Поиск записей с самыми последними или самыми давними датами

В этой статье объясняется, как использовать запросы на набор значений для поиска самых последних или самых давних дат в наборе записей. Данные, возвращаемые такими запросами, позволяют получать ответы на различные деловые вопросы, например о том, когда клиент делал заказ в последний раз.

Выберите нужное действие

Сведения о работе запросов на набор значений с датами

Поиск самой последней или самой давней даты

Поиск самых последних или самых давних дат для записей в категории или группе

Одновременный поиск самых последних и самых давних дат

Сведения о работе запросов на набор значений с датами

Запросы на набор значений используются, когда возникает необходимость найти в таблице или группе записи, содержащие самую последнюю или самую давнюю дату. Полученные данные позволят отвечать на различные деловые вопросы, например следующие:

  • Когда сотрудник в последний раз продавал товар? Ответ поможет определить наиболее и наименее продуктивных сотрудников.

  • Когда клиент делал заказ в последний раз? Если в течение определенного периода заказов не было, его можно перенести в список неактивных клиентов.

  • У кого ближайшие дни рождения?

Правила создания и использования запросов на набор значений

Для создания запроса на набор значений следует сначала создать запрос на выборку. В зависимости от требуемых результатов вы можете установить для запроса порядок сортировки или преобразовать его в итоговый запрос. При преобразовании используются агрегатные функции, например Max или Min для возврата наибольшего или наименьшего значения и First или Last для получения самой последней или самой давней даты. Итоговые запросы и агрегатные функции используются только для поиска данных, которые попадают в набор групп или категорий. Предположим, что нужно найти объем продаж за указанную дату для каждого города, в котором работает компания. В этом случае города становятся категориями (необходимо собрать данные по городам), поэтому можно использовать итоговый запрос.

В процессе работы помните, что в запросе (независимо от его типа) должны использоваться поля, содержащие описательные данные, например имена клиентов, и поля со значениями даты, среди которых будет производиться поиск. Кроме того, значения даты должны находиться в полях с типом данных "Дата/время". Запросы, описанные в этой статье, не будут правильно работать со значениями дат в текстовых полях. Кроме того, при использовании итогового запроса поля данных должны содержать информацию о категории, например о городе или стране.

Выбор между запросом на набор значений и фильтром

Чтобы определить, стоит ли создавать запрос на набор значений или же следует применить фильтр, примите во внимание следующее:

  • Если вы хотите получить записи, в полях которых содержатся самые последние или самые давние даты, а точные значения дат неизвестны или не имеют значения, следует создать запрос на набор значений.

  • Если вы хотите получить все записи, в которых даты совпадают с определенной датой, предшествуют ей или следуют за ней, используйте фильтр. Например, для просмотра дат продаж между апрелем и июлем нужно применить фильтр. Подробное обсуждение фильтров выходит за пределы данной темы.

    Дополнительные сведения о создании и применении фильтров см. в статье Фильтр: ограничение количества записей в представлении.

К началу страницы

Поиск самой последней или самой давней даты

В этом разделе приведены инструкции по созданию простого запроса на набор значений, использующего порядок сортировки, а также более сложного запроса с выражениями и другими условиями. Сначала описаны основные шаги создания запроса на набор значений, а затем показывается, как найти ближайшие дни рождения сотрудников путем добавления условий. Используются данные из следующей таблицы.

Фамилия

Имя

Адрес

Город

Страна или регион

Дата рождения

Дата приема на работу

Кравцов

Владимир

Загородное шоссе, д. 150

Москва

РФ

05-фев-1968

10-июн-1994

Кузнецов

Алексей

ул. Гарибальди, д. 170

Пермь

РФ

22-май-1957

22-ноя-1996

Дегтярев

Дмитрий

ул. Кедрова, д. 54

Красноярск

РФ

11-ноя-1960

11-мар-2000

Зуева

Ольга

ул. Губкина, д. 233

Тверь

РФ

22-мар-1964

22-июн-1998

Игнатов

Николай

пл. Хо Ши Мина, д. 15, кв. 5

Москва

РФ

05-июн-1972

05-янв-2002

Ильина

Лина

ул. Ляпунова, д. 70, кв. 16

Красноярск

РФ

23-янв-1970

23-апр-1999

Зайцев

Сергей

ул. Строителей, д. 150, кв. 78

Омск

РФ

14-апр-1964

14-окт-2004

Ермолаева

Анна

ул. Вавилова, д. 151, кв. 8

Иркутск

РФ

29-окт-1959

29-мар-1997

При желании вы можете ввести данные примера в новую таблицу вручную или скопировать этот пример в редактор электронных таблиц, например Microsoft Office Excel 2007, а затем импортировать полученный лист в таблицу в Access.

Как это сделать?

Ввод примеров данных вручную

  1. на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.

    Access добавит в базу данных новую пустую таблицу.

    Примечание : Эту операцию следует выполнять только при необходимости добавить таблицу в базу данных. При открытии новой пустой базы данных это действие не требуется.

  2. Дважды щелкните первую ячейку в строке заголовков и введите имя поля из примера таблицы.

    По умолчанию в Access пустые поля обозначаются надписью Добавить поле в строке заголовков:

    Новое поле в режиме таблицы

  3. С помощью клавиш со стрелками перейдите в следующую пустую ячейку заголовка и введите имя второго поля (чтобы перейти в другую ячейку, можно также нажать клавишу TAB или щелкнуть эту ячейку два раза). Повторите эти действия, чтобы ввести имена всех полей.

  4. Введите данные в пример таблицы.

    По мере ввода данных Access определяет их тип для каждого поля. Если вы плохо знакомы с реляционными базами данных, для каждого поля таблицы следует задать конкретный тип данных, например "Число", "Текст" или "Дата/время". Это обеспечивает точный ввод данных и помогает предотвратить ошибки, например использование цифр номера телефона в вычислениях. Для этих примеров таблиц можно определить тип данных автоматически.

  5. Завершив ввод данных, нажмите кнопку Сохранить.

    (Сочетание клавиш: нажмите CTRL+S.)

    Откроется диалоговое окно Сохранение документа.

  6. В поле Имя таблицы введите имя примера таблицы и нажмите кнопку ОК.

    Следует использовать указанные имена таблиц, потому что они применяются в запросах, приведенных в пошаговых инструкциях.

  7. Повторяйте эти шаги, пока не создадите каждый из примеров таблиц, приведенных в начале этого раздела.

Копирование таблицы в редактор электронных таблиц

  1. Запустите редактор электронных таблиц и создайте пустой файл. Если вы используете Excel, по умолчанию создается пустая книга.

  2. Скопируйте пример таблицы из предыдущего раздела и вставьте его на первый лист, начиная с первой ячейки.

  3. Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа, выберите команду Переименовать, а затем введите имя Сотрудники.

  4. Сохраните файл электронной таблицы в удобном месте и переходите к следующим шагам.

Импорт таблицы в Access

  1. В новой или существующей базе данных:

    На вкладке Внешние данные в группе Импорт щелкните Excel.

    -или-

    Нажмите кнопку Дополнительно, а затем выберите редактор электронных таблиц из списка.

    Откроется диалоговое окно Внешние данные — лист <имя программы>.

  2. Нажмите кнопку Обзор, откройте файл электронной таблицы, созданный на предыдущих этапах, и нажмите кнопку ОК.

    Откроется окно мастера импорта электронных таблиц.

  3. По умолчанию мастер выбирает первый лист в книге (в этом примере — лист "Сотрудники"), и данные из этого листа появляются в нижней части экрана. Нажмите кнопку Далее.

  4. Выберите Первая строка содержит названия столбцов, а затем нажмите кнопку Далее.

  5. Если нужно, вы можете изменить имена полей и типы данных или пропустить некоторые поля, воспользовавшись текстовыми полями и списками в группе Параметры поля. В противном случае нажмите кнопку Далее.

    Если вы используете пример таблицы, на этом этапе не нужно вносить изменения.

  6. Оставьте параметр автоматически создать ключ выбранным и нажмите кнопку Далее.

  7. По умолчанию Access использует имя листа для новой таблицы. Оставьте это имя или введите другое, а затем нажмите кнопку Готово.

Примечание : Если у вас нет редактора электронных таблиц, вы можете скопировать пример данных в текстовый редактор, например Блокнот. Дополнительные сведения об импорте текстовых данных см. в статье Импорт данных или связывание с данными текстового файла.

Создание простого запроса на набор значений

  1. На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.

    Откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

  2. В диалоговом окне щелкните таблицу, которую вы хотите использовать в запросе, нажмите Добавить, чтобы поместить ее в верхний раздел конструктора запросов, и нажмите кнопку Закрыть.

    -или-

    Дважды щелкните таблицу, а затем нажмите кнопку Закрыть.

    Если используется пример данных, добавьте в запрос таблицу "Сотрудники".

  3. Добавьте на бланк поля, которые вы хотите использовать в запросе. Вы можете дважды щелкнуть каждое поле или перетащить его в пустую ячейку в строке Поле.

    Если вы работаете с примером таблицы, то добавьте поля "Фамилия", "Имя" и "Дата рождения".

  4. В поле, которое содержит искомые наибольшие или наименьшие значения (при использовании примера таблицы — поле "Дата рождения), в строке Сортировка выберите порядок сортировки По возрастанию или По убыванию.

    При сортировке по убыванию будут возвращены самые последние даты, при сортировке по возрастанию — самые давние.

    Важно : В строке Сортировка следует установить значение только для полей, содержащих даты. Если порядок сортировки задан по другому полю, запрос не вернет ожидаемых результатов.

  5. На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкните стрелку вниз рядом со значением Все (список Набор значений) и либо введите число записей, которые вы хотите просмотреть, либо выберите значение из списка.

  6. Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить Изображение кнопки .

  7. Сохраните запрос и оставьте его открытым, чтобы использовать на следующих шагах.

Как вы видите, этот тип запросов на набор значений дает ответы на основные вопросы, например "Кто из сотрудников самый старший или самый молодой?". Ниже описано, как с помощью выражений и других условий создавать более точные и гибкие запросы. Запрос по описанным ниже условиям выдает ближайшие дни рождения у трех сотрудников.

Добавление условий в запрос

Примечание : В этих инструкциях предполагается, что вы используете запрос, описанный в предыдущем разделе.

  1. Откройте запрос, созданный на предыдущих шагах, в Конструкторе.

  2. В бланке запроса в столбце справа от столбца "Дата рождения" скопируйте и вставьте или введите следующее выражение: Expr1: DatePart("m"; [Дата рождения]). Затем нажмите кнопку Выполнить.

    Функция DatePart извлекает месяц из значения в поле "Дата рождения".

  3. Переключитесь в Конструктор.

  4. Справа от первого выражение вставьте или введите следующее выражение: Expr2: DatePart("d"; [Дата рождения]). Затем нажмите кнопку Выполнить.

    В этом случае функция DatePart извлекает день из значения в поле "Дата рождения".

  5. Переключитесь в Конструктор.

  6. Для обоих введенных выражений снимите флажки в строке Показать, щелкните строку Сортировка и выберите пункт По возрастанию.

  7. Нажмите кнопку Запустить.

  8. При необходимости вы можете указать условия для ограничения области запроса. После этого запрос будет сортировать только записи, удовлетворяющие им, и определять первые или последние значения полей из отсортированного списка.

    Для продолжения работы с примером данных откройте Конструктор. Затем в строке Условия отбора столбца Дата рождения введите следующее выражение:

    Month([Дата рождения]) > Month(Date()) Or Month([Дата рождения])= Month(Date()) And Day([Дата рождения])>Day(Date())

    Это выражение делает следующее: Часть Month([Дата рождения]) > Month(Date()) проверяет, приходится ли день рождения каждого сотрудника на следующий месяцу и, если это так, включает его запись в запрос. Часть Month([Дата рождения])= Month(Date()) And Day([Дата рождения])>Day(Date()) проверяет дни рождения в текущем месяце и, если они не раньше текущей даты, включает эти записи в запрос. Коротко говоря, это выражение пропускает все записи, в которых день рождения выпадает на период с 1 января до даты выполнения запроса.

    Другие примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.

  9. На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкните стрелку вниз рядом со значением Все (список Набор значений) и либо введите число записей, которые вы хотите просмотреть, либо выберите значение из списка.

    Чтобы просмотреть следующие три дня рождения, введите 3.

  10. Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить Изображение кнопки .

Если отображается больше записей, чем требовалось

Если в данных есть записи с одинаковым значением даты, запрос может возвращать больше записей, чем вы указали. Например, вы можете создать запрос на набор значений для получения записей о трех сотрудниках, н запрос вернет четыре, поскольку у Измайлова и Быкова дни рождения совпадают, как указано в следующей таблице.

Фамилия

ДатаРождения

Белых

26.09.1968

Бутусов

02.10.1970

Измайлов

15.10.1965

Быков

15.10.1969

Если отображается меньше записей, чем требовалось

Предположим, что вы создали запрос, возвращающий наибольшие или наименьшие пять записей в поле, но он возвращает только три. Как правило, чтобы решить эту проблему, нужно открыть запрос в Конструкторе и проверить строку Условия отбора для столбцов в бланке запроса.

Дополнительные сведения об условиях см. в статье Примеры условий запроса.

Если выводятся повторяющиеся записи

Если запрос на набор значений возвращает повторяющиеся значения, то либо базовые таблицы содержат повторяющиеся записи, либо записи отображаются как одинаковые, потому что запрос не включает поля, значения которых позволяют их различить. Например, в следующей таблице показан результат запроса, отображающего пять последних отгруженных заказов вместе с именем продавца, который проводил транзакцию.

Дата поставки

Продавец

12.11.2004

Ковалев

12.11.2004

Маслов

12.10.2004

Попов

12.10.2004

Попов

12.10.2004

Ковалев

Третья и четвертая записи кажутся одинаковыми, но это может объясняться тем, что Попов обработал два различных заказа, отгруженных в один день.

Чтобы избежать отображения повторяющихся записей, можно выполнить одно из двух действий в зависимости от требуемого результата. Вы можете изменить структуру запроса, добавив поля, которые позволят различить записи, например поля "КодЗаказа" и "КодКлиента". Или, если достаточно показать только одну из повторяющихся записей, вы можете выбрать отображение только уникальных записей, задав значение Да для свойства запроса Уникальные значения. Чтобы задать значение этого свойства, в Конструктор щелкните правой кнопкой мыши в любом свободном месте в верхней половине окна конструктора запросов и выберите в контекстном меню команду Свойства. В окне свойств найдите свойство Уникальные значения и задайте для него значение Да.

Дополнительные сведения о работе с повторяющимися записями см. в статье Поиск, скрытие или удаление повторяющихся данных.

К началу страницы

Поиск самых последних или самых давних дат для записей в категории или группе

Для поиска самых последних или самых давних дат для записей, входящих в группы или категории, используются итоговые запросы. Итоговый запрос представляет собой запрос на выборку, в котором для вычисления значений определенного поля используются агрегатные функции, например Min, Max, Sum, First, и Last

При описании действий в этом разделе в качестве примера используется организация мероприятий — монтаж сцены, освещение, обеспечение буфетов и прочие масштабные работы. Кроме того, сами мероприятия делятся на несколько категорий, например презентации товаров, уличные ярмарки и концерты. Инструкции этого раздела позволяют ответить на типичный вопрос: когда состоится следующее мероприятие в каждой категории (ближайшая презентация товаров, концерт и т. д.).

В процессе работы помните следующее: по умолчанию итоговые запросы, которые будут здесь созданы, могут включать только поля, содержащие данные группы или категории, и поля с датами. В запросы не должны включаться другие поля, которые описывают элементы в составе категории, например имена клиентов или поставщиков. Однако вы можете создать второй запрос, в котором будут содержаться итоговые запросы и поля с описательными данными. Ниже в этом разделе будет показано, как выполнить эту задачу.

Инструкции в данном разделе предполагают использование следующих трех таблиц:

Таблица "Типы мероприятий"    

КодТипа

Тип мероприятия

1

Презентация товара

2

Корпоративное мероприятие

3

Частное мероприятие

4

Мероприятие по сбору средств

5

Выставка-продажа

6

Лекция

7

Концерт

8

Выставка

9

Уличная ярмарка

Таблица "Клиенты"    

КодКлиента

Компания

Контакт

1

Contoso, Ltd. НИИ

Николай Белых

2

Лесопитомник

Регина Покровская

3

Fabrikam

Елена Матвеева

4

Лесопитомник

Афанасий Быков

5

А. Datum

Лилия Медведева

6

Adventure Works

Максим Измайлов

7

железа

Арина Иванова

8

Художественная школа

Полина Кольцова

Таблица "Мероприятия"    

КодМероприятия

Тип мероприятия

Клиент

Дата мероприятия

Цена

1

Презентация товара

Contoso, Ltd.

14.04.2003

10 000 ₽

2

Корпоративное мероприятие

Лесопитомник

21.04.2003

8000 ₽

3

Выставка-продажа

Лесопитомник

01.05.2003

25000 ₽

4

Выставка

НИИ железа

13.05.2003

4 500 ₽

5

Выставка-продажа

Contoso, Ltd.

14.05.2003

55 000 ₽

6

Концерт

Художественная школа

23.05.2003

12 000 ₽

7

Презентация товара

А. Datum

01.06.2003

15 000 ₽

8

Презентация товара

Лесопитомник

18.06.2003

21 000 ₽

9

Мероприятие по сбору средств

Adventure Works

22.06.2003

1300 ₽

10

Лекция

НИИ железа

25.06.2003

2450 ₽

11

Лекция

Contoso, Ltd.

04.07.2003

3800 ₽

12

Уличная ярмарка

НИИ железа

04.07.2003

5500 ₽

Примечание : Действия, описываемые в данном разделе, предполагают, что таблицы "Клиенты" и "Типы мероприятий" находятся на стороне "один" отношения "один-ко-многим" с таблицей "Мероприятия". В данном случае таблица "Мероприятия" имеет с этими таблицами общие поля "КодКлиента" и "КодТипа". Итоговые запросы, описанные в следующих разделах, не будут работать, если эти связи отсутствуют.

Как добавить эти данные в базу данных?

Чтобы добавить эти примеры таблиц в базу данных, выполните действия, описанные выше в разделе Поиск самой последней или самой давней даты, со следующими исключениями:

  • При копировании таблиц "Типы мероприятий" и "Клиенты" в Excel не копируйте столбцы "КодТипа" и "КодКлиента". Access добавит значения первичных ключей при импорте листов — это поможет сэкономить время.

  • После импорта таблиц необходимо открыть таблицу "Мероприятия" в Конструкторе и преобразовать столбцы "Тип мероприятия" и "Клиент" в поля подстановки. Для этого щелкните столбец Тип данных для каждого поля и выберите пункт Мастер подстановок.

    В ходе создания полей подстановки Access заменяет текстовые значения столбцов "Тип мероприятия" и "Клиент" числовыми значениями из исходных таблиц.

    Дополнительные сведения о создании и использовании полей подстановки см. в статьях Использование списка, в котором хранится несколько значений и Руководство по полям, одновременно допускающим несколько значений. В них описывается создание поля подстановки, позволяющего выбирать для поля несколько значений, а также создание списков подстановки.

Создание итогового запроса

  1. На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.

    Откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

  2. В диалоговом окне выберите нужные таблицы, нажмите кнопку Добавить, а после добавления таблиц нажмите кнопку Закрыть.

    -или-

    Дважды щелкните каждую из нужных таблиц, а затем нажмите кнопку Закрыть. Таблицы появятся в верхней части конструктора запросов.

    При использовании приведенных выше примеров добавьте таблицы "Мероприятия" и "Типы мероприятий".

  3. Дважды щелкните поля таблицы, которые вы хотите использовать в запросе. На данном этапе к запросу следует добавить только поля категорий или групп и поле значений.

    При использовании данных из трех приведенных выше таблиц следует добавить либо поле "Тип мероприятия" из таблицы "Типы мероприятий", либо поле "Дата мероприятия" из таблицы "Мероприятия".

  4. При необходимости вы можете указать условие для ограничения области запроса. Сортироваться будут только записи, удовлетворяющие этому условию, и в отсортированном списке будут определены первые и последние значения полей.

    Например, если вы хотите просмотреть мероприятия с категорией "Частное мероприятие", в строку Условия отбора в столбце Тип мероприятия следует ввести выражение <>"Частное мероприятие".

    Другие примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.

  5. Преобразуйте этот запрос в итоговый запрос следующим образом:

    На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Итоги.

    В бланке запроса появится строка Итоги.

  6. Убедитесь, что в строке Итоги поля каждой группы или категории выбран пункт Группировка по, и выберите для строки Итоги поля значения (поля с наибольшими или наименьшими значениями) функцию Max или Min.

    Функция Max возвращает наибольшее значение числового поля и самое последнее значение даты или времени в поле с типом данных "Дата/время". Функция Min возвращает наименьшее значение в числовом поле и самую раннюю дату или время в поле "Дата/время".

  7. На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкните стрелку вниз рядом со значением Все (список Набор значений) и либо введите число записей, которые вы хотите просмотреть, либо выберите значение из списка.

    В этом случае для просмотра результатов в режиме таблицы выберите параметр Все и нажмите кнопку Выполнить.

    Примечание : В зависимости от функции, выбранной на шаге 6, Access изменяет имя поля значения в запросе на Максимум_ИмяПоля или Минимум_ИмяПоля. В нашем примере поле будут переименовано в Максимум_Дата мероприятия или Минимум_Дата мероприятия.

  8. Сохраните запрос и переходите к следующим шагам.

Запрос не возвращает названия продуктов и другую информацию о них. Чтобы просмотреть дополнительные данные, необходимо создать второй запрос, который включает в себя запрос, который вы только что создали. Далее описано, как это сделать.

Создание второго запроса для отображения более подробных данных

  1. На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.

  2. В диалоговом окне Добавление таблицы откройте вкладку Запросы, а затем дважды щелкните итоговый запрос, созданный в предыдущем разделе.

  3. Откройте вкладку Таблицы и добавьте таблицы, которые вы использовали в итоговом запросе, а также таблицы, в которых содержатся дополнительные данные. Если вы использовали три таблицы из примера, добавьте в новый запрос таблицы "Типы мероприятий", "Мероприятия" и "Клиенты".

  4. Свяжите поля в итоговом запросе с соответствующими полями в родительских таблицах. Для этого перетащите каждое поле из итогового запроса на соответствующее поле в таблице.

    При использовании примеров данных из трех таблиц перетащите столбец "Тип мероприятия" из итогового запроса на поле "Тип мероприятия" в таблице "Типы мероприятий". Затем перетащите столбец Максимум_Дата мероприятия в итоговом запросе на поле "Дата мероприятия" в таблице "Мероприятия". Благодаря объединению новый запрос на выборку связывает данные из итогового запроса с данными из других таблиц.

  5. Добавьте в запрос поля с дополнительной информацией из других таблиц.

    При использовании примеров данных из трех таблиц можно добавить поля "Компания" и "Контакт" из таблицы "Клиенты".

  6. При желании вы можете задать порядок сортировки по одному или нескольким столбцам. Например, для вывода категорий в алфавитном порядке задайте в строке Сортировка столбца Тип мероприятия значение По возрастанию.

  7. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

    Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.

Совет.    Если вам не нравится, что заголовок столбца Цена называется Максимум_Цена или Минимум_Цена, то откройте запрос в Конструкторе и в столбце "Цена" в бланке запроса введите Цена: Максимум_Цена или Цена: Минимум_Цена. После этого в заголовке столбца в режиме таблицы будет выводиться название Цена.

К началу страницы

Одновременный поиск самых последних и самых давних дат

Запросы, созданные ранее в этой статье, возвращают либо наибольшие, либо наименьшие значения, но не оба набора сразу. Если вы хотите отобразить оба набора значений в одном представлении, следует создать два запроса (один для получения наибольших значений и другой для получения наименьших значений), а затем объединить и сохранить результаты в одной таблице.

Поиск наибольших и наименьших значений и отображение этих данных в таблице состоит из следующих основных этапов:

  • Создание запроса на поиск наибольших значений и запроса на поиск наименьших значений или, при необходимости группировки данных, создание итоговых запросов, использующих функции Min и Max.

  • Преобразование запроса на поиск наибольших значений (или итогового запроса на поиск максимальных значений) в запрос на создание таблицы и выполнение этого запроса.

  • Преобразование запроса на поиск наименьших значений (или итогового запроса на поиск минимальных значений) в запрос на добавление для добавления записей в таблицу наибольших значений.

    Ниже описано, как это сделать.

    Создание запросов

    1. Создайте запросы на поиск наибольших и наименьших значений.

      Шаги, необходимые для создания запроса на поиск наибольших или наименьших значения, описаны выше в разделе Поиск самой последней или самой давней даты. Если нужно сгруппировать записи по категориям, обратитесь к разделу Поиск самых последних или самых давних дат для записей в категории или группе.

      Если используются таблицы примеров из предыдущего раздела, используйте только данные из таблицы "Мероприятия". Используйте в обоих запросах поля "Тип мероприятия", "Клиент" и "Дата мероприятия" из таблицы "Мероприятия".

    2. Сохраните оба запроса, присвоив им описательные имена, например "Наибольшее значение" и "Наименьшее значение", и оставьте их открытыми для использования на следующих этапах.

Создание запроса на создание таблицы

  1. В запросе на поиск наибольших значений, открытом в Конструкторе:

    На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажмите кнопку Создание таблицы.

    Откроется диалоговое окно Создание таблицы.

  2. В поле Имя таблицы введите имя таблицы, которая будет хранить записи с наибольшими и наименьшими значениями. Например, введите Наименьшие и наибольшие значения, а затем нажмите кнопку ОК.

    Каждый раз при выполнении запроса вместо отображения результатов в режиме таблицы запрос будет создавать таблицу и замещать значения текущими данными.

  3. Сохраните и закройте запрос.

Создание запроса на добавление

  1. Откройте запрос на поиск наименьших значений в Конструкторе.

    На вкладке Разработка в группе Тип запроса выберите команду Добавить.

  2. Откроется диалоговое окно Добавление.

  3. Введите то же имя, которое вы указали в диалоговом окне Создание таблицы.

    Например, введите Наименьшие и наибольшие значения, а затем нажмите кнопку ОК. Каждый раз при выполнении запроса вместо отображения результатов в режиме таблицы он будет добавлять записи в таблицу "Наибольшие и наименьшие значения".

  4. Сохраните и закройте запрос.

Выполнение запросов

  • Теперь вы готовы запустить оба запроса. В области навигации дважды щелкните запрос на поиск наибольших значений и нажмите кнопку Да при появлении подтверждения. Затем дважды щелкните запрос на поиск наименьших значений и нажмите кнопку Да при появлении подтверждения.

  • Откройте таблицу с набором записей в режиме таблицы.

Важно : Если при попытке выполнения запроса на создание или добавление ничего не происходит, проверьте, не появляется ли в строке состояния Access следующее сообщение:

Данное действие или событие заблокировано в режиме отключения.

Если выводится это сообщение, сделайте следующее:

  • Откройте панель сообщений, если она скрыта. Для этого на вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Панель сообщений.

  • На панели сообщений нажмите Параметры.

    Откроется диалоговое окно Параметры безопасности Microsoft Office.

  • Выберите Включить это содержимое, а затем кнопку ОК.

  • Выполните запрос еще раз.

Дополнительные сведения о режиме отключения и безопасности в Access см. в статье Защита базы данных Access 2007.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×