Персонализация писем для массовых рассылок с помощью слияния почты

Персонализация писем для массовых рассылок с помощью слияния почты

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Если вам нужно отправить почту людям из списка рассылки, вы можете создать персонализированные письма с помощью слияния. У всех писем будут одинаковые структура, форматирование, текст и рисунки. В них будут различаться только определенные разделы.

Выполняется трех файлов в создании и печати писем с помощью процесса слияния.

  • Основной документ
    Это документ, содержащий текст и рисунки (например, логотип или изображение), которые будут одинаковыми в каждой версии документа. Примером такого содержимого является текст письма.

  • Список рассылки
    это источник данных, используемый для заполнения сведений в письме. Списка рассылки содержит имена, например, и основной документ является буквой, которая будет устранена с именами в списке.

  • На объединенном документе
    этот документ — это сочетание основного документа и списка рассылки. Слияние помещает сведения из списка рассылки и помещает их в основном документе, что приводит к персонализированные письма на каждого пользователя.

Дополнительные сведения о том, как работает слияния для букв в следующем видео, которое является частью учебного курса.

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Шаг 1: Подготовка основного документа

Перед началом слияния подготовьте письмо. Например, если вы сообщаете о предстоящем мероприятии, укажите его название, дату, время и место. Эти сведения будут важны для всех получателей вашего письма.

  1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команды Начать слияние и Письма.

    В приложении Word, на вкладке рассылки выберите Начать слияние и выберите нужный вариант.

  2. Введите в Word теле письма (в примере ниже), вы хотите отправить участникам.

    Пример письмо метка, используемый для слияния в Word.

Шаг 2: Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Он может быть электронной таблицей Excel, каталогом контактов Outlook, базой данных Access или списком адресов Office. Список содержит записи, которые Word использует для получения информации при создании писем.

Советы

  • Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния. Перед началом слияния соберите все записи и добавьте их в источник данных.

  • Если вы используете электронную таблицу Excel, убедитесь, что столбец для почтового индекса имеет текстовый формат, чтобы не потерять нули.

  • Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой, используемой по умолчанию.

Шаг 3. Связывание списка рассылки с основным документом

Теперь вы готовы открыть источник данных для списка рассылки и ссылки на письмо.

  1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите нужную команду.

    Как часть слияния Word, на вкладке рассылки в группе Начало слияния выберите команду Выбор получателей и выберите команду ввести новый список

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если у вас нет списка рассылки, выберите Ввести новый список и создайте его.

      Или

    • Если список рассылки хранится в виде электронной таблицы Excel, базы данных Access или файла данных другого типа, щелкните Использовать существующий список. Перейдите к списку и нажмите кнопку Открыть.

      Или

    • Если вы используете контакты Outlook, щелкните Выбрать из контактов Outlook.

  3. Выберите Файл > Сохранить как.

  4. В поле Имя файла введите имя, а затем нажмите кнопку Сохранить.


Изменить список получателей

Если вы создания и печати писем для всех пользователей в вашем списке, перейдите к «шаг 4: Добавление персонализированного контента на письмо.» Если нужно отправлять людям live букв, например, в пределах 20 километров события, которые размещаете, нажмите Применить фильтр как ПОЧТОВЫЙ индекс или почтовый индекс Чтобы сузить список.

  1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.

    Как часть слияния Word, на вкладке рассылки в группе Начало слияния выберите команду Изменить список получателей.

  2. В диалоговом окне Получатели слияния установите флажок рядом с именем каждого пользователя, который вы хотите получать сообщение по электронной почте.

    Выбор строк при помощи установки флажков

В диалоговом окне Получатели слияния есть параметры, чтобы уточнить список получателей. Два наиболее часто используемые параметры, чтобы упорядочить и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов.

В Word документ слияния выберите команду Изменить получателей и в диалоговом окне Получатели слияния в разделе уточнить список получателей, выберите нужный вариант.

Более подробные сведения читайте в статье Сортировка и фильтрация данных для слияния.

Действие 4: Добавление персонализированного контента на письмо

Добавление содержимого на письмо, которая будет индивидуальной для каждого получателя — например, его имя и адрес. Рекомендации по добавлению эти сведения — Вставка поля слияния в основном документе.

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.

    Как часть слияния Word, на вкладке рассылки в группе составление документа и вставка полей выберите команду блок адреса.

  2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите формат имя получателя, которое будет отображаться в письме.

    Параметры блока адреса

  3. Нажмите кнопку ОК.

    Примечание : Чтобы просмотреть, как будет выглядеть адрес в письмо, в области предварительного просмотра, выберите Предварительный просмотр результатов. Выберите кнопку Кнопка "Следующая запись" в результатах слияния Далее или Назад Кнопка "Предыдущая запись" в результатах слияния запись для перемещения по записям в источнике данных.

  4. В группе запись и вставка выберите пункт Строка приветствия.

    Как часть слияния Word, на вкладке рассылки в группе составление документа и вставка полей выберите пункт Строка приветствия.

  5. В диалоговом окне Вставка строки приветствия выберите нужный формат.

  6. Выберите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния в письме.

  7. Выберите файл > Сохранить для сохранения буква (в примере ниже), вы создаете для слияния.

    Образец письма слияния в Word, отображающий поля «блок адреса» и «Строка приветствия».

Чтобы вставить другие сведения в письмо из списка рассылки, просмотреть Добавляйте поля слияния одной за раз.


Проверка имен полей слияния

Убедитесь, что Word находит имена и адреса из списка рассылки.

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Подбор полей.

    Совет :  Окно Подбор полей также можно открыть из диалогового окна Вставка блока адреса, которое вы использовали для добавления блока адреса в основной документ.

  2. В окне Подбор полей убедитесь, что поля записи, которые отображаются в списке, совпадают с именами столбцов для записей в источнике данных.

    Диалоговое окно «Подбор полей»

    Примечание : В диалоговом окне есть два столбца. Левый столбец содержит список имен полей, часто используемых в бизнес-записях. В правом столбце находятся имена, сопоставленные с заголовками столбцов в файле источника данных.

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если все имена полей соответствуют заголовкам столбцов, не нужно ничего делать.

      Или

    • Если для имени поля, которое должно быть сопоставлено с заголовком столбца, указано (нет соответствия), щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите имя поля в источнике данных. При необходимости повторите это действие.

  4. Нажмите кнопку ОК.


Форматирование полей слияния

Чтобы изменить шрифт, размер или интервал между абзацами для объединенного содержимого, выберите имя поля слияния и внесите нужные изменения.

  1. На вкладке рассылки в группе Просмотр результатов выберите Предварительный просмотр результатов для переключения из объединенных результатов обратно в поля слияния в письмо.

    В приложении Word, на вкладке "рассылки", группа "Просмотр результатов".

  2. Выберите имя поля слияния.

    Выбор поля "Блок адреса"

  3. На вкладке " Главная " выберите шрифт и размер шрифта, который вы хотите использовать.

    В приложении Word, на вкладке "Главная" в группе Шрифт выберите шрифт и размер шрифта.

  4. На вкладке " Разметка страницы " (Word 2013 ) или макета (Word 2016 ) выберите нужный интервал.

    В приложении Word на вкладке Макет в группе "Абзац" задайте интервал.

    Примечание : Так как Word рассматривает каждую строку в блок адреса как абзац, может потребоваться уменьшить интервал между строками.

Шаг 5. Предварительный просмотр и Печать писем

  1. Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее Кнопка "Следующая запись" в результатах слияния или Назад Кнопка "Предыдущая запись" в результатах слияния , чтобы убедиться, что имена и адреса выглядят так, как нужно.

    Совет :  Чтобы перейти в начало списка, нажмите кнопку Первая  Кнопка "Первая запись" в результатах слияния , а для перехода в конец списка — кнопку Последняя  Кнопка "Последняя запись" в результатах слияния .

  2. Щелкните Найти и объединить > Печать документов.

    Как часть слияния Word, на вкладке рассылки в группе завершение нажмите кнопку Найти и объединить и выберите нужный вариант.

Шаг 6. Сохранение персонализированного письма

При сохранении документа для слияния он остается подключенным к списку рассылки, что позволяет использовать его для следующей массовой рассылки.


Чтобы повторно использовать документ слияния

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.


Для изменения адреса в документ слияния

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Изменить список получателей для сортировки, фильтрации и выбора определенных адресов.

Дополнительные сведения

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×