Поиск записей в базе данных

По мере роста базы данных становится все труднее найти нужные записи, просто взглянув на таблицу. В этой статье описано пять способов поиска конкретной записи.

В этой статье

Просмотр всех записей

Переход к определенной записи

Поиск определенной записи

Фильтрация записей

Поиск записей с помощью запроса

Просмотр всех записей

Для просмотра записей можно нажимать клавишу TAB, чтобы перейти к следующей по порядку записи. Если для открытия таблицы применяется режим таблицы, также можно использовать кнопки навигации. Кнопки навигации находятся внизу таблиц и форм.

Кнопки переходов

1. Первая запись

2. Предыдущая запись

3. Поле Текущая запись

4. Следующая запись

5. Последняя запись

6. Новая (пустая) запись

7. Индикатор фильтра

8. Поле «Поиск»

Примечания : 

  • Если выбрать поле Текущая запись, то можно ввести номер записи и нажать клавишу ВВОД для перехода к ней. Номер записи отсчитывается последовательно от начала формы или таблицы. Он не соответствует ни одному из значений поля.

  • Узнать, применен ли к записям фильтр, можно, посмотрев на кнопку индикатора фильтра. Если не применен ни один фильтр либо все фильтры очищены, отображается надпись Нет фильтра. Если выводится надпись С фильтром, можно нажать эту кнопку, чтобы удалить фильтр. Когда отображается надпись Без фильтра, можно нажать эту кнопку, чтобы применить последний использовавшийся фильтр (если он есть).

  • При вводе текста в поле Поиск по мере ввода каждого символа первое совпадающее значение выделяется в режиме реального времени. Это средство можно использовать для быстрого поиска записи с совпадающим значением.

К началу страницы

Переход к определенной записи

Если известно, какую запись нужно найти, можно перейти к ней в Access. Поле Перейти позволяет выбирать конкретную запись из раскрывающегося списка. Оно обычно добавляется в формы.

Поле "Перейти"

  • Чтобы перейти к записи, щелкните стрелку справа от поля Перейти и выберите запись из раскрывающегося списка.

    Примечание : Если известны первые несколько знаков записи, к которой требуется перейти, эти знаки можно ввести в поле Перейти, чтобы быстро найти нужную запись.

Поле Перейти отображает только количество данных, необходимое для однозначного определения каждой записи. При выборе записи из списка Access отображает оставшиеся данные записи в главной области формы.

К началу страницы

Поиск определенной записи

Для поиска определенных записей можно использовать вкладку Найти в диалоговом окне Поиск и замена. Это эффективный способ поиска записей, соответствующих определенным условиям (условиям поиска и операторам сравнения, таким как "равно" или "содержит").

Примечание : Диалоговое окно Поиск и замена можно использовать, только если в текущий момент в таблице или форме отображаются данные. Это распространяется даже на случай, если видимых записей нет из-за применения фильтра.

  1. Откройте таблицу или форму, а затем щелкните поле, в котором будет осуществляться поиск.

  2. На вкладке Главная в группе Поиск нажмите кнопку Найти. Кроме того, можно нажать клавиши CTRL+F.

    Откроется диалоговое окно Поиск и замена с выбранной вкладкой Поиск.

  3. В поле Образец поиска введите значение, которое требуется найти.

  4. Чтобы изменить поле для поиска или выполнить поиск по всей базовой таблице, выберите соответствующее значение в списке Поиск в.

    Совет : Список Совпадение представляет собой оператор сравнения (такой как "равно" или "содержит"). Чтобы расширить поиск, При в списке Совпадение выберите значение С любой частью поля.

  5. В списке Поиск выберите значение Все, а затем нажмите кнопку Найти далее.

  6. Когда будет выделен искомый элемент, нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне Поиск и замена , чтобы закрыть его. Записи, соответствующие условиям, выделяются

Дополнительные сведения об использовании диалогового окна Поиск и замена см. в статье Изменение данных с помощью диалогового окна "Поиск и замена".

К началу страницы

Фильтрация записей

Если требуется просмотреть только записи, соответствующие определенным условиям и операторам сравнения, можно использовать фильтрацию. Например, чтобы быстро уменьшить число отображаемых записей, щелкните правой кнопкой мыши поле, значение которого будет использоваться в качестве условия отбора, и выберите в нижней части контекстного меню команду Равно, Не равно, Содержит или Не содержит. Для быстрого переключения между отфильтрованным и неотфильтрованным представлением одних и тех же данных можно включать или отключать фильтр. В отличие от поиска, фильтрация только ограничивает отображаемыезаписи.

  1. Чтобы применить фильтр на основе выделения, откройте таблицу или форму.

  2. Чтобы убедиться в том, что к таблице или форме уже не применен фильтр, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Очистить все фильтры, если она доступна.

  3. Перейдите к записи, в которой содержится значение, используемое в качестве элемента фильтра, и щелкните внутри столбца (в режиме конструктора) или элемента управления (в режиме формы, отчета или макета). Чтобы применить фильтр по частичному выделению, выделите только нужные знаки.

  4. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкните Выделение, а затем выберите фильтр, который нужно применить.

  5. Чтобы отфильтровать другие поля по выделению, повторите шаги 3 и 4.

Дополнительные сведения о применении фильтра см. в статье Фильтр: ограничение количества записей в представлении.

К началу страницы

Поиск записей с помощью запроса

Приемы, используемые для поиска и фильтрации записей, очень полезны для нахождения конкретных записей в определенных ситуациях. Однако иногда требуется регулярно выполнять одну и ту же операцию поиска или фильтрации. Вместо повторения шагов для поиска и фильтрации можно создать запрос. Запрос — это гибкий способ поиска записей, так как он позволяет настраивать условия поиска, применять пользовательские фильтры и сортировать записи. Можно создавать собственные запросы, чтобы отбирать нужные записи и отвечать на конкретные вопросы. Созданные запросы можно сохранить и использовать повторно, а также применять при построении форм и отчетов.

При применении запроса для поиска или фильтрации используется условия, основанные на искомом типе данных. Различные виды сведений хранятся в различных типах данных. Например, дни рождения хранятся как данные даты и времени, а имена — в качестве текстовых данных.

Иногда не удается найти определенную запись, хотя известно, что она существует. Это может быть вызвано тем, что записи просматриваются в форме или запросе, не отображающем некоторые записи в связи со значением в определенном поле. Ниже приводится пример использования запроса для нахождения записей.

Предположим, используется база данных, созданная на основе шаблона "Вопросы" Microsoft Office Access 2007 для отслеживания вопросов. В таблице "Вопросы" есть поле "Состояние", указывающее на то, является ли конкретный вопрос активным, разрешенным или закрытым. Чтобы создать запрос, отображающий вопросы с состоянием "Закрыт", выполните следующие действия:

  1. На вкладке Создание в группе Другие нажмите кнопку Конструктор запросов.

  2. В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните Вопросы, а затем нажмите кнопку Закрыть.

  3. В конструкторе запросов дважды щелкните звездочку (*) в таблице Вопросы. Это обеспечит отображение запросом всех полей из записей, которые он возвращает.

    Вопросы*. Отображается в первом столбце бланка запроса в строке Поле. Это означает, что должны быть возвращены все поля из таблицы "Вопросы".

  4. В конструкторе запросов дважды щелкните Состояние в таблице Вопросы.

    Состояние отображается во втором столбце бланка запроса в строке Поле.

  5. Во втором столбце бланка запроса снимите флажок в строке Показать. Это означает, что запрос не будет отображать поле "Состояние".

    Если не снять флажок Показать в столбце "Состояние", в результатах запроса поле "Состояние" будет отображаться дважды.

  6. Во втором столбце бланка запроса в строке Условия введите ="Закрыт". Это будет условием поиска. Запрос будет возвращать только записи, у которых поле Состояние имеет значение "Закрыт".

    Примечание : В этом примере используется только одно условие поиска. Чтобы использовать несколько условий поиска для каждого конкретного поиска можно добавлять условия для нескольких полей, использовать строку или и дополнительные строки под строкой или.

    Запрос готов к выполнению и выглядит следующим образом:

    Бланк запроса

  7. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

    Примечание : Запрос не возвратит результатов, если уже не начато отслеживание вопросов, то есть в таблице "Вопросы" есть данные, и хотя бы один вопрос не имеет состояние "Закрыт". Однако запрос можно сохранить и использовать его впоследствии.

  8. Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить запрос.

  9. В диалоговом окне Сохранение введите в поле Имя запроса значение, например Закрытые вопросы, а затем нажмите кнопку ОК.

Получен запрос, отображающий вопросы с состоянием "Закрыт".

Чтобы узнать больше о том, как создавать запросы для поиска записей, читайте в статье Создание простого запроса на выборку.

Дополнительные сведения об условиях поиска и фильтрации см. в статье Примеры условий запроса.

К началу страницы

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×