Отчеты в Центре администрирования Office 365 — использование OneDrive для бизнеса

В новой панели управления Отчеты приведены основные сведения о действиях сотрудников организации в приложениях Office 365. Вы можете просмотреть отчеты по отдельным продуктам, чтобы получить более подробные сведения о действиях с каждым приложением. Ознакомьтесь со статьей Обзор отчетов.

Например, с помощью карточки OneDrive на панели мониторинга вы можете получить общее представление о том, насколько активно используется OneDrive с точки зрения количества хранимых файлов и объема хранилища, используемого во всех учетных записях OneDrive в организации. Затем вы можете детализировать данные, чтобы выявить тенденции использования активных учетных записей OneDrive, узнать, сколько файлов используют сотрудники и какой объем в хранилище занимают их данные. Вы также можете узнать сведения о каждой учетной записи OneDrive.

Примечание : Для просмотра отчетов в Office 365 необходимо быть глобальным администратором Office 365 либо администратором Exchange, SharePoint или Skype.

Как получить отчет об использовании OneDrive?

  1. В Центре администрирования Office 365 разверните в меню слева раздел Отчеты и выберите пункт Использование или откройте мини-приложение Отчеты.

    Новые отчеты об активности в Office 365
  2. В раскрывающемся списке Выберите отчет слева вверху выберите Использование OneDrive.

    Выбрать отчет

Анализ отчета об использовании OneDrive для бизнеса

Вы можете просмотреть представления Сайты, Файлы и Хранилище, чтобы проанализировать использование OneDrive для бизнеса.

Отчет об использовании OneDrive

1

В отчете Использование OneDrive для бизнеса можно отследить тенденции за последние 7, 30, 90 и 180 дней.

2

Для каждого отчета указывается дата создания. Действия обычно отражаются в отчетах с задержкой в 24–48 ч.

Примечание : Иногда при сборе и обработке данных могут возникать непредсказуемые задержки, которые замедляют создание отчетов. Дата отчета всегда соответствует дате, данные за которую были обработаны. Мы стремимся, чтобы данные не отставали от действий больше чем на 24–48 часов.

3

В представлении Сайты отображается тенденция числа активных сайтов OneDrive для бизнеса. Любые сайты, на которых пользователи просматривали, изменяли, добавляли, скачивали, публиковали или синхронизировали файлы, считаются сайтами, на которых выполнялись действия с файлами (активными сайтами).

4

В представлении Файлы отображается количество файлов на всех сайтах и число активных файлов. Файл считается активным, если он был сохранен, синхронизирован, изменен или опубликован в течение определенного периода.

Примечание : С файлом может выполняться несколько действий, но при этом он будет учитываться как один активный файл. Например, вы можете сохранить и синхронизировать файл несколько раз за определенный период времени, но он будет учитываться как один активный файл и один синхронизированный файл.

5

В представлении Хранилище показана тенденция изменения объема хранилища, которое используется в OneDrive для бизнеса.

Примечание : При оценке размера учитываются все версии и метаданные, связанные с файлами.

6

  • На диаграмме Сайты ось Y отображает число учетных записей OneDrive.

  • На диаграмме Файлы ось Y представляет число файлов, которые хранятся в учетных записях OneDrive.

  • На оси Y диаграммы Хранилище показан объем хранилища, которое используется для учетных записей OneDrive.

  • На оси X всех диаграмм представлен диапазон дат, выбранный для отчета.

7

Вы можете отфильтровать данные, которые отображаются на диаграмме, щелкнув элемент легенды. Например, на диаграмме Файлы щелкните или нажмите Файлы. На диаграмме Сайты щелкните или нажмите Все сайты или Активные сайты. На диаграмме Хранилище вы можете щелкнуть Выделенное хранилище или Используемое хранилище. При выборе другого значения данные в таблице не меняются.

8

В таблице показана разбивка данных по учетным записям OneDrive. В списке указаны все учетные записи OneDrive, связанные с активным пользователем, и назначенный им продукт OneDrive. Пользователи, которые имеют лицензии, но никогда не были активны, не учитываются в этой таблице. Чтобы учетная запись OneDrive учитывалась, пользователь должен выполнить вход через клиент синхронизации OneDrive или перейти на свой сайт OneDrive в веб-браузере.

Если в учетной записи OneDrive выполнялись действия с файлами, для нее будет указана последняя дата такого действия. Строки в таблице сортируются по значению Дата последнего действия, поэтому учетные записи OneDrive с недавними действиями будут отображаться в верхней части списка.

Вы можете добавить столбцы в таблицу или удалить их из нее.

Параметры столбцов
  • URL-адрес сайта — это веб-адрес учетной записи OneDrive.

  • Владелец сайта — имя пользователя основного владельца учетной записи OneDrive.

  • Дата последнего действия (UTC) — дата последнего действия с файлами в учетной записи OneDrive. Если в учетной записи OneDrive не было действий с файлами, отображается пустое значение.

  • Файлы — это количество файлов в учетной записи OneDrive.

  • Активные файлы — число активных файлов на сайте за определенный период времени. Файл считается активным, если он был сохранен, синхронизирован, изменен или опубликован в течение этого периода.

    Примечания : 

    • С файлом может выполняться несколько действий, но при этом он будет учитываться как один активный файл. Например, вы можете сохранить и синхронизировать файл несколько раз за определенный период времени, но он будет учитываться как один активный файл и один синхронизированный файл.

    • Если файлы были удалены в течение периода времени, заданного для отчета, число активных файлов, указанное в отчете, может быть больше количества файлов на сайте.

    • Удаленные пользователи будут продолжать отображаться в отчетах в течение 180 дней.

  • Используемое хранилище (МБ) — объем хранилища (в МБ), которое используется на сайте. При оценке размера учитываются все версии и метаданные, связанные с файлами.

  • Выделенное хранилище (МБ) — это максимальный объем хранилища, выделенного для учетной записи OneDrive.

Если политики организации не позволяют просматривать отчеты, в которых есть личные сведения пользователей, можно изменить параметр конфиденциальности для всех отчетов. Ознакомьтесь с разделом Скрытие сведений пользователях в отчетах в статье Отчеты об активности в предварительной версии Центра администрирования Office 365.

9

Нажмите или щелкните значок Управление столбцами  Управление столбцами , чтобы добавить столбцы в отчет или удалить их из него.

10

Вы также можете экспортировать данные отчета в CSV-файл Excel, щелкнув ссылку Экспорт Экспорт . При этом данные всех сайтов будут экспортированы в формат, позволяющий сортировать и фильтровать их для дальнейшего анализа. Если у вас менее 2000 сайтов, вы можете сортировать и фильтровать значения в самой таблице отчета. Если сайтов больше 2000, для фильтрации и сортировки потребуется экспортировать данные.

Примечание : При экспорте данных в файл Excel обратите внимание на то, что дата создания отчета о контенте будет указана в столбце Данные на.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×