Повышение эффективности ввода данных с помощью полей подстановок

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Создание поля подстановки в таблицах Microsoft Office Access помогает повысить эффективность ввода данных для базы данных. Поле подстановки может содержать понятное пользователю значение, связанное с другим значением в исходной таблице данных или списке значений. Например, в поле подстановки может быть показано имя контакта, связанное с соответствующим кодом контакта в другой таблице, запросе или списке.

В этой статье перечислены типы полей подстановок и показано, как и когда их следует создавать.

Предполагаемое действие

Выбор типа поля подстановки

Создание полей подстановок

Использование нескольких значений в поле подстановки

Удаление свойства подстановки

Выбор типа поля подстановки

В поле подстановки отображается список значений, из которых пользователь может выбрать нужное. Это позволяет сделать ввод данных более быстрым и точным. Если в поле указываются данные, уже существующие в другой таблице, можно избежать дублирования и возможных ошибок при повторном вводе данных. Поля подстановок бывают простыми или сложными. В простых полях подстановок хранится одно значение, а в сложных (или многозначных) полях подстановок — несколько значений, которые отображаются в списке или поле со списком. Для каждого значения в многозначном поле отображаемое значение подставляется на основе соответствующего ему связанного значения. При просмотре поля подстановки или обращении к нему в режиме таблицы оно называется столбцом подстановки. Можно создавать поля подстановок двух типов: на основе списка подстановки и на основе списка значений.

Применение списка подстановки

Поле подстановки на основе списка подстановки получает данные из существующей таблицы или запроса базы данных. При использовании подстановки этого типа таблицы являются связанными, и при изменении значений источника данных текущие данные сразу становятся доступны в поле подстановки.

Применение списка значений подстановки

Поле подстановки, основанное на списке значений подстановки, получает данные из списка значений, указанных при создании этого поля. Поле подстановки этого типа хорошо подходит для ограниченного набора редко меняющихся данных.

Создание полей подстановок

Поле подстановки можно создать как в режиме конструктора, так и в режиме таблицы. Чтобы преобразовать в поле подстановки существующее поле, нужно изменить тип данных в режиме конструктора. При добавлении нового поля подстановки можно использовать в качестве источника данных существующую таблицу или запрос либо создать собственный список значений. В следующих разделах описаны оба этих способа.

Создание поля подстановки на основе таблицы или запроса в качестве источника данных

  1. Откройте таблицу в режиме таблицы и щелкните заголовок столбца, в котором нужно создать поле подстановки.

  2. Нажмите кнопку Подстановка и отношение тип данных.

    Вид поля подстановки

  3. В мастере подстановок выберите параметр Объект "поле подстановки" получит значения из другой таблицы или другого запроса и нажмите кнопку Далее.

Примечание : Если поле подстановки связано со списком SharePoint, любое изменение данных следует выполнять в этом списке.

  1. Чтобы выбрать источник для значения поля подстановки, выберите один из параметров: Таблицы, Запросы или Таблицы и запросы.

Если приложение предназначено для работы в Интернете, но таблица-источник находится в клиентском режиме, она должна иметь числовой первичный ключ, иначе Access выведет сообщение об ошибке. В этом случае необходимо сначала создать для этой таблицы числовой первичный ключ в режиме конструктора, а затем вернуться в веб-режим и создать поле подстановки. Дополнительные сведения о разработке таблиц в веб-режиме см. в статье Построение базы данных для работы в Интернете.

  1. Выберите в списке таблицу или запрос и нажмите кнопку Далее.

  2. Из списка Доступные поля выберите поле, которое требуется добавить, а затем с помощью кнопки > добавьте его к списку Выбранные поля. Убедитесь, что нужное поле появилось в списке Выбранные поля, добавьте все остальные необходимые поля, а затем нажмите кнопку Далее.

  3. Если вы выбрали несколько полей и хотите указать параметры сортировки для поля подстановки, щелкните стрелку вниз около первого поля сортировки, а затем выберите имя поля, по которому нужно отсортировать значения.

  4. Чтобы изменить порядок сортировки, нажмите кнопку По возрастанию, а затем — кнопку Далее.

  5. Чтобы настроить ширину поля подстановки, перетащите с помощью мыши границу столбца на нужную позицию, а затем нажмите кнопку Далее.

Примечание : Ширину столбца поля подстановки можно настроить, но если уменьшить ее настолько, что поле перестанет отображаться, оно не будет показано.

Совет : Оставьте флажок Скрыть ключевой столбец установленным, чтобы пользователи, использующие столбец подстановки, видели только те значения поля, которые они должны видеть, а не значения поля первичного ключа.

  1. Укажите имя подписи для поля подстановки.

  2. Чтобы создать многозначный столбец подстановки, установите флажок Разрешить несколько значений.

Примечание : Чтобы в поле могли храниться несколько значений, следует установить флажок Разрешить несколько значений. См. раздел Использование нескольких значений в поле подстановки.

Выбор параметра нескольких значений подстановок в мастере подстановок

  1. Нажмите кнопку Готово, перейдите на вкладку файл и нажмите кнопку Сохранить.

Совет : Чтобы проверить или изменить свойства для поля подстановки, откройте таблицу в режиме конструктора и свойства доступны на вкладке " Поиск ", в разделе Свойства поля.

Использование таблицы или запроса в качестве источника данных для поля подстановок

К началу страницы

Создание поля подстановки на основе списка значений

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется изменить, и выберите пункт Конструктор.

  2. Щелкните ячейку в столбце Тип данных, который соответствует столбцу, который нужно определить как поля подстановки, щелкните стрелку вниз и выберите тип данных и нажмите кнопку Мастер подстановок.

Примечание : Если будет показано сообщение о невозможности запуска мастера подстановок, нужно изменить тип данных поля.

  1. В мастере подстановок выберите параметр Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее.

  2. На следующей странице мастера введите количество столбцов в списке подстановки.

Примечание : Ширину столбца поля подстановки можно настроить, но если уменьшить ее настолько, что поле перестанет отображаться, оно не будет показано.

  1. Введите значения, которые должны отображаться в списке подстановки и нажмите кнопку Далее.

Список значений можно отредактировать непосредственно в поле Источник строк в свойствах поля подстановки.

  1. Если на этапе 4 было указано несколько столбцов, необходимо выбрать столбец, который будет использоваться для однозначного определения каждого значения. В списке Доступные поля дважды щелкните столбец, который нужно использовать для однозначного определения каждого значения, и нажмите кнопку Далее.

Примечание : Это действие не отображается, если на этапе 4 был выбран только один столбец.

  1. На следующей странице мастера введите подпись для поля подстановки.

  2. Если создается многозначный столбец подстановки, установите флажок Разрешить несколько значений.

    Примечание : Чтобы в поле могли храниться несколько значений, следует установить флажок Разрешить несколько значений. См. раздел Использование нескольких значений в поле подстановки.

  3. Нажмите кнопку Готово. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Да.

К началу страницы

Использование нескольких значений в поле подстановки

Отображение в поле подстановки нескольких значений имеет смысл рассмотреть в следующих случаях.

  • Имеется текущий список значений, позволяющий пользователю выбрать несколько значений данных.

  • База данных часто обращается к сайту SharePoint.

  • База данных связана с сайтом SharePoint.

Хотя разрешение использования нескольких значений в поле может оказаться полезным, оно может привести и к снижению функциональности базы данных в случае ее перемещения на сервер.

Внимание : После создания многозначного поля подстановки с существующей таблицей в качестве источника данных изменить тип данных или размер этого поля можно будет только после удаления отношения.

Задание и изменение свойств поля подстановки

При использовании мастера подстановок свойства поля подстановки задаются автоматически. Однако эти свойства можно изменить, чтобы изменить характеристики поля подстановки.

  • В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется изменить, и выберите пункт Конструктор.

  • Выберите поле, у которого нужно изменить свойства подстановки.

  • Откройте вкладку Подстановка .

  • Щелкните стрелку вниз рядом со свойством, которое необходимо изменить, и выберите нужный вариант.

В приведенной ниже таблице перечислены свойства поля подстановки, которые можно задать или изменить.

Свойство

Назначение

Тип элемента управления

Определяет тип элемента управления:

Флажок. Только логические поля.

  • Текстовое поле     Отображает содержимое, введенное пользователем.

  • Список     Отображает список значений в открытом окне.

  • Поле со списком     Отображает выбранные значения в закрытом состоянии и список доступных значений — в открытом.

Примечание : Настройка Отображения элементов управленияТекстового поля или установите флажок свойства отключает подстановки.

Тип источника строк

Определяет место, откуда берутся значения для поля подстановки: из другой таблицы или запроса либо из списка определенных значений. Список можно также заполнить именами полей в таблице или запросе.

Источник строк

Определяет таблицу, запрос или список значений, откуда извлекаются значения для поля подстановки. Если свойство Тип источника строк имеет значение Таблица или запрос или Список полей, в этом свойстве должно быть указано имя таблицы или запроса либо инструкция SQL, представляющая запрос. Если свойство Тип источника строк имеет значение Список значений, это свойство должно содержать список значений, разделенных точками с запятой.

Присоединенный столбец

Определяет столбец в источнике строк (указанном в свойстве Источник строк), содержащий значение, которое хранится в поле подстановки. Это свойство может принимать значение от 1 до числа столбцов в источнике строк, указанном в свойстве Источник строк.

Число столбцов

Определяет число столбцов в источнике строк, которое может быть отображено в столбце подстановки. Это свойство может принимать целочисленные значения от 1 до 255.

Заголовки столбцов

Определяет, следует ли отображать заголовки столбцов. Это свойство может принимать значения «Нет» (по умолчанию) и «Да».

Ширина столбцов

Определяет ширину каждого столбца. Если столбец отображать не нужно, например столбец с кодом, для него можно задать нулевую ширину.

Число строк списка

Определяет количество строк, отображаемых в столбце подстановок.

Ширина списка

Определяет ширину элемента управления, появляющегося при отображении столбца подстановок.

Ограничиться списком

Определяет возможность ввода значения, отсутствующего в списке.

Разрешить несколько значений

Определяет, является ли поле подстановки многозначным и допускает ли выбор нескольких значений. Это свойство может принимать значения "Нет" (по умолчанию) и "Да". Если указано значение Да, пользователь может выбрать несколько значений из источника строк, указанного в свойстве Источник строк, для каждой записи. Дополнительные сведения об использовании этого параметра см. в разделе Использование нескольких значений в поле подстановки.

Разрешить изменение списка значений

Показывает, можно ли изменить элементы в поле подстановки на основе списка значений. Если задано значение Да, можно щелкнуть поле подстановки правой кнопкой мыши и выбрать команду Изменить элементы списка. Если поле подстановки содержит более одного столбца, это свойство игнорируется.

Форма изменения элементов списка

Позволяет указать существующую форму для редактирования элементов списка в поле подстановки.

Только значения источника строк

Если свойство Разрешить несколько значений имеет значение Да, включает отображение только тех значений, которые соответствуют текущему источнику строк.

К началу страницы

Удаление свойства подстановки

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется изменить, и выберите пункт Конструктор.

  2. Выберите поле, у которого нужно удалить свойство подстановки.

  3. Откройте вкладку Подстановка .

  4. В раскрывающемся списке Тип элемента управления выберите значение Поле, а затем сохраните изменение.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×