Поддержка внедрения Project Online внедрения силами проектного офиса

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

< Дополнительная справка по Project

Что такое "проектный офис"?

Вы планируете внедрение Project Online в своей компании. Как вы собираетесь использовать эту службу, каким образом лучше всего внедрить ее и какую бизнес-проблему вы пытаетесь решить? Вот некоторые возможные ответы:

  • мои руководители хотят улучшить контроль за состоянием проектов;

  • мне нужен более удобный инструмент для управления ресурсами и назначения их в проекты;

  • я хочу без труда отслеживать время, которое тратят сотрудники на выполнение задач;

  • мне нужен более надежный инструмент для отслеживания данных проекта, чем таблицы Excel.

Наибольшего успеха в решении подобных проблем с помощью Project Online добиваются те организации, которые разрабатывают наборы стандартов, процессов и рекомендаций, определяющих управление проектами. Группу (или сотрудника), которая разрабатывает и внедряет эти правила управления проектами, иногда называют проектным офисом (другое название — отдел управления проектами).

Что делает проектный офис?

В больших компаниях проектный офис может представлять собой отдел, который занимается вопросами управления проектами в масштабе организации, такими как руководство управлением проектами, внедрение, обучение, изучение потребностей, связанных с управлением проектами, а также определение наилучшего способа составления информативных отчетов. В небольших и средних организациях проектный офис может состоять из одного сотрудника или небольшой группы людей, но решать те же задачи, что и в крупных компаниях. К числу стандартных целей проектного офиса можно отнести следующие:

  • стимулирование и пропагандирование принятия новой системы управления проектами;

  • упрощение управления проектами для пользователей организации за счет автоматизации процессов в программном средстве;

  • создание политик, процедур и рекомендаций, касающихся функций управления проектами;

  • выполнение роли экспертов в области управления проектами, функционирование в качестве "центра передовых знаний" по всем вопросам управления проектами и обучение сотрудников применению соответствующих рекомендаций и инструментов;

  • получение от ответственных спонсоров полномочий на внесение (в т. ч. принудительное) изменений в соответствии с их рекомендациями.

Все еще в замешательстве? Давайте вернемся на шаг назад и рассмотрим пример, понятный каждому: как глава семьи заботится о своих родных.

Потребность

Проектный офис

Семья

Отдел управления проектами — "Сведения"

Проектный офис помогает установить эффективный способ предоставления информации с использованием отчетов о состоянии проекта и работоспособности. Это может предполагать изучение потребностей, связанных с отчетностью, перемещение необходимых данных в систему и разработку рабочих процессов, которые гарантируют, что данные, необходимые для повторяющихся отчетов, попадают в систему вовремя.

Главе семьи требуется информация о положении дел:

  • ежеквартальные отчеты об успеваемости детей;

  • ежемесячные банковские выписки, отображающие состояние финансов;

  • ежегодные визиты врача, позволяющие контролировать состояние здоровья членов семьи.

Отдел управления проектами — "Информация о том, кто что делает"

Проектный офис создает процессы, обеспечивающие загрузку правильных данных в систему управления проектами, что позволяет руководителям проектов контролировать состояние на уровне проектов. Проектный офис также предоставляет инструкции и рекомендации по управлению ресурсами.

Членам семьи нужно знать, кто что делает, например:

  • кто сегодня забирает детей из школы, кто гуляет с собакой по вечерам, кто готовит обед и т. п.;

  • если один человек не в состоянии выполнить свою обычную задачу, вам нужно знать, кто может его заменить;

  • полезно внести расписания работы и учебы , а также доступность каждого человека в общий семейный календарь. В этом случае легко понять, для кого можно запланировать те или иные дела.

Отдел управления проектами — "Форумы для совместной работы"

Проектный офис помогает создать сайты для совместной работы над проектами и настроить их в соответствии с потребностями пользователей.

Членам семьи требуется площадка для взаимодействия, например:

  • настенный календарь в кухне, где можно оставлять записи о важных событиях;

  • ежедневные беседы за обеденным столом.

Отдел управления проектами — "Доступ и снижение рисков"

Проектный офис отвечает за настройку системы для управления рисками.

Главе семьи может потребоваться план снижения риска:

  • определение потребности в медицинском страховании;

  • приобретение абонементов в оздоровительный клуб;

  • увеличение объема пенсионных накоплений.

Отдел управления проектами — "Установить правила и процессы"

Проектный офис изучает текущие процессы и бизнес-процессы и находит способ автоматизировать их с помощью внедряемого средства управления проектами. Один из таких способов подразумевает определение драйверов для выбора проектов, которые нужно передвинуть на более раннюю дату с учетом бюджета (анализ портфеля).

Глава семьи устанавливает правила и процессы для членов семьи, в том числе:

  • время, когда дети должны возвращаться домой, и время отхода ко сну;

  • список необходимых приобретений с учетом всех обстоятельств (например, "на что нам лучше потратить деньги в этом году: купить автомобиль, отремонтировать крышу или поехать в отпуск?");

  • график работы системы автоматического полива;

  • время для закупки продуктов на неделю и других дел.

Проектный офис помогает компании повысить эффективность управления проектами, для чего выполняет описанные ниже действия.

  • Собирает информацию, чтобы определить требования к управлению проектами в организации. Сюда относятся, например, анализ деловых потребностей организации, разработка процессов для удовлетворения этих потребностей и последующее сопоставление этих процессов с параметрами или рабочими процессами в Project Online.

  • Определяет, какие данные необходимо регулярно проверять, и вместе с администратором Project обеспечивает предоставление этих данных заинтересованным лицам. Например, нужно определить необходимые данные и процесс их ввода в систему для создания еженедельных отчетов о состоянии проектов. Это позволит предоставлять заинтересованным лицам сводку о состоянии выполняемых проектов.

  • Создает правила для процессов и рабочих процессов. Например, это может быть рабочий процесс, в котором идеи проектов проходят процесс утверждения, прежде чем становятся проектами в Project Online.

  • Переносит существующие данные из текущей системы управления проектами в новую. Сюда относится, например, поиск простейшего способа переноса данных о ресурсах и проектах из таблиц Microsoft Excel в Project Online или из приложения Project профессиональный на компьютере каждого пользователя в централизованную среду Project Online.

  • Предоставляет помощь в управлении портфелем проектов за счет определения их приоритетов и составления прогноза. Как и у большинства компаний, у вас наверняка есть много проектов, которые вы бы хотели реализовать, но из-за ограниченных ресурсов и бюджета это сделать невозможно. Вам нужен способ определить проекты, которые следует продвигать. Проектный офис может управлять процессом отбора проектов и программ, чтобы обеспечить соответствие будущих инвестиций стратегическим целям организации и плану развития.

  • Помогает пользователям справиться с эмоциями, вызванными изменениями, и спокойно воспринять переход от привычной системы управления проектами к новой. Это может быть, например, тактичное воздействие на руководителей проектов, побуждающее их отказаться от старого процесса, при котором они сохраняли файлы проектов на своих жестких дисках и предоставляли к ним доступ, и воспользоваться преимуществами, которые дает публикация файлов в Project Online. Для решения этих задач проектный офис может направить основные усилия на убеждение как можно большего числа старших руководителей проектов, чтобы они затем повлияли на остальных руководителей проектов, убедив их принять изменения.

  • Управляет техническими аспектами изменений, предлагая удобные варианты обучения.

Для чего нужен проектный офис?

В примере с семьей пренебрежение какими-либо потребностями может привести к серьезным последствиям. Например, если сразу не просмотреть табель успеваемости ребенка, вам может показаться, что с учебой все в порядке, тогда как на самом деле нужно выделить больше времени на домашние задания или даже пригласить репетитора. Аналогично развертывание Project Online без создания структуры, отвечающей за разработку стандартов и принятие системы пользователями, может вызвать печальные последствия. Создание проектного офиса поможет повысить вероятность успешного развертывания Project Online в организации. В зависимости от поставленных целей под этим можно понимать более эффективное управление проектами (например, больше проектов завершаются в установленный срок), что обычно связано со снижением затрат на управление проектами (например, больше проектов выполняются в рамках бюджета).

Каковы первые шаги по созданию проектного офиса?

Если вы читаете эту статью, то, вероятно, первые шаги по созданию проектного офиса вами уже сделаны. Если вы заинтересовались переходом на Project Online, то у вас наверняка есть идеи относительно того, как это может помочь повысить эффективность или решить проблемы, существующие в компании. Планируя конкретные шаги по созданию проектного офиса, следует рассмотреть перечисленные ниже аспекты.

Определение будущих задач проектного офиса

Необходимо сделать для устранения неполадок конкретной главной цели проектного ОФИСА? Например может потребоваться применить систему расписания для получения тесная управления анализ затрат. Или, возможно, проект данные распределены по двум или трем даже различных приложений и требуется консолидировать данные в единой системы, которые могут помочь позволяют лучше разобраться в выполнение проектов. Или может быть для предоставления руководство по управлению текущему проекту и устранения потребности в обучении руководителя проекта. Поняв, почему необходима проектного ОФИСА, будет гораздо легче область требования попадают в установление и его обслуживание.

Привлечение ответственных спонсоров

Заручитесь поддержкой кого-то из высших руководителей. Очень важно, чтобы у проектного офиса были ответственные спонсоры, так как отсутствие поддержки со стороны руководства — одна из основных причин, которые могут помешать успешной деятельности этого подразделения. Если уже есть руководитель высшего звена, который осознает преимущества и важное значение того, что вы делаете, это очень хорошо. Если такой поддержки пока нет, один из лучших способов привлечь кого-то из руководителей на свою сторону состоит в том, чтобы раскрыть этому человеку преимущества перехода на такую систему управления проектами, как Project Online. Для этого покажите, какую бизнес-проблему позволит решить внедрение новой системы. Возможно, часть этой задачи уже выполнена при первичной оценке Project Online, но если вы сумеете продемонстрировать работу нового решения с реальными данными компании в пилотной среде, то действительно найдете союзников в высшем руководстве. Демонстрация преимуществ исключительно важна для привлечения ответственных спонсоров.

Надежная поддержка со стороны ответственных спонсоров может быть полезна, если вы столкнетесь с сопротивлением пользователей при переходе от привычного решения к новой системе управления проектами, такой как Project Online. Разъяснение и пропагандирование преимуществ среди других влиятельных заинтересованных лиц, таких как старшие руководители проектов, также может помочь преодолеть эмоциональную привязанность прочих пользователей к старой системе.

Создание рабочей группы

Независимо от того, создаете ли вы проектный офис в небольшой или крупной компании, в его рамках необходимо предусмотреть роли, описанные в таблице ниже.

Роль

Описание

Продвижение плана принятия Project Online

Если вы являетесь мы ищем способ реализации Project Online, общего плана должен другого диска его. Так же как и любой проект плана принятия должен владельца, чтобы обеспечить специалисты службы и завершения всех нужных задач.

Изучение потребностей, связанных с управлением проектами

Этот человек оценивает требования к управлению проектами в организации. Он беседует с пользователями из разных отделов компании, чтобы понять, как они в настоящее время управляют проектами, каковы их требования и как можно их удовлетворить за счет внедрения Project Online. Эти требования нужно передать администратору Project, чтобы они были правильно реализованы в Project Online. Сотрудник, играющий эту роль, должен не только быть хорошим специалистом в управлении проектами, но и обладать отличными коммуникативными навыками. Вполне возможно, что сотрудники компании испытывают эмоциональную привязанность к старому процессу, так что этому человеку придется преодолевать их сопротивление, показывая, каким образом внедрение новой системы облегчит жизнь.

Обучение, документация и поддержка

Этот человек оценивает уровень навыков пользователей и отвечает за предоставление учебных материалов, необходимых для успешного использования продукта. Сюда может входить организация обучения на основе ролей для администраторов Project, руководителей проектов, руководителей групп и участников групп. Основные усилия, вероятно, будут направлены на организацию обучения для руководителей проектов и администраторов, а для руководителей и участников групп наиболее эффективны могут быть краткие справочники, памятки, контрольные списки и краткие руководства. Кроме того, потребуется продумать способ предоставления поддержки пользователям на местах и процедуру эскалации сложных проблем на более высокий уровень.

Связь с ИТ-отделом

Сотрудничество с ИТ-отделом имеет ключевое значение, так как необходимо привлечь его сотрудников к получению, установке и настройке Project Online. Если вы пока находитесь в процессе оценки Project Online, эти задачи обычно можно поручить одному из сотрудников ИТ-отдела, который выполнит их без особых усилий. Для этого достаточно ознакомиться с документацией, доступной по ссылкам в статье Приступая к работе с Project Online.

Проектному офису необходимо сотрудничество с ИТ-отделом по двум указанным ниже направлениям.

  • Администрирование Office 365: проектному офису требуется содействие администратора Office 365 по вопросам назначения пользователей и лицензий.

  • Администрирование Project Online: проектному офису также необходимо сотрудничество с администратором Project Online по вопросам конфигурирования настраиваемых полей, ресурсов и расписаний. Предметом сотрудничества также может быть реализация процессов в виде рабочих процессов Project Online.

В некоторых проектных офисах крупных компаний есть также руководители проектов, которым поручается курирование отдельных проектов, требующих вмешательства. В зависимости от области охвата проекта такие сотрудники могут оказывать помощь в различных формах: от предоставления консультаций владельцу проекта до фактического принятия функций владельца на себя.

Составление заявления о программных целях проектного офиса

Каждый проектный офис должен иметь собственное заявление о программных целях. Его легко составить, если вы уже оценили потребность в создании проектного офиса. Посмотрите на заявление о миссии вашей компании и попробуйте в соответствии с ним сформулировать программные цели проектного офиса. Это заявление не должно быть слишком сложным. Его предназначение — дать базовое понимание причин создания проектного офиса и его роли в компании.

Составление плана создания проектного офиса

Определив задачи, необходимые для создания проектного офиса, можно составить соответствующий высокоуровневый план проекта. Рассматривайте создание проектного офиса как один большой проект, в котором есть задачи, длительность их выполнения и назначения ресурсов. План проекта станет более конкретным после выполнения некоторых начальных задач, например оценки среды. На основе плана проекта вы сможете составить расписание создания проектного офиса, чтобы следить за тем, какие задачи выполнены, над чем идет работа в настоящий момент и что еще необходимо сделать. Например, вот как может выглядеть фрагмент плана проекта в Project Online, содержащий несколько задач по созданию проектного офиса:

План проекта "Отдел управления проектами" в Project Online

Дополнительные сведения о проектных офисах

Если в вашей компании еще нет проектного офиса, возможно, вас немного пугает мысль о его создании. Даже если в организации существует потребность в проектном офисе, вам еще нужно понять, как создать базу для построения и развития этого подразделения. В зависимости от целей вы можете изучить различные процессы и отраслевые методики создания проектного офиса или выбрать одну из моделей, наиболее подходящую для вашей ситуации. К вашим услугам — множество книг, учебных курсов и интернет-ресурсов, посвященных созданию проектного офиса и управлению им.

Если вы пытаетесь создать проектный офис и нуждаетесь в помощи, возможно, вам будет полезно обратиться к партнеру Майкрософт со статусом Microsoft Certified Partner или в службу Microsoft Consulting Services. Кроме того, в корпорации Майкрософт есть штатные консультанты с блестящим опытом построения проектных офисов в небольших, средних и крупных компаниях.

Что дальше?

Итак, вы готовы приступить к созданию проектного офиса? Прочитав эту статью, вы наверняка поняли, что создание проектного офиса — это дело, которое стоит затраченного времени и усилий. Вам придется активно сотрудничать с работниками компании и обязательно привлечь ответственного спонсора из числа руководителей высшего звена. Кроме того, потребуются инвестиции для глубокого изучения разнообразных доступных ресурсов, посвященных вопросам создания проектного офиса. Если же вам нужна помощь, вы можете обратиться к партнеру Майкрософт со статусом Microsoft Certified Partner или в службу Microsoft Consulting Services.

Для небольшой компании все эти сложности могут показаться непреодолимыми. У вас может не быть ресурсов, чтобы нанять сотрудников для каждой роли в проектном офисе (см. таблицу в разделе "Создание рабочей группы"), но в этом и нет необходимости. Просто имейте в виду, что описанные задачи, вероятно, нужно будет выполнить в какой-то момент в той степени, которая соответствует вашим требованиям. Кроме того, учтите, что объем необходимых трудозатрат зависит от размера и целей организации. В небольшой компании сотруднику проектного офиса может быть достаточно встретиться с несколькими старшими руководителями проектов, чтобы оценить их потребности, а в крупной организации речь может идти о нескольких подразделениях с различными требованиями.

Создание проектного офиса может помочь успешно внедрить Project Online, а работа в Project Online обеспечит успех проектного офиса. Удачного внедрения!

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×