Подключение внешнего списка к Outlook

Подключение внешнего списка к Outlook

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

К приложению Microsoft Outlook 2013 можно подключить внешний список, содержащий перечень клиентов, задач, встреч или публикаций. После подключения вы сможете просматривать, редактировать и печатать полученные данные с помощью знакомого пользовательского интерфейса Outlook, как и собственные данные Outlook. Если внешний список содержит, например, контактные данные клиентов, вы также сможете позвонить им, отправить сообщение электронной почты и пригласить на собрание. При этом выполняется двусторонняя (то есть двунаправленная) синхронизация данных. Изменения, внесенные в приложении Outlook 2013, автоматически синхронизируются с источником внешнего списка. Изменения, внесенные в источник внешнего списка, синхронизируются с элементами в Outlook 2013, хотя для этого может потребоваться обновление.

Дополнительные сведения см. в статье Справочные ресурсы по внешним данным.

В этой статье

Перед началом работы

Общие предварительные задачи

Предварительные задачи Outlook

Подключение внешнего списка к Outlook 2013

Подготовка

Для работы с внешними данными необходимо выполнить несколько предварительных задач, чтобы обеспечить защищенный доступ к данным. Приведенные ниже сведения помогут спланировать дальнейшие действия. Если при работе с внешними данными возникнет проблема, эти сведения также помогут определить ее причину. Для доступа к внешним данным необходимо выполнить указанные ниже задачи.

Общие предварительные задачи

Подготовка внешнего источника данных    Администратору может потребоваться создать учетную запись и настроить разрешения на доступ к источнику данных, чтобы данные не могли попасть в чужие руки. Администратор может также создать во внешней базе данных конкретные таблицы, представления, запросы и т. д. для получения более точных результатов и повышения производительности.

Настроить SharePoint служб и учетных записей    Администратор должен активировать службы подключения к бизнес-данным и службы Secure Store.

Настройка службы Secure Store    Администратор должен определить оптимальный режим доступа к внешнему источнику данных, создать конечное приложение и задать для него учетные данные.

Настройка службы подключения к бизнес-данным    Администратор должен предоставить пользователю, который создает внешний тип контента, доступ к хранилищу метаданных службы подключения к бизнес-данным, а соответствующим пользователям — доступ к внешнему типу контента, на котором основан внешний список.

Создание типа внешнего контента.    Пользователь должен определить внешний тип контента, содержащий сведения о подключениях, доступе, методах работы, столбцах, фильтрах и другие метаданные, используемые для получения данных из внешнего источника.

Создание внешнего списка.    Пользователь должен создать внешний список на основе внешнего типа контента и одного или нескольких представлений внешнего списка.

Убедитесь, что продукты Office готовы к использованию    Чтобы синхронизировать внешние данные с продуктами Office, необходимо иметь Windows 7 или более поздней версии и следующие продукты бесплатного программного обеспечения, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 и WCF Data Services 5.0 для OData V3 на каждым клиентским компьютером (при необходимости будут автоматически предложено загрузить программное обеспечение). Кроме того, убедитесь, что параметр установки Office, включить Business Connectivity Services (это значение по умолчанию). Этот параметр устанавливает выполнения клиента Business Connectivity Services что делает следующее: кэширование и синхронизация с внешними данными, сопоставляет бизнес-данных для внешних типов контента, отображает выбора внешних элементов в продуктах Office и выполняется настраиваемые решения внутри продуктов Office.

Предварительные задачи Outlook

Активация функции внешних списков автономной синхронизации    Функция сайтов и, Автономная синхронизация для внешних списков, также должен быть активным. Эта функция является активным по умолчанию на уровне фермы, но не активна по умолчанию на уровне сайта.

Создание Outlook поддерживаются внешнего типа контента     При создании внешнего типа контента, пользователь должен включить параметр поддержки автономной синхронизации и значение в поле Тип элемента Microsoft Office на один из следующих действий: контакт, встречи, задачи или запись.

Сопоставление соответствующих полей    Пользователь должен сопоставить одно или несколько полей внешнего типа контента с соответствующими им полями Outlook.

При сопоставлении внешнего типа контента, например Клиент, с типом элемента Outlook, например Контакт, важно точно сопоставить отдельные поля с внешними типами контента, например Имя клиента, Фамилия клиента, Адрес заказчика, и Телефон клиента с соответствующими полями "Тип элемента Outlook", например Имя, Фамилия, РабочийАдрес и РабочийТелефон контакта.

Вам не нужно сопоставлять все соответствующие поля, но для перечисленные ниже полей это обязательно.

Тип элемента Outlook

Поле элемента Outlook

"Контакт"

"Фамилия"

"Задача"

"Тема"

"Встреча"

"Начало", "Окончание" и "Тема"

"Публикация"

"Тема"

Несопоставленные поля, в зависимости от их количества, отображаются в виде расширенных свойств следующим образом:

  • смежные    добавляются к области формы в нижней части стандартной страницы формы (от 2 до 5 полей);

  • Отдельные    Добавлено в виде новой страницы формы Outlook (6 и более полей).

Если тип внешнего контента непосредственно не сопоставляется с каким-либо типом элемента Outlook, вы можете сопоставить поля с типом элемента записи Outlook, который является наиболее общим типом элемента.

К началу страницы

Подключение внешнего списка к Outlook 2013

  1. Перейдите на сайт SharePoint, содержащий внешний список.

  2. Щелкните Список > Подключиться к Outlook.

  3. Если потребуется, Outlook 2013 откроет и создаст в области навигации новый файл данных Outlook (BCSStorage.pst) с именем Внешние списки SharePoint, а затем — папку с именем <Сайт> — <Внешний список>.

Совет:  По умолчанию данные обновляются автоматически каждые шесть часов, но вы можете изменить этот интервал. Чтобы убедиться, что отображаются текущие данные из источника внешнего списка, щелкните папку правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Синхронизировать сейчас.

Примечание:  По умолчанию в Outlook 2013 отображаются только поля, точно сопоставленные с соответствующими полями Outlook автором внешнего типа контента. Но если вы хотите просмотреть все поля внешнего списка, включая несопоставленные, сделайте следующее:

  • откройте один элемент в форме (на вкладке Контакт в группе Показать нажмите кнопку Сведения о <имя>);

  • создайте настраиваемое представление Outlook и добавьте в него все поля из внешнего списка.

Подробнее об отображении полей и создании настраиваемых представлений читайте в справке по Outlook.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×