Планирование собрания в Microsoft Teams

Планирование собрания

Есть несколько способов запланировать собрание в Teams:

• В чате "один на один" или в групповом чате выберите Запланировать собрание под окном сообщения, чтобы забронировать собрание с людьми в чате. Вы не можете запланировать собрание из чата собрания.

• В Календарь в левой части Teams выберите Создать собрание в правом верхнем углу.

В форме планирования можно указать название собрания, пригласить людей и добавить сведения о собрании. Воспользуйтесь Помощником по планированию, чтобы найти время, подходящее всем участникам.

В помощнике по планированию можно просмотреть часовые пояса, расписания и доступность участников в разные временные интервалы. В сетке помощника по планированию будет отображаться расписание каждого участника. Затеняемые области отображаются, когда участники заняты или имеют предварительные собрания. Не затененные области отображаются, когда участники свободны. 

Завершив заполнение сведений, нажмите кнопку Сохранить, чтобы закрыть форму планирования и пригласить участников на собрание.

Добавление номера телефонного подключения  

Включите номер телефона и идентификатор конференции, чтобы участники могли позвонить на собрание Teams. Если вы планируете собрание из Outlook, номер телефона и идентификатор конференции автоматически отображаются в приглашении на запланированное собрание. Сведения о том, как добавить эти сведения при планировании в Teams, см. в статье Добавление номера телефонного номера для собрания в Teams.

Назначение категорий собранию

Цветный код календаря с помощью категорий. Как и в Outlook, для каждого собрания в календаре можно назначить одну или несколько категорий. Существует несколько способов назначения категорий:

1. Щелкните правой кнопкой мыши событие в календаре и выберите Категоризировать, а затем выберите цвет.

2. При планировании собрания выберите Категория в верхней части формы планирования.

   Примечание: В настоящее время категории не могут применяться к собраниям каналов.

Приглашение пользователей из-за пределов организации 

Teams позволяет приглашать пользователей из-за пределов организации, включая тех, у кого нет лицензии на Teams. Чтобы пригласить их, вам потребуется их полный адрес электронной почты.

1. Перейдите в поле с текстом Добавьте обязательных участников. Если кто-то является необязательным участником, выберите вместо этого Необязательные.

2. Введите полный адрес электронной почты пользователя (например: Ivan@example.com).

3. Нажмите Пригласить. Он получит сообщение электронной почты со ссылкой на собрание.

Приглашение пользователей по ссылке 

Teams позволяет приглашать людей на собрание по ссылке на собрание. Чтобы поделиться этой ссылкой:

1. Создайте собрание в Teams.

2. Перейдите в раздел Календарь в левой части Teams и выберите запланированное собрание.

3. Ссылка на собрание будет отображаться в виде URL-адреса. Скопируйте его, выбрав .

Добавление соорганизатора

Пригласив пользователей на собрание, вы можете добавить до 10 соорганизаторов, которые помогут вам управлять собранием. Перед добавлением соорганизаторов убедитесь, что пользователи, которых вы хотите добавить, уже добавлены в качестве необходимых участников, а затем выполните следующие действия:

1. Выберите собрание, а затем нажмите кнопку Изменить.

2. Выберите Дополнительные параметры > Параметры собрания.

3. На странице параметров собрания рядом с пунктом Выбор соорганизаторов щелкните стрелку вниз и выберите имя соорганизатора.

   

4. Нажмите кнопку Сохранить в нижней части экрана.

Создание собрания канала

1. Выберите Создать собрание.

2. Введите название канала в поле Добавьте канал (под полями времени и даты).

Каналы нельзя редактировать или добавлять после отправки приглашения. Вам потребуется отправить новое приглашение с обновленным каналом.

Добавив нужных пользователей, выберите Помощник по планированию, чтобы найти оптимальное время.

Если это повторяющееся собрание, откройте раскрывающееся меню Не повторяется(непосредственно под датой). Выберите частоту повторения из стандартных вариантов или щелкните Выбрать, чтобы создать собственную периодичность.

Планирование собраний в календаре канала 

Если вы не знаете, как добавить календарь в канал, инструкции описаны в разделе Просмотр всех собраний в Teams. После этого можно добавить события в общий календарь несколькими способами.

• Выберите Добавить новое событие в верхней части календаря.

• Щелкните и перетащите курсор в календарь, чтобы выбрать блок времени.

• Или щелкните стрелку рядом с элементом Встреча сейчас в верхней части приложения, чтобы открыть меню и выбрать Пункт Запланировать собрание.

Каждое из этих действий открывает форму планирования с заполненным именем канала. Вы можете добавить группу Outlook или отдельных пользователей, введя их имена вручную. Гости и партнеры за пределами вашей организации не будут иметь доступа к календарю канала, а также потребуется добавить их в приглашение на собрание.

Щелкните правой кнопкой мыши для просмотра дополнительных параметров

Щелкните правой кнопкой мыши событие в календаре, чтобы RSVP, удалите его, если оно отменено, или откройте приглашение, чтобы просмотреть сведения о собрании. Если событие является собранием Teams, вам также будут доступны параметры Присоединиться по сети и Чат с участниками.

Собрания Teams отображают кнопку присоединения в событии вашего календаря за пять минут до начала собрания. Когда кто-то присоединяется к собранию, оно меняет цвет, чтобы вы знали, что он онлайн.

Выберите Присоединиться, чтобы открыть окно настроек собрания, чтобы подтвердить предпочтительные настройки камеры и микрофона перед присоединением к онлайн-собранию.

Перенос собрания

В календаре Teams можно перепланировать собрания и события, которые вы организовали. Чтобы быстро обновить время собрания, выберите в календаре Teams, перетащите его в новый интервал времени и удалите.

Перед обновлением времени собрания вы получите уведомление о доступности приглашенных.

Вы также можете изменить время собрания, выбрав собрание в календаре Teams, выбрав Изменить, выбрав новое время и выбрав Отправить обновление. Участники автоматически получат уведомление с обновленным временем. 

Настройка состояния "Показать как" на собрании Teams

Как организатор, вы можете задать состояние показать как для собрания в панели действий. Когда участники RSVP, их состояние будет автоматически отражать состояние, заданное организатором. 

Как участник, вы можете задать свое индивидуальное состояние собрания с помощью команды Показать как независимо от состояния, установленного организатором. Обновленное состояние будет отображаться в календаре. Значение по умолчанию Показать как для всех собраний, запланированных организатором, — Занято.

Состояние "Показать как" можно задать несколькими способами: