Планирование собрания с другими людьми

Планирование собрания с другими людьми

Вы можете отправить приглашение на собрание одному или нескольким пользователям. Outlook отслеживает, кто принял приглашение, и выделяет в календаре время для собрания. В приглашение на собрание можно добавлять вложения и указывать в нем место проведения собрания. Кроме того, с помощью помощника по планированию можно выбрать оптимальное время.

Задачи

При планировании собрания можно ввести его тему, выбрать участников и указать, где и когда оно будет проходить. Ответы на приглашения доставляются в папку Входящие.

  1. На вкладке Главная в группе Создать выполните одно из следующих действий:

    • В почтовом ящике выберите Создать элемент > Собрание.

      Чтобы запланировать собрание, на вкладке "Главная" в группе "Создать" нажмите кнопку "Создать элемент" и выберите "Собрание".

    • В календаре выберите Создать собрание.

      Команда «Создать собрание» на ленте

    Совет : Чтобы создать приглашение на собрание, также можно нажать клавиши CTRL+SHIFT+Q.

  2. В поле Кому можно указать участников.

    Примечание : Вы также можете добавить и удалить участников при помощи помощника по планированию в группе Показать на вкладке Собрание.

  3. В поле Тема укажите, какой теме будет посвящено собрание.

  4. В поле Место укажите, где будет проводиться собрание.

    Совет : Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange, выберите Помещения, чтобы проверить доступность помещений и зарезервировать одно из них.

  5. Выберите один из указанных ниже вариантов.

    • В списках Время начала и Время окончания щелкните нужные значения.

    • Если собрание будет проводиться весь день, установите флажок Целый день. В календаре будет показано, что событие длится 24 часа (от полуночи до полуночи).

    Примечание :  Если необходимо планировать собрания на основе другого часового пояса, нажмите на вкладке Собрание в группе Параметры кнопку Часовые пояса.

  6. В тексте приглашения на собрание укажите сведения, которые необходимо отправить получателям.

    Совет : Кроме того, в приглашение можно вложить файлы. На вкладке Вставка нажмите кнопку Вложить файл и выберите нужный файл.

  7. Нажмите кнопку Помощник по планированию. Помощник по планированию для учетных записей Exchange помогает подобрать наилучшее время для собрания, анализируя доступность участников и ресурсов, например помещений.

    Совет : Если вы не используете учетную запись Exchange, нажмите кнопку Планирование.

  8. Выберите один из указанных ниже вариантов.

    • Выберите Добавить участников и введите имена и адреса электронной почты получателей или названия ресурсов (разделяя их точкой с запятой) в поле Обязательный, Необязательный или Ресурсы.

      Совет : Если вы не используете учетную запись Exchange, выберите Другие > Добавить из адресной книги.

    • В поле Поиск введите имя участника, нажмите кнопку Перейти, выберите имя в списке результатов и выберите параметр Обязательный, Необязательный или Ресурсы.

    Примечания : 

    • Вертикальные линии представляют собой время начала и окончания собрания. Можно щелкнуть и перетянуть их, чтобы указать новое время начала и окончания.

    • Для учетных записей Exchange на сетке занятости можно просмотреть сведения о доступности участников. Зеленая вертикальная линия обозначает начало собрания, а красная — его окончание.

      Сетка занятости Outlook

  9. При использовании учетных записей Exchange в области Поиск помещений можно определить наиболее подходящее время для собрания (когда большинство участников свободны). Чтобы выбрать время, щелкните предлагаемый вариант в области Поиск помещений в разделе Предлагаемые варианты времени или выберите время на сетке занятости.

  10. Чтобы после добавления участников вернуться к приглашению на собрание, на ленте выберите Встреча.

    Примечание : Если не нужно делать это собрание повторяющимся, нажмите кнопку Отправить. Если вы хотите добавить в текст дополнительные сведения, нажмите кнопку Встреча.

  11. Выберите один из указанных ниже вариантов.

  1. Щелкните Собрание > Повторение.

    Команда ''Повторение'' на ленте

    Примечание : Чтобы запланировать регулярное повторение собрания, нажмите клавиши CTRL+G.

  2. Выберите параметры шаблона повторения и нажмите кнопку ОК.

    Примечание : Когда к приглашению на собрание будет добавлено расписание повторений, название вкладки Собрание изменится на Ряд собраний.

  3. Чтобы отправить приглашение на собрание, нажмите кнопку Отправить.

Задачи

  1. В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.

    Примечание : Чтобы создать приглашение на собрание, также можно нажать клавиши CTRL+SHIFT+Q.

  2. В поле Тема введите описание.

  3. В поле Место введите описание или нажмите кнопку Помещения, чтобы выбрать одно из помещений, для которых доступно автоматическое планирование Microsoft Exchange.

  4. С помощью списков Время начала и Время окончания задайте нужные значения. Если событие планируется на весь день, установите флажок Целый день.

    Событием на целый день называется 24-часовое событие, которое длится от полуночи до полуночи.

    Примечание : По умолчанию для планирования используется часовой пояс, заданный на компьютере. Если необходимо планировать собрания на основе другого часового пояса, нажмите на вкладке Собрание в группе Параметры кнопку Часовые пояса.

  5. Введите сведения, которые необходимо предоставить получателям, вложите файлы или создайте рабочую область для собраний.

    Дополнительные сведения о таких областях можно найти по ссылкам в разделе См. также.

  6. На вкладке Собрание в группе Показать выберите пункт Планирование.

    Помощник по планированию поможет определить наиболее подходящее время для собрания.

  7. Щелкните элемент Пригласить участников и выберите пункт Адресная книга.

  8. В диалоговом окне Выбор участников и ресурсов введите имя нужного человека или ресурса в поле Поиск. Если используется параметр Другие столбцы, нажмите кнопку Найти.

  9. Щелкните имя в списке результатов и выберите вариант Обязательный, Необязательный или Ресурсы, а затем нажмите кнопку ОК.

    Обязательные и необязательные участники отображаются в поле Кому на вкладке Собрание, а ресурсы — в поле Место.

    На сетке занятости можно просмотреть сведения о доступности участников. Зеленая вертикальная линия обозначает начало собрания, красная вертикальная линия — его окончание.

    Сетка занятости

    В области Предлагаемые варианты времени выводится оптимальное время для собрания, то есть время, когда большинство участников свободны. Это время указано вверху области. Чтобы выбрать одно из предлагаемых значений, щелкните его в области Предлагаемые варианты времени. Вы также можете выбрать время вручную в сетке занятости.

    Область предлагаемых вариантов времени

  10. Чтобы собрание повторялось, на вкладке Собрание в группе Параметры нажмите кнопку Повторение, задайте расписание повторения и нажмите кнопку ОК.

    При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.

  11. На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.

  12. Нажмите кнопку Отправить.

  1. Откройте собрание, которое вы хотите изменить.

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Изменение параметров однократного собрания   

      • Измените необходимые параметры, например тему, место и время проведения.

      • Нажмите кнопку Отправить обновление.

    • Изменение параметров всех собраний в ряду   

      • Щелкните Открыть ряд собраний.

      • Измените необходимые параметры, например тему, место и время проведения.

      • Чтобы изменить параметры повторения, на вкладке Повторяющееся собрание в группе Параметры нажмите кнопку Повторение. Измените такие параметры, как время, расписание повторения или временной интервал, а затем нажмите кнопку ОК.

      • Нажмите кнопку Отправить обновление.

    • Изменение параметров одного собрания из ряда   

      • Нажмите кнопку Открыть копию.

      • На вкладке Повторяющееся собрание измените необходимые параметры, например тему, место и время проведения.

      • Нажмите кнопку Отправить обновление.

Совет : В представлении Календарь можно перетащить собрание на другую дату, а также изменить его тему. Для этого щелкните текст описания, нажмите клавишу F2 и внесите необходимые изменения.

  1. Откройте собрание, которое вы хотите сделать повторяющимся.

  2. На вкладке Собрание в группе Параметры нажмите кнопку Повторение.

  3. Выберите частоту повторения собрания — ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно, — уточните параметры выбранной частоты и нажмите кнопку ОК.

  4. Нажмите кнопку Отправить обновление.

  1. Создайте или откройте собрание, которое вы хотите сделать частным.

  2. На вкладке Собрание в группе Параметры нажмите кнопку Параметры и выберите Частное.

Важно : Если вы не хотите открывать доступ к деталям вашего собрания, контакта или задачи, не следует полагаться на функцию "Частное". Чтобы другие люди не могли прочесть сведения, помеченные как личные, не предоставляйте им право на чтение ваших папок Календарь, Контакты или Задачи. Пользователь, обладающий правом на чтение ваших папок, сможет просматривать ваши личные записи, используя программные средства или другие приложения электронной почты. Используйте функцию "Частное" только в том случае, если доступом к вашим папкам обладают исключительно те, кому вы доверяете.

Выполните одно из указанных ниже действий.

  • Для всех создаваемых собраний    

    • В меню Сервис выберите команду Параметры.

    • Чтобы включить или отключить напоминания для всех новых событий, установите или снимите флажок Напоминание по умолчанию.

    • Если вы установили флажок, укажите, за какое время до начала собрания должно выводиться напоминание.

  • Для существующих собраний    

    • Откройте собрание или ряд (если оно является повторяющимся).

    • Чтобы включить или отключить напоминание, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Нет или время напоминания.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×