Планирование контента сайта SharePoint

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Когда логически организованы контента сайта легко для поиска, проще поддерживать и управлять ими и пользователи сайта более эффективно. Как администратора семейства веб-сайтов или владельца веб-сайта может потребоваться спланировать свою стратегию сайта перед созданием сайта. В этой статье мы расскажем:

Нужные типы сайтов

В зависимости от размера или вашей организации и объем содержимого, которая будет использоваться на сайте может потребоваться создание дочерних сайтов в разделе основного сайта для упорядочения контента. Дополнительные сведения о том, как создавать сайты читайте в статье Создание сайта.

Схема иерархии сайта

Существует множество способов возможных вы можете упорядочить дочерние сайты. Ниже приведены некоторые примеры.

  • по группам или отделам;

  • по категориям контента;

  • по проектам;

  • по клиентам;

  • по уровню разрешений или конфиденциальности (например, если необходимо ограничить доступ к каким-либо сведениям, их можно разместить на отдельном сайте).

Прежде чем создавать сайты, следует продумать, сколько сайтов действительно требуется и как они должны быть логически организованы. Возможно, будет полезно создать схему иерархии сайтов, чтобы облегчить планирование. Быстрый набросок такой схемы можно сделать на листе бумаги или на доске. Если нужно создать более официальную схему, можно воспользоваться одной из фигур "Иерархия", доступных в виде графических элементов SmartArt в приложениях Microsoft Word и Microsoft PowerPoint. Эту схему можно сохранить, чтобы впоследствии на нее ссылаться или изменять ее.

Кроме того, необходимо заранее определить назначение или функции каждого из сайтов — это поможет при выборе шаблонов. В SharePoint Online доступны разнообразные шаблоны, на основе которых можно создавать сайты. Выбор шаблона сайта, разработанного для решения конкретных задач, может дать пользователям преимущество в самом начале работы с сайтом. Например, если необходимо создать сайт, где участники группы периодически обменивались бы интересными новостями и идеями, можно для начала выбрать шаблон сайта "Блог", разработанный специально для такого типа взаимодействия.

Вот несколько примеров шаблонов сайтов, включенные в SharePoint::

  • Сайт группы

  • Блог

  • Сайт проекта

  • Сайт сообщества

Дополнительные сведения о шаблонах сайтов просмотра с помощью шаблонов для создания различных типов сайтов SharePoint.

Планирование типа контента для сайтов

После того как определено количество и типы сайтов, наступает время планирования контента, который будет храниться на этих сайтах. Цель этого процесса — принять решения по следующим вопросам:

  • Какие типы списков, библиотек, и страниц, которые вы хотите создать на сайтах для упорядочения контента.    Библиотеки можно использовать для хранения документов и других файлов списки могут быть полезны для отслеживания задачи или проблемы. Страницы — отдельных элементов сайта, где можно отобразить содержимое, приложения, ссылок и многое другое.

  • Какие приложения вы хотите включить    SharePoint Online в том числе встроенных приложений, таких как библиотеки документов и списки, но вы можете создавать собственные приложения или приобрести приложения сторонних производителей в магазине SharePoint.

  • Нужно ли создавать типы контента    Типы содержимого справки можно настроить способ обработки и отслеживать отдельные типы контента.

Возможно, такого рода планирование в организации предполагается выполнить в централизованном порядке (особенно для типов контента), но целесообразно также привлечь к этому владельцев отдельных сайтов, так как именно они настраивают сайты, за которые несут ответственность.

Типы приложений, размещаемых на сайтах

Кроме типов контента, следует подумать и о других типах данных, которые будут храниться на сайтах, или типах задач, для управления которыми сотрудники организации будут использовать сайты. Это облегчит планирование различных типов приложений, которые нужно будет разместить на сайтах, чтобы можно было начать работу с ними. Например, если вам необходимо место для хранения документов, вы, вероятнее всего, разместите на сайте библиотеку документов, а если нужно отслеживать важные даты — добавите календарь.

Нет необходимости сразу же добавлять все приложения, которые могут понадобиться в будущем. Владельцы сайта со временем будут добавлять и удалять приложения по мере изменения бизнес-требований. Но предварительное планирование настройки контента сайтов может помочь с самого начала сделать их полезными для пользователей.

В SharePoint Online включены встроенные приложения, подходящие для целого ряда бизнес-целей, таких как хранение документов и управление ими, управление проектами и их отслеживание, а также общение между пользователями.На одном сайте можно использовать несколько типов приложений. Кроме того, вы можете приобрести и добавить на сайт приложения независимых разработчиков из Магазина SharePoint.

Дополнительные сведения см. в статьях Добавление приложения на сайт и Приобретение приложения в Магазине SharePoint.

Необходимость определения типов контента

Типы контента позволяют пользователям сайта быстро создавать специализированные виды контента с помощью команды Создать элемент или Создать документ в списке или библиотеке. Типы контента полезны, поскольку с их помощью владельцы сайтов могут обеспечивать согласованность контента на всех сайтах. Кроме того, при использовании типов контента один список или библиотека может содержать элементы или документы нескольких типов. Владельцы сайтов могут предварительно настроить подробные сведения о контенте при создании типов контента для сайта, списка или библиотеки.

Владельцы сайтов могут определять типы контента для элементов списков, документов или папок.

Может оказаться полезным определить типы контента для некоторого контента, если он соответствует любому из указанных ниже условий.

Условие

Возможная польза от типов контента

Имеются особые типы документов со стандартизированным форматом или предназначением, и нужно обеспечить их единообразие в масштабе организации.

Настройте типы контента для этих типов документов на уровне сайта группы, чтобы их можно было использовать на всех его дочерних сайтах. Таким образом, все пользователи в организации будут создавать эти документы, не нарушая единообразия.

Имеются определенные шаблоны, которые сотрудники должны использовать для конкретных типов документов.

Добавьте эти шаблоны документов в соответствующие типы контента, чтобы во всех новых документах, создаваемых на основе такого типа контента, использовался нужный шаблон.

Существует стандартный набор данных, которые нужно отслеживать для определенных типов документов или элементов.

Добавьте столбцы в тип контента, чтобы отслеживать эти данные. Если какие-либо сведения особенно важны, эти столбцы можно назначить при необходимости. При настройке типа контента для определенных столбцов можно также указать значения по умолчанию.

Для обработки или рецензирования конкретных типов документов существует определенный бизнес-процесс.

Рассмотрите целесообразность настройки рабочих процессов для определенных типов контента. Рабочие процессы можно использовать для управления бизнес-процессами, такими как рецензирование или утверждение документов.

После выявления контента, для которого нужно определить типы контента, следует подумать о том, где их определить. Типы контента, определенные на уровне сайта группы, доступны для повторного использования в списках и библиотеках на всех его дочерних сайтах. Отдельные владельцы сайтов могут также определить типы контента для своих сайтов, однако их можно будет использовать в списках и библиотеках только на данном сайте и его дочерних сайтах.

На этом этапе планирования полезно создать лист или таблицу для хранения сведений, необходимых при определении типов контента. Например, можно сначала создать некоторую базу, подобную таблице ниже, а затем дорабатывать ее, добавляя дополнительные данные, которые нужно отслеживать (это могут быть сайты или группы, которые будут использовать типы контента).

Новый тип контента

Родительский тип контента

Столбцы

Шаблон документа

Рабочие процессы

Укажите имя для типа контента, который нужно создать.

Укажите родительский тип контента, на основе которого будет создан новый тип.

Перечислите новые или имеющиеся столбцы, которые нужно добавить в тип контента.

Укажите, будет ли с типом контента связан какой-либо шаблон документа.

Укажите, будут ли с типом контента связаны какие-либо рабочие процессы.

Дополнительные сведения о работе с типами контента см. в статье Создание и настройка типа контента сайта.

Организация поиска контента и доступа пользователей к нему

Очень важно посвятить время планированию того, как посетители сайтов SharePoint Online будут находить и использовать контент. Такое планирование поможет принять решения о настройке навигации и поиска на сайте группы и его дочерних сайтах.

Выбор сайтов, которые нужно включить в глобальную структуру навигации

Для планирования навигации может оказаться полезным создать схему иерархии сайтов. Если такая схема уже была создана при планировании сайтов, можно взять ее за основу и внести необходимые изменения. Добавьте в нее все дочерние сайты сайта группы. Можно также добавить все важные списки или библиотеки, которые существуют на сайте группы и его дочерних сайтах. Это поможет быстро определить важные направления, которые могут выбрать пользователи сайта при начале просмотра с домашней страницы сайта группы.

Верхняя панель навигации сайта обеспечивает так называемую "глобальную структуру навигации".

Верхняя ссылки с одним выделенным.

По умолчанию у каждого сайта имеется собственная верхняя панель навигации, но можно разрешить ее наследование от родительского сайта, чтобы обеспечить единообразную навигацию для всех сайтов. Вы можете настроить перечень сайтов, которые отображаются на верхней панели навигации. На эту панель можно также добавить ссылки, указывающие на любой другой URL-адрес, если требуется включить в структуру навигации сайта ссылки на внешние ресурсы. Подробнее о настройке верхней панели навигации см. в статье Настройка навигации на сайте группы.

Если у сайта группы есть много дочерних сайтов, возможно, не следует перечислять их все на верхней панели ссылок, так как она окажется перегружена лишней информацией, что причинит неудобства пользователям. Но при этом следует обеспечить удобный доступ к важным сайтам или контенту. С помощью схемы иерархии сайтов выявите ключевые сайты, которые должны быть представлены в глобальной структуре навигации.

Навигация по сайтам

Кроме верхней панели навигации, в левой части страницы сайта отображается еще один элемент навигации, а именно панель быстрого запуска.

Обычно на панели быстрого запуска отображаются ссылки, которые имеют отношение к данному сайту, и ее можно использовать для выделения наиболее важного контента. При создании нового списка или библиотеки в разделе Последние панели быстрого запуска автоматически появляется новая ссылка. В разделе Последние отображаются только пять последних ссылок.

По ссылке "Последние" на панели быстрого запуска показываются последние созданные страницы, списки и библиотеки

Вы можете настроить панель быстрого запуска, чтобы добавить или удалить ссылки для списков и библиотек на сайте. Можно также группы ссылок в разделе Настраиваемые заголовки. Если вы решили все дочерние сайты наследуют глобальной панели навигации, он будет важных для владельцев сайтов для настройки навигации на панели быстрого запуска, так как они будут, что пользователи основной способ найти содержимое в пределах сайта при посещении его. Если вы решили не имеют дочерние сайты наследуют глобальной структуры навигации сайта группы, затем пользователи смогут использовать на верхней панели ссылок и панели быстрого запуска на дочернего сайта для поиска его содержимое. Дополнительные сведения об изменении ссылки на панели быстрого запуска читайте в статьях Настройка навигации на сайте группы.

К началу страницы

Важные аспекты планирования поиска

Пользователи охотнее станут работать с SharePoint Online, если это позволит им быстро находить нужную информацию. Благодаря использованию таких возможностей, как типы контента, или добавлению столбцов с метаданными в списки и библиотеки контент будет легче находить с помощью функции поиска.

Администраторы семейства веб-сайтов и администраторы сайтов могут выполнять ряд настроек поиска для пользователей.

Действие

Раздел

Настраивайте стили и параметры, влияющие на результаты поиска, а также регулируйте настройки Центра поиска и веб-частей, используемых на его страницах.

Управление Центром поиска в SharePoint Online

Создавайте правила запросов, чтобы повысить соответствие результатов поиска намерению пользователя.

Управление правилами запросов

Настраивайте источники результатов поиска.

Управление источниками результатов

Просматривайте, создавайте и изменяйте управляемые свойства и сопоставляйте свойства для обхода с управляемыми свойствами.

Управление схемой поиска в SharePoint Online

Экспортируйте и импортируйте пользовательские настройки конфигурации поиска между сайтами. Такие настройки содержат все пользовательские правила запросов, источники и типы результатов, модели ранжирования и параметры поиска на сайте.

Экспорт и импорт пользовательских параметров конфигурации поиска

Включение контента в поиск

Служба поиска планируется обхода контента SharePoint Online каждые пять минут. После добавления элемента на сайт SharePoint Online будут период времени, прежде чем он индексированных и отображается в результатах поиска. Это количество времени, в зависимости от текущего действия пользователя. Задачи, такие как сайт миграции, обновления и обслуживания увеличьте нагрузку на конвейер индексирования. Новые элементы содержимого обычно должен отображаться в результатах поиска в течение часа.

Действия пользователей с контентом

Мы советуем включить в процесс планирования контента конкретные вопросы о сценариях работы с ним, которые помогут определить, как нужно настроить те или иные сайты, списки и библиотеки и какие особые функции сайта могут понадобиться пользователям сайта.

Вопросы для изучения

Соображения относительно настройки контента

Нужно ли отслеживать версии отдельных типов документов или элементов списка?

  • Возможно, нужно включить управление версиями для этих списков или библиотек.

  • Возможно, следует настроить обязательное извлечение документов или элементов перед их изменением.

Нужна ли пользователям сайта возможность совместно работать с документами определенных типов?

  • Возможно, потребуется включить совместное редактирование для соответствующих библиотек, чтобы упростить сотрудничество.

Должны ли отдельные типы контента быть утверждены, чтобы можно было предоставить к ним общий доступ?

  • Возможно, следует включить утверждение контента для библиотек или использовать рабочие процессы для управления утверждением.

Участвуют ли некоторые типы документов в определенных бизнес-процессах или в рабочих процессах документооборота?

  • Возможно, потребуется создать или настроить рабочие процессы для типов контента, которые применяются к таким документам, или для библиотек, в которых эти документы будут храниться.

Будут ли использоваться списки для управления процессами?

  • Возможно, нужно будет создать или настроить рабочие процессы на основе списков для таких процессов, как отслеживание вопросов и управление ими.

Будут ли сайты содержать конфиденциальные данные, доступ к которым должен быть ограничен?

  • Возможно, потребуется создать определенные сайты или библиотеки с особыми разрешениями для хранения конфиденциальных данных.

  • Если потребность в ограничении доступа к контенту минимальна, рекомендуется использовать разрешения на уровне элементов.

  • Чтобы обеспечить отображение различного контента для разных пользователей, можно прибегнуть к выбору целевой аудитории.

  • Возможно, потребуется исключить определенные списки или библиотеки из индексирования поиска.

Нужно ли пользователям получать уведомления об изменениях контента?

  • Возможно, следует включить RSS для ключевых списков и библиотек.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×