Персонализация писем для массовых рассылок с помощью слияния почты

Персонализация писем для массовых рассылок с помощью слияния почты

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Если вам нужно отправить почту людям из списка рассылки, вы можете создать персонализированные письма с помощью слияния. У всех писем будут одинаковые структура, форматирование, текст и рисунки. В них будут различаться только определенные разделы.

Для создания и печати писем с помощью слияния нужны следующие файлы:

  • Основной документ
    Это документ, содержащий текст и рисунки (например, логотип или изображение), которые будут одинаковыми в каждой версии документа. Примером такого содержимого является текст письма.

  • Список рассылки
    это источник данных, используемый для заполнения сведений в письме. Списка рассылки содержит имена, например, и основной документ является буквой, которая будет устранена с именами в списке.

  • На объединенном документе
    этот документ — это сочетание основного документа и списка рассылки. Слияние помещает сведения из списка рассылки и помещает их в основном документе, что приводит к персонализированные письма на каждого пользователя.

Дополнительные сведения о том, как работает слияния для букв в следующем видео, которое является частью учебного курса.

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Шаг 1. Подготовка основного документа

Перед началом слияния подготовьте письмо. Например, если вы сообщаете о предстоящем мероприятии, укажите его название, дату, время и место. Эти сведения будут важны для всех получателей вашего письма.

  1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команды Начать слияние и Письма.

    В приложении Word, на вкладке рассылки выберите Начать слияние и выберите нужный вариант.

  2. Введите в Word теле письма (в примере ниже), вы хотите отправить участникам.

    Пример письмо метка, используемый для слияния в Word.

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Он может быть электронной таблицей Excel, каталогом контактов Outlook, базой данных Access или списком адресов Office. Список содержит записи, которые Word использует для получения информации при создании писем.

Советы

  • Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния. Перед началом слияния соберите все записи и добавьте их в источник данных.

  • Если вы используете электронную таблицу Excel, убедитесь, что столбец для индексами почтовые индексы отформатировано как текст, чтобы не потерять нули.

  • Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию.

Шаг 3. Связывание списка рассылки с основным документом

Теперь вы готовы открыть источник данных для списка рассылки и ссылки на письмо.

  1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите нужную команду.

    Как часть слияния Word, на вкладке рассылки в группе Начало слияния выберите команду Выбор получателей и выберите команду ввести новый список

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если у вас нет списка рассылки, выберите Ввести новый список и создайте его.

      Или

    • Если список рассылки хранится в виде электронной таблицы Excel, базы данных Access или файла данных другого типа, щелкните Использовать существующий список. Перейдите к списку и нажмите кнопку Открыть.

      Или

    • Если вы используете контакты Outlook, щелкните Выбрать из контактов Outlook.

  3. Выберите Файл > Сохранить как.

  4. В поле Имя файла введите имя, а затем нажмите кнопку Сохранить.


Изменить список получателей

Если вы создания и печати писем для всех пользователей в вашем списке, перейдите к «шаг 4: Добавление персонализированного контента на письмо.» Если нужно отправлять людям live букв, например, в пределах 20 километров события, которые размещаете, нажмите Применить фильтр как ПОЧТОВЫЙ индекс или почтовый индекс Чтобы сузить список.

  1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.

    На вкладке "Рассылки" в группе "Начало слияния" нажмите кнопку "Изменить список получателей".

  2. В диалоговом окне Получатели слияния установите флажок рядом с именем каждого пользователя, который вы хотите получать сообщение по электронной почте.

    Выбор строк при помощи установки флажков

В диалоговом окне Получатели слияния есть параметры, чтобы уточнить список получателей. Два наиболее часто используемые параметры, чтобы упорядочить и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов.

В документе слияния Word нажмите кнопку "Изменить получателей" и в диалоговом окне "Получатели слияния" в разделе "Уточнить список получателей" выберите один из вариантов.

Более подробные сведения читайте в статье Сортировка и фильтрация данных для слияния.

Шаг 4. Добавление персонализированного содержимого в письмо

Добавление содержимого на письмо, которая будет индивидуальной для каждого получателя — например, его имя и адрес. Рекомендации по добавлению эти сведения — Вставка поля слияния в основном документе.

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.

    На вкладке "Рассылки" в группе "Составление документа и вставка полей" нажмите кнопку "Блок адреса".

  2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите формат имя получателя, которое будет отображаться в письме.

    Параметры блока адреса

  3. Нажмите кнопку ОК.

    Примечание: Чтобы просмотреть, как будет выглядеть адрес в письмо, в области предварительного просмотра, выберите Предварительный просмотр результатов. Выберите кнопку Кнопка "Следующая запись" в результатах слияния Далее или Назад Кнопка "Предыдущая запись" в результатах слияния запись для перемещения по записям в источнике данных.

  4. В группе запись и вставка выберите пункт Строка приветствия.

    Как часть слияния Word, на вкладке рассылки в группе составление документа и вставка полей выберите пункт Строка приветствия.

  5. В диалоговом окне Вставка Строка приветствия выберите формат, который вы хотите использовать.

  6. Выберите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния в письме.

  7. Выберите файл > Сохранить для сохранения буква (в примере ниже), вы создаете для слияния.

    Образец письма слияния в Word, отображающий поля «блок адреса» и «Строка приветствия».

Чтобы вставить другие сведения в письмо из списка рассылки, просмотреть Добавляйте поля слияния одной за раз.


Проверка имен полей слияния

Убедитесь, что Word находит имена и адреса из списка рассылки.

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Подбор полей.

    Совет:  Окно Подбор полей также можно открыть из диалогового окна Вставка блока адреса, которое вы использовали для добавления блока адреса в основной документ.

  2. В окне Подбор полей убедитесь, что поля записи, которые отображаются в списке, совпадают с именами столбцов для записей в источнике данных.

    Диалоговое окно «Подбор полей»

    Примечание: В диалоговом окне есть два столбца. Левый столбец содержит список имен полей, часто используемых в бизнес-записях. В правом столбце находятся имена, сопоставленные с заголовками столбцов в файле источника данных.

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если все имена полей соответствуют заголовкам столбцов, не нужно ничего делать.

      Или

    • Если для имени поля, которое должно быть сопоставлено с заголовком столбца, указано (нет соответствия), щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите имя поля в источнике данных. При необходимости повторите это действие.

  4. Нажмите кнопку ОК.


Форматирование полей слияния

Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.

  1. На вкладке Рассылки в группе Просмотр результатов нажмите кнопку Просмотреть результаты для перехода от результатов слияния обратно к полям слияния в сообщении.

    Группа "Просмотр результатов" на вкладке "Рассылки".

  2. Выберите имя поля слияния.

    Выбор поля "Блок адреса"

  3. На вкладке Главная выберите нужный шрифт и его размер.

    В Word на вкладке "Главная" в группе "Шрифт" выберите шрифт и размер шрифта.

  4. На вкладке Разметка страницы (Word 2013) или Макет (Word 2016) укажите необходимый интервал между абзацами.

    В Word на вкладке "Макет" в группе "Абзац" задайте интервалы.

    Примечание: Так как в Word одна строка блока адреса приравнивается к абзацу, возможно, интервал между строками лучше сократить.

Шаг 5. Предварительный просмотр и Печать писем

  1. Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее Кнопка "Следующая запись" в результатах слияния или Назад Кнопка "Предыдущая запись" в результатах слияния , чтобы убедиться, что имена и адреса выглядят так, как нужно.

    Совет:  Чтобы перейти в начало списка, нажмите кнопку Первая  Кнопка "Первая запись" в результатах слияния , а для перехода в конец списка — кнопку Последняя  Кнопка "Последняя запись" в результатах слияния .

  2. Щелкните Найти и объединить > Печать документов.

    Как часть слияния Word, на вкладке рассылки в группе завершение нажмите кнопку Найти и объединить и выберите нужный вариант.

Шаг 6. Сохранение персонализированного письма

При сохранении документа для слияния он остается подключенным к списку рассылки, что позволяет использовать его для следующей массовой рассылки.


Чтобы повторно использовать документ слияния

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.


Для изменения адреса в документ слияния

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Изменить список получателей для сортировки, фильтрации и выбора определенных адресов.

Дополнительные сведения

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×