План создания и настройки библиотек SharePoint

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Библиотеки является местом на сайте, которое позволяет участникам группы совместно создавать, обновлять файлы и управлять ими. Оптимальная настройка библиотеки зависит от ее назначения и того, сколько людей будут ее использовать.

Настройка базовой библиотеки для управления документами группы требует всего лишь нескольких действий. Если в организации определен процесс разработки документов или над документом работают несколько человек, возможно, потребуется изучение расширенных функций управления документами, таких как типы контента и рабочие процессы.

Это руководство предназначено для людей, которые создают и настраивают библиотеки для сайта Microsoft Office SharePoint Server 2007, но не являются ИТ-специалистами. Если вы ИТ-специалист, возможно, вам больше подойдет TechNet.

Основные понятия и планирование

Если организация работает с большим количеством документов, нужно разработать стратегию их организации и управления ими, пока люди не начали добавлять контент. Например, чтобы ограничить количество документов, которые отображаются в определенный момент времени, можно использовать столбцы и представления.

Библиотеки также могут быть ключевой частью процесса управления документами. Их инструменты позволяют обеспечить согласованность, управлять большими объемами контента и контролировать рабочий процесс разработки содержимого.

Знакомство с библиотеками

В организации может быть несколько библиотек на сайте SharePoint, например одна или несколько библиотек для документов группы, библиотека для веб-страниц, библиотека слайдов для презентаций и библиотека с фотографиями и другими изображениями.

Раздел

Описание

Общие сведения о библиотеках

Узнайте о преимуществах, типах и функциях библиотек.

Организация файлов в библиотеке

Узнайте стратегии для упорядочения файлов в библиотеках, прежде чем создавать библиотеки.

Путеводитель по обучению работе с библиотеками документов SharePoint

Просмотрите путеводитель по пяти курсам, посвященным библиотекам документов.

Планирование способов упорядочения файлов и управления ими

Библиотеки SharePoint предлагают ряд возможностей для упрощения управления документами и их упорядочения. Планирование может помочь пользователю в настройке структуры, наилучшим образом подходящей его организации.

Способ организации файлов в библиотеке зависит от потребностей группы и от предпочитаемых способов хранения и поиска данных. Представления и папки могут вам организовать работу группы.

Извлечение позволяет участникам группы работать с файлами монопольно и избежать конфликтов файлов. Возможно, группа также захочет использовать управление версиями, где создается журнал версий файлов. Управление версиями требует больше места на сервере, но позволяет восстанавливать предыдущие версии файлов, если возникают ошибки.

Например, для управления тем, как пользователи работают с файлами, в организации можно использовать извлечение документов и управление версиями. Для монопольной работы с файлом нужно извлечь его, чтобы никто другой не мог случайно переписать изменения. Управление версиями позволяет вести журнал версий и восстанавливать предыдущие версии, если кто-то допустит ошибку.

Раздел

Описание

Принципы управления версиями в списке или библиотеке

Узнайте об управлении версиями, которое позволяет вести журнал версий, а также просматривать и восстанавливать предыдущие версии документа.

Организация файлов в библиотеке

Узнайте о различных способах организации файлов в библиотеке. Рекомендуется спланировать структуру библиотеки, прежде чем создавать и настраивать ее.

Схема предоставления пользователям доступа к сайтам и их контенту

Прочтите обзор управления доступом к сайтам и их контенту, включая рекомендации о том, следует ли наследовать разрешения для дочерних сайтов или же применять уникальные разрешения.

Оценка необходимости использовать расширенные возможности управления документами

Если у организаций нет какой-либо формальной системы управления документами, содержимое часто создается и сохраняется неуправляемо и нецентрализованно в различных общих папках и на личных жестких дисках. Это затрудняет для сотрудников поиск содержимого, общий доступ к нему и эффективную совместную работу. Кроме того, организациям сложнее воспользоваться ценной бизнес-информации и данными.

Office SharePoint Server 2007 отвечает потребностям организации в управлении документами, предоставляя широкий набор возможностей, которые позволяют:

  • хранить, упорядочивать и находить документы;

  • обеспечить согласованность документов;

  • управлять метаданными документов;

  • защитить документы от несанкционированного доступа и использования;

  • обеспечить единообразие бизнес-процессов (рабочих процессов) для документов.

Раздел

Описание

Общие сведения об управлении документами

Узнайте о различных способах управления контентом и процессами в организации.

Общие сведения о рабочих процессов SharePoint

Узнайте о рабочих процессах и о том, как они помогают реализовать бизнес-процессы, такие как управление задачами и совместная работа, для документов и элементов списка.

Введение в типы содержимого

Узнайте, как типы контента позволяют организациям согласованно управлять метаданными, шаблонами и поведением элементов и документов. Типы контента определяются на уровне сайта и используются в списках и библиотеках.

Управление крупными библиотеками

Библиотеки SharePoint предназначены для обработки большого объема файлов (до 5 миллионов), если для их организации используются папки, но существуют некоторые стратегии, которые следует использовать для повышения производительности.

В типичных сценариях, в которых используется стандартный интерфейс пользователя SharePoint Server 2007 на основе браузера, рекомендуется, чтобы один список не содержал более 2 000 элементов на контейнер. В этом случае контейнером называется корень списка, а также все папки в списке. Папка — это контейнер, поскольку в ней хранятся другие элементы списка.

Например, компания AdventureWorks использует папки для различных типов документов, например руководств и прейскурантов. Представления и индексирование также используются для повышения производительности и улучшения просмотра пользователями. Следующие статьи помогут спланировать стратегию работы с большими списками и библиотеками.

Раздел

Описание

Планирование хранилища контента предприятия

Получите рекомендации по настройке библиотек с большим числом файлов и управлению ими.

Управление большим количеством файлов с помощью сайта "Центр документов"

Узнайте о преимуществах, типах и функциях центра документов.

Управление списками и библиотеками с большим числом элементов

Узнайте рекомендации о емкости, включая то, как оптимизировать производительность списков с помощью ограничения количества отображаемых элементов и выбора наиболее подходящего способа получения содержимого.

Создание и настройка библиотек

Для создания библиотеки необходимо быть участником группы владельцев узла или иметь разрешения на разработку сайта или создание списков и библиотек. Некоторые параметры можно применить при создании библиотек, а другие — настроить позже из меню Параметры в библиотеке.

Создание библиотек

Задача

Описание

Создание библиотеки

Узнайте, как создать библиотеку для создания, сбора, обновления файлов и управления ими.

Создание библиотеки форм

Узнайте, как создать библиотеку для форм, таких как отчеты о расходах.

Настройка библиотек

Задача

Описание

Добавление или изменение рабочего процесса для списка, библиотеки или типа содержимого

Используйте рабочие процессы по умолчанию или настройте собственный рабочий процесс для управления документами и бизнес-процессами.

Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки

Включите отслеживание версий в журнале версий и восстановление предыдущих версий.

Создание или изменение представления

Создавайте представления, которые дают возможность просматривать только нужные элементы.

Требование извлечения файлов в библиотеке

Узнайте, как сделать так, чтобы пользователи извлекали файлы перед началом работы над ними. Извлечение файлов позволяет избежать ситуации, когда несколько пользователей одновременно вносят изменения в один и тот же файл, что приводит к путанице и конфликтам.

Изменение типа содержимого для списка или библиотеки

Просмотрите инструкции по настройке типа контента и его добавлению в библиотеку.

Настройка шаблона для библиотеки

Узнайте, как добавить шаблон в библиотеку, если вы не используете типы контента.

Предоставление доступа к библиотекам

Для списка или библиотеки на сайте можно определить круг пользователей, имеющих к ним доступ, а также то, что пользователи могут делать с содержимым списка или библиотеки.

По умолчанию списки и библиотеки наследуют разрешения от сайта, на котором они расположены. Такой сайт называется родительским. Изменения разрешений родительского сайта применяются ко всем спискам, библиотекам и другому содержимому, которые наследуют от него разрешения.

Можно отменить наследование разрешений от родительского сайта SharePoint и создать уникальные разрешения для списка или библиотеки. Например, может потребоваться использовать уникальные разрешения для списка, содержащего записи сотрудников или неокончательную версию документа по планированию продукта. Можно также расширить или ограничить доступ к конкретным папкам и элементам списка, например сведениям о зарплате или персонале.

Раздел

Описание

Настройка доступа пользователей к списку или библиотеке

Прочтите пошаговые инструкции по настройке доступа пользователей к библиотекам или изучите подробные процедуры для более точной настройки.

Настройка доступа пользователей к папкам, элементам списков и файлам в библиотеках

Узнайте, как расширить или ограничить доступ к файлам и папкам, если организации необходимо настроить доступ к определенному контенту.

Схема предоставления пользователям доступа к сайтам и их контенту

Прочтите обзор управления доступом к сайтам и их контенту, включая рекомендации о том, следует ли наследовать разрешения для дочерних сайтов или же применять уникальные разрешения.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×