Подготовка к использованию почтовых ящиков сайта в Office 365

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Важно : Начиная с марта 2017 г. является устаревшим функцию почтовый ящик сайта в SharePoint Online. Эта функция будет удалена полностью в будущих выпусках. Новые организации SharePoint Online больше не имеют доступ к функции почтового ящика сайта. Существующие организации SharePoint Online больше не могут создавать новые почтовые ящики сайта. Любой почтовый ящик сайта, Настройка и развернуты до марта 2017 г. продолжает работать.

Представленные процесс для перехода к существующих сайтов почтового ящика сайта для группы Office 365 в сентябрь 2017 г.. Если вы в данный момент использовать функцию почтовый ящик сайта в SharePoint Online, следует учитывать вместо изменение групп Office 365 для поддержки сценариев совместной работы вашей электронной почты.

Почтовый ящик сайта можно использовать с сайта группы SharePoint для хранения и упорядочения электронной почты группы. Его также можно использовать из Outlook 2013 в составе Office 365 профессиональный плюс или Office профессиональный плюс или Office профессиональный плюс, чтобы работать с электронной почтой группы, а также быстро сохранять вложения и извлекать документы с сайта группы.

Прежде чем использовать почтовые ящики сайта в своей организации (особенно, если вы планируете использовать их из Outlook), прочтите эту статью, в которой объясняются требования и варианты настройки. Чтобы просмотреть вопросы, которые часто задают пользователи, и решить проблемы с доступом, см. статью Часто задаваемые вопросы.

В этой статье

Когда и как следует использовать почтовый ящик сайта

Разрешения и требования

Часто задаваемые вопросы об управлении почтовыми ящиками сайта

Использование почтовых ящиков сайта

Работа с документами из Outlook

Создание и удаление почтовых ящиков сайта

Устранение проблем с доступом к почтовым ящикам сайта

Когда и как следует использовать почтовый ящик сайта

Для начала узнайте, каким образом почтовый ящик сайта может помочь при совместной работе группы. Когда вы будете готовы настроить и использовать почтовый ящик сайта, см. следующие статьи:

Разрешения и требования

Разрешениями на работу с почтовыми ящиками можно управлять, добавляя людей в определенные группы на сайте SharePoint. В следующей таблице показано, что могут просматривать пользователи различных уровней.

Задача

Кто может ее выполнять

Отправлять электронную почту на адрес почтового ящика сайта.

Все.

Создавать почтовый ящик сайта для сайта.

Все люди из группы владельцев SharePoint для этого сайта.

Читать, упорядочивать, отвечать на электронную почту и удалять ее из почтового ящика сайта в SharePoint.

  • Все люди из группы владельцев и группы участников сайта, определенных по умолчанию (пользователи с разрешениями уровня "Участие"), могут использовать почтовый ящик сайта из SharePoint. В группу владельцев или участников можно добавлять отдельных людей или людей в составе группы безопасности.

  • Внешние участники группы не имеют доступа к почтовому ящику сайта.

  • У каждого человека должна быть лицензия на SharePoint и Exchange в одной и той же подписке на Office 365.

Использовать почтовый ящик сайта из Outlook 2013 в составе Office 365 профессиональный плюс или Office профессиональный плюс или Office профессиональный плюс.

Важно :  Следует учитывать следующее:

  • Требуется приложение Outlook 2013 в составе Office 365 профессиональный плюс или Office профессиональный плюс или Office профессиональный плюс.

  • Другие версии Outlook не позволяют использовать почтовый ящик сайта, как описано в этой статье.

  • Outlook 2013 в составе Office 365 профессиональный плюс или Office профессиональный плюс доступна только в некоторых планах подписки Office 365.

  • Уникальное имя пользователя должно быть включено в список группы владельцев или участников SharePoint, используемой по умолчанию.

  • Если вы добавите в группу SharePoint группу безопасности, в которую уже входит этот пользователь, он не сможет просматривать почтовый ящик сайта в Outlook, несмотря на то что сможет использовать его из SharePoint.

В гибридных конфигурациях, чтобы увидеть почтовый ящик сайта в Outlook, почтовый ящик пользователя должен размещаться в Exchange 2013 или Office 365.

Отправлять электронную почту с адреса почтового ящика сайта.

По умолчанию сообщения, отправленные из почтового ящика сайта имеет адрес от лица, отправка сообщения электронной почты. Чтобы разрешить пользователю использовать адрес электронной почты почтового ящика сайта в качестве из Интернета, вы можете предоставить пользователю разрешения "Отправить как" адрес электронной почты, почтовый ящик сайта.

Часто задаваемые вопросы об управлении почтовыми ящиками сайта

Ниже представлены ответы на распространенные вопросы, которые могут возникнуть в начале использования почтовых ящиков сайта в организации.

Использование почтовых ящиков сайта

Как участник сайта может узнать, кому доступен почтовый ящик сайта?

В Outlook в области навигации щелкните правой кнопкой мыши свое имя учетной записи и выберите Управление всеми почтовыми ящиками сайта. Откроется новое окно со списком всех почтовых ящиков сайта, к которым у вас есть доступ. Дважды щелкните почтовый ящик сайта, а затем выберите пользователи.

Также можно использовать Outlook Web App. В правом верхнем углу выберите Параметры Параметры: обновить профиль, установить программное обеспечение и подключить его к облаку , Настройки и почтовые ящики сайта, а затем дважды щелкните почтовый ящик сайта и нажмите Пользователи.

Можно ли не перемещать, а копировать сообщение электронной почты в почтовый ящик сайта в Outlook?

Когда вы перетаскиваете сообщение электронной почты из своего почтового ящика в почтовый ящик сайта, оно перемещается в этот почтовый ящик. Чтобы копировать сообщение, щелкните его правой кнопкой, чтобы переместить в почтовый ящик сайта, а затем нажмите Копировать.

Что происходит, если два пользователя пытаются загрузить один и тот же документ в почтовый ящик сайта с помощью Outlook?

Каждый документ должен иметь уникальное имя файла. Второй пользователь получает по электронной почте сообщение о том, что файл нельзя загрузить, так как файл с этим именем уже существует. Сообщение содержит вложение.

Что происходит, если сразу два пользователя редактируют черновик сообщения в почтовом ящике сайта с помощью приложения приложение почтового ящика сайта на сайте SharePoint?

Изменения, внесенные вторым пользователем, заменяют изменения, внесенные первым.

Работа с документами из Outlook

Может ли пользователь извлечь файл из Outlook?

Нет. Чтобы извлечь файл, необходимо открыть сайт группы в SharePoint.

Если ваш рабочий процесс SharePoint требует извлечения документов, их нельзя будет редактировать из Outlook.

Что происходит, если два пользователя редактируют один и тот же документ из почтового ящика сайта с помощью Outlook?

SharePoint управляет исправлениями и слиянием изменений.

Как задаются метаданные SharePoint, когда пользователь перетаскивает документ или вложение в почтовый ящик сайта?

Когда пользователь перетаскивает вложение или документ в почтовый ящик сайта в Outlook, данные о вложении или документе сохраняются. В следующей таблице показаны свойства Outlook, которые сохраняются как метаданные SharePoint.

Имя свойства Outlook

Метаданные SharePoint

Тема

Имя файла

От:

Кем изменен

Кем изменен

Кем изменен

Время получения

Время последнего изменения

Размер документа

Размер документа

Кем извлечено

Кем извлечено

Если для вашей библиотеки документов этих метаданных недостаточно, при перетаскивании пользователем документа на сайт с помощью Outlook документ отображается как извлеченный в SharePoint, пока этот человек не откроет SharePoint и не добавит необходимые метаданные.

Как часто Outlook синхронизируется с почтовым ящиком сайта?

Если почтовый ящик сайта открыт в Outlook или SharePoint, данные синхронизируются каждые 15 минут. Информация почтового ящика сайта Outlook синхронизируется при каждом открытии Outlook.

Если нужно выполнить синхронизацию вручную, любой пользователь может начать синхронизацию из Outlook или Outlook Web App. В Outlook в области навигации щелкните правой кнопкой свое имя учетной записи и выберите Управление всеми почтовыми ящиками сайта. Откроется новое окно со списком всех почтовых ящиков сайта, к которым у вас есть доступ. Дважды щелкните почтовый ящик сайта, выберите Состояние синхронизации и нажмите Начать синхронизацию. В правом верхнем углу Outlook Web App выберите Параметры Параметры: обновить профиль, установить программное обеспечение и подключить его к облаку , Настройки и нажмите Почтовые ящики сайтов, а затем дважды щелкните почтовый ящик сайта и нажмите Состояние синхронизации и Начать синхронизацию.

Что происходит, когда я перетаскиваю вложение или документ из Outlook в почтовый ящик сайта, но SharePoint не может сохранить документ?

Если документ можно сохранить в библиотеку документов SharePoint, он сохраняется. Если его нельзя сохранить, вы получите сообщение электронной почты с этим документом в качестве вложения.

Что делать, если в почтовом ящике сайта появляется папка "Ошибки синхронизации"?

Папка Ошибки синхронизации появляется при возникновении ошибки синхронизации или неудачной попытке загрузки или удаления документа. Если вам не удается загрузить или удалить файл из Outlook, попробуйте загрузить или удалить файлы с сайта SharePoint непосредственно через сайт SharePoint. Чтобы открыть сайт SharePoint, в почтовом ящике сайта в Outlook щелкните папку документов правой кнопкой мыши и выберите команду Открыть в веб-браузере.

Если документ с сайта SharePoint не удается синхронизировать с почтовым ящиком в Outlook, попробуйте синхронизировать его вручную. Ручную синхронизацию нужно выполнять из Outlook Web App для вашей учетной записи, а не из SharePoint. В Outlook Web App откройте меню Параметры Параметры: обновить профиль, установить программное обеспечение и подключить его к облаку , выберите команду Настройки, а затем — команду почтовые ящики сайта. Дважды щелкните почтовый ящик сайта, выберите Состояние синхронизации и нажмите Начать синхронизацию. Если синхронизацию по-прежнему не удается выполнить, выберите команду отправить сведения по электронной почте, определите проблему и при необходимости свяжитесь со службой поддержки.

Создание и удаление почтовых ящиков сайта

Нужно ли назначать лицензию адресу почтового ящика сайта?

Нет. Для адреса электронной почты сайта не требуется лицензия Exchange.

Бывают ли ситуации, когда не следует использовать почтовый ящик сайта?

При определенных обстоятельствах не рекомендуется использовать почтовые ящики сайта.

  • Подумайте, насколько для вас важна конфиденциальность. Электронную почту в почтовом ящике сайта может прочитать или переслать любой участник сайта.

  • Почтовый ящик сайта является общим рабочим пространством, поэтому любой пользователь почтового ящика сайта может переупорядочить или удалить электронную почту.

Можно ли переименовать почтовый ящик сайта?

В качестве отображаемого имени почтового ящика сайта используется отображаемое имя сайта группы SharePoint. Если вы измените отображаемое имя сайта в SharePoint, изменится также отображаемое имя в Outlook. При этом, адрес электронной почты сайта изменен не будет.

Можно ли добавить префикс к адресам почтовых ящиков для новых сайтов?

Чтобы создать префикс для всех новых почтовых ящиков сайта, используйте можно использовать командлет Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell с параметром aliasprefix.

Можно ли удалить почтовый ящик сайта?

Если сайт закрывается или удаляется вручную или в результате применения политик закрытия сайта, почтовый ящик сайта также закрывается или удаляется.

Вы можете запретить пользователям создавать почтовые ящики сайтов, сняв флажок Почтовые ящики группы в политике назначения ролей по умолчанию. Затем можно создать новую политику, согласно которой для создания почтовых ящиков пользователям будут необходимы разрешения.

Можно ли автоматизировать создание почтовых ящиков сайта?

Да.

  1. Чтобы создать почтовый ящик для существующего сайта SharePoint с помощью автоматизированной системы подготовки, установите приложение приложение почтового ящика сайта.

  2. С помощью Windows PowerShell и командлетов Exchange Online запустите следующую команду, чтобы создать почтовый ящик сайта и установить отображаемое имя:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

Пример того, как настроить новый почтовый ящик сайта на сайте группы по маркетингу:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Дополнительные сведения о командлеты, которые используются для управления почтовыми ящиками сайта читайте в статье общий доступ и совместная работа командлетов.

Как регулировать максимальный размер почтового ящика?

Можно воспользоваться командлетом Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell для управления максимальный размер входящих сообщений электронной почты, которые могут быть получены, максимальном предупреждений и максимальный размер почтового ящика.

Доступна ли статистика использования почтового ящика сайта?

Да. Получить информацию об использовании можно с помощью следующих командлетов Windows PowerShell:

  • Get-SiteMailbox: получение основных данные о почтовом ящике;

  • Get-MailboxFolderStatistics: просмотр количества элементов и размера папки;

  • Get-MailboxStatistics: просмотр времени последнего входа.

Дополнительные сведения об использовании этих командлетов читайте в статье общий доступ и совместная работа командлетов.

Устранение проблем с доступом к почтовым ящикам сайта

Почему пользователь не видит почтовый ящик сайта в Outlook, но видит его в SharePoint?

Есть несколько причин, по которым почтовый ящик сайта может отображаться в приложении SharePoint, но не в приложении Outlook. Проверьте следующее:

  • использует ли пользователь поддерживаемую версию Outlook;

  • добавлен ли пользователь в группу владельцев сайта или группу участников сайта как отдельный пользователь, а не в составе группы безопасности;

  • в Outlookодновременно может использоваться только 10 почтовых ящиков. Если у пользователя уже настроено 10 почтовых ящиков и он хочет просматривать больше почтовых ящиков, ему необходимо сначала скрыть некоторые почтовые ящики сайта. Сведения о снятии флажка Показывать в Outlook см. в статье Все сообщения и документы по проекту — в одном приложении.

Почему пользователь видит документ в SharePoint, но не видит его в почтовом ящике сайта в Outlook?

Чтобы документ отображался в почтовом ящике сайта в Outlook, содержащая его библиотека документов должна быть закреплена в панели быстрого запуска.

Почему пользователь видит документ в почтовом ящике сайта в Outlook, но не видит его в SharePoint?

В Outlook перечисляются все документы, а в SharePoint — только те документы, которые пользователю разрешено читать. Имя документа, на чтение которого у пользователя нет разрешения, отображается в почтовом ящике сайта в Outlook, но открыть документ пользователь Outlook не может.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×