Отправка уведомлений и отображение подсказок для политик защиты от потери данных

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

С помощью политики защиты от потери данных вы можете находить, отслеживать и защищать конфиденциальные данные в Office 365. Если вам нужно, чтобы сотрудники организации, которые работают с конфиденциальными данными, соблюдали политики, но их работа не прерывалась без надобности, вам помогут уведомления электронной почты и подсказки политики.

Панель сообщений, на которой отображается подсказка политики в Excel 2016

Подсказка политики — это уведомление или предупреждение, которое появляется, когда пользователь работает с контентом, нарушающим политику защиты от потери данных, например книгой Excel на сайте OneDrive для бизнеса, содержащей персональные данные, доступ к которой был предоставлен внешнему пользователю.

Уведомления электронной почты и подсказки политики помогут вам информировать пользователей о политиках организации. Вы также можете разрешить им переопределять политику при наличии обоснованной необходимости либо при ложном срабатывании.

При создании политики защиты от потери данных в Центре безопасности и соответствия требованиям Office 365 вы можете настроить уведомления, чтобы:

  • отправлять выбранным пользователям уведомление по электронной почте с описанием проблем;

  • выводить подсказку политики для содержимого, которое нарушает политику защиты от потери данных:

    • Для сообщений в Outlook в Интернете и в Outlook 2013 и более поздних версий подсказка политики отображается над списком получателей в верхней части сообщения во время его создания.

    • Для документов в учетной записи OneDrive для бизнеса или на сайте SharePoint Online подсказка политики обозначается значком предупреждения. Чтобы просмотреть дополнительные сведения, выберите элемент и щелкните Информация Значок области сведений в правом верхнем углу страницы, чтобы открыть область сведений.

    • Для документов Excel 2016, PowerPoint 2016 и Word 2016, хранящихся на сайте OneDrive для бизнеса или SharePoint Online, на который распространяется политика защиты от потери данных, подсказка политики выводится на панели сообщений и в представлении Backstage (меню Файл > Сведения).

Добавление уведомлений в политику защиты от потери данных

При создании политики защиты от потери данных как уведомления, так и подсказки политики включаются в разделе Уведомления пользователей.

  1. Перейдите по ссылке https://protection.office.com.

  2. Войдите в Office 365 с помощью своей рабочей или учебной учетной записи. Вы перейдете в Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365.

  3. В области навигации слева выберите Защита от потери данных > Политика и нажмите кнопку + Создание политики.

    Кнопка "Создать политику"

  4. Выберите шаблон, защищающий необходимые вам типы конфиденциальной информации, и нажмите кнопку Далее.

    Чтобы начать с пустого шаблона, щелкните Настраиваемый > Настраиваемая политика > Далее.

  5. Присвойте политике имя и нажмите кнопку Далее.

  6. Чтобы указать расположения, которые должна охватывать политика защиты от потери данных, сделайте следующее:

    • Выберите Все расположения в Office 365 и нажмите кнопку Далее.

    • Щелкните Позволить мне выбрать расположения и нажмите кнопку Далее.

      Чтобы включить или исключить определенное расположение, например всю почту Exchange или все учетные записи OneDrive, установите переключатель Состояние для него в положение "Вкл." или "Выкл.".

      Чтобы включить только определенные сайты SharePoint или учетные записи OneDrive, установите переключатель Состояние в положение "Вкл." и щелкните ссылку в столбце Включить, чтобы выбрать определенные сайты или учетные записи.

  7. Выберите Использование дополнительных параметров и нажмите кнопку Далее.

  8. Нажмите кнопку + Создать правило.

  9. В редакторе правил в разделе Уведомление пользователей установите переключатель в положение "Вкл.".

    Раздел "Уведомления пользователей" редактора правил

Параметры уведомлений по электронной почте

Для каждого правила в политике защиты от потери данных вы можете:

  • Отправлять уведомления выбранным пользователям (это может быть владелец контента, автор последнего изменения, владелец сайта, где хранится контент, или конкретный пользователь).

  • Настроить текст, включаемый в уведомления, используя HTML или токены. Подробнее см. в следующем разделе.

Примечания : 

  • Уведомления можно отправлять только отдельным получателям, а не группам или спискам рассылки.

  • Обратите внимание, что уведомления по электронной почте отправляются только для нового контента. При редактировании существующего контента выводятся подсказки политики, но уведомления не отправляются.

Параметры уведомлений по электронной почте

Стандартное уведомление

В теме уведомления указывается предпринятое действие, например "Уведомление" либо "Сообщение заблокировано" для писем или "Доступ заблокирован" для документов. Если уведомление касается документа, в тексте сообщения будет ссылка на сайт, где хранится документ, и на подсказку политики для документа, с помощью которой можно устранить проблемы (см. раздел, посвященный подсказкам политики, ниже). Сообщения электронной почты, для которых сработала политика защиты от потери данных, включаются в уведомления в виде вложения.

Уведомление

По умолчанию уведомления для элемента на сайте содержат указанный ниже текст. Текст уведомления настраивается отдельно для каждого правила, поэтому он зависит от того, с каким правилом произошло совпадение.

Действие, выполняемое правилом

Стандартное уведомление для документов в SharePoint и OneDrive для бизнеса

Стандартное уведомление для сообщений Outlook

Отправляет уведомление, но не разрешает переопределение

Этот файл конфликтует с политикой вашей организации.

Ваше сообщение электронной почты конфликтует с политикой вашей организации.

Блокирует доступ и отправляет уведомление с возможностью переопределения

Этот файл конфликтует с политикой вашей организации. Если не устранить конфликт, доступ к этому файлу может быть заблокирован.

Ваше сообщение электронной почты конфликтует с политикой вашей организации. Сообщение не было доставлено всем получателям.

Блокирует доступ и отправляет уведомление

Этот файл конфликтует с политикой вашей организации. Доступ к этому элементу заблокирован для всех, кроме владельца, автора последнего изменения и владельца сайта.

Ваше сообщение электронной почты конфликтует с политикой вашей организации. Сообщение не было доставлено всем получателям.

Настраиваемое уведомление

Вы можете создать собственное уведомление для конечных пользователей или администраторов. Настраиваемые уведомления поддерживают HTML и могут включать до 5000 символов. Вы можете добавлять в них изображения, форматирование и фирменную символику.

Также для настройки уведомлений можно использовать указанные ниже токены. Они представляют собой переменные, заменяемые конкретными сведениями при отправке уведомления.

Токен

Описание

%%AppliedActions%%

Действия, примененные к содержимому.

%%ContentURL%%

URL-адрес документа на сайте SharePoint Online или OneDrive для бизнеса.

%%MatchedConditions%%

Условия, которым соответствует содержимое. С помощью этого токена можно сообщать пользователям о возможных проблемах с содержимым.

Уведомление с токенами

Параметры подсказок политики

Для каждого правила в политике защиты от потери данных вы можете настроить подсказки политики, чтобы:

  • Просто сообщать пользователям, что контент нарушает политику, чтобы они могли принять соответствующие меры. Можно использовать текст по умолчанию (см. в приведенных ниже таблицах) или описать политики организации.

  • Разрешить пользователям переопределять политику защиты от потери данных. При желании вы можете:

    • Запрашивать основание для переопределения политики. Эти сведения записываются в журнал, и их можно просматривать в отчетах о защите от потери данных в разделе Отчеты в Центре безопасности и соответствия требованиям.

    • Разрешить пользователям сообщать о ложном срабатывании и обходить политику защиты от потери данных. Эти сведения также регистрируются для отчетов, чтобы вы могли использовать ложные срабатывания для точной настройки правил.

Параметры подсказок политики

Допустим, у вас есть политика защиты от потери данных, примененная к сайтам OneDrive для бизнеса, которая находит персональные данные, и в этой политике есть три правила:

  1. Первое правило: если в документе найдено менее пяти экземпляров конфиденциальных данных, а документ доступен пользователям в организации, действие Отправить уведомление выводит подсказку политики. Для подсказок политики не требуется возможность переопределения политики, поскольку правило просто информирует пользователей, не блокируя доступ.

  2. Второе правило: если в документе найдено более пяти экземпляров конфиденциальных данных и он доступен пользователям в организации, то действие Блокировать доступ к содержимому ограничит разрешения для файла, а действие Отправить уведомление позволит пользователям переопределить действия в этом правиле, указав обоснование. Иногда сотрудникам организации необходимо обмениваться персональными данными, и политика защиты от потери данных не должна мешать работе.

  3. Третье правило: если в документе найдено более пяти экземпляров конфиденциальных данных и он доступен пользователям за пределами организации, то действие Блокировать доступ к содержимому ограничит разрешения для файла, а действие Отправить уведомление не позволит пользователям переопределять действия в этом правиле, так как сведения предоставляются внешним пользователям. Сотрудники организации ни при каких обстоятельствах не должны иметь возможности передавать персональные данные за пределы организации.

Следует понимать следующие особенности использования подсказки политики для переопределения правила:

  • Возможность переопределения зависит от правила и относится ко всем его действиям (кроме отправки уведомления, которую невозможно переопределить).

  • Контент может соответствовать нескольким правилам политики защиты от потери данных, но будет показана только подсказка политики для самого строгого правила с самым высоким приоритетом. Например, подсказка политики для правила, блокирующего доступ к контенту, будет показана вместо подсказки для правила, которое только отправляет уведомление. Это позволяет избежать вывода сразу нескольких подсказок политики.

  • Если подсказки политики самого строгого правила разрешают пользователям обойти его, то при этом также будут переопределены все остальные правила, которым соответствует контент.

Советы по политикам на сайтах OneDrive для бизнеса и SharePoint Online

Если документ на сайте OneDrive для бизнеса или SharePoint Online соответствует правилу в политике защиты от потери данных, которое использует подсказки политики, то для него отображаются специальные значки.

  1. Если правило отправляет уведомление о файле, выводится значок предупреждения.

  2. Если правило блокирует доступ к документу, появляется значок блокировки.

Значки подсказки политики в документах в учетной записи OneDrive

Чтобы выполнить действие с документом, выберите элемент, щелкните Информация  Значок области сведений в правом верхнем углу страницы, чтобы открыть область сведений, и выберите Просмотреть подсказку политики.

В подсказке политики перечисляются проблемы с контентом, а если настроены соответствующие параметры, то вы можете устранить ошибку, а затем переопределить политику или сообщить о ложном срабатывании.

Область сведений с подсказкой политики

Подсказка политики, которую можно переопределить

Политики защиты от потери данных синхронизируются с сайтами, а контент сверяется с ними периодически и асинхронно, поэтому между созданием политики защиты от потери данных и появлением подсказок политики может пройти некоторое время. Аналогичная задержка может наблюдаться между устранением или переопределением подсказки политики и исчезновением значка на документе.

Текст по умолчанию для подсказок политики на сайтах

По умолчанию подсказки политики на сайте содержат указанный ниже текст. Текст уведомления настраивается отдельно для каждого правила, поэтому он зависит от того, с каким правилом произошло совпадение.

Действие, выполняемое правилом

Текст подсказки политики по умолчанию

Отправляет уведомление, но не разрешает переопределение

Этот файл конфликтует с политикой вашей организации.

Блокирует доступ и отправляет уведомление с возможностью переопределения

Этот файл конфликтует с политикой вашей организации. Если не устранить конфликт, доступ к этому файлу может быть заблокирован.

Блокирует доступ и отправляет уведомление

Этот файл конфликтует с политикой вашей организации. Доступ к этому элементу заблокирован для всех, кроме владельца, автора последнего изменения и владельца сайта.

Настраиваемый текст для подсказок политики на сайтах

Вы можете настроить текст подсказок политики отдельно от настройки уведомлений. В отличие от пользовательского текста уведомлений (см. раздел выше), в тексте подсказок политики нельзя использовать HTML или токены. Это должен быть обычный текст длиной не более 256 символов.

Подсказки политики в Outlook в Интернете и в Outlook 2013 и более поздних версий

При создании сообщения в Outlook в Интернете и в Outlook 2013 и более поздних версий выводится подсказка политики, если вы добавляете содержимое, соответствующее правилу в политике защиты от потери данных, а для этого правила настроены подсказки политики. Подсказка политики отображается над списком получателей в верхней части сообщения во время его создания.

Подсказка политики в верхней части создаваемого сообщения

Подсказки политики выводятся вне зависимости от того, где находятся конфиденциальные данные: в тексте сообщения, теме или даже вложении, как показано ниже.

Подсказка политики, которая показывает, что вложение противоречит политике защиты от потери данных

Если для подсказок политики разрешено переопределение, вы можете выбрать Показать подробности > Переопределить, ввести обоснование или сообщение о ложном срабатывании, а затем нажать Переопределить.

Развернутая подсказка политики в сообщении с параметром "Переопределить"

Диалоговое окно подсказки политики, в котором можно ее переопределить

Обратите внимание на то, что подсказка политики может появляться не сразу же после добавления в письмо конфиденциальной информации.

Подсказки политик в Центре администрирования Exchange и Центре безопасности и соответствия требованиям Office 365

Подсказки политик выводятся для политик защиты от потери данных и правил обработки потока почты, созданных в Центре администрирования Exchange, ЛИБО для политик DLP, созданных в Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365, но не одновременно. Это связано с тем, что политики хранятся в разных местах, в то время как подсказки могут выдаваться только из одного места.

Если вы настроили подсказки политик в Центре администрирования Exchange, то пока вы не отключите их там, для пользователей Outlook в Интернете, а также Outlook 2013 и более поздних версий не будут отображаться подсказки, настроенные в Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365. Это необходимо для того, чтобы текущие правила транспорта Exchange работали до тех пор, пока вы не решите перейти на Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365.

Обратите внимание: хотя подсказки политик могут выдаваться только из одного источника, уведомления по электронной почте отправляются всегда, даже если политики защиты от потери данных настроены как в Центре безопасности и соответствия требованиям, так и в Центре администрирования Exchange.

Текст по умолчанию для подсказок политики в сообщениях

По умолчанию подсказки политики в сообщениях содержат указанный ниже текст.

Действие, выполняемое правилом

Текст подсказки политики по умолчанию

Отправляет уведомление, но не разрешает переопределение

Это сообщение конфликтует с политикой вашей организации.

Блокирует доступ и отправляет уведомление с возможностью переопределения

Это сообщение конфликтует с политикой вашей организации.

Блокирует доступ и отправляет уведомление

Это сообщение конфликтует с политикой вашей организации.

Подсказки политики в Excel 2016, PowerPoint 2016 и Word 2016

Когда пользователи работают с конфиденциальным контентом в классических версиях Excel 2016, PowerPoint 2016 и Word 2016, подсказки политики могут сообщать им в реальном времени о конфликтах контента с политикой защиты от потери данных. Для этого необходимо следующее:

  • Документ Office должен храниться на сайте OneDrive для бизнеса или SharePoint Online.

  • Сайт должен входить в политику защиты от потери данных, для которой включены подсказки политики.

Эти классические приложения Office 2016 автоматически синхронизируют политики защиты от потери данных непосредственно с Office 365, а затем сканируют документы, чтобы обеспечить отсутствие нарушений политик, и выводят подсказки в реальном времени.

В зависимости от настроек подсказок политики пользователи могут просто проигнорировать подсказку, переопределить политику с обоснованием или без него либо сообщить о ложном срабатывании.

Подсказки политики отображаются на панели сообщений.

Панель сообщений, на которой отображается подсказка политики в Excel 2016

Подсказки политики также выводятся в представлении Backstage (на вкладке Файл).

Представление Backstage с подсказкой политики в Excel 2016

Если для подсказок политики защиты от потери данных настроены эти параметры, вы можете устранить ошибку и переопределить подсказку политики либо сообщить о ложном срабатывании.

Параметры подсказки политики в представлении Backstage в Excel 2016

В каждом из этих классических приложений Office 2016 пользователи могут отключить подсказки политики. При этом подсказки политики, которые являются просто уведомлениями, не будут отображаться в области сообщений или представлении Backstage (на вкладке Файл). Тем не менее подсказки политики для блокировки и переопределения по-прежнему будут отображаться, а пользователи будут получать уведомления по электронной почте. Кроме того, отключение подсказок политики не исключает документ из каких-либо политик защиты от потери данных, которые были применены к нему.

Текст по умолчанию для подсказок политики в Excel 2016, PowerPoint 2016 и Word 2016

По умолчанию подсказки политики на панели сообщений и в представлении Backstage открытого документа содержат указанный ниже текст. Текст уведомления настраивается отдельно для каждого правила, поэтому он зависит от того, с каким правилом произошло совпадение.

Действие, выполняемое правилом

Текст подсказки политики по умолчанию

Отправляет уведомление, но не разрешает переопределение

Этот файл конфликтует с политикой вашей организации. Чтобы получить дополнительные сведения, перейдите в меню Файл.

Блокирует доступ и отправляет уведомление с возможностью переопределения

Этот файл конфликтует с политикой вашей организации. Если не устранить конфликт, доступ к этому файлу может быть заблокирован. Чтобы получить дополнительные сведения, перейдите в меню Файл.

Блокирует доступ и отправляет уведомление

Этот файл конфликтует с политикой вашей организации. Если не устранить конфликт, доступ к этому файлу может быть заблокирован. Чтобы получить дополнительные сведения, перейдите в меню Файл.

Настраиваемый текст для подсказок политики в Excel 2016, PowerPoint 2016 и Word 2016

Вы можете настроить текст подсказок политики отдельно от настройки уведомлений. В отличие от пользовательского текста уведомлений (см. раздел выше), в тексте подсказок политики нельзя использовать HTML или токены. Это должен быть обычный текст длиной не более 256 символов.

Дополнительные сведения

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×