Почему следует перейти со списков рассылки на группы в Outlook

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Лет организации использовалась группы рассылки и связи и совместной работы с группами пользователей как внутри, так и за пределами организации. Однако группы в Outlook в настоящее время решение больше возможностей для совместной работы.

Что такое группы?

При настройке группы в Outlook можно выбрать набор пользователей, которым вы хотите совместно работать с и легко настроить коллекцию ресурсы для пользователей предоставить общий доступ. Вам не придется вручную назначать этим ресурсам разрешения, потому что при добавлении пользователей в группу им автоматически назначаются разрешения, необходимые для доступа к предоставляемым в группе инструментам.

Такими дополнительными ресурсами являются:

  • Общий почтовый ящик с беседами, которые заменяют списки рассылки. В общем почтовом ящике поддерживается поиск по всем элементам, поэтому он является обновляемым архивом сообщений группы. Новички могут выполнить поиск в журнале или просмотреть его, чтобы быстро понять, что публиковалось в группе ранее. См.: Групповые беседы в Outlook.

    Совет : Если пользователи по-прежнему хотят получать сообщения от группы в личные почтовые ящики (как при использовании списков рассылки), им достаточно подписаться на группу, нажав кнопку Участники на ленте Outlook.

  • Общие файлы библиотеки - ваша группа имеет файлов библиотеки SharePoint которой пользователей можно сохранять, общий доступ и совместная работа над документов, книг, презентаций, изображения или любой другой тип файла, необходимые для работы над. Статья: Общий доступ к файлам группы в Outlook 2016.

  • Общий календарь: группа получает общий календарь для публикации связанных с ней событий. Участники, подписанные на группу, автоматически приглашаются на события, добавленные в этот календарь. При желании можно также показать такие события в своем личном календаре. См.: Планирование собрания в календаре группы в Outlook 2016.

  • Общая записная книжка OneNote: для группы автоматически создается общая записная книжка OneNote, в которой участники могут собирать сведения и совместно работать с ними. Многие группы создают на основе записной книжки обновляемый вики-сайт с часто задаваемыми вопросами и другими ресурсами. См.: Начало работы с OneNote 2016.

  • Доступ в качестве гостя - группы рассылки, прежде чем можно добавить внешние контакты, но все они у вас был электронной почты. С группами могут предоставлять доступ гостей беседы электронной почты, файлов и даже общей записной книжки OneNote. Статья: Гостевой доступ в группы Office 365.

  • Обнаружение контента: группы в Outlook по умолчанию являются общедоступными, что означает, что другие пользователи в вашей организации могут легко находить их и присоединяться к ним или просматривать их материалы. Если содержимое группы конфиденциально, вы можете сделать ее частной, чтобы скрыть содержимое от внешних пользователей и требовать утверждения запросов на присоединение.

  • Самостоятельное создание: ИТ-отделу не придется создавать множество групп по просьбе пользователей. Они смогут делать это самостоятельно. Если вы хотите управлять тем, какие пользователи в вашей организации могут создавать группы, см. статью Управление созданием групп Office 365.

Это лишь некоторые функции, которые делают группы более удобным решением, чем группы рассылки.

Администрирование групп

Office 365 включает ряд полезных возможностей и средств для простого управления и администрирования групп. Чтобы узнать больше о каждом из них, щелкните заголовки ниже.

Любому администратору приходится заниматься обслуживанием каталога. Вот некоторые средства, которые упрощают эту задачу:

  • Политики именования: такие политики позволяют определить допустимые имена групп. Благодаря этому пользователи не смогут присваивать им оскорбительные или запрещенные имена. Кроме того, можно принудительно применять стандартные префиксы и суффиксы для имен групп.

    Динамическое членство: динамическое членство позволяет определять членство в группах на основе правила, которое добавляет (или удаляет) участников с учетом их метаданных (таких как отдел или роль), заданных в Active Directory. См. статью Использование атрибутов для создания расширенных правил.

  • Скрытое членство: если на это есть причина, можно сделать участие в группе конфиденциальным. Например, если в группу включены учащиеся, можно скрыть сведения о них от посторонних лиц.

  • Разрешения на создание: возможно, некоторые сотрудники организации не должны иметь возможность создавать группы. Существует несколько способов управления разрешениями на создание в каталоге. См. статью Управление созданием групп Office 365.

  • Журналы аудита: вы можете доверять пользователям создание групп и управление их членством, так как журналы аудита Групп Office 365 позволяют отслеживать создание и удаление групп, а также изменение их состава. См.: Поиск по журналу аудита в Центре безопасности и соответствия требованиям Office 365.

Существует несколько способов управления отправкой сообщений в группу и их получением. Кроме того, существуют средства для отслеживания потока сообщений.

  • "Отправить как" или "Отправить от имени": эти параметры позволяют определенным пользователям отправлять сообщения электронной почты от имени группы.

  • Ограничения отправителей: эти параметры позволяют контролировать то, кому разрешено отправлять сообщения в группу. Даже если для группы разрешено получение почты от внешних отправителей, вы можете ограничить их список определенными лицами.

  • Поддержка внешних пользователей: пригласив гостей в группу, вы можете включить их в беседы. См.: Гостевой доступ к группам Office 365 — справка для администраторов.

  • Правила транспорта: правила транспорта применяются для групп так же, как для сервера Exchange. Они находят сообщения, соответствующие определенным условиям, а затем выполняют с ними действия.

  • Подсказки: это информативные сообщения, которые выводятся при создании письма. Они помогают избежать получения отчетов о недоставке, предупреждая о том, что сообщение может быть отправлено внешним лицами или может привести к превышению квоты.

  • Несколько прокси-адресов: у группы могут быть псевдонимы, как у почтового ящика пользователя. Дополнительные прокси-адреса удобно использовать для получения сообщений, отправленных на другие псевдонимы, и для отправки писем в группу с длинным или сложным названием. См.: Поддержка нескольких доменов для Групп Office 365 — справка для администраторов.

  • Максимальный размер отправки или получения: эти квоты позволяют избежать проблем с получением (или отправкой) сообщений очень большого размера и обеспечивают соблюдение ограничений хранилища и пропускной способности.

Office 365 также предоставляет инструменты для управления типами содержимого в группе.

  • Рекомендации по использованию: вы можете создать рекомендации по использованию Групп Office 365, чтобы научить пользователей эффективно работать с группами и соблюдать внутренние политики контента. Пример рекомендаций можно найти в статье Рекомендации по использованию для клиентов и партнеров Майкрософт.

  • Классификация данных: вы можете создать настраиваемую систему классификации данных для Групп Office 365, которая позволяет разделять группы по типу политики (например, "без категории", "только для внутреннего пользования" или "секретно"). Благодаря этому ваши группы смогут соответствовать политикам, принятым для другого содержимого. Расширяемая политика позволяет настроить конечную точку, которая вызывается при создании или изменении группы, а затем реализовать собственные политики создания или изменения групп.

Управление изменениями

Иногда пользователи негативно реагируют на изменения, поэтому очень важно сообщить участникам списков рассылки, чтобы им следует ожидать. Вот сведения, которые следует включить в сообщение, а также ответы на некоторые вопросы:

Что такое группы в Outlook?

Группы Office 365 в Outlook — это единое решение для совместной работы в группах, которое позволяет хранить и находить беседы, файлы, календари и заметки.  Вероятно, самой полезной функцией является хранение журнала бесед в почтовом ящике, что упрощает поиск предыдущих обсуждений.

Зачем мы вносим это изменение?

Пользователи часто запрашивали возможность поиска в сообщениях, опубликованных в списке рассылки. Изменение списка рассылки на группу позволит участникам выполнять поиск в группе, вместо того чтобы постоянно задавать одни и те же вопросы.

Кроме того, новая группа содержит календарь для событий группы, библиотеку общих файлов и записную книжку OneNote, в которой можно собирать полезную информацию и совместно редактировать ее.

Нужно ли делать что-то еще для присоединения к группе, если я уже являюсь участником списка рассылки?

Нет, вы автоматически станете участником группы.

Как получить доступ к новой группе в Outlook или Outlook в Интернете?

Для доступа к новой группе в Outlook просто перейдите к категории "Группы" в нижней части левой области навигации. Если вы часто используете эту группу, ее можно добавить в Избранное, щелкнув и выбрав Показать в избранном.

Кроме того, для Групп Office 365 существуют бесплатные мобильные клиенты на всех платформах (iOS, Android и т. д.), что позволяет получать доступ к группам на ходу.

Нельзя ли по-прежнему использовать только электронную почту?

Да, конечно. Тот же псевдоним электронной почты, который вы использовали для списка рассылки по-прежнему будет работать прекрасно для группы в Outlook.

Совет

Не забудьте сообщить пользователям, когда произойдет изменение и к кому следует обращаться с дополнительными вопросами.

Перенос списков рассылки

Готовы заменить список рассылки группой? См. статью Перенос списков рассылки в Группы Office 365 — справка для администраторов.

Дальнейшие действия

После переноса группы рассылки в группу Office 365 нужно выполнить несколько задач, чтобы убедиться в том, что все нормально.

  • Повторно свяжитесь с пользователями. Напишите им ним сразу после завершения перехода и снова через несколько дней. Если пользователи будут знать, что вы реагируете на их вопросы, им будет легче привыкнуть к изменениям.

  • Отслеживайте отчеты об участии. На портале администрирования Office 365 есть несколько хороших отчетов, в которых показано, сколько в группах участников, как часто они входят в нее и какими функциями пользуются. Эти отчеты позволяют определить дальнейшие действия и разработать учебные материалы для пользователей, а также выявить, какие возможности группы являются наиболее ценными. См.: Отчеты об активности в Центре администрирования Office 365.

  • Поделитесь своим опытом. Расскажите другим отделам организации, что вы обновили группу рассылки, и поделитесь своими советами. Это поможет им последовать вашему примеру и успешно выполнить переход.

Дополнительные сведения

Есть другие вопросы о группах Office 365?

Посетите сообщество по Группам Microsoft Office 365.

Обратная связь

В этой статье последнее обновление на 24 мая 2017 г результате свой отзыв. Если найдено, что он пошаговые инструкции можно полезные сведения и особенно, если вы не щелкните ниже элементы управления обратной связи и оставить нам некоторые конструктивное комментарии, поэтому мы можно продолжить усовершенствовать. Спасибо!

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×