Отслеживание общения с клиентами в Диспетчере контактов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В Диспетчере контактов для Outlook к обращениям относятся не только сообщения электронной почты и журналы звонков, но и другие сведения, например файл, возможная сделка или бизнес-проект, связанный с конкретным клиентом. Эти элементы становятся частью журнала обращений для клиента.

В этой статье описано, как создавать и редактировать элементы журнала обращений.

В этой статье

Создание и связывание элементов журнала обращений

Просмотр и редактирование элементов журнала обращений

Удаление элементов журнала обращений

Сортировка элементов журнала обращений

Использование формы "Бизнес-действие"

Создание и связывание элементов журнала обращений

К элементам журнала обращений относятся сообщения электронной почты, встречи и задачи Outlook. Элементами также считаются файлы, записи бизнес-проектов, задачи проектов, возможности, деловые заметки и журналы звонков.

Все элементы журнала обращений должны быть связаны с записями. Вы можете связывать с записью существующие элементы, например сообщения электронной почты или файлы, или же создавать в ней новые элементы журнала обращений. При этом элементы автоматически связываются с записью.

Элементы отображаются на странице Журнал записи и в папке журнала обращений.

Такие элементы журнала обращений, как возможности и бизнес-проекты, могут также содержать другие элементы журнала обращений.

Элемент журнала обращений

Элементы журнала обращений, которые можно связывать с ним

Возможность

  • Сообщение электронной почты

  • Деловая заметка

  • Журнал звонков

  • Файл

  • Задача Outlook

  • Встреча

Бизнес-проект

  • Деловая заметка

  • Журнал звонков

  • Файл

  • Задача Outlook

  • Встреча

Страница журнала обращений записей партнеров и бизнес-контактов

Записи партнеров и бизнес-контактов наследуют элементы журнала обращений из записей, связанных с ними.

Если элемент журнала обращений, например журнал звонков, связан с другим элементом журнала обращений, например бизнес-проектом, журнал звонков отображается на странице Журнал бизнес-проекта, а также на странице Журнал записи партнера или бизнес-контакта, с которой связан бизнес-проект.

Записи партнера и бизнес-контакта также наследуют задачи проекта из записей бизнес-проекта.

К началу страницы

Создание элемента журнала обращений

  1. В разделе Диспетчер контактов области навигации щелкните одну из следующих папок, чтобы вывести рабочую область:

    • Управление контактами;

    • Продажи;

    • Управление проектами (только для бизнес-проектов).

      Почему отсутствует папка "Маркетинг"?

      По умолчанию папка "Маркетинг" не содержит записей партнеров или бизнес-контактов. Элементы журнала обращений невозможно добавлять в записи маркетингового действия, так как они не связаны с записями партнеров или бизнес-контактов.

  2. Откройте вкладку, которая содержит требуемую запись.

    Примечание :  Невозможно добавить элементы журнала обращений в записи задач проекта, так как они не связаны с записями партнеров или бизнес-контактов.

  3. Дважды щелкните запись, с которой вы хотите связать новый элемент журнала обращений.

  4. На ленте в группе Показать щелкните Журнал.

  5. Нажмите кнопку Создать и выберите тип элемента журнала обращений, который вы хотите добавить.

    Примечание : Нельзя создавать новые файлы в Диспетчер контактов для Outlook. Существующие файлы можно связать только с записями. Тип файлов, которые можно связать включения Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word и файлы изображений. Для получения дополнительных сведений видите ссылку существующего файла Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher или Word с записью далее в этой статье.

  6. Заполните форму для нового элемента и нажмите кнопку Сохранить и закрыть или отправьте сообщение электронной почты.

    Элемент появится на странице Журнал.

    В базе данных Диспетчера контактов содержатся ссылки на файлы журнала обращений, а не сами файлы. Если вы предоставляете общий доступ к базе данных пользователю, у которого нет доступа к вашей сети, но которому требуются файлы журнала обращений, вложите файлы в разделе Комментарии, вместо того чтобы связывать их с журналом обращений. Обратите внимание, что максимальный размер базы данных составляет 4 ГБ, а вложенные файлы увеличивают его.

К началу страницы

Связывание существующих элементов журнала обращений с записями

Деловые заметки, журналы звонков, сообщения электронной почты, встречи, задачи и файлы можно связать с несколькими записями.

Возможности могут быть связаны только с одной записью партнера или бизнес-контакта.

Бизнес-проекты можно связать с несколькими записями партнеров или бизнес-контактов, но лишь одна из них может быть основной.

Задачи проекта могут быть связаны только с одной записью бизнес-проекта.

Вы можете изменить запись, с которой связан любой элемент журнала обращений. Дополнительные сведения см. в разделе Просмотр и редактирование элементов журнала обращений далее в этой статье.

Связывание существующего сообщения электронной почты, встречи или задачи Outlook с записью

  1. Откройте элемент Outlook, который вы хотите связать с записью.

  2. На ленте в группе Рабочие нажмите кнопку Связать с записью.

  3. В диалоговом окне Связь с записью Диспетчера контактов в списке Тип элемента щелкните тип записи, с которой вы хотите связать элемент.

  4. В списке записей щелкните запись.

    Если вы хотите связать элемент с несколькими записями, выберите их.

    Как выбрать несколько записей?

    Чтобы выбрать смежные записи, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю записи группы, которую требуется добавить. Чтобы выбрать несколько несмежных записей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, поочередно щелкните отдельные записи. Чтобы выбрать все записи, щелкните любую и нажмите клавиши CTRL+A.

  5. В разделе Связанные записи нажмите кнопку Связать с.

    Выбранные записи появятся в поле Связать с.

    Чтобы связать элемент Outlook с записью другого типа, выберите тип записи в списке Тип элемента, а затем щелкните запись.

  6. Нажмите кнопку ОК.

    Чтобы все входящие или исходящие сообщения электронной почты для записи партнера или бизнес-контакта включались в журнал обращений записи, в Outlook щелкните правой кнопкой мыши сообщение электронной почты, которое вы хотите связать с записью, а затем выберите команду Связывание и отслеживание. Дополнительные сведения об автоматическом связывании сообщений электронной почты с записями см. в статье Связывание и отслеживание сообщений электронной почты в Диспетчере контактов.

Примечание :  Ничто не указывает на то, что сообщение электронной почты, встреча или задача связаны с записью. Чтобы узнать, связан ли элемент, а также просмотреть записи, с которыми он связан, нажмите кнопку Связать с записью в элементе Outlook.

К началу страницы

Связывание существующего файла Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher или Word с записью

  1. В Excel, PowerPoint, Publisher или Word откройте файл, который вы хотите связать с записью.

  2. Откройте вкладку Файл.

  3. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Связать с записью.

  4. В диалоговом окне Связь с записью Диспетчера контактов в списке Папка выберите тип записи, с которой вы хотите связать файл.

  5. В списке записей щелкните запись.

    Чтобы связать файл с более чем одна запись, выберите эти записи.

Как выбрать несколько записей?

Чтобы выбрать записи, которые находятся рядом друг с другом, нажмите клавишу SHIFT и нажмите кнопку первой и последней записи группы, к которой вы хотите добавить. Чтобы выделить несмежные записи, нажмите клавишу CTRL и нажмите кнопку отдельных записей. Чтобы выбрать все записи, щелкните одну и нажмите клавиши CTRL + A.

  1. В разделе Связанные записи нажмите кнопку Связать с.

    Выбранные записи появятся в поле Связать с.

  2. Нажмите кнопку ОК.

    Дополнительные сведения см. в статье Связывание файлов с записями Диспетчера контактов.

К началу страницы

Просмотр и редактирование элементов журнала обращений

Просматривать и редактировать элементы журнала обращений можно на странице журнала обращений записи или в папке журнала обращений. Вы можете изменять задачи, встречи, деловые заметки и журналы звонков. Сообщения электронной почты изменять невозможно.

  1. Выполните любое из следующих действий:

    Открытие записи

    1. В разделе Диспетчер контактов области навигации щелкните одну из следующих папок, чтобы вывести рабочую область:

      • Управление контактами;

      • Продажи;

      • Управление проектами (только для бизнес-проектов).

        Почему отсутствует папка "Маркетинг"?

        По умолчанию у маркетинговых действий нет страницы Журнал. Невозможно добавить элементы журнала обращений в записи маркетинговых действий, так как они не связаны с записями партнеров или бизнес-контактов.

    2. Откройте вкладку, которая содержит требуемую запись.

    3. Дважды щелкните запись, содержащую элементы журнала обращений, которые вы хотите просмотреть.

    4. На ленте в группе Показать щелкните Журнал.

      Отображаются все элементы журнала обращений, связанные с записью.

Открытие папки журнала обращений

  1. В области навигации нажмите кнопку Диспетчер контактов.

  2. Дважды щелкните папку Бизнес-записи, чтобы развернуть ее, затем щелкните Журнал обращений.

    Примечание :  Элементы журнала обращений, связанные с несколькими записями, выводятся в папке журнала обращений несколько раз. При удалении одной копии элемента журнала обращений остальные копии сохраняют связь с записью. Имена связанных записей отображаются в столбце Связано с папки журнала обращений.

Для просмотра необходимых элементов список можно сортировать или фильтровать. Откройте вкладку Вид и выберите нужный способ упорядочения или фильтр. Дополнительные сведения о применении расширенного фильтра см. в статье Фильтрация записей в Диспетчере контактов.

  1. Дважды щелкните элемент журнала обращений, который вы хотите изменить.

  2. Внесите изменения и сохраните их.

К началу страницы

Почему некоторые элементы журнала обращений отображаются несколько раз

Элемент может отображаться несколько раз на странице Журнал и в папке журнала обращений, если он связан с несколькими записями.

На странице Журнал записи партнера или бизнес-контакта элемент может быть указан несколько раз в следующих случаях:

  • Элемент связан с записью партнера, а записи, связанные с записью партнера, также связаны с элементом. Запись партнера наследует элементы журнала обращений из записей, связанных с ней.

  • Элемент связан с записью бизнес-контакта, а запись возможности или бизнес-проекта, связанная с бизнес-контактом, содержит ссылку на тот же элемент журнала обращений. Запись бизнес-контакта наследует журнал обращений связанных записей возможностей и бизнес-проектов.

Элемент указывается в папке журнала обращений несколько раз только в том случае, если он связан с несколькими записями. Если элемент указан на странице Журнал записи партнера, так как запись партнера унаследовала его, но не связан напрямую с этой записью, он не отображается в папке журнала обращений как элемент, связанный с записью партнера.

При изменении элемента в одной из записей он изменяется во всех связанных записях.

К началу страницы

Удаление элементов журнала обращений

Не все удаленные элементы журнала обращений ведут себя одинаково.

Если встречу, собрание, сообщение электронной почты, задачу или файл удалить из записи, то элемент сохранится в исходном расположении. Вы можете в любое время связать его с другой записью. Удаленная встреча, собрание, сообщение электронной почты или задача перемещается в папку "Удаленные" в Диспетчере контактов для Outlook.

Если встречу, собрание, сообщение электронной почты или задачу удалить из исходного расположения, но не из Диспетчера контактов для Outlook, около 4 KБ данных об удаленном элементе останется в Диспетчере контактов для Outlook. Если открыть встречу, собрание, сообщение электронной почты, задачу или файл, удаленные из исходного расположения, они выведутся в форме "Бизнес-действие". Дополнительные сведения см. в разделе Использование формы "Бизнес-действие" далее в этой статье.

При удалении из записи деловой заметки, возможности или журнала звонков (не связанных с другой записью) они перемещаются в папку Удаленные в Диспетчере контактов для Outlook.

Для полного удаления элемента журнала обращений из Диспетчера контактов для Outlook необходимо удалить его из каждой записи, с которой он связан, и очистить папку Удаленные.

Примечание :  Папку Удаленные в Диспетчере контактов для Outlook может очищать только владелец базы данных.

Дополнительные сведения об удалении записей см. в статье Удаление записей Диспетчера контактов.

  1. В области навигации нажмите кнопку Диспетчер контактов.

  2. Дважды щелкните папку Бизнес-записи, чтобы развернуть ее, затем щелкните Журнал обращений.

  3. Щелкните одну или несколько копий элемента журнала обращений, которые вы хотите удалить.

    Как выбрать несколько записей?

Чтобы выбрать записи, которые находятся рядом друг с другом, нажмите клавишу SHIFT и нажмите кнопку первой и последней записи группы, к которой вы хотите добавить. Чтобы выделить несмежные записи, нажмите клавишу CTRL и нажмите кнопку отдельных записей. Чтобы выбрать все записи, щелкните одну и нажмите клавиши CTRL + A.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши выделенные элементы и выберите команду Удалить.

    Примечание :  Не нажимайте кнопку Удалить в группе Действия на ленте записи, так как при этом будет удалена вся запись, а не только выбранный элемент журнала обращений.

В таблице ниже перечислены элементы журнала обращений и указано, сохраняются ли они в Диспетчере контактов для Outlook. Если элемент хранится в только в Диспетчере контактов для Outlook, он удаляется вместе со связанной записью партнера, бизнес-контакта, возможности или бизнес-проекта.

Тип элемента журнала взаимодействия

Хранение только в
Диспетчере контактов для Outlook

Деловая заметка

Да

Бизнес-проект

Да

Задача проекта

Да

Возможность

Да

Журнал звонков

Да

Сообщение электронной почты

Нет

Встреча

Нет

Задача

Нет

Файл

Нет

Примечание :  После очистки папки Удаленные все элементы в ней удаляются безвозвратно. Но если элемент, связанный с записью, существует в другом расположении как файл или встреча, задача или сообщение электронной почты Outlook, его можно связать с другими записями. Особым случаем являются журналы звонков и деловые заметки, которые не существуют автономно. Они должны быть связаны с записью партнера, бизнес-контакта, возможности или бизнес-проекта. Поэтому после полного удаления записей, с которыми они связаны, эти элементы невозможно восстановить. Дополнительные сведения о восстановлении удаленных элементов см. в статье Восстановление записи в Диспетчере контактов.

К началу страницы

Сортировка элементов журнала обращений

Существует несколько способов сортировки элементов журнала обращений.

  1. Выполните любое из следующих действий:

    Сортировка элементов журнала обращений на странице Журнал записи

    1. В разделе Диспетчер контактов области навигации щелкните одну из следующих папок, чтобы вывести рабочую область:

      • Управление контактами;

      • Продажи;

      • Управление проектами (только для бизнес-проектов).

        Почему отсутствует папка "Маркетинг"?

        По умолчанию папка "Маркетинг" не содержит записей партнеров или бизнес-контактов. Элементы журнала обращений невозможно добавлять в записи маркетингового действия, так как они не связаны с записями партнеров или бизнес-контактов.

    2. Щелкните вкладку с записью, которую вы хотите.

    3. Дважды щелкните запись, которая содержит элементы журнала обращений, которые нужно просмотреть.

    4. На ленте в группе Показать щелкните Журнал.

    Сортировка записей в папке журнала обращений

    1. В области навигации нажмите кнопку Диспетчер контактов.

    2. Дважды щелкните папку Бизнес-записи, чтобы развернуть ее, затем щелкните Журнал обращений.

  2. На ленте откройте вкладку Вид.

  3. В группе Упорядочение выберите один из доступных вариантов:

    1. По типу или Тип;

    2. По дате создания;

    3. По дате изменения;

    4. По создателю;

    5. По связи;

    6. Обратная сортировка;

    7. Развернуть/свернуть.

      Вы также можно отсортировать список, щелкнув заголовок столбца.

Примечание :  Сортировка сохраняется, пока открыта запись или папка журнала обращений. После закрытия записи или папки сортировка отменяется.

К началу страницы

Использование формы "Бизнес-действие"

Если открыть элемент журнала обращений, например собрания, сообщение электронной почты, задачи или файл, а элемент недоступен, откроется в форме деловой активности. Исходный элемент журнала взаимодействия могут быть недоступны, так как он был удален из исходного расположения, и вы больше не подключены к компьютеру, на котором находится исходным элементом.

Форма "Бизнес-действие" содержит основные сведения. Например, для сообщений электронной почты это поля Тема, Связать с и первые 4 КБ сообщения. Для файла это имя файла, поле Связать с и исходное расположение.

Примечание :  Поля, содержащие данные исходного элемента, невозможно изменить.

  • Тема   : тема или название исходного элемента.

  • Связать с   : запись, с которой был связан этот элемент.

  • Созданные оплаты     Дата создания исходным элементом или оплаты.

  • Отправлено     Дата было отправлено в исходном элементе (применимо только к собрания или сообщение электронной почты).

  • Изменено   : дата внесения последних изменений в исходный элемент.

  • Заметки   : первые 4 КБ сообщения электронной почты, основные сведения о собрании или задаче или исходное расположение файла.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×