Подготовка источника данных Excel 2016 к слиянию в Word

Подготовка источника данных Excel 2016 к слиянию в Word

Вы создали список контактов и других данных, который хотите использовать для слияния в Word. Если в качестве источника данных используется таблица Excel, то достаточно подготовить данные для слияния. Но если источником данных является файл со значениями, разделенными табуляциями (TXT) или запятыми (CSV), сначала следует импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.

Примечание : Вероятно, в более ранних версиях Excel вы использовали Dynamic Data Exchange (DDE) в сочетании с мастером слияния в Word. В Excel DDE больше не поддерживается. Если вы хотели бы, чтобы эта функция была включена в следующую версию Excel, напишите нам об этом.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этой статье. Если вы импортируете контакты, например контакты Gmail,из TXT- или CSV-файла, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

  1. Откройте Excel.

  2. На вкладке Данных щелкните Получение внешних данных > Из текста.

    На вкладке "Данные" выделен параметр "Из текста".

  3. Выберите нужный файл в формате CSV или TXT и нажмите кнопку Импорт.

  4. В мастере импорта текста в области Формат исходных данных выберите С разделителями.

    Получение внешних данных из текста, мастер импорта текста, шаг 1 из 3

  5. При необходимости установите флажок Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр файла, а затем нажмите кнопку Далее.

  6. В разделе Разделители установите нужный флажок (например, "знак табуляции" или "запятая") и нажмите кнопку Далее.

    Параметры разделителей выделены в мастере импорта текста.

    Совет : В области Образец разбора данных вы можете увидеть, как результаты будут выглядеть в виде таблицы.

  7. В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.

    В мастере импорта текста выделен параметр "Текст" в разделе "Формат данных столбца".

    Примечание : Каждый раз, когда вы применяете формат ("общий", "текстовый" или "дата") к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

  8. При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

  9. Нажмите кнопку Finish (Готово).

  10. В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

    В диалоговом окне "Импорт данных" укажите, нужно ли добавить данные в существующую книгу (значение по умолчанию) или на новый лист.

    Внимание : В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.

  11. Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

После импорта TXT- или CSV-файла перейдите к шагу 2.

Шаг 2. Подготовка источника данных

В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

При выборе процентного формата помните, что значения в ячейках будут умножены на 100. Если вы хотите избежать этого, отформатируйте столбец с процентными значениями как текст. Кроме того, столбец, содержащий почтовые индексы, нужно отформатировать как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Начальные нули, например в индексе 000399, удаляются при слиянии, если значения не отформатированы как текст.

  1. Откройте электронную таблицу Excel и выберите столбец, содержащий почтовые индексы.

  2. На вкладке Главная в группе Число в щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат (Общий) и выберите нужное значение.

    На вкладке "Главная" Excel в группе "Число" в щелкните стрелку раскрывающегося списка "Общий" и выберите нужное значение.

Не забудьте добавить нужный символ перед полем слияния или после него. Например, вот как будут выглядеть денежные и процентные значения, если опустить символы:

Результаты слияния: "ваш взнос в размере 50" и "предложить вам скидку 20".

Если добавить символы, числа будут иметь смысл.

Результаты слияния: "ваш взнос в размере 50 ₽" и "предложить вам скидку 20%".

В документе слияния можно добавить символы до и после поля слияния следующим образом:

Пример документа слияния, в котором после поля "Пожертвования" стоит знак рубля, а после поля "Процент" — знак процента.

См. также

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×