Отчеты в Центре администрирования Office 365 — использование OneDrive для бизнеса

В новой панели управления Отчеты приведены основные сведения о действиях сотрудников организации в приложениях Office 365. Вы можете просмотреть отчеты по отдельным продуктам, чтобы получить более подробные сведения о действиях с каждым приложением. Ознакомьтесь со статьей Обзор отчетов.

Например, с помощью карточки OneDrive на панели мониторинга вы можете получить общее представление о том, насколько активно используется OneDrive для бизнеса с точки зрения количества хранимых файлов и объема хранилища, используемого в вашей организации. Затем вы можете детализировать данные, чтобы выявить тенденции использования активных учетных записей OneDrive, узнать, сколько файлов используют сотрудники и какой объем в хранилище занимают их данные. Вы также сможете узнать сведения о OneDrive каждого пользователя.

Примечание: Для просмотра отчетов в Office 365 необходимо быть глобальным администратором Office 365, администратором Exchange, SharePoint, Skype для бизнеса либо читателем отчетов.

Как получить отчет об использовании OneDrive?

  1. В Центре администрирования Office 365 разверните в меню слева раздел Отчеты и выберите пункт Использование или откройте мини-приложение Отчеты.

    Новые отчеты об активности в Office 365
  2. В раскрывающемся списке Выберите отчет слева вверху выберите Использование OneDrive.

    Выбрать отчет

Анализ отчета об использовании OneDrive

Вы можете просмотреть представления Учетные записи, Файлы и Хранилище, чтобы проанализировать использование OneDrive для бизнеса.

Отчет об использовании OneDrive

1

Отчет Использование OneDrive показывает тенденции за последние 7, 30, 90 или 180 дней. Однако если вы щелкните определенный день в отчете, в таблице (7) отобразятся данные за 28 дней от выбранной даты (а не от даты, когда был создан отчет).

2

Для каждого отчета указывается дата создания. Действия обычно отражаются в отчетах с задержкой в 24–48 ч.

Примечание: Иногда при сборе и обработке данных могут возникать непредсказуемые задержки, которые замедляют создание отчетов. Дата отчета всегда соответствует дате, данные за которую были обработаны. Мы стремимся, чтобы данные не отставали от действий больше чем на 24–48 часов.

3

В представлении Учетные записи отображаются тенденции количества активных и общего количества OneDrive учетных записей. К активным учетным записям относятся все, в которых пользователи просматривают, изменяют, загружают, скачивают или синхронизируют файлы.

4

В представлении Файлы отображается общее количество файлов и число активных файлов. Файл считается активным, если он был сохранен, синхронизирован, изменен или опубликован в течение определенного периода.

Примечание: С файлом может выполняться несколько действий, но при этом он будет учитываться как один активный файл. Например, вы можете сохранить и синхронизировать файл несколько раз за определенный период времени, но он будет учитываться как один активный файл и один синхронизированный файл.

5

В представлении Хранилище показана тенденция изменения объема хранилища, которое используется в OneDrive.

Примечание: При оценке размера учитываются все версии и метаданные, связанные с файлами.

6

  • На диаграмме Учетные записи ось Y отображает число учетных записей OneDrive.

  • На диаграмме Файлы ось Y представляет число файлов, которые хранятся в учетных записях OneDrive.

  • На оси Y диаграммы Хранилище показан объем хранилища, которое используется для OneDrive.

  • На оси X всех диаграмм представлен диапазон дат, выбранный для отчета.

7

Вы можете отфильтровать данные, которые отображаются на диаграмме, щелкнув элемент легенды. Например, на диаграмме Файлы щелкните или нажмите Все файлы или Активные файлы. На диаграмме Учетные записи щелкните или нажмите Все учетные записи или Активные учетные записи. На диаграмме Хранилище вы можете щелкнуть Используемое хранилище. При выборе другого значения данные в таблице не меняются.

8

В таблице показана разбивка данных для каждого пользователя OneDrive. Для отображения в таблице необходимо присвоить пользователю лицензию, включающую OneDrive, и включить SharePoint Online. Пользователю также необходимо войти в клиент синхронизации OneDrive или перейти к OneDrive с помощью веб-браузера.

Если в OneDrive выполнялись действия с файлами, будет указана последняя дата такого действия. Строки в таблице сортируются по значению Дата последнего действия, поэтому OneDrive с недавними действиями будут отображаться в верхней части списка.

Вы можете добавить столбцы в таблицу или удалить их из нее.

Параметры столбцов
  • URL-адрес — это веб-адрес OneDrive пользователя.

  • Удалено — это состояние удаленияOneDrive. Учетные записи помечаются как удаленные не ранее чем через 7 дней.

  • Владелец сайта — имя пользователя, который является основным администратором OneDrive.

  • Дата последнего действия (UTC) — дата последнего действия с файлами в OneDrive. Если в OneDrive не выполнялись действия с файлами, значение будет пустым.

  • Файлы — число файлов в OneDrive.

  • Активные файлы — число активных файлов за определенный период времени. Файл считается активным, если он был сохранен, синхронизирован, изменен или опубликован в течение выбранного периода.

    Примечания: 

    • С файлом может выполняться несколько действий, но при этом он будет учитываться как один активный файл. Например, вы можете сохранить и синхронизировать файл несколько раз за определенный период времени, но он будет учитываться как один активный файл и один синхронизированный файл.

    • Если файлы были удалены в течение периода времени, заданного для отчета, число активных файлов, указанное в отчете, может быть больше количества файлов в OneDrive.

    • Удаленные пользователи будут продолжать отображаться в отчетах в течение 180 дней.

  • Используемое хранилище (МБ) — объем хранилища (в МБ), которое используется OneDrive. При оценке размера учитываются все версии и метаданные, связанные с файлами.

Если политики организации не позволяют просматривать отчеты, в которых есть личные сведения пользователей, можно изменить параметр конфиденциальности для всех отчетов. Ознакомьтесь с разделом Скрытие сведений пользователях в отчетах в статье Отчеты об активности в предварительной версии Центра администрирования Office 365.

9

Нажмите или щелкните значок Управление столбцами  Управление столбцами , чтобы добавить столбцы в отчет или удалить их из него.

10

Вы также можете экспортировать данные отчета в CSV-файл Excel, щелкнув ссылку Экспорт Экспорт . При этом данные всех OneDrive будут экспортированы в формат, позволяющий сортировать и фильтровать их для дальнейшего анализа. Если у вас менее 2000 учетных записей OneDrive, вы можете сортировать и фильтровать значения в самой таблице отчета. Если учетных записей OneDrive больше 2000, для фильтрации и сортировки потребуется экспортировать данные.

Примечание: При экспорте данных в файл Excel обратите внимание на то, что дата создания отчета о контенте будет указана в столбце Данные на.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×