Перемещение данных из Excel в Access

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В этой статье показано, как перемещать данные из Excel в Access и преобразовывать их в реляционные таблицы, чтобы использовать вместе приложения Excel и Access из набора Microsoft Office. Коротко говоря, Access идеально подходит для сбора, хранения, запрашивания и совместного использования данных, а Excel — для их вычисления, анализа и визуализации.

В статьях Управление данными с помощью Access или Excel и 10 основных причин использования Access с Excel рассказывается, какая программа лучше подходит для конкретной задачи и как использовать Excel и Access для создания конкретного решения.

В этой статье

Основы реляционных баз данных и моделирования данных

Компоненты реляционной таблицы

Что такое нормализация?

Разные нормальные формы таблиц

Связи и ключи

Целостность и достоверность данных

Суммирование

Основные этапы перемещения данных из Excel в Access

Этап 1. Импорт данных из Excel в Access

Простой способ автоматического добавления данных

Этап 2. Нормализация данных с помощью мастера анализа таблиц

Этап 3. Подключение из Excel к данным Access

Представление данных в Access

Основы реляционных баз данных и моделирования данных

Многие файлы данных, включая и файлы Excel, называются неструктурированными файлами. Эти файлы часто имеют большой размер и содержат избыточные данные, редко используемые столбцы и множество пустых значений. Эти файлы могли быть унаследованы из другой системы или от другого пользователя или же стали такими после того, как в них долгое время добавлялись столбцы в соответствии с меняющимися требованиями. Организация данных в неструктурированном файле подходит для определенной цели, но этим данным не хватает гибкости, и вам будет трудно ответить на непредвиденные вопросы о данных.

Неструктурированный файл

Проверенным решением для неструктурированного файла является реляционная база данных. Access — приложение реляционных баз данных, которое лучше всего работает с таблицами, имеющими правильную структуру со связями, подходящую для реляционной модели.

К началу страницы

Компоненты реляционной таблицы

В хорошо продуманной реляционной базе данных каждая таблица состоит из набора именованных столбцов и множества строк, в каждой из которых хранятся сведения об одном объекте, например о сотруднике. Каждый столбец таблицы имеет уникальное имя и содержит сведения об объекте, например имя и адрес сотрудника. Строки таблицы содержат вхождения объекта, например всех текущих сотрудников организации. На пересечении строки и столбца хранится одно значение, представляющее собой отдельный факт, например "Красноярск". И наконец, порядок строк и столбцов можно изменять, не изменяя смысла таблицы.

Реляционная таблица

1. В таблице представлен отдельный объект — человек, место, предмет, событие или понятие

2. Каждая строка уникальна и имеет первичный ключ, например идентификационный номер

3. Каждый столбец имеет уникальное короткое и понятное имя

4. Все значения в столбце похожи по смысловому наполнению и формату

5. Каждое значение в таблице (эквивалент ячейки в Excel) представляет собой отдельный факт

К началу страницы

Что такое нормализация?

К сожалению, хорошо продуманная реляционная таблица не появляется в базе данных Access автоматически. Необходимо применить определенный метод для анализа данных в неструктурированном файле и перераспределить данные из одной таблицы в две или более связанных таблиц. Этот метод называется нормализацией. Выполняя пошаговые действия, вы разделяете одну таблицу на две или более таблиц меньшего размера, удаляя повторяющиеся значения в столбце и избыточные данные в строках и добавляя первичные ключи (поле, однозначно определяющее каждую запись в таблице) и внешние ключи (поле, содержащее значения, найденные в поле первичного ключа связанной таблицы), чтобы определить связи между новыми таблицами.

Реляционная схема

1. Реляционная таблица

2. Имена столбцов

3. Первичный ключ

4. Внешний ключ

5. Реляционные строки и символы

К началу страницы

Разные нормальные формы таблиц

Таблица может находится в одной из четырех нормальных форм: нулевой, первой, второй или третьей. Каждая форма описывает уровень организации данных в таблице и возможность ее успешного использования в реляционной базе данных. В нулевой нормальной форме данные наименее эффективно организованы, а в третьей нормальной — наиболее эффективно.

Нулевая нормальная форма.    Одним из признаков того, что таблица находится в наименее организованном состоянии, называемом "нулевой нормальной формой", служит наличие в одном или нескольких столбцах "неатомарных" значений. Это означает, что в одной ячейке содержатся несколько значений. Например, адрес клиента может включать название улицы и номер дома (например, 2302 Герцена ул.), город, область и почтовый индекс. В идеале каждый элемент адреса должен храниться в отдельном столбце. Еще пример: столбец, содержащий полные имена (например "Глазков, Илья" или "Елена Матвеева"), следует разделить на два отдельных столбца для имени и фамилии. Хранение имен и фамилий в отдельных столбцах помогает быстро находить и сортировать данные.

Другим признаком того, что данные находятся в нулевой нормальной форме, является наличие сведений об объектах разного типа, таких как продавцы, товары, клиенты и заказы. По возможности данные об объектах каждого типа следует выделять в отдельные таблицы.

Первая нормальная форма.    Таблица находится в первой нормальной форме, если каждый столбец содержит только одно значение, но в одном или нескольких столбцах есть избыточные данные, например сведения о продавце или клиенте для каждой части заказа. Например, "Матвеева, Елена" повторяется пять раз на листе, поскольку с ней связаны два разных заказа (один на три товара, а другой — на два).

Вторая нормальная форма.    Таблица находится во второй нормальной форме, если из нее удалены все избыточные данные, но один или несколько столбцов не основаны на первичном ключе или содержат вычисляемые значения (например, Цена * Скидка).

Третья нормальная форма.    Таблица находится в третьей нормальной форме, если все ее столбцы основаны исключительно на первичном ключе. Как показано на приведенном ниже рисунке, сведения о товарах и поставщиках хранятся в отдельных таблицах и объединяются при подстановке в поле "Код поставщика" в таблице поставщиков.

С таблицами в нулевой, первой и второй нормальной формах могут возникать проблемы, когда требуется изменить данные. Например, обновление часто повторяющихся значений занимает слишком много времени. При каждом обновлении значения необходимо проверить, содержится ли то же значение во всех других строках. Эта операция может занять много времени и стать причиной появления ошибок. Более того, сортировка и фильтрация столбцов с повторяющимися значениями могут вызывать затруднения. Таблицы в первой и второй нормальной формах значительно эффективнее таблиц в нулевой нормальной форме, но и с ними могут возникать проблемы при вставке, обновлении или удалении данных.

Выполняя процесс нормализации данных, вы преобразуете таблицу из менее эффективной формы в более эффективную, пока все таблицы не будут приведены в третью нормальную форму. Третья нормальная форма идеально подходит для большинства случаев, потому что:

  • можно избежать проблем с изменением при вставке, удалении или обновлении данных;

  • можно поддерживать целостность данных с помощью ограничений данных и бизнес-правил;

  • можно запрашивать данные разными способами в поисках ответа на вопросы.

К началу страницы

Связи и ключи

Хорошо организованная реляционная база данных содержит несколько таблиц, приведенных к третьей нормальной форме, между которыми установлены связи, позволяющие объединять данные. Например, сотрудники относятся к отделам и назначены в проекты, проекты содержат подчиненные задачи, за эти задачи отвечают сотрудники, а отделы управляют проектами. При таком сценарии в реляционной базе данных должны быть определены четыре таблицы: "Сотрудники", "Проекты", "Подзадачи" и "Отделы", для которых установлены ключевые связи: относятся к, назначены, содержит, отвечают и управляют.

Существуют три типа связей.

  • Один к одному (1:1).    Например, у каждого сотрудника есть уникальный идентификатор, и каждый идентификатор ссылается только на одного сотрудника.

  • Один ко многим (1:М).    Например, каждый сотрудник назначен в один отдел, но в отделе имеется много сотрудников. Такой тип связи также называется родительско-дочерним.

  • Многие ко многим (М:М).    Например, сотрудник может быть назначен во множество проектов, и каждому проекту может быть назначено множество сотрудников. Специальная таблица, называемая связующей, часто используется для создания связи типа "один ко многим" между каждой из трех таблиц в третьей нормальной форме, а все вместе эти таблицы образуют связь "многие ко многим".

Связи между двумя или более таблицами создаются на основе первичных или внешних ключей. Первичный ключ — это столбец таблицы, значения которого однозначно определяют каждую строку в таблице, например "Идентификатор" или "Код отдела". Внешний ключ — это столбец таблицы, значения которого совпадают с первичным ключом другой таблицы. Внешний ключ можно рассматривать как копию первичного ключа из другой реляционной таблицы. Связь между двумя таблицами создается путем сопоставления значений внешнего ключа из одной таблицы со значениями первичного ключа из другой.

Связи первичного и внешнего ключа

К началу страницы

Целостность и достоверность данных

После создания реляционной базы данных, в которой все таблицы приведены к третьей нормальной форме и определены нужные связи, необходимо обеспечить целостность этих данных. Целостность данных означает, что можно правильно и согласованно переходить по связям и работать с таблицами в базе данных по мере ее обновления. В реляционных базах данных существуют два основных правила для обеспечения целостности данных.

Правило целостности сущностей.    У каждой строки в таблице должен быть первичный ключ, и у каждого первичного ключа должно быть значение. Это правило гарантирует, что каждую строку в таблице можно однозначно определить, и она никогда не потеряется. Более того, при вставке, обновлении или удалении данных будет поддерживаться уникальность и наличие всех первичных ключей.

Правило ссылочной целостности.    Это правило определяет принципы вставки и удаления связи типа "один ко многим". Если в таблице есть внешний ключ, каждое его значение должно либо быть нулевым (нет значения), либо соответствовать значениям в реляционной таблице, в которой этот внешний ключ является первичным ключом.

Изменение связей

Для еще более надежного обеспечения целостности данных в реляционной базе данных можно использовать различные правила проверки данных, в том числе их типа (например, целое число), длины (например, не более 15 символов), формата (например, валюта), значения по умолчанию (например, 10) и ограничений (например, Сумма_запасов > Сумма_заказа). Такие правила проверки данных обеспечивают качество данных в базе и ее соответствие установленным бизнес-правилам.

Стоит отметить такое важное различие между базой данных Access и книгой Excel, как ввод данных. На листе Excel данные вводятся в "свободной форме". Можно ввести данные практически где угодно и легко отменить изменения. База данных Access имеет более сложную структуру и больше ограничений. Кроме того, при вводе данных в таблице изменения фиксируются в базе данных. Здесь невозможно отменить ввод данных, как в Excel, хотя можно удалить или обновить их, чтобы исправить ошибки.

К началу страницы

Суммирование

После нормализации данных в реляционной базе данных с правильно установленными связями и обеспечения целостности данных становится проще выполнять следующие операции:

  • экономия места и повышение производительности за счет физического удаления повторяющихся и избыточных данных;

  • безошибочное обновление и поддержание целостности данных;

  • сортировка, фильтрация, создание вычисляемых столбцов, статистическое вычисление и обобщение данных;

  • запрос данных разными способами для ответа на ожидаемые и неожиданные вопросы.

Конечно, есть и другие аспекты проектирования реляционных баз данных, такие как составные ключи (ключ, который составляют значения из двух или более столбцов), дополнительные нормальные формы (четвертая нормальная форма — многозначная зависимость) и денормализация. Но для большинства простых и умеренно сложных операций с базой данных у вас есть важная информация о проектировании базы данных, которая необходима для понимания примеров использования, приведенных далее в этой статье.

К началу страницы

Основные этапы перемещения данных из Excel в Access

Процесс перемещения данных из Excel в Access состоит из трех основных этапов.

Три основных шага

К началу страницы

Этап 1. Импорт данных из Excel в Access

Операция импорта может пройти более гладко, если потратить некоторое время на подготовку и очистку данных. Импорт данных — это как переезд в новый дом. Если перед переездом избавиться от ненужных вещей и рассортировать оставшиеся, то будет гораздо проще освоиться в новом доме.

Очистка данных перед импортом

Прежде чем импортировать данные в Access, хорошо бы сделать следующее в Excel:

  • Преобразуйте ячейки, содержащие неатомарные данные (то есть несколько значений в одной ячейке), в несколько столбцов. Например, ячейку в столбце "Навыки", которая содержит несколько навыков (например, "программирование на C#", "программирование в VBA" и "Веб-дизайн"), следует разделить на отдельные столбцы, в каждом из которых будет указан только один навык.

  • С помощью команды СЖПРОБЕЛЫ удалите начальные, конечные и множественные внутренние пробелы.

  • Удалите непечатаемые знаки.

  • Найдите и исправьте орфографические и пунктуационные ошибки.

  • Удалите повторяющиеся строки или повторяющиеся поля.

  • Убедитесь, что столбцы данных не содержат смешанные форматы, особенно числа, отформатированные как текст, или даты, отформатированные как числовые значения.

Дополнительные сведения см. в следующих справочных статьях об Excel:

Примечание : Если вам требуется более сложная очистка данных или у вас нет времени и ресурсов для самостоятельной автоматизации процесса, подумайте о привлечении стороннего поставщика. Чтобы получить дополнительные сведения, в избранной поисковой системе в веб-браузере выполните поиск по фразам "программное обеспечение для очистки данных" или "качество данных".

Выбор наилучшего типа данных при импорте

Во время операции импорта данных в Access нужно сделать правильный выбор, чтобы получить как можно меньше (или вообще не получить) сообщений об ошибках преобразования, которые потребуют вмешательства пользоателя. В приведенной ниже таблице показано, как числовые форматы Excel и типы данных Access преобразуются при импорте данных из Excel в Access, и даны некоторые советы по выбору наилучшего типа данных в мастере импорта электронных таблиц.

Числовой формат Excel

Тип данных Access

Примечания

Рекомендации

Текстовый

Текстовый, MEMO

Текстовый тип данных в Access позволяет хранить буквенно-цифровые данные до 255 знаков. Тип данных MEMO в Access позволяет хранить буквенно-цифровые данные до 65 535 знаков.

Выберите тип MEMO, чтобы избежать усечения данных.

Числовой, Процентный, Дробный, Научный

Числовой

В Access представлен один числовой тип данных, который меняется в зависимости от свойства "Размер поля" (байт, целое число, длинное целое, одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, действительное).

Выберите тип Двойное с плавающей точкой, чтобы избежать ошибок преобразования.

Дата

Дата

В Access и Excel используется один и тот же порядковый номер для хранения дат. В Access диапазон дат больше: от –657 434 (1 января 100 н. э.) до 2 958 465 (31 декабря 9999 н. э.).

Поскольку Access не распознает систему дат 1904 (используется в Excel для Macintosh), необходимо преобразовывать даты либо в Excel, либо в Access, чтобы избежать путаницы.

Дополнительные сведения читайте в статье Изменение системы дат, форматирование или интерпретации двузначным обозначением года и Импорт или связывание данных в книге Excel

.

Выберите тип Дата.

Время

Время

В Access и Excel используется один и тот же тип данных для хранения значений времени.

Выберите тип Время, который обычно предлагается по умолчанию.

Денежный, Финансовый

Денежный

Денежный тип данных в Access позволяет хранить данные в виде 8-байтовых чисел с точностью до четырех знаков после запятой. Он используется для хранения финансовых данных и в тех случаях, когда значения не должны округляться.

Выберите тип Денежный, который обычно предлагается по умолчанию.

Логический

Логический (Да/Нет)

В Access используется –1 для всех значений "Да" и 0 для всех значений "Нет", а в Excel используется 1 для всех значений ИСТИНА и 0 для всех значений ЛОЖЬ.

Выберите тип Логический, который позволяет автоматически преобразовать базовые значения.

Гиперссылка

Гиперссылка

В Excel и Access гиперссылка содержит URL- или веб-адрес, по которому можно перейти, щелкнув его мышью.

Выберите тип Гиперссылка, иначе в Access может по умолчанию использоваться текстовый тип данных.

После загрузки данных в Access данные в Excel можно удалить. Не забудьте перед удалением создать резервную копию исходной книги Excel.

Дополнительные сведения приведены в разделе справки Access Импорт или связывание данных в книге Excel.

К началу страницы

Простой способ автоматического добавления данных

Распространенные проблемы пользователям Excel есть один лист большой добавления данных с помощью тех же столбцах. Например могут быть фонды решения, который начал в Excel, но теперь увеличился для добавления файлов из многих рабочие группы и отделы. Возможно, эти данные в разных листов и книг или текстовые файлы, которые являются веб-каналы данных из других систем. Нет команды интерфейса пользователя или простой способ добавить одинаковые данные в Excel.

Лучше всего использовать приложение Access, которое позволяет без труда импортировать и добавлять данные в одну таблицу с помощью мастера импорта электронных таблиц. Более того, можно добавить очень много данных в одну таблицу. Операции импорта можно сохранять, добавлять в виде запланированных задач в Microsoft Office Outlook и даже автоматизировать процесс с помощью макросов.

К началу страницы

Этап 2. Нормализация данных с помощью мастера анализа таблиц

На первый взгляд процесс нормализации данных может показаться сложной задачей. К счастью, процесс нормализации таблиц Access значительно упрощается при использовании мастера анализа таблиц.

Мастер анализа таблиц

1. Перетащите выделенные столбцы в новую таблицу и автоматически создайте связи

2. Воспользуйтесь кнопками команд, чтобы переименовать таблицу, добавить первичный ключ, сделать существующий столбец первичным ключом или отменить последнее действие.

С помощью этого мастера можно выполнить следующие операции.

  • Преобразовать таблицу в набор таблиц меньшего размера и автоматически создать между таблицами связи на основе первичного и внешнего ключей.

  • Добавить первичный ключ в существующее поле, содержащее уникальные значения, или создать новое поле идентификатора с использованием типа данных "Счетчик".

  • Автоматическое создание связей с обеспечение целостности данных с помощью каскадное обновление. Чтобы предотвратить случайное удаление данных каскадное удаление не добавляются автоматически, но можно легко добавлять каскадное удаление позже.

  • Выполнять в новых таблицах поиск избыточных или повторяющихся данных (например, один клиент с двумя разными номерами телефонов) и обновлять их по своему усмотрению.

  • Создать резервную копию исходной таблицы и переименовать ее, добавив суффикс "_OLD". Затем можно создать запрос, которые реорганизует исходную таблицу с первоначальным именем, чтобы все формы и отчеты, созданные на основе исходной таблицы, могли работать с новой табличной структурой.

К началу страницы

Этап 3. Подключение из Excel к данным Access

После нормализации данных в Access и создания запроса или таблицы для реорганизации исходных данных подключение из Excel к данным Access не представляет никакой сложности. Ваши данные находятся в Access как внешний источник, поэтому их можно легко присоединить к книге через подключение к данным, которое представляет собой контейнер сведений, использующихся для поиска источника данных, подключения и доступа к нему. Сведения о подключении хранятся в книге, однако их также можно сохранить в файле подключения (например, в файле подключения к данным Office с расширением .odc или файле имени источника данных с расширением .dsn). После подключения к внешним данным также можно автоматически обновлять книгу Excel из Access при каждом изменении данных в Access.

Дополнительные сведения см. в статьях Общие сведения о подключении к данным и их импорте и Обмен данными (копирование, импорт и экспорт) между приложениями Excel и Access.

К началу страницы

Представление данных в Access

В этом разделе описаны следующие действия по нормализации данных: разбиение значений в столбцах "Продавец" и "Адрес" на наиболее мелкие фрагменты, выделение однотипных объектов в собственные таблицы, копирование таких таблиц из Excel и вставка в Access, создание ключевых связей между вновь созданными таблицами Access, а также создание и выполнение в Access простого запроса для получения сведений.

Пример данных в ненормализованной форме

На приведенном ниже листе столбцы "Продавец" и "Адрес" содержат неатомарные значения. Оба столбца следует разделить на два или более отдельных столбцов. На этом листе содержатся также сведения о продавцах, товарах, клиентах и заказах. Эти сведения также следует разделить на отдельные таблицы по типам объектов.

Продавец

Код заказа

Дата заказа

Код товара

Кол-во

Цена

Клиент

Адрес

Телефон

Глазков, Илья

2348

2.03.09

J-558

16

8,50 ₽

Компания Contoso

2302 Герцена ул. Омск, Омская обл. 644000

425-555-0222

Глазков, Илья

2348

2.03.09

B-205

2

4,50 ₽

Компания Contoso

2302 Герцена ул. Омск, Омская обл. 644000

425-555-0222

Глазков, Илья

2348

2.03.09

D-4420

17

7,25 ₽

Компания Contoso

2302 Герцена ул. Омск, Омская обл. 644000

425-555-0222

Глазков, Илья

2349

4.03.09

C-789

15

7,00 ₽

Жареный боб

7007 Гагарина ул. Томск, Томская обл. 634000

425-555-0201

Глазков, Илья

2349

4.03.09

C-795

18

9,75 ₽

Жареный боб

7007 Гагарина ул. Томск, Томская обл. 634000

425-555-0201

Матвеева, Елена

2350

4.03.09

A-2275

2

16,75 ₽

Новые Технологии

1025 Ломоносова ул. Воронеж, Воронежская обл. 394000

425-555-0185

Матвеева, Елена

2350

4.03.09

F-198

18

5,25 ₽

Новые Технологии

1025 Ломоносова ул. Воронеж, Воронежская обл. 394000

425-555-0185

Матвеева, Елена

2350

4.03.09

B-205

1

4,50 ₽

Новые Технологии

1025 Ломоносова ул. Воронеж, Воронежская обл. 394000

425-555-0185

Зайцев, Сергей

2351

4.03.09

C-795

18

9,75 ₽

Компания Contoso

2302 Герцена ул. Омск, Омская обл. 644000

425-555-0222

Зайцев, Сергей

2352

5.03.09

A-2275

2

16,75 ₽

Новые Технологии

1025 Ломоносова ул. Воронеж, Воронежская обл. 394000

425-555-0185

Зайцев, Сергей

2352

5.03.09

D-4420

15

7,25 ₽

Новые Технологии

1025 Ломоносова ул. Воронеж, Воронежская обл. 394000

425-555-0185

Ковалев, Родион

2353

7.03.09

A-2275

18

16,75 ₽

Жареный боб

7007 Гагарина ул. Томск, Томская обл. 634000

425-555-0201

Ковалев, Родион

2353

7.03.09

C-789

17

7,00 ₽

Жареный боб

7007 Гагарина ул. Томск, Томская обл. 634000

425-555-0201

Комарова, Лина

2354

7.03.09

A-2275

15

16,75 ₽

Компания Contoso

2302 Герцена ул. Омск, Омская обл. 644000

425-555-0222

Матвеева, Елена

2355

8.03.09

D-4420

16

7,25 ₽

Новые Технологии

1025 Ломоносова ул. Воронеж, Воронежская обл. 394000

425-555-0185

Матвеева, Елена

2355

8.03.09

C-795

15

9,75 ₽

Новые Технологии

1025 Ломоносова ул. Воронеж, Воронежская обл. 394000

425-555-0185

Глазков, Илья

2356

10.03.09

C-789

18

7,00 ₽

Компания Contoso

2302 Герцена ул. Омск, Омская обл. 644000

425-555-0222

Сведения, разделенные на мельчайшие части: атомарные данные

Работая с данными этого примера в Excel, можно с помощью команды Текст по столбцам разделить данные ячейки на "атомарные" части (такие как название улицы и номер дома, город, область и почтовый индекс) и поместить в разные столбцы.

В приведенной ниже таблице показаны новые столбцы того же листа после разделения всех данных на атомарные значения. Сведения из столбца "Продавец" разделены на столбцы "Фамилия" и "Имя", а сведения из столбца "Адрес" — на столбцы "Почтовый адрес", "Город", "Область" и "Индекс". Эти данные находятся в первой нормальной форме.

Фамилия

Имя

 

Почтовый адрес

Город

Область

Индекс

Глазков

Илья

2302 Герцена ул.

Омск

Омская обл.

98227

Матвеева

Елена

1025 Ломоносова ул.

Воронеж

Воронежская обл.

98234

Зайцев

Сергей

2302 Герцена ул.

Омск

Омская обл.

98227

Ковалев

Родион

7007 Гагарина ул.

Томск

Томская обл.

98199

Комарова

Лина

2302 Герцена ул.

Омск

Омская обл.

98227

Разделение данных по упорядоченным объектам в Excel

В приведенных ниже таблицах с примерами данных показаны те же сведения с листа Excel после разделения на отдельные таблицы для продавцов, товаров, клиентов и заказов. Структура таблиц не окончательная, но все идет в правильном направлении.

Таблица "Продавцы" содержит только сведения о специалистах по продажам. Заметьте, что у каждой записи имеется уникальный идентификатор (код продавца). Значение "Код продавца" будет использоваться в таблице "Заказы" для подключения заказов к продавцам.

Продавцы

Код продавца

Фамилия

Имя

101

Глазков

Илья

103

Матвеева

Елена

105

Зайцев

Сергей

107

Ковалев

Родион

109

Комарова

Лина

Таблица "Товары" содержит только сведения о товарах. Заметьте, что у каждой записи имеется уникальный идентификатор (код товара). Значение "Код товара" будет использоваться для подключения сведений о товарах к таблице сведений о заказах.

Товары

Код товара

Цена

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8,50

Таблица "Клиенты" содержит только сведения о клиентах. Заметьте, что у каждой записи имеется уникальный идентификатор (код клиента). Значение "Код клиента" будет использоваться для подключения сведений о клиентах к таблице заказов.

Клиенты

Код клиента

Имя

Почтовый адрес

Город

Область

Индекс

Телефон

1001

Компания Contoso

2302 Герцена ул.

Омск

Омская обл.

98227

425-555-0222

1003

Новые Технологии

1025 Ломоносова ул.

Воронеж

Воронежская обл.

98234

425-555-0185

1005

Жареный боб

7007 Гагарина ул.

Томск

Томская обл.

98199

425-555-0201

Таблица "Заказы" содержит сведения о заказах, продавцах, клиентах и товарах. Заметьте, что у каждой записи имеется уникальный идентификатор (код заказа). Некоторые сведения из этой таблицы необходимо выделить в дополнительную таблицу, содержащую сведения о заказах, чтобы в таблице "Заказы" осталось только четыре столбца: уникальный код заказа, дата заказа, код продавца и код клиента. Показанная здесь таблица еще не разделена.

Заказы

Код заказа

Дата заказа

Код продавца

Код клиента

Код товара

Кол-во

2348

2.03.09

101

1001

J-558

16

2348

2.03.09

101

1001

B-205

2

2348

2.03.09

101

1001

D-4420

17

2349

4.03.09

101

1005

C-789

15

2349

4.03.09

101

1005

C-795

18

2350

4.03.09

103

1003

A-2275

2

2350

4.03.09

103

1003

F-198

18

2350

4.03.09

103

1003

B-205

1

2351

4.03.09

105

1001

C-795

18

2352

5.03.09

105

1003

A-2275

2

2352

5.03.09

105

1003

D-4420

15

2353

7.03.09

107

1005

A-2275

18

2353

7.03.09

107

1005

C-789

17

2354

7.03.09

109

1001

A-2275

15

2355

8.03.09

103

1003

D-4420

16

2355

8.03.09

103

1003

C-795

15

2356

10.03.09

101

1001

C-789

17

Такие сведения о заказах, как код и количество товара, перемещаются из таблицы "Заказы" в таблицу с названием "Сведения о заказах". Поскольку здесь 9 заказов, в этой таблице должно быть 9 записей. Заметьте, что в таблице "Заказы" имеется уникальный идентификатор (код заказа), на который указывает ссылка из таблицы "Сведения о заказах".

Окончательная структура таблицы "Заказы" должна выглядеть следующим образом:

Заказы

Код заказа

Дата заказа

Код продавца

Код клиента

2348

2.03.09

101

1001

2349

4.03.09

101

1005

2350

4.03.09

103

1003

2351

4.03.09

105

1001

2352

5.03.09

105

1003

2353

7.03.09

107

1005

2354

7.03.09

109

1001

2355

8.03.09

103

1003

2356

10.03.09

101

1001

В таблице "Сведения о заказах" нет столбцов, которые должны содержать уникальные значения (то есть нет первичного ключа), поэтому некоторые или все столбцы могут содержать "избыточные" данные. Однако в этой таблице не должно быть полностью совпадающих записей (это правило применяется ко всем таблицам в базе данных). В таблице должно быть 17 записей, каждая из которых соответствует товару в отдельном заказе. Например, в заказе 2349 три товара с кодом C-789 представляют собой одну из двух частей всего заказа.

Поэтому таблица "Сведения о заказах" должна выглядеть следующим образом:

Сведения о заказах

Код заказа

Код товара

Кол-во

2348

J-558

16

2348

B-205

2

2348

D-4420

17

2349

C-789

15

2349

C-795

18

2350

A-2275

2

2350

F-198

18

2350

B-205

1

2351

C-795

18

2352

A-2275

2

2352

D-4420

15

2353

A-2275

18

2353

C-789

17

2354

A-2275

15

2355

D-4420

16

2355

C-795

15

2356

C-789

17

Копирование данных из Excel и вставка их в Access

Теперь, когда сведения о продавцах, клиентах, товарах и заказах разделены по отельным объектам в Excel, эти данные можно скопировать прямо в Access, где они станут таблицами.

Создание связей между таблицами Access и выполнение запроса

После перемещения данных в Access можно создать связи между таблицами и выполнять запросы для получения сведений о разных объектах. Например, можно создать запрос, возвращающий код заказа и имена продавцов для заказов за период между 5.03.09 и 8.03.09.

Кроме того, можно создавать формы и отчеты, чтобы упростить ввод данных и анализ продаж.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×