О поиске файлов

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

С помощью команды Поиск файлов в Microsoft Office 2003 можно находить файлы где угодно: на локальном жестком диске, в локальной сети, в почтовом ящике Microsoft Outlook, а также в Office 2003OfNetworkPlaces. Кроме того, можно выполнять поиск сообщений электронной почты, приглашений на собрания и других сведений в почтовом ящике Outlook. Поддерживается два режима поиска файлов: обычный и расширенный.

Обычный поиск файлов

Обычный режим предоставляет наиболее широкие возможности поиска файлов, элементов Microsoft Outlook и веб-страниц. Он позволяет найти файлы, содержащие указанный текст в заголовке, содержимом или Office 2003OfNetworkPlacesofdefProperty. Также можно указать область поиска и тип файлов, среди которых требуется выполнять поиск.

Расширенный поиск файлов

Расширенный режим более точен. Он используется для поиска файлов по их свойствам. Такой поиск выполняется путем создания запросов, представляющих собой наборы из одного или нескольких правил. Для нахождения файла все правила должны выполняться. Пример запроса: «Автор совпадает (точно) с Иван». По этому запросу будет выполняться поиск файлов, свойство «Автор» которых содержит только текст «Иван».

Поиск с использование естественного языка

При поиске с использованием естественного языка обычные разговорные выражения, такие как «Get all mail from Jane» или «Find all meetings next week», используются для поиска элементов Microsoft Outlook из области задач Обычный поиск файлов. Естественный язык можно использовать для поиска сообщений электронной почты, записей календаря, контактов, задач и заметок. Поиск с использованием естественного языка поддерживается только в версиях Microsoft Office 2003 на английском языке.

Хотя более подробные запросы с использованием естественного языка позволяют получить лучшие результаты, соблюдение правил синтаксиса и грамматики необязательно. Например, полноценным является следующий запрос: «High priority tasks».

При поиске с использованием естественного языка проверяется содержимое элементов Outlook (например, текст сообщений электронной почты), а также Office 2003OfNetworkPlacesofdefProperty элементов, такие как тема собрания и важность задачи.

Примечание : Хотя использование естественного языка для поиска документов в сетевом окружении или на локальном компьютере не поддерживается, средство «Поиск файлов» Office использует сведения запросов поиска на естественном языке для поиска таких файлов.

Советы по использованию естественного языка

Поиск в электронной почте

  • Поиск в тексте сообщений электронной почты с использованием слов типа «about» или «subject».

    Примеры

    «Messages about searching»

    «Messages on the subject: sales quotas»

  • Поиск в свойствах и других полях сообщений электронной почты.

    Примеры

    «High priority messages»

    «Who did I Cc about natural language searching?»

    «E-mail I need to follow-up on»

  • Поиск документов, содержащих вложения.

    Пример

    «Find all mail messages with attachments»

  • Использование временных интервалов для сужения поиска.

    Примеры

    «E-mail from Bob in the last week about natural language searching»

    «Find the most recent e-mail from Prasanna»

Поиск в календаре

  • Поиск по содержанию собраний с использование слов типа «about» или «subject».

    Примеры

    «Meeting about sales goals»

    «Show the meeting to introduce new team members»

  • Поиск собраний по участникам.

    Примеры

    «All meetings with Jim»

    «Find the meeting organized by Tanya»

    «Did Bei-Jing accept the meeting about searching?»

  • Ограничение диапазона поиска путем задания интервала времени.

    Примеры

    «Find all meetings I attended last Monday»

    «Find all meetings the day before yesterday»

Поиск контактов

  • Поиск контактов по таким сведениям как краткое имя или день рождения.

    Пример

    «Find everyone whose manager is Miles»

  • Поиск группы контактов с общими сведениями.

    Пример

    «Contact information for clients who live in Baltimore»

Поиск заметок

  • Поиск заметок по их содержимому, цвету или другим свойствам.

    Примеры

    «All notes I created yesterday»

    «All blue notes about searching»

Другие советы

  • Чтобы сузить поиск, укажите папку, в которой требуется выполнить поиск.

    Пример

    «E-mail in my Inbox that I haven't read yet»

  • Чтобы выполнить поиск целой фразы, заключите эту фразу в кавычки.

    Пример

    «Show me meetings about "natural language searching" in the next 5 days»

  • Укажите нужный порядок возврата результатов.

    Пример

    «E-mail from Helmut, sorted oldest message first»

Параметры поиска файлов

Область задач «Поиск файлов»

По нажатию кнопки Поиск файлов в меню Файл область задач Поиск файлов отображается в правой части окна. Каждое приложение Microsoft Office может иметь собственную область задач Поиск файлов. Тем не менее, результаты поиска доступны из любого приложения. Например, если из Microsoft Word выполнить поиск по всем типам файлов, а затем открыть из результатов поиска электронную таблицу Microsoft Excel, результаты поиска будут также отображены в области задач Поиск файлов Microsoft Excel, что позволяет продолжить их использование.

Просмотр результатов поиска

После начала поиска имена найденных файлов начинают появляться в области задач Поиск файлов. При этом файлы, расположенные на локальном компьютере, в почтовом ящике и в сетевом окружении, отображаются в отдельных группах.

Из списка результатов можно выполнять множество действий с найденными файлами, в том числе:

  • просмотр свойств файла;

  • открытие файла;

  • просмотр файла в веб-обозревателе;

  • создание нового документа на основе файла;

  • копирование гиперссылки на файл в буфер обмена Microsoft Office.

Ускорение поиска посредством быстрого поиска

При быстром поиске данные извлекаются из файлов и упорядочиваются, что позволяет быстрее и проще находить файлы. Индекс быстрого поиска обновляется при простое компьютера.

При быстром поиске используется встроенная служба индексирования Windows. Поддержка быстрого поиск включается в области задач Windows Поиск или области задач Обычный поиск файлов в Office.

Примечание : Если быстрый поиск не установлен, в области задач Обычный поиск файлов отображается соответствующее уведомление. Если быстрый поиск установлен, отображается его состояние (включен или отключен).

Выполнение более сложного поиска с использованием условий и значений

В режиме расширенного поиска можно использовать условия и значения для поиска файлов по их свойствам.

Условия накладывают ограничения на значение свойства файла для уточнения поиска в расширенном режиме. С каждым типом свойств связан набор условий, автоматически отображаемый в расширенном режиме поиска. Например, если свойство содержит дату, то при расширенном поиске для него, среди прочих, отображаются следующие условия: «сегодня», «завтра», «вчера».

Некоторые условия не требуют указания значения. В примере «Изменен вчера» дополнительные значения не требуются, поскольку условие «вчера» дает все необходимые сведения для расширенного поиска.

Некоторые условия требуют указания значения. Например, условие «равно» всегда требует указания значения при настройке поиска.

Поиск из диалогового окна «Открытие документа»

В меню Сервис диалогового окна Открытие документа можно выбрать простой и расширенный поиск файлов. Как и в области задач Поиск файлов результаты группируются в соответствии с расположением файлов. Помимо открытия файла можно просмотреть его свойства.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×