Перемещение данных из Excel в Access

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

В этой статье показано, как перенести данные из Excel в Access и преобразование данных в реляционных таблиц, чтобы можно было использовать Microsoft Excel и Access друг с другом. Для подведения итогов, лучше всего подходит для записи, сохранения, запросы и общий доступ к данным Access и Excel лучше всего подходит для расчета, анализа и визуализации данных.

Две статьи, с помощью Access или Excel Управление данными и первые 10 причины для использования Access с помощью Excelобсуждение какую программу лучше всего подходит для конкретной задачи и совместное использование Access и Excel для создания практических решений.

При перемещении данных из Excel в Access существует три основных этапов процесса.

Три основных шага

Примечание: Подробнее о моделирования данных и связи в приложении Access: Основные сведения о создании баз данных.

Шаг 1: Импорт данных из Excel в Access

Импорт данных — это операция, можно перейти во многом возможных проблем при занять некоторое время подготовить и очистки данных. Импорт данных напоминает перемещения в новое место. При очистке и упорядочение вашей собственности, прежде чем переместить сопоставлении в новой домашней намного проще.

Перед импортом очистки данных

Перед импортом данных в Access, в Excel это хороший способ:

  • Преобразование ячеек, содержащих данные без элементарной (то есть несколько значений в одной ячейке) несколько столбцов. Например ячейку в столбце «Навыки», которая содержит несколько значений навык, например «Программирования, в C#» «VBA программирования» и «Веб-дизайна» должно быть разбивкой для разделения столбцов, которые в них содержатся навыкам только одно значение.

  • С помощью команды СЖПРОБЕЛЫ для удаления начальные, конечные и нескольких пробелы.

  • Удалите непечатаемые символы.

  • Обнаружение и исправление ошибок правописания и знаки пунктуации.

  • Удаление повторяющихся строк или повторяющиеся поля.

  • Убедитесь, что столбцы данных не содержат смешанные форматов, особенно числа, отформатированные как текст или числа в формате даты.

Дополнительные сведения в следующих разделах Excel справки:

Примечание: Если очистка потребностей данные сложны или у вас нет времени и ресурсов для автоматизации процесса собственные, можно с помощью стороннего поставщика. Для получения дополнительных сведений искать «программное обеспечение очистки данных» или «качество данных» с любой поисковой системы в веб-браузере.

Выбор оптимального типа данных при импорте

Во время операции импорта в Access вы хотите принимать правильные решения, чтобы получить несколько (если таковые имеются) ошибки преобразования, требующих участия вручную. В следующей таблице перечислены типы данных Access и Excel числовые форматы преобразование при импорте данных из Excel в Access и предлагает несколько советов о наиболее типы данных, доступные в мастере импорта электронной таблицы.

Числового формата Excel

Тип данных Access

Примечания

Рекомендации

Текст

Текстовое поле Memo

Тип данных текст Access сохраняет буквенно-цифровые данные до 255 знаков. Тип данных МЕМО Access сохраняет буквенно-цифровые данные до 65535 знаков.

Выберите команду Записка во избежание ошибок усечения все данные.

Число, процент, дроби, научных

Числовой

Access имеет один числовой тип данных, которая зависит от на основе размер поля свойства (байтовое целое число, длинное целое одного двойной, десятичные).

Выберите двойной во избежание ошибок преобразования данных.

Дата

Дата

Access и Excel для хранения дат и используется то же число последовательных даты. В приложении Access, больше диапазон дат: от от -657434 (1 января 100 г. н.э.) до 2 958 465 (31 декабря 9999 г. н.э.).

Так как Access не распознает система дат 1904 (используется в Excel для компьютеров Макинтош), необходимо преобразование дат в Excel или Access, чтобы избежать путаницы.

Дополнительные сведения читайте в статье Изменение системы дат, форматирование или интерпретации двузначным обозначением года и Импорт или связывание данных в книге Excel.

Выберите дату.

Системное время

Системное время

Access и Excel оба содержат значения времени с помощью одинаковый тип данных.

Выберите время, обычно используется по умолчанию.

Денежный, финансовый

Денежный

В Access тип данных Currency хранит данные в виде числа 8-байтовое с точностью до четырех десятичных разрядов и используется для хранения финансовых данных и предотвратить округления значений.

Выберите параметр Денежный, обычно используется по умолчанию.

Логическое

Да/нет

Доступ к использует -1 для всех значений Да и значение 0 для без значения, тогда как Excel использует 0 и 1 для всех TRUE значения для всех значений FALSE.

Выберите Да/Нет, которая автоматически преобразует исходные.

Гиперссылка

Гиперссылка

Гиперссылки в Excel и Access содержит URL-адрес или веб-адрес, который можно щелкнуть и следуйте.

Выберите пункт Гиперссылка, в противном случае Access могут использовать текстовый тип данных по умолчанию.

После того как данные в Access, можно удалить данные Excel. Не забудьте создать резервную копию исходной книги Excel сначала перед его удалением.

Дополнительные сведения приведены в разделе справки Access Импорт или связывание данных в книге Excel.

Простой способ автоматически добавлять данные

Распространенные проблемы пользователям Excel есть один лист большой добавления данных с помощью тех же столбцах. Например могут быть фонды решения, который начал в Excel, но теперь увеличился для добавления файлов из многих рабочие группы и отделы. Возможно, эти данные в разных листов и книг или текстовые файлы, которые являются веб-каналы данных из других систем. Нет команды интерфейса пользователя или простой способ добавить одинаковые данные в Excel.

Лучше всего использовать Access, где можно легко импортировать и добавлять данные в одной таблице с помощью мастера импорта электронной таблицы. Кроме того можно добавить большой объем данных в одной таблице. Сохранение операции импорта, добавьте их в качестве задачи, запланированные Microsoft Outlook и даже с помощью макросов для автоматизации процесса.

Шаг 2: Нормализация данных с помощью мастера анализа таблиц

На первый взгляд пошаговом процесс Нормализация данных может показаться сложной задачей. К счастью нормализация таблиц в Access выполняется намного проще, Спасибо мастер анализа таблиц.

Мастер анализа таблиц

1. Перетащите выделенные столбцы в новую таблицу и автоматическое создание связей

2. с помощью кнопки команды переименовать таблицы, Добавление первичного ключа, сделать существующего столбца первичного ключа и Отмена последнего действия

Этот мастер можно использовать для выполнения следующих действий:

  • Преобразование таблицы в наборе меньше таблиц и автоматическое создание первичного и внешнего ключа связи между таблицами.

  • Добавление к существующему полю, содержащий уникальные значения первичного ключа, или создайте новый код поля, которое использует тип данных "Счетчик".

  • Автоматическое создание связей с обеспечение целостности данных с помощью каскадное обновление. Чтобы предотвратить случайное удаление данных каскадное удаление не добавляются автоматически, но можно легко добавлять каскадное удаление позже.

  • Поиск новой таблице избыточных или повторяющихся данных (например, того же клиента с две разные телефонные номера) и обновлять это по своему усмотрению.

  • Создание резервной копии исходной таблицы и переименуйте его путем добавления «_OLD» его имени. Создайте запрос, который восстанавливает исходной таблицы с исходным именем таблицы, чтобы любой существующий форм и отчетов на основе исходной таблицы совместимы с новой структуры таблиц.

Дополнительные сведения читайте в статье нормализация данных с помощью анализа таблиц.

Шаг 3: Подключение к данным Access из Excel

После были нормализовать данных в Access и запрос или таблица была создана, восстанавливает исходные данные, это просто о соединении для доступа к данным из Excel. Теперь в Access как внешнего источника данных и данных, могут быть подключены к книге через подключение к данным, — это контейнер, который используется для поиска информации, войдите в систему и получить доступ к внешнему источнику данных. Сведения о подключении хранится в книге, а также могут быть сохранены в файл подключения, например файл подключения к данным Office (ODC) (.odc с расширением) или имя источника данных (с расширением .dsn). После подключения к внешним данным, можно также автоматического обновления (или) книгу Excel из Access при каждом обновлении данных в Access.

Для получения дополнительных сведений ознакомьтесь со статьей Обзор подключении (импорте) данных.

Получение данных в Access

Этот раздел поможет выполнить следующие этапы Нормализация данных: разбиение на их наиболее элементарной фрагменты, разделения значений в столбцах Продавец и адрес связанные темы в свои собственные таблицы, копирование и вставка из Excel в этих таблиц Access, создание ключа связей между только что созданному таблиц Access и созданию и выполнению простого запроса в Access вернуть сведения.

Пример данных в форму без нормализовать

Следующий лист содержит-элементарной значений в столбцах Продавец и адрес. Столбцы, следует разбить на несколько отдельных столбцов. В этом примере также содержит сведения о продавцов, продукты, клиентах и заказах. Эти сведения должны быть разделение дальнейшей, по темам, по отдельным таблицам.

Продавец

Идентификатор заказа

Дата заказа

Код товара

Qty

Цена

Имя клиента

Адрес

Телефон

Li Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Кофейная фабрика

7007 Корнелл St Редмонд, Вашингтон 98199

425-555-0201

Li Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Кофейная фабрика

7007 Корнелл St Редмонд, Вашингтон 98199

425-555-0201

Говорится, что Адамова, Елена

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234

425-555-0185

Говорится, что Адамова, Елена

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234

425-555-0185

Говорится, что Адамова, Елена

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234

425-555-0185

Hance Джим

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 приложениях хранить Омске, п 98227

425-555-0222

Hance Джим

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234

425-555-0185

Hance Джим

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234

425-555-0185

Уткина Рида

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Кофейная фабрика

7007 Корнелл St Редмонд, Вашингтон 98199

425-555-0201

Уткина Рида

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Кофейная фабрика

7007 Корнелл St Редмонд, Вашингтон 98199

425-555-0201

Сведения в его наименьшее частей: элементарной данных

Работа с данными в этом примере, можно использовать команды текста к столбцу в Microsoft Excel для разделения «элементарной» части ячейки (например, почтовый адрес, Город, область и почтовый индекс) в отдельные столбцы.

В следующей таблице показаны новые столбцы в том же листе после разделения вносить элементарной всех значений. Обратите внимание, что данные в столбце продавца, разделенное на столбцы имени и фамилии и что данные в столбце адрес разделенное на столбцы почтовый адрес, Город, область и ПОЧТОВЫЙ индекс. Эти данные имеют «первой нормальной форме».

Фамилия

Имя

 

Почтовый адрес

Город

Субъект

Почтовый индекс

Li

Yale

Хранить 2302 приложениях

Омск

Красноярский край

98227

Авдеев

Елена

Колумбия 1025 круг

Киркланд

Красноярский край

98234

Безруков

Павел

Хранить 2302 приложениях

Омск

Красноярский край

98227

Уткина

Рида

7007 Корнелл St Редмонд

Redmond

Красноярский край

98199

Выхода данных по темам, организованных в Excel

Несколько таблиц образцом данных, которые следуют за Показать ту же информацию из листа Excel после разделенное на таблиц для продавцов, продукты, клиентах и заказах. Конструктор таблиц не окончательный, но он находится на правильном пути.

В таблице продавцов содержит сведения только о продавцов. Обратите внимание, что каждая запись уникальный идентификатор (Продавец ID). КОД продавца значение будет использоваться в таблице «заказы» для подключения к продавцов заказов.

Продавцов

КОД продавца

Фамилия

Имя

101

Li

Yale

103

Авдеев

Елена

105

Безруков

Павел

107

Уткина

Рида

Таблицы «Товары» содержит сведения только о продуктах. Обратите внимание, что каждая запись уникальный идентификатор (код товара). Код товара значение будет использоваться для подключения к таблице сведения о заказе сведения о продукте.

Продукты

Код товара

Цена

A-2275

16,75

B-205

4.50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Таблицы «Клиенты» содержит только сведения о клиентах. Обратите внимание, что каждая запись уникальный идентификатор (идентификатор клиента). Идентификатор клиента значение будет использоваться для подключения к данным клиента в таблице «Заказы».

Customers

Код клиента

Имя

Почтовый адрес

Город

Субъект

Почтовый индекс

Телефон

1001

Contoso, Ltd.

Хранить 2302 приложениях

Омск

Красноярский край

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

Колумбия 1025 круг

Киркланд

Красноярский край

98234

425-555-0185

1005

Кофейная фабрика

St Корнелл 7007

Redmond

Красноярский край

98199

425-555-0201

Таблицы «Заказы» содержит сведения о заказов, продавцов, клиентов и продуктов. Обратите внимание, что каждая запись уникальный идентификатор (код заказа). Некоторые данные в этой таблице нужно разбить на дополнительные таблицу, содержащую сведения о заказе, так что таблицы «Заказы» содержит только четыре столбца — номер заказа уникальных, дата заказа, код продавца и идентификатор клиента. В таблице еще не была разбивается на таблицу сведения о заказе.

Orders

Идентификатор заказа

Дата заказа

КОД продавца

Код клиента

Код товара

Qty

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Сведения о заказе, например код товара и количество будут перемещены из таблицы «Заказы» и хранятся в таблицу с именем сведения о заказе. Имейте в виду, что имеется 9 заказов, поэтому имеет смысл, что имеется 9 записей в этой таблице. Обратите внимание, что таблицы «Заказы» уникальный идентификатор (код заказа), который будет рассматриваются в таблице сведения о заказе.

Итоговый структуру таблицы «Заказы» должна выглядеть следующим образом:

Orders

Идентификатор заказа

Дата заказа

КОД продавца

Код клиента

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

В таблице сведения о заказе не содержит столбцов, требующие уникальные значения (то есть нет нет первичного ключа), поэтому допустимо для некоторых или всех столбцов для хранения данных «избыточные». Однако две записи из этой таблицы не должны совпадать полностью (это правило применяется к любой таблицы в базе данных). В этой таблице должно быть 17 записей, соответствующие каждой к продукту в отдельных порядке. Например в порядке 2349 трех продуктов C-789 составляют одну из двух частей всего заказа.

В таблице сведения о заказе таким образом, выглядит следующим образом:

Сведения о заказе

Код заказа

Код товара

Qty

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Копирование и вставка данных из Excel в Access

Теперь, когда сведения о продавцов, клиентов, продуктов, заказы и сведения о заказе были разбивкой по темам отдельный в Excel, можно скопировать нужные данные непосредственно в Access, где он станет таблиц.

Создание связей между таблицами Access и выполнение запроса

После перемещения данных в Access, можно создавать связи между таблицами, а затем создать запросы для возвращения сведений по различным темам. Например можно создать запрос, возвращающий код заказа и имена продавцов заказы введенных между 3/05/09 и 3/08/09.

Кроме того можно создать формы и отчеты, чтобы упростить ввод данных и анализа продаж.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×