Почтовые ящики помещений и оборудования

Если у вас есть конференц-зал, служебный автомобиль или оборудование, которым пользуются все сотрудники, вам понадобится каким-то образом организовать резервирование этих ресурсов. Лучше всего сделать это, создав для каждого ресурса почтовый ящик помещения или оборудования в Office 365. Например, вы можете создать его для конференц-зала на первом этаже, медийного оборудования или грузовика.

После создания почтового ящика помещения или оборудования все сотрудники компании смогут резервировать его для собраний и событий с помощью Outlook. Узнайте, как использовать и настраивать такие ящики, воспользовавшись следующими двумя вкладками. Ниже перечислены некоторые распространенные вопросы о почтовых ящиках помещений и оборудования.

Откройте Outlook и создайте новое собрание. Добавьте к собранию помещение или оборудование, будто это человек, и выберите Помощник по планированию для просмотра актуального календаря доступности помещения или оборудования. Если промежуток времени пуст, значит, все доступно, если же он синего цвета, то ресурсы зарезервированы.

Откройте собрание, которое вы запланировали в Outlook, а затем удалите из него помещение или оборудование таким же образом, как обычных участников. После этого ресурсы станут свободными, и их смогут резервировать другие люди.

Нет, никто специально этим не занимается. Вы можете решить, будут ли помещения и оборудование резервироваться автоматически или же этим будет управлять один из сотрудников организации.

Нет. Хотя большинству пользователей нужна лицензия на Office 365, ее не требуется назначать почтовому ящику помещения или оборудования.

Нет, этого делать не нужно.

Для использования почтовых ящиков помещений или оборудования откройте Outlook на компьютере или войдите в Outlook в Интернете. Запланируйте собрание и добавьте помещение или оборудование для собрания таким же образом, как приглашая других сотрудников или клиентов. Все, ресурс зарезервирован.

  1. Откройте Outlook на компьютере.

  2. На вкладке Главная выберите Создать элемент > Собрание.

    Чтобы запланировать собрание, на вкладке "Главная" в группе "Создать" нажмите кнопку "Создать элемент" и выберите "Собрание".

    Или выберите Создать собрание в своем календаре.

  3. В поле "Кому" введите название конференц-зала или оборудования, которое резервируете, а также имена всех участников, которых хотите пригласить.

    Или нажмите кнопку Кому, а затем дважды щелкните конференц-зал или оборудование в списке. Нажмите кнопку ОК.

    Почтовый ящик для резервирования помещений в Outlook
  4. В поле Тема введите цель резервирования или собрания.

  5. Измените значение Место или оставьте как есть.

  6. Измените значения Время начала и Окончание. Или установите флажок Весь день. Чтобы повторять собрание или резервирование, выберите Повторение вверху.

    Резервирование времени собрания

  7. Введите сообщение, объясняющее цели, и вложите файлы (при необходимости в этом).

  8. Чтобы разрешить другим пользователям присоединиться через Интернет или по телефону, выберите Собрание Skype.

  9. Чтобы перепроверить доступность помещения, оборудования и приглашенных людей, щелкните Планирование вверху. Затем выберите в календаре доступное время.

    Проверка доступности помещения или оборудования

    Совет : Синий цвет в календаре планирования означает, что помещение или оборудование зарезервированы или заняты. Выберите белые (свободные) даты в календаре.

  10. После внесения изменений нажмите кнопку Отправить.

Чтобы настроить почтовый ящик помещения или оборудования, перейдите в Центр администрирования Office 365. (Для этого понадобятся разрешения администратора.) Создайте почтовый ящик и оповестите сотрудников, что они могут резервировать его для собраний и событий.

  1. Войдите в Office 365 с помощью рабочая или учебная учетная запись.

  2. Перейдите в Центр администрирования Office 365.

  3. Выполните поиск по запросу помещения или оборудование либо перейдите в раздел Ресурсы > Комнаты и оборудование.

    Перейдите к ресурсам Office 365 и выберите "Помещения и оборудование"
  4. Нажмите кнопку Добавить.

  5. Заполните поля со сведениями о помещении или оборудовании:

    Добавление почтового ящика помещения в Office 365
    • Комната или Оборудование: тип почтового ящика, который вы хотите создать.

    • Имя: понятное имя или даже краткое описание.

    • Почта: псевдоним электронной почты для помещения или оборудования. Он понадобится, чтобы отправить приглашение на собрание для помещения или оборудования.

    • Емкость: количество людей, которые могут поместиться в помещении или использовать оборудование одновременно.

    • Расположение: номер комнаты или расположение комнаты в здании или регионе.

    • Номер телефона: номер самой комнаты. Он отличается от номера телефона для собрания, который создается при использовании Skype для бизнеса.

  6. Выберите Добавить.

  7. Нажмите кнопку Просмотреть сведения, чтобы увидеть почтовый ящик помещения или оборудования, который вы создали.

    или выберите Настройка параметров планирования, чтобы изменить разрешенное время собраний, промежутки для резервирования и т. д.

    Изменение параметров резервирования помещений и оборудования

  8. Теперь нажмите кнопки Сохранить и Закрыть.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×