Поддержка внедрения Project Online внедрения силами проектного офиса

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

< Дополнительная справка по Project

Что такое "проектный офис"?

Вы планируете внедрение Project Online в своей компании. Как вы собираетесь использовать эту службу, каким образом лучше всего внедрить ее и какую бизнес-проблему вы пытаетесь решить? Вот некоторые возможные ответы:

  • мои руководители хотят улучшить контроль за состоянием проектов;

  • мне нужен более удобный инструмент для управления ресурсами и назначения их в проекты;

  • я хочу без труда отслеживать время, которое тратят сотрудники на выполнение задач;

  • мне нужен более надежный инструмент для отслеживания данных проекта, чем таблицы Excel.

Организации, которые были успешно с помощью Project Online в адресации бизнес-задач, таких как те, которые создать набор стандартов, процессы и советы и рекомендации по способ управления проектами в своей организации. Пользователь или группа, который создает и управляет эти правила для управления проектами известная также как Office управления проектами (РМО).

Что делает проектный офис?

В больших компаниях проектный офис может представлять собой отдел, который занимается вопросами управления проектами в масштабе организации, такими как руководство управлением проектами, внедрение, обучение, изучение потребностей, связанных с управлением проектами, а также определение наилучшего способа составления информативных отчетов. В небольших и средних организациях проектный офис может состоять из одного сотрудника или небольшой группы людей, но решать те же задачи, что и в крупных компаниях. К числу стандартных целей проектного офиса можно отнести следующие:

  • стимулирование и пропагандирование принятия новой системы управления проектами;

  • упрощение управления проектами для пользователей организации за счет автоматизации процессов в программном средстве;

  • создание политик, процедур и рекомендаций, касающихся функций управления проектами;

  • выполнение роли экспертов в области управления проектами, функционирование в качестве "центра передовых знаний" по всем вопросам управления проектами и обучение сотрудников применению соответствующих рекомендаций и инструментов;

  • получение от ответственных спонсоров полномочий на внесение (в т. ч. принудительное) изменений в соответствии с их рекомендациями.

Все еще в замешательстве? Давайте вернемся на шаг назад и рассмотрим пример, понятный каждому: как глава семьи заботится о своих родных.

Потребность

Проектный офис

Семья

Отдел управления проектами — "Сведения"

Проектный офис помогает установить эффективный способ предоставления информации с использованием отчетов о состоянии проекта и работоспособности. Это может предполагать изучение потребностей, связанных с отчетностью, перемещение необходимых данных в систему и разработку рабочих процессов, которые гарантируют, что данные, необходимые для повторяющихся отчетов, попадают в систему вовремя.

Главе семьи требуется информация о положении дел:

  • ежеквартальные отчеты об успеваемости детей;

  • ежемесячные банковские выписки, отображающие состояние финансов;

  • ежегодные визиты врача, позволяющие контролировать состояние здоровья членов семьи.

Отдел управления проектами — "Информация о том, кто что делает"

Проектный ОФИС создает процессы получить правильные данные для системы управления проектами для предоставления состояния на уровне проекта руководителям проектов. Он также содержит инструкции и советы и рекомендации для управления ресурсами.

Членам семьи нужно знать, кто что делает, например:

  • кто сегодня забирает детей из школы, кто гуляет с собакой по вечерам, кто готовит обед и т. п.;

  • если один человек не в состоянии выполнить свою обычную задачу, вам нужно знать, кто может его заменить;

  • полезно внести расписания работы и учебы , а также доступность каждого человека в общий семейный календарь. В этом случае легко понять, для кого можно запланировать те или иные дела.

Отдел управления проектами — "Форумы для совместной работы"

Проектный офис помогает создать сайты для совместной работы над проектами и настроить их в соответствии с потребностями пользователей.

Членам семьи требуется площадка для взаимодействия, например:

  • настенный календарь в кухне, где можно оставлять записи о важных событиях;

  • ежедневные беседы за обеденным столом.

Отдел управления проектами — "Доступ и снижение рисков"

Проектный офис отвечает за настройку системы для управления рисками.

Главе семьи может потребоваться план снижения риска:

  • определение потребности в медицинском страховании;

  • приобретение абонементов в оздоровительный клуб;

  • увеличение объема пенсионных накоплений.

Отдел управления проектами — "Установить правила и процессы"

Проектный ОФИС изучает текущие процессы и рабочие процессы и находит способ автоматизировать их с помощью внедряемого средства управления проекта. Один из следующих может включать определение драйверы для выбора какие проекты, для перемещения вперед заданному набор бюджета (анализа портфеля).

Глава семьи устанавливает правила и процессы для членов семьи, в том числе:

  • время, когда дети должны возвращаться домой, и время отхода ко сну;

  • список необходимых приобретений с учетом всех обстоятельств (например, "на что нам лучше потратить деньги в этом году: купить автомобиль, отремонтировать крышу или поехать в отпуск?");

  • график работы системы автоматического полива;

  • время для закупки продуктов на неделю и других дел.

Проектный офис помогает компании повысить эффективность управления проектами, для чего выполняет описанные ниже действия.

  • Собирает информацию, чтобы определить требования к управлению проектами в организации. Сюда относятся, например, анализ деловых потребностей организации, разработка процессов для удовлетворения этих потребностей и последующее сопоставление этих процессов с параметрами или рабочими процессами в Project Online.

  • Определяет, какие данные необходимо регулярно проверять, и вместе с администратором Project обеспечивает предоставление этих данных заинтересованным лицам. Например, нужно определить необходимые данные и процесс их ввода в систему для создания еженедельных отчетов о состоянии проектов. Это позволит предоставлять заинтересованным лицам сводку о состоянии выполняемых проектов.

  • Создает правила для процессов и рабочих процессов. Например, это может быть рабочий процесс, в котором идеи проектов проходят процесс утверждения, прежде чем становятся проектами в Project Online.

  • Переносит существующие данные из текущей системы управления проектами в новую. Сюда относится, например, поиск простейшего способа переноса данных о ресурсах и проектах из таблиц Microsoft Excel в Project Online или из приложения Project профессиональный на компьютере каждого пользователя в централизованную среду Project Online.

  • Предоставление поддержка управления портфеля проектов для облегчения приоритетов проекта и прогнозирование. Как большинство компаний существует множество проектов, которым вы хотели бы сделать, но ограничениями бюджета и ресурсы, чтобы сделать их все. Вам нужен способ определить, какие проекты, которые следует переместить на. Процесс выбора проекта и программы для обеспечения будущих вложениях в выравнивание со стратегическими целями организации и рост зрения может управлять проектных офисах.

  • Управление пользователями этому изменений может сталкиваются при переходе от их текущего системы управления проектами, к которой они подключены. Например tactfully влияние на руководители проектов для перехода от их старый процесс сохранять свои файлы проектов для их жестких дисках и предоставления доступа к их отображением их преимуществ публиковать их в Project Online. Проектный ОФИС это можно сделать, выделяя больше времени сначала убедить более руководителям проектов и их влияния на другие помогает руководители проектов диска изменения рекомендацию по организации.

  • Управляет техническими аспектами изменений, предлагая удобные варианты обучения.

Для чего нужен проектный офис?

В этом примере семейства последствия не адресации некоторые функции могут быть dire. Например не просматривает ребенка отчета, что при первом поступлении карточки может привести к условии, что является нормально, изучать при фактически больше времени или учебного может потребоваться. Таким же образом развертывание Project Online без создания сущность для облегчения стандартизации и внедрения также могут содержать dire обстоятельства. Чтобы увеличить вероятность успеха при развертывании Project Online поможет установления проектный ОФИС. В зависимости от ваших целей это можно переводить для повышения эффективности в управлении проектами (например, несколько проектов завершена во время), который обычно связана с снижать затраты для управления проектами (например, другие project выполнить в или бюджету).

Каковы первые шаги по созданию проектного офиса?

Если вы читаете эту статью, то, вероятно, первые шаги по созданию проектного офиса вами уже сделаны. Если вы заинтересовались переходом на Project Online, то у вас наверняка есть идеи относительно того, как это может помочь повысить эффективность или решить проблемы, существующие в компании. Планируя конкретные шаги по созданию проектного офиса, следует рассмотреть перечисленные ниже аспекты.

Определение будущих задач проектного офиса

Необходимо сделать для устранения неполадок конкретной главной цели проектного ОФИСА? Например может потребоваться применить систему расписания для получения тесная управления анализ затрат. Или, возможно, проект данные распределены по двум или трем даже различных приложений и требуется консолидировать данные в единой системы, которые могут помочь позволяют лучше разобраться в выполнение проектов. Или может быть для предоставления руководство по управлению текущему проекту и устранения потребности в обучении руководителя проекта. Поняв, почему необходима проектного ОФИСА, будет гораздо легче область требования попадают в установление и его обслуживание.

Привлечение ответственных спонсоров

Заручитесь поддержкой кого-то из высших руководителей. Очень важно, чтобы у проектного офиса были ответственные спонсоры, так как отсутствие поддержки со стороны руководства — одна из основных причин, которые могут помешать успешной деятельности этого подразделения. Если уже есть руководитель высшего звена, который осознает преимущества и важное значение того, что вы делаете, это очень хорошо. Если такой поддержки пока нет, один из лучших способов привлечь кого-то из руководителей на свою сторону состоит в том, чтобы раскрыть этому человеку преимущества перехода на такую систему управления проектами, как Project Online. Для этого покажите, какую бизнес-проблему позволит решить внедрение новой системы. Возможно, часть этой задачи уже выполнена при первичной оценке Project Online, но если вы сумеете продемонстрировать работу нового решения с реальными данными компании в пилотной среде, то действительно найдете союзников в высшем руководстве. Демонстрация преимуществ исключительно важна для привлечения ответственных спонсоров.

Строгое ответственных спонсоров могут быть полезны в адресации устойчивость, которые пользователи могут иметь при переходе на то, что они знакомы, для новой системы управления проектами, например Project Online. Попробовать и продвижение преимущества других влиятельных заинтересованным лицам, например руководителей проектов старший, также могут помочь после разрыва все этому вложения, которые другие пользователи могут при перемещении из выбранной системы.

Создание рабочей группы

Независимо от того, создаете ли вы проектный офис в небольшой или крупной компании, в его рамках необходимо предусмотреть роли, описанные в таблице ниже.

Роль

Описание

Продвижение плана принятия Project Online

Если вы являетесь мы ищем способ реализации Project Online, общего плана должен другого диска его. Так же как и любой проект плана принятия должен владельца, чтобы обеспечить специалисты службы и завершения всех нужных задач.

Изучение потребностей, связанных с управлением проектами

Этот человек оценивает требования к управлению проектами в организации. Он беседует с пользователями из разных отделов компании, чтобы понять, как они в настоящее время управляют проектами, каковы их требования и как можно их удовлетворить за счет внедрения Project Online. Эти требования нужно передать администратору Project, чтобы они были правильно реализованы в Project Online. Сотрудник, играющий эту роль, должен не только быть хорошим специалистом в управлении проектами, но и обладать отличными коммуникативными навыками. Вполне возможно, что сотрудники компании испытывают эмоциональную привязанность к старому процессу, так что этому человеку придется преодолевать их сопротивление, показывая, каким образом внедрение новой системы облегчит жизнь.

Обучение, документация и поддержка

Этот человек оценивает уровень навыков пользователей и отвечает за предоставление учебных материалов, необходимых для успешного использования продукта. Сюда может входить организация обучения на основе ролей для администраторов Project, руководителей проектов, руководителей групп и участников групп. Основные усилия, вероятно, будут направлены на организацию обучения для руководителей проектов и администраторов, а для руководителей и участников групп наиболее эффективны могут быть краткие справочники, памятки, контрольные списки и краткие руководства. Кроме того, потребуется продумать способ предоставления поддержки пользователям на местах и процедуру эскалации сложных проблем на более высокий уровень.

Связь с ИТ-отделом

Совместная работа с ИТ-отдел, важно участие их помочь знак вверх, установки и настройки среды Project Online. При наличии только начали оценки Project Online обычно быть этого можно кем-либо из ваш ИТ-отдел без слишком много проблемы, просмотрев документации Приступая к работе с Project Online .

Проектному офису необходимо сотрудничество с ИТ-отделом по двум указанным ниже направлениям.

  • Администрирование Office 365: Проектному офису требуется содействие администратора Office 365 по вопросам назначения пользователей и лицензий.

  • Администрирование Project Online: проектному офису также необходимо сотрудничество с администратором Project Online по вопросам конфигурирования настраиваемых полей, ресурсов и расписаний. Предметом сотрудничества также может быть реализация процессов в виде рабочих процессов Project Online.

В некоторых проектных офисах крупных компаний есть также руководители проектов, которым поручается курирование отдельных проектов, требующих вмешательства. В зависимости от области охвата проекта такие сотрудники могут оказывать помощь в различных формах: от предоставления консультаций владельцу проекта до фактического принятия функций владельца на себя.

Составление заявления о программных целях проектного офиса

Каждый проектный офис должен иметь собственное заявление о программных целях. Его легко составить, если вы уже оценили потребность в создании проектного офиса. Посмотрите на заявление о миссии вашей компании и попробуйте в соответствии с ним сформулировать программные цели проектного офиса. Это заявление не должно быть слишком сложным. Его предназначение — дать базовое понимание причин создания проектного офиса и его роли в компании.

Составление плана создания проектного офиса

После областей задач, необходимые для создания проектного ОФИСА, может потребоваться создать план проекта высокого уровня для него. Рассмотрим стандартного проектного ОФИСА как один большой проект, связанные задачи, длительности и назначений. План проекта будет станут более, заданные при пошаговой некоторые первоначальные задачи, такие как оценка среды. План проекта помогает предоставить проектного ОФИСА календарным планом построения для отслеживания будут выполнены, что вы работаете и что у вас еще в создания проектного ОФИСА. Например Вот как несколько задач построения проектный ОФИС в плане проекта Project Online может выглядеть.

План проекта "Отдел управления проектами" в Project Online

Дополнительные сведения о проектных офисах

Если вы уже нет проектный ОФИС, может быть intimidated немного на мысль о запустить одну. Несмотря на то, что проектного ОФИСА будет диск с требованиями вашей компании, необходимо узнать, как создать структуру, чтобы установить и развиваться проектного ОФИСА. В зависимости от ваших целей может потребоваться исследовать различные методы процесс и отрасли отдел управления Проектами или отображается может приблизить с модель отдел управления Проектами. Доступны несколько книг, обучение и ресурсы в Интернете о создании и управлении проектных офисах, которые помогут вам в своих усилиях.

Если вы пытаетесь Настройка проектный ОФИС и вам нужна помощь, вы можете связаться с Microsoft Certified Partner или Microsoft Consulting Services. Мы также у внутренние консультантов корпорации Майкрософт отличный опыт по настройке проектных офисах для малых, средних и крупных компаниях.

Что дальше?

Итак вы готовы начать проектного ОФИСА? Надеюсь поняли после прочтения этой статьей, начиная проектный ОФИС инвестиции, которые будут хорошо стоит время и силы. Потребует много совместной работы с другими пользователями в организации и возникли руководителя «champion» важно. Также потребуется инвестиции в более половине о настройке проектный ОФИС до много ресурсов, которые доступны. И если вам нужна помощь, вы можете включить для Сертифицированные партнеры корпорации Майкрософт, а также Microsoft Consulting Services.

Если вы находитесь в небольших компании, области все это может показаться непреодолимой. У вас нет ресурсов для приема на работу пользователей для каждой роли отдел управления Проектами, перечисленным в таблице «Построить группы», и вам не нужно. Только Имейте в виду, что это обязанностей, которые может понадобиться выполнить описанную в определенный момент времени, и в некоторой степени, соответствующий вашим требованиям. Обратите внимание, что объем работ необходимости можно масштабировать размер компании и цели. Отдел управления Проектами в небольших компании может потребоваться только в соответствии с несколькими руководителями проектов старший в своей компании, чтобы оценить их требованиям сравнении нескольких отделов широким выбором требованиям в больших компании.

Создание проектного офиса может помочь успешно внедрить Project Online, а работа в Project Online обеспечит успех проектного офиса. Удачного внедрения!

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×