Отслеживание потенциальных возможностей продаж в Диспетчере контактов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

запись возможной сделки хранится информация о возможных заказов на продажу и может облегчить отслеживание растущая продаж связей с текущей или потенциальных клиент.

В данной статье описано, как использовать записи возможностей для фиксирования подробных сведений о товарах и услугах, интересующих клиента, и взаимодействий с клиентом.

Предполагаемое действие

Создать запись возможной сделки

Открытие формы возможной сделки

Заполните форму возможной сделки

Настройка списков в форме возможной сделки

Настройка этапах продаж и мероприятия по продажам

Удаление этапах продаж и мероприятия по продажам

Изменить запись возможной сделки

Изменение партнера или бизнес-контакт, который связан с записью возможности

Связывайте элементы журнала обращений с запись возможной сделки

Назначить коллеге возможной сделки

Пометить как закрытую возможной сделки

Слежение за задачами, которые требуется закрыть или win возможной сделки

Создание записи возможности

Для каждой создаваемой запись возможной сделки вы связываете ее с бизнес-партнер или бизнес-контакт записи. Элементы журнала обращений, например деловые заметки, задачи, встречи, журналы звонков и файлы, можно добавить в запись возможной сделки для отслеживания взаимодействия с пользователем. Эти элементы журнала также будут добавлены в журнал связанного партнера или бизнес-контакта.

Если вы хотите настроить включены этапах продаж и мероприятий, читайте Настройка этапах продаж и мероприятия по продажам. Если вы хотите настроить форму возможности путем добавления или удаления полей, читайте в статье Создать и настроить типы записей, а также списки.

К началу страницы

Открытие формы возможности

  1. В области навигации в группе Диспетчер контактов нажмите кнопку Продажи.

  2. Чтобы открыть новую (незаполненную) форму возможности, на ленте нажмите кнопку Создать возможность.

  3. Чтобы открыть существующую запись возможности, дважды щелкните ее на вкладке Возможности.

К началу страницы

Заполнение формы возможности

  1. Введите или выберите сведения, которые нужно записать в форму возможности.

    Эта форма содержит следующие страницы.

    Общие. Эта страница содержит общие сведения о возможной сделки, а также состояния, источник и финансовых условия.

    Сведения о возможности.

    • Название возможности (обязательное поле). Введите название возможности.

    • Назначено. Выберите имя сотрудника, который должен отслеживать и закрывать возможность.

      В списке Кому назначено содержатся только имена сотрудников, которым у вас есть общие или предоставлен доступ к базе данных диспетчера контактов. Дополнительные сведения о том, как добавить имена и совместное использование базы данных читайте в статье совместного использования данных диспетчера контактов с другими пользователями.

    • Тип. Выберите для записи тип потенциальных заказов на закупку.

    Связанный партнер или бизнес-контакта

    • Ссылка на (обязательно). Нажмите кнопку ссылку, чтобы выбрать бизнес-партнер или бизнес-контакт для связывания с этой возможностью. Дополнительные сведения о том, как заполните поля диалогового окна просмотра выберите записи диспетчера контактов для связывания.

      Примечание : Возможность можно связать только с одной записью типа «партнер» или «бизнес-контакт».

    Sales information.

    • Вероятность. Введите процент вероятности того, что возможность превратится в продажу. Процент вероятности используется, чтобы вычислить ожидаемый доход на основании общего количества продуктов и услуг, перечисленных в разделе Продукты и услуги.

    • Ожидаемый доход. Ожидаемый доход вычисляется автоматически с использованием процента вероятности и общего количества товаров и услуг, перечисленных в разделе Товары и услуги.

    • Дата закрытия. Выберите дату, на которую запланирована продажа.

    • Условия оплаты. Выберите способ оплаты клиентом продуктов и услуг.

    • Дата окончания срока действия. Выберите дату, когда истекает срок действия предложения.

    • Дата поставки. Выберите дату поставки, предлагаемую клиенту.

    Продукты и услуги.

    Добавление элементы продуктов и услуг, которая вас заинтересовать клиента.

    Выполните одно из следующих действий:

    • Добавление . Чтобы добавить нового продукта или службы элемента, нажмите кнопку Добавить.

      В поле Добавить товара или услуги диалоговое окно, диалоговое окно, введите или выберите нужные сведения. Дополнительные сведения о выполнении форме добавьте товара или услуги читайте в статье Управление продукты и услуги в диспетчере контактов.

    • Изменить. Чтобы изменить элемент, выберите его и нажмите кнопку Изменить.

    • Удалить. Чтобы удалить элемент из списка, выберите его и нажмите кнопку Удалить.

    Сведения об источнике.

    • Источник. Выберите источник возможности, такие как тип появилось имя клиента или возможности маркетинговая деятельность.

    • Инициировано. Выберите имя бизнес-партнера или бизнес-контакта либо название маркетингового действия, в результате которого была получена эта возможность.

      Имя маркетинговое действие используется для отслеживания числа возможностей, которые были приняты определенное действие. При щелчке имени маркетинговое действие в этом поле Диспетчер контактов для Outlook добавляет возможность страницу Отслеживание маркетинговое действие.

    • Конкуренты. Введите имена конкурентов для напоминания о необходимости проверки их цен, чтобы можно было предложить лучшую цену или услугу.

    Этап продаж и действий

    • Этап продажи. Выберите этап продажи относительно этой возможности, чтобы можно было отследить ход выполнения.

      Вы можете настроить этот список, чтобы включить этап продаж информацию, которая является уникальной для вашей компании. Нажмите кнопку изменить этот список и ссылаться на Настройка этапах продаж и мероприятия по продажам.

      При выборе этапа продажи Заключение выгодной сделки или Заключение невыгодной сделки запись блокируется как файл только для чтения. Заключение выгодной сделки устанавливает вероятность в 100%; Заключение невыгодной сделки устанавливает вероятность в 0%.

    • Напоминание. Установите флажок Напоминание, чтобы получать напоминания Outlook об этой возможности. Выберите дату и время для напоминания.

    Подробные сведения. Эта страница содержит комментарии или заметок о возможной сделки

    Примечания можно вставить из других файлов или добавить непосредственно к записи. Чтобы зафиксировать дату и время добавления примечания, нажмите кнопку Добавить отметку времени.

    Журнал. На странице журнала перечислены все элементы журнала обращений, которые связываются с запись возможной сделки.

    Журнал более подробные сведения о возможной сделки можно создать, нажав кнопку Создать и затем связывание элемента, например деловая заметка, журнал звонков, встречу или задача в запись.

  2. Завершив заполнение формы, нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

  3. Введите нужные сведения в форме возможности.

  4. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

    Если создается несколько записей возможностей, нажмите кнопку Сохранить и создать, чтобы сохранить внесенные изменения и открыть новую форму возможности.

К началу страницы

Настройка списков в форме возможности

Диспетчер контактов для Outlook использует много стандартных бизнеса терминов, но вы также можете создать свои собственные условия продаж, ставок оплаты и других элементов с определенными данными вашего бизнеса должен.

Любой настраиваемый список содержит параметр Изменить список. Выберите этот параметр, чтобы открыть диалоговое окно для добавления или изменения деловой терминологии. В форме возможности можно настраивать списки для следующих полей: списки Тип, Условия оплаты, Источник и Этап продажи.

Просмотреть подробные сведения о настройке списков Создать и настроить типы записей, а также списки.

К началу страницы

Настройка этапов и действий продажи

В Диспетчер контактов для Outlook можно отслеживать все задачи, которые необходимо выполнить, если вы хотите преобразовать интереса в фактическим клиентом. Стандартный набор этапов и действий предоставляется на форма интереса и вы можете настроить эти данные в соответствии с вашим потребностям.

Примечание : Только владелец базы данных можно настроить этапах продаж и мероприятия по продажам.

Владелец базы данных может изменить название и порядок любого этапа продажи, а также обновить название, порядок или длительность действий по продаже на любом этапе продажи. Кроме того, можно настроить напоминания для действий по продаже.

  1. Откройте диалоговое окно Изменение этапов и действий продажи, выполнив одно из следующих действий.

  2. На ленте на вкладке Главная в группе Настройка щелкните Рабочей области продаж.

  3. Откройте вкладку Файл. На вкладке Диспетчер контактов нажмите кнопку Настроить, а затем выберите пункт Изменить этапы и действия продажи.

  4. Для добавления в процесс нового этапа нажмите кнопку Добавить этап продажи, введите название нового этапа продажи и нажмите кнопку ОК. Для перемещения этапа продажи вверх или вниз в списке воспользуйтесь кнопками со стрелками.

  5. Чтобы добавить шаг в этап продажи, нажмите кнопку Добавить действие по продаже, введите название и выберите продолжительность действия. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Добавление действия по продаже, и воспользуйтесь кнопками со стрелками, чтобы переместить действие вверх или вниз в списке.

    Диалоговое окно "Изменение действия по сбыту" на фоне диалогового окна "Изменение этапов сбыта и действий по сбыту"

  6. Чтобы изменить этап продажи или действие по продаже в списке, выберите элемент в списке и нажмите кнопку Изменить. Обновите сведения в появившемся диалоговом окне и нажмите кнопку ОК.

Этапы продажи Заключение выгодной сделки и Заключение невыгодной сделки изменять нельзя.

  1. Чтобы изменить порядок элементов в списке, выберите этап продажи или действие по продаже и с помощью кнопок со стрелками переместите его вверх или вниз в списке. При перемещении этапа продажи все связанные с ним действия по продаже перемещаются вместе с ним.

  2. Галочкой помечен этап продажи по умолчанию для всех новых записей возможности. Чтобы установить другой этап продажи по умолчанию, выберите нужный этап из списка и нажмите кнопку По умолчанию. Чтобы отключить параметр использования по умолчанию, выберите этап продажи и нажмите кнопку Очистить значения по умолчанию.

  3. Установите флажок, чтобы создать напоминания для каждого действия по продаже с указанной продолжительностью. Напоминания будут отображаться в форме возможности.

К началу страницы

Удаление этапов продажи и действий по продаже

Удаление рабочей области продаж или продажами с Диспетчер контактов для Outlook может повлиять на информацию в текущей записи возможных сделок.

При удалении действия по продаже оно удаляется из содержащих его записей, а также из списка. Это действие больше не будет отображаться в записи возможности, содержащей его, даже если оно было помечено в ней как завершенное.

При удалении этапа продажи он удаляется из списка. В каждой записи, где он использовался, создается пустое поле. К примеру, при следующем открытии записи возможности, существующей в удаленном этапе продажи, будет отображаться пустое поле Этап продажи. После удаления этапа его можно заменить другим этапом продажи или пустым полем. Если этап заменяется другим этапом продажи, в этот последний можно добавить действия из удаленного этапа. В противном случае действия удаляются вместе с этапом продажи.

  1. Откройте диалоговое окно Изменение этапов и действий продажи, выполнив одно из следующих действий.

  2. На ленте на вкладке Главная в группеНастройка щелкните Рабочей области продаж.

  3. Откройте вкладку Файл. На вкладке Диспетчер контактов нажмите кнопку Настроить, а затем выберите пункт Изменить этапы и действия продажи.

  4. Чтобы удалить действие по продаже, выберите его из списка и нажмите кнопку Удалить.

  5. Чтобы удалить этап продажи, выберите его из списка и нажмите кнопку Удалить. В диалоговом окне Удаление элемента выберите другой этап продажи, чтобы заменить им удаленный, или оставьте поле Заменить на пустым.

  6. Выбрав этап продажи для замены, можно установить флажок, чтобы переместить все действия по продаже из удаленного этапа продажи в замененный этап продажи. Действия будут добавлены в начало существующего списка действий. Для их сортировки воспользуйтесь кнопками со стрелками.

К началу страницы

Изменение записи возможности

  1. В области навигации в группе Диспетчер контактов выберите пункт Продажи.

  2. В рабочей области на вкладке Возможности дважды щелкните запись, которую нужно открыть.

    Можно просмотреть сведения записи, не открывая их с помощью рабочая область продаж. В любую вкладку выберите записи, что вас интересует. Подробные сведения об этой записи, отображаются в области чтения. Дополнительные сведения об использовании рабочей области продаж читайте в статье главные рабочих областей диспетчера контактов.

  3. В открытой записи можно выполнить любое из следующих действий.

    • Изменение сведений. Введите новые сведения и внесите нужные изменения, а затем нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

    • Печать записи.

      Где находится команда «Печать»?

      Откройте вкладку Файл. На вкладке Печать выберите нужные параметры.

    • Отправка сообщения электронной почты связанному бизнес-партнеру или бизнес-контакту. В группе Связаться нажмите кнопку Электронная почта.

    • Создание встречи с бизнес-партнером или бизнес-контактом. В группе Связаться нажмите кнопку Приглашение на собрание.

    • Классификация записи. В группе теги нажмите кнопку выбрать категорию и выберите категорию, к которой вы хотите добавить эту запись. Подробнее о категоризация записей: использование записей в диспетчере контактов.

    • Удаление записи. Нажмите кнопку Удалить.

К началу страницы

Изменение партнера или бизнес-контакта, связанного с записью возможности

  1. В области навигации в группе Диспетчер контактов нажмите кнопку Продажи.

  2. На вкладке Возможности дважды щелкните запись возможности, которую нужно изменить.

  3. В группе Связанный партнер или бизнес-контакт щелкните Связать с.

  4. В диалоговом окне Связь с партнером или бизнес-контактом в списке Тип элемента выберите тип записи, например Партнеры или Все типы бизнес-контактов.

  5. Выберите из списка запись, которую нужно связать. Или, чтобы найти запись, введите имя в поле Поиск.

    Чтобы добавить новую запись, нажмите кнопку Создать, а затем заполните форму.

  6. Нажмите кнопку Связать с, чтобы добавить партнера или бизнес-контакт, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к записи возможности.

  7. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Примечание : Возможность может быть связана только с одной записью типа "бизнес-партнер" или "бизнес-контакт".

К началу страницы

Связывание элементов журнала обращений с записью возможности

Любой тип взаимодействия, относящийся к возможности, можно легко связать с записью, что позволяет отслеживать все контакты с клиентом. Если ведутся разговоры по телефону с бизнес-партнером или бизнес-контактом, связанным с записью возможности, создайте журнал звонков. Вернувшись с собрания, добавьте его протокол в деловую заметку или в исходное приглашение на собрание Outlook. Назначьте встречу со своим клиентом, а затем свяжите ее с записью возможности.

Все элементы журнала обращений, создаваемые из открытой записи возможности, автоматически связываются с этой записью.

Для создания автоматически связываются с записью возможности элемент журнала взаимодействия, выполните указанные ниже действия.

  1. Открытие формы возможности.

  2. На ленте на вкладке Главная в группе Показать щелкните Журнал.

  3. Нажмите кнопку Создать, а затем выберите один из следующих элементов:

    • Деловая заметка

    • Журнал звонков

    • Задача

    • Сообщение

    • Встреча

    • Файл

    Нельзя создать новый файл, но можно выбрать файл на компьютере, чтобы связать его с записью возможности.

  4. Заполните форму новый элемент и нажмите кнопку Сохранить и закрыть или Отправить, как применимое.

Чтобы связать существующее сообщение электронной почты или встречу с записью возможности, откройте сообщение или встречу, а затем на ленте выберите пункт Связать с записью. В списке Тип элемента выберите пункт Возможности, а затем щелкните возможность, с которой нужно связать сообщение электронной почты или встречу.

К началу страницы

Назначение возможности коллеге

Диспетчер контактов для Outlook бизнес-данные хранятся в базе данных. Запись возможной сделки можно назначить всем пользователям с которым вы предоставили доступ базы данных.

  1. Открыть запись возможной сделки , который нужно назначить. Можно также выбрать несколько записей.

Выбор нескольких записей

Чтобы выбрать смежные записи, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю записи группы, которую требуется добавить. Чтобы выбрать несколько несмежных записей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, поочередно щелкните отдельные записи. Чтобы выбрать все записи, щелкните любую и нажмите сочетание клавиш CTRL+A.

  1. На ленте в группе Действия нажмите кнопку Назначить, а затем выберите имя сотрудника, которому нужно назначить эту возможность.

К началу страницы

Пометка возможности как закрытой

  1. Открыть запись возможной сделки , который нужно пометить как закрытую.

  2. На вкладке Возможности дважды щелкните запись возможности, которую требуется закрыть.

  3. В разделе действия продажи в списке Рабочей области продаж, нажмите кнопку Заключение выгодной сделки длязакрыть возможность, привела к продажу или Заключение невыгодной сделки закрыть возможность, которая не привели продажу.

  4. В поле Дата закрытия (необязательное) выберите фактическую дату закрытия для возможности.

  5. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

    Дополнительные сведения о том, как одновременно списке несколько возможностей, как закрытую отображается одновременное редактирование записей диспетчера контактов.

К началу страницы

Отслеживание задач, необходимых для закрытия возможности или в случае реализации возможности

После создания задачи, которые можно выполнить, чтобы закрыть продажу, можно создать бизнес-проект, содержащий различных задач для продуктов или услуг, который будет предоставлять после выиграл возможной сделки. Можно назначить коллеге общую бизнес-проекта и присвоить другой коллегам отдельных задач в проекте. Запись бизнес-проекта должны быть связаны с партнером или бизнес-контакта.

Чтобы создать из записи возможности бизнес-проект, выполните приведенную ниже процедуру.

  1. Открыть запись возможной сделки , который вы хотите использовать.

  2. На ленте в группе Бизнес-проект нажмите кнопку Создать проект.

  3. Откроется диалоговое окно Создание бизнес-проекта. В списке выберите нужный шаблон или пункт Не использовать шаблон.

  4. В поле Имя проекта используйте имя по умолчанию (имя выбранной возможности) или введите для этого бизнес-проекта другое имя.

  5. В поле Связать с показан партнер или бизнес-контакт, связанный с выбранной возможностью. Чтобы выбрать другую запись партнера или бизнес-контакта, нажмите кнопку Связать с.

  6. Введите для проекта дату начала (необязательно), а затем нажмите кнопку ОК.

  7. В открывшемся окне записи бизнес-проекта добавьте нужные сведения, как показано ниже.

    • Чтобы добавить к проекту бизнес-партнеров и бизнес-контакты, в разделе Связанные партнеры и бизнес-контакты нажмите кнопку Добавить.

    • Чтобы добавить задачи, в разделе сведения о задачах проекта, нажмите кнопку Создать.

Дополнительные сведения о выполнении бизнес-проектов и задач проекта форм отображается Использование задач проекта в диспетчере контактов.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×