Оценка запросов на изменение проекта

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Джейн Сучан (Jane Suchan), PMP

Неконтролируемые изменения — один из самых страшных врагов руководителя проекта.     Поэтому надежный процесс управления изменениями может стать для него лучшим другом. Применение такого процесса позволяет предоставлять клиенту требуемые результаты в нужные сроки и в рамках согласованного бюджета. Без управления изменениями область проекта становится движущейся мишенью, и вы рискуете промахнуться, не выполнив задачи проекта. Возможность управления изменениями, особенно касающимися области охвата проекта, играет важную роль в достижении целей и обычно является индикатором производительности. Изменения проекта неизбежны, и вы должны быть готовы к ним.

Баланс между управлением изменениями и бюрократией

Еще одной сложной задачей является необходимость контролировать изменения проекта, при этом избегая ненужной бюрократии. Вопрос в том, где золотая середина? Так как каждый проект уникален, момент, при котором контроль изменений прекращает приносить результаты и превращается в бюрократические проволочки, зависит от проекта.

Некоторые заинтересованные лица или даже члены рабочей группы проекта могут считать, что вы внедряете управление изменениями, чтобы избежать размывания границ проекта, и что вы не хотите проявлять гибкость и делать то, что нужно для клиента и организации. Очень важно развеять этот миф. Расскажите им, что все наоборот: вы внедряете эффективный процесс для постоянной оценки запрошенных изменений. Если внесение изменения окажется хорошей идей, вы сможете адекватно отреагировать на предложение.

К началу страницы

План управления изменениями проекта

Чтобы вы могли быстро реагировать, план управления изменениями проекта предписывает, что делать при возникновении отклонений. Он не предназначен для предотвращения изменений; в нем изложен процесс, который определяет, как нужно сообщать об изменениях, как будут приниматься решения и как будет адаптироваться проект.

К началу страницы

Внедрение управления изменениями

Процесс управления изменениями нужно внедрить сразу же после создания базового плана для ключевых конечных результатов, например бизнес-требований и расписания. Рабочая группа, заинтересованные лица и все, на кого влияют изменения проекта, должны проверить и одобрить план управления изменениями, прежде чем он будет внедрен.

Небольшие изменения, которые мало влияют на успех проекта, не должны рассматриваться так же строго, как изменения требований или вех на критическом пути календарного плана. В плане управления изменениями проекта должно быть указано, когда необходим официальный запрос на изменение проекта (PCR). Например:

  • каковы пороговые значения для изменений календарного плана и бюджета?

  • Есть ли изменения, которые всегда требуют запрос на изменение?

  • Какие изменения можно выполнять без управления изменениями?

Не забывайте вот о чем: часто к нежелательным последствиям приводит много мелких изменений, а не одно большое и очевидное. Это следует учитывать при определении критериев для PCR. Например, в плане управления изменениями должны быть определены категории запросов на изменение, такие как значительные и незначительные:

  • Значительные изменения   : должны оформляться как PCR. Значительные изменения проекта:

    • Влияют на требования или рабочие элементы на критическом пути, приводя к задержкам важных вех или даты окончания проекта на определенный процент времени или длительность. Критерии значительных изменений нужно определять для каждого проекта.

    • Требуют дополнительного финансирования (в определенном размере или проценте бюджета). Это значение нужно определять для каждого проекта.

  • Незначительные изменения   : обычные изменения, для которых не требуется PCR. Незначительные изменения:

    • Не оказывают существенного влияния на план. Не приводят к переносу даты завершения вех и задач с зависимостями проекта.

    • Не оказывают отрицательного влияния на финансы. Не приводят к отклонениям бюджета проекта.

К началу страницы

Советы по оценке запросов на изменение

План управления изменениями проекта также должен включать сведения о том, как оцениваются запросы на изменение. Важно определить критерии оценки до того, как она потребуется, чтобы не тратить время на обсуждения. Определение этих параметров позволит найти компромисс между изменениями и общими бизнес-целями и преимуществами.

Ниже описаны некоторые типичные вопросы, которые следует учитывать при оценке запроса на изменение.

  • Влияет ли изменение на бизнес-требования?

  • Существует ли обходной путь или же изменение необходимо для успеха проекта?

  • Требуется ли увеличение финансирования?

  • Будет ли задержана конечная дата проекта?

  • Есть ли у изменения важные бизнес-преимущества, которые компенсируют его негативное влияние на проект?

  • Имеет ли смысл принять изменение сейчас, а не отложить его? Не обойдется ли задержка дорого в конечном счете?

  • Привлечены ли все заинтересованные лица и одобряют ли они изменение?

  • Существуют ли договорные последствия, которые следует учитывать? Например, не приведет ли изменение к нарушению обязательств перед внешними поставщиками?

К началу страницы

Утверждение запросов на изменение проекта

Важно также определить, кто может, а кто не может утверждать запрошенные изменения. Часто определяется несколько уровней полномочий, чтобы обычные изменения могли обрабатываться более эффективно, а значительные изменения получали должное внимания руководства.

Если предложенное изменение влияет на область проекта, следует рассматривать его как бизнес-решение, требующее утверждения спонсором проекта. Если область не изменяется, рабочая группа и спонсор могут решить, что руководитель проекта имеет право самостоятельно утверждать изменения в оговоренных пределах. Для некоторых проектов создаются и регулярно созываются комиссии, которые рассматривают и утверждают запросы на изменение. В организации может быть несколько комиссии, рассматривающих различные типы запросов на изменение. Например, комиссия по управлению техническими изменениями будет работать с вопросами технологий.

Рекомендации по утверждению запросов на изменения можно представить в виде таблицы, например такой, как ниже.

Тип изменения

Описание

Условие

Утверждающий

Требуется ли PCR?

Предмет

Существенное изменение области проекта, календарного плана или бюджета

Добавление нового бизнес-требования или расширение существующего

Задержка календарного плана более чем на 14 дней или задержка даты окончания проекта

Требуется дополнительное финансирование в размере не менее 100 000 долларов США

Комиссия по управлению изменениями проекта

Да

Предмет

Изменение области проекта, календарного плана или бюджета

Уточнение бизнес-требования

Задержка календарного плана менее чем на 14 дней, которая не влияет на дату окончания проекта

Требуется дополнительное финансирование в размере менее 100 000 долларов США

Обращение за помощью к руководителю проекта.

Да

Незначительное

Обычное изменение, мало влияющее или не влияющее на проект

Не влияет на даты завершения вех

Влияние на бюджет проекта меньше X $ или X %

Обращение за помощью к руководителю проекта.

Нет

К началу страницы

Результаты себя оправдывают

Рабочие группы проектов всегда стремятся быстрее начать выполнение проекта, иногда пренебрегая планированием. Может показаться, что с проблемами можно будет бороться по мере их появления. Но создание хорошо продуманного процесса управления изменениями еще до того, как эти изменения произойдут, оправдает себя, улучшив общие результаты проекта. Объективный подход к управлению изменениями позволит рабочей группе эффективно реагировать на них. Хорошо продуманный и подробный план управления изменениями, одобренный участниками проекта и заинтересованными лицами, сэкономит время и деньги, которых всегда так не хватает руководителям проектов.

К началу страницы

Об авторе.     Джейн Сучан (Jane Suchan) занимается управлением корпоративными бизнес-инициативами и разработкой методов управления проектами. Джейн живет в Сиэтле, штат Вашингтон.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×