Параметры автоархивации

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Автоархивация помогает управлять использованием места в почтовом ящике или на сервере электронной почты, автоматически перемещая элементы в папку архива. Функция автоархивации выполняет одно или оба из описанных ниже действий над элементами в папке в зависимости от заданных условий.

  • Приложение Outlook перемещает элементы в файл архива, удаляя их из исходного места (как правило, из одной из рабочих папок).

    Где Outlook переместить Мои элементы

    Файл архива — это специальный тип файла данных — файл личных папок (PST). При первом запуске автоархивации приложение Outlook автоматически создает файл архива в папках, указанных ниже.

    • Windows Vista     C:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    После первой архивации можно получать доступ к элементам в файле непосредственно из папки Архивные папки в Cписок папок Outlook, который расположен в Область навигации. Также можно создавать собственные файлы архива для отдельных папок.

    Примечание: Если папки Local Settings или Local не отображаются, возможно, они скрыты.

    Вывод скрытых папок

    • Windows Vista    

      1. Нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Панель управления.

      2. Выберите пункт Оформление и персонализация.

        Примечание: Если используется классический вид панели управления, дважды щелкните элемент "Свойства папки" и перейдите к действию 4.

      3. Выберите пункт Свойства папки.

      4. На вкладке Вид в разделе Дополнительные параметры в категории Файлы и папки в разделе Скрытые файлы и папки установите переключатель Показывать скрытые файлы и папки.

    • Windows XP    

      1. Нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Панель управления.

      2. Выберите пункт Параметры папки.

        Диалоговое окно «Свойства папки»

      3. Откройте вкладку Вид и выберите параметр Показывать скрытые файлы и папки.

    Файл архива — это специальный тип файла данных — файл личных папок (PST). При первом запуске автоархивации приложение Outlook автоматически создает файл архива в папках, указанных ниже.

    • Windows Vista     C:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      После первой архивации можно получать доступ к элементам в файле непосредственно из папки Архивные папки в Cписок папок Outlook, который расположен в Область навигации. Также можно создавать собственные файлы архива для отдельных папок.

      Примечание: Если папки Local Settings или Local не отображаются, возможно, они скрыты.

      Вывод скрытых папок

      • Windows Vista    

        1. Нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Панель управления.

        2. Выберите пункт Оформление и персонализация.

          Примечание: Если используется классический вид панели управления, дважды щелкните элемент "Свойства папки" и перейдите к действию 4.

        3. Выберите пункт Свойства папки.

        4. На вкладке Вид в разделе Дополнительные параметры в категории Файлы и папки в разделе Скрытые файлы и папки установите переключатель Показывать скрытые файлы и папки.

      • Windows XP    

        1. Нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Панель управления.

        2. Выберите пункт Параметры папки.

          Диалоговое окно «Свойства папки»

        3. Откройте вкладку Вид и выберите параметр Показывать скрытые файлы и папки.

  • Функция автоархивации окончательно удаляет элементы с истекшим сроком хранения, т. е. элементы, для которых закончился период устаревания.

    Дополнительные сведения о истечения срока действия определенных Microsoft Outlook элементов

    Периоды истечения срока или удаления элементов в папках, используемые по умолчанию

    Папка

    Период устаревания

    «Входящие» и «Черновики»

    6 месяцев

    «Отправленные» и «Удаленные»

    2 месяца

    Исходящие

    3 месяца

    Календарь

    6 месяцев

    Задачи

    6 месяцев

    Заметки

    6 месяцев

    Дневник

    6 месяцев

    Примечание: Папки, содержащие элементы того же типа, что и папки Входящие, Календарь, Задачи, Заметки или Журнал, например папка электронной почты, созданная для отчетов, получаемых от коллеги, или папка контактов, созданная для личных контактов, имеют такой же период устаревания по умолчанию (шесть месяцев).

    Определение срока хранения элемента

    Тип элемента

    Начало периода устаревания

    Сообщение электронной почты

    Последняя из следующих дат: дата и время получения сообщения или дата и время последнего изменения и сохранения сообщения.

    Собрание, событие или встреча

    Последняя из следующих дат: дата последнего изменения или дата сохранения элемента. Повторяющиеся элементы автоматически не архивируются.

    Задача

    Дата завершения или последнего изменения и сохранения задачи. Задачи, не отмеченные как завершенные, автоматически не архивируются. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются только в том случае, если они отмечены как завершенные.

    Заметка

    Время последнего изменения и сохранения заметки.

    Запись в дневнике

    Дата создания записи в дневнике или время ее последнего изменения и сохранения.

    Контакт

    По умолчанию контакты не архивируются, однако их можно архивировать вручную.

Вы можете настроить условия для таких параметров в соответствии с потребностями хранилища. Дополнительные сведения описанных ниже или для более подробно ознакомиться с автоархивации смотрите Автоархивации использовать для резервного копирования или удаление элементов.

Параметры истечения срока хранения и удаления элементов могут быть непонятными пользователям.

Подробнее о том, как срок действия истекает и deleing элементов.

  • Элементы хранятся в папках архива, если не выбрано удаление элементов при истечении срока их хранения путем изменения одного или нескольких параметров автоархивации. Элементы не удаляются из папок архива, они могут быть автоматически удалены только перед перемещением в такую папку. Заархивированные элементы можно удалить только вручную.

  • При выборе окончательного удаления элементов они автоматически удаляются по истечении срока их хранения. Элементы при этом не архивируются. Например, если выбрать параметр Удалять просроченные элементы (только почта), все сообщения в папках электронной почты, таких как "Входящие", "Отправленные" или "Черновики", будут удалены по прошествии периодов их устаревания. Сообщения при этом не архивируются.

Параметры автоархивации

Ниже приведены описания параметров, которые можно использовать при настройке автоархивации.

Параметры автоархивации

1. Автоархивация каждые    Укажите, как часто следует запускать автоархивацию. Одновременная архивация большого количества элементов может привести к снижению производительности компьютера. Таким образом, лучше выбрать период времени, при котором автоархивация будет выполняться быстрее. При настройке этого параметра следует учесть количество элементов, обычно получаемых за конкретный период времени.

Запрос перед архивацией    Установите этот параметр, если необходимо, чтобы приложение Outlook выводило напоминание перед автоархивацией элементов Outlook. При появлении соответствующего сообщения можно нажать кнопку Нет для отмены сеанса автоархивации.

2. Удалять просроченные элементы (только почта)    По умолчанию этот параметр не установлен. Если задать его, сообщения электронной почты будут удаляться при истечении периода устаревания. По умолчанию период устаревания для элементов "Входящие" и "Черновики" составляет шесть месяцев, а для элементов "Отправленные" — три месяца, но эти значения можно изменить с помощью параметра Удалять элементы старше.

Дополнительные сведения о истечения срока действия определенных Microsoft Outlook элементов

Периоды истечения срока или удаления элементов в папках, используемые по умолчанию

Папка

Период устаревания

«Входящие» и «Черновики»

6 месяцев

«Отправленные» и «Удаленные»

2 месяца

Исходящие

3 месяца

Календарь

6 месяцев

Задачи

6 месяцев

Заметки

6 месяцев

Дневник

6 месяцев

Примечание: Папки, содержащие элементы того же типа, что и папки Входящие, Календарь, Задачи, Заметки или Журнал, имеют такой же период устаревания по умолчанию (шесть месяцев).

Определение срока хранения элемента

Тип элемента

Начало периода устаревания

Сообщение электронной почты

Последняя из следующих дат: дата и время получения сообщения или дата и время последнего изменения и сохранения сообщения.

Собрание, событие или встреча

Последняя из следующих дат: дата последнего изменения или дата сохранения элемента. Повторяющиеся элементы автоматически не архивируются.

Задача

Дата завершения или последнего изменения и сохранения задачи. Задачи, не отмеченные как завершенные, автоматически не архивируются. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются только в том случае, если они отмечены как завершенные.

Заметка

Время последнего изменения и сохранения заметки.

Запись в дневнике

Дата создания записи в дневнике или время ее последнего изменения и сохранения.

Контакт

По умолчанию контакты не архивируются, однако их можно архивировать вручную.

3. Архивировать или удалять старые элементы    Установите этот параметр, если необходимо, чтобы элементы Outlook архивировались, а затем удалялись по истечении периода их устаревания. Задайте дополнительные параметры, применяемые к архивации и удалению.

4. выберите Показать папки архива в списке папок для перенаправления папки архива в списке с другой рабочей папки в области навигации. В главном папки архива можно открывать вложенные папки и просмотр архивированных элементов. При просмотре вашего архивированных элементов, можно проверить, что были архивируемые правильные элементы, а также можно перетащить все элементы, которые нужно вернуться к рабочей папки.

5. Удалять элементы старше    Укажите срок в днях, неделях или месяцах, по истечении которого элементы должны архивироваться. Можно указать период от одного дня до 60 месяцев. Под удалением в данном случае понимается архивация элементов. Архивируемые элементы не удаляются, если для папок не задан отдельно этот параметр.

6. Перемещать старые элементы в папку    На компьютерах с системами Windows Vista и Microsoft Windows XP папка, в которую по умолчанию перемещаются старые элементы, различается. Можно выбрать другую папку для архивированных элементов. Элементы будут перемещаться в эту папку по истечении периода их устаревания.

  • Windows Vista     C:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Примечание: Элементы, архивируемые в пользовательскую папку, можно удалить только вручную.

7. окончательное удаление элементов этого параметра немедленно удаляет просроченных элементов, а не переместить их расположение по умолчанию, такие как другую папку, назначенный или папки "Удаленные".

8. Применить настройки ко всем папкам    При нажатии этой кнопки параметры автоархивации, включая внесенные изменения, применяются ко всем папкам. Чтобы указать другие параметры для одной или нескольких папок, не нажимайте эту кнопку. Вместо этого выполните приведенные под кнопкой инструкции, в которых объясняется, как задать параметры для отдельных папок. Изменения, вносимые для конкретных папок, применяются только к этим папкам.

9. Сведения о политике сохранения    Администратор организации может задать политики сохранения, определяющие, когда и как будет выполняться архивация элементов почтового ящика. Эти политики можно просмотреть с помощью данной кнопки, но изменить их, не имея соответствующих разрешений, нельзя.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×