO, гиперссылка не будет работать при нажатии ее в итоговом шаблоне формы.

Стили знаков и эффекты текста    Стили форматирования: надстрочные, подстрочные и одинарное зачеркивание — сохраняются в процессе преобразования. Другие стили форматирования и эффекты, включая текст с контуром, скрытый текст и настройки тени, отклоняются в процессе преобразования. Текст с эффектом рельефа или гравировки преобразуется в серый текст в итоговом шаблоне формы.

Настройки раздела    В приложении Word разделы используются для связи макета документа в пределах одной страницы или между страницами. Приложение InfoPath не поддерживает эти типы разделов, которые отклоняются в процессе преобразования. Все настройки, принятые для первого раздела в документе Word, принимаются для итогового шаблона формы InfoPath.

Форматирование колонтитулов    Текст колонтитулов в документе Word будет преобразован в текст колонтитулов в итоговом шаблоне формы InfoPath. Некоторое форматирование знаков может быть отклонено в процессе преобразования. Например, при использовании полужирного форматирования и курсива одновременно в заголовке документа Word приложение InfoPath использует только первый стиль форматирования в итоговом шаблоне формы и отклонит оставшееся форматирование. Аналогично, все настройки, принятые для первого заголовка или примечания в документе Word, принимаются для всех заголовков или примечаний итогового шаблона формы InfoPath.

Преобразование фона    Если на компьютере, на котором готовится импорт, недоступен фон, при создании нового шаблона формы в приложении InfoPath альтернативный фон выбирается автоматически и импортируется из документа Word.

Отрицательные поля страницы    Отрицательные верхние и нижние поля будут импортированы со значением 0.

Отрицательные параметры полей, дополнения и отступов     Отрицательные параметры полей, дополнения и отступов будут импортированы со значением 0.

К началу страницы

Преобразование документа Word в шаблон формы InfoPath

  1. Если необходимый для импорта документ Word открыт, закройте его.

  2. В режиме конструктора в меню Файл выберите команду Импорт формы.

  3. В мастере импорта выберите пункт Программа для импорта документов Word в InfoPath, а затем нажмите кнопку Далее.

  4. Нажмите кнопку Обзор.

  5. Укажите расположение и щелкните документ Word, который необходимо преобразовать, а затем нажмите кнопку Открыть.

    Примечание : При импорте документа Word с ограниченными разрешениями необходимо иметь право полного доступа к этому документу. Если есть только право доступа на чтение или изменение к этому документу, при попытке его импорта будет получено сообщение об ошибке.

  6. Для изменения стандартного поведения при импорте нажмите кнопку Параметры, а затем выберите необходимые параметры.

  7. Нажмите кнопку Готово.

К началу страницы

Преобразование макетной таблицы в повторяющуюся

Если документ Word содержит таблицу, приложение InfoPath может преобразовать ее в макетная таблица или в повторяющуюся таблицу в итоговом шаблоне формы. Тип выбранной таблицы зависит от решений при создании документа Word. Для быстрого преобразования макетной таблицы в повторяющуюся можно использовать следующую процедуру.

Чтобы предложить пользователям лишние степенью гибкости при заполнении формы можно использовать повторяющейся таблицы. При использовании повторяющейся таблицы для отображения различных пустых строк при первом открытии ее нет шаблона формы. Вместо этого пользователи обычно выводится только одна строка и добавлять сведения только при и, если они нужны. Это экономит место в форме и предлагает пользователям еще один уровень персонализации.

  1. В шаблоне формы щелкните правой кнопкой мыши внутри макетной таблицы, которую необходимо преобразовать.

  2. В контекстном меню выберите команду Изменить и выберите команду Повторяющаяся таблица.

  3. В диалоговом окне Изменение для повторяющейся таблицы выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

    • Чтобы указать строку заголовка для повторяющейся таблицы, введите значение в поле число строк, которые нужно сохранить в качестве заголовка таблицы. Строка заголовка обычно используется для заголовков столбцов.

    • Чтобы задать строки нижнего колонтитула повторяющейся таблицы, введите значение в поле число строк, которые нужно сохранить в качестве нижнего колонтитула таблицы. Многие таблицы не включайте строки нижнего колонтитула.

    • Чтобы указать количество строк данных для использования, введите значение в поле число повторяющихся строк, включаемых при заполнении формы. Строка данных — строки, которая может «повторение» в форме как много раз

  4. В меню Вставка нажмите кнопку Другие элементы, или нажмите клавиши ALT + I, C.

  5. Добавьте необходимые элементы управления, которые должны в ячейках таблицы.

К началу страницы

Преобразование флажков в группу переключателей

При использовании нескольких флажков в документе Word приложение InfoPath импортирует их как флажки в итоговый шаблон формы InfoPath. Если необходимо использовать группу переключателей, выполните следующие действия для преобразования флажков в группу переключателей в шаблоне формы.

При необходимости пользователи могут вносить только к выделенному тексту из ограниченный набор параметров, можно использовать группы переключателей в шаблоне формы Microsoft Office InfoPath.

  1. В шаблоне формы щелкните одну из флажки, которые нужно преобразовать, удерживая нажатой клавишу CTRL и щелкните каждый дополнительный флажок, который вы хотите преобразовать.

  2. В меню Правка выберите пункты Изменить и щелкните переключатель.

    Группа переключателей теперь отображается на месте флажки в шаблоне формы. Каждый переключатель привязан к тому же полю в источнике данных. Когда пользователь щелкает переключатель, значение, связанное с этим положением переключателя хранится в поле.

К началу страницы

Отображение проблем преобразования в области задач «Проверка макета»

Иногда элементы из первоначального документа Word отображаются в итоговом шаблоне формы InfoPath не должным образом или удалены в процессе преобразования. Например, приложение InfoPath не поддерживает объекты объект WordArt приложения Word и заменяет их замещающими изображениями в итоговом шаблоне формы.

Если приложение InfoPath распознает проблемы в процессе преобразования, то область задач Проверка макета открывается автоматически после закрытия мастера импорта. В области задач можно просмотреть список проблем и принять необходимые меры по их устранению.

  1. Если область задач Проверка макета невидима, выберите команду Проверка макета в меню Сервис.

    Если существуют какие-либо проблемы с шаблоном формы, в области задач отобразятся сообщения.

  2. В области задач Проверка макета щелкните текст сообщения, которое необходимо отобразить.

    Диалоговое окно отображает дополнительные сведения о проблеме.

    Примечание : Если документ Word содержит объект, не поддерживаемый приложением InfoPath, например, нарисованный объект Word, приложение InfoPath добавляет замещающее изображение в итоговый шаблон формы, показывая место, где находился объект в документе Word. Для получения дополнительных сведений об объекте щелкните замещающее изображение правой кнопкой мыши в шаблоне формы, а затем в контекстном меню выберите команду Другие подробности.

  3. При необходимости устраните проблемы в шаблоне формы. Например, можно удалить все замещающие изображения, не нужные в готовом шаблоне формы.

Примечание : Может Обратите внимание, что область задач "Проверка макета" содержит кнопка " Обновить ". Нажатие кнопки Обновить не обновлять сообщения, которые появляются в результате импорта документа Word в InfoPath. Если вы хотите удалить импорта сообщений с помощью области задач "Проверка макета", необходимо открыть диалоговое окно Файлы ресурсов (менюСервис ) и удалите файл с именем ImportErrors.xml. Этот файл создается автоматически при импорте документа Word в InfoPath. После удаления ImportErrors.xml файл, нажмите кнопку Обновить в области задач "Проверка макета", чтобы безвозвратно удалить сообщения импорта. Файл ImportErrors.xml не требуется для шаблона формы для правильной работы. На самом деле по соображениям безопасности рекомендуется удалить этот файл перед публикацией шаблона формы.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×