Отправка сообщения электронной почты в рабочем процессе

Отправка сообщения электронной почты в рабочем процессе

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Необходимость отправки сообщения электронной почты в рамках рабочего процесса может быть вызвана различными причинами. Например, вам может потребоваться, чтобы рабочий процесс отправлял уведомление при каждом запуске.

Новый элемент, который приводит к отправке сообщения рабочим процессом

1. При добавлении элемента в список или библиотеку запускается рабочий процесс.

2. Рабочий процесс отправляет вам уведомление о том, что он запустился.

В этой статье объясняется, как настроить рабочий процесс для отправки сообщений. Кроме того, в ней рассматривается использование подстановок в рабочем процессе для определения адреса получателя или добавления в текст сообщения динамического содержимого, в том числе вставка и создание гиперссылок. Наконец, в статье показано, как форматировать содержимое сообщения и работать с сообщениями, созданными рабочим процессом.

В этой статье

Отправка простого сообщения из рабочего процесса

Динамический выбор пользователей и групп в качестве получателей сообщения

Включение сведений из текущего элемента

Включение статической гиперссылки

Включение гиперссылки на текущий элемент

Включение изображения

Форматирование содержимого сообщения

Отправка настраиваемых уведомлений о задачах

Неподдерживаемые возможности

Отправка простого сообщения из рабочего процесса

С помощью действия Отправить почту в конструкторе рабочих процессов можно настроить свой рабочий процесс для отправки сообщений вам либо другому пользователю или группе. Для сообщения доступны поля Кому, Копия, Тема и Основной текст, которые могут содержать как статический текст, так и текст, который создается динамически на основе подстановок в рабочем процессе.

Действие Отправить почту можно использовать для создания различных типов сообщений, включая извещения об определенных стадиях рабочего процесса или заданных действиях (включая начало и остановку рабочего процесса) и напоминания о задачах, которые не были выполнены к требуемой дате.

Примечание: Перед отправкой сообщений рабочим процессом необходимо настроить параметры исходящей электронной почты на сервере. Если вы не уверены, какие параметры электронной почты используются в данный момент, обратитесь к администратору сервера. Ссылки на дополнительные сведения о параметрах исходящей электронной почты можно найти в разделе См. также.

В этом примере вы настроите свой рабочий процесс для отправки вам уведомлений по электронной почте при каждом запуске нового элемента. Используйте версию SharePoint Designer, соответствующую вашей версии SharePoint Server. Например, для SharePoint Server 2010 использовать SharePoint Designer 2010. А для всех версий после SharePoint Server 2010, включая SharePoint Server 2016 и SharePoint Online, используйте SharePoint Designer 2013. Вы можете скачать SharePoint Designer 2013 из центра загрузки Майкрософт и найти дополнительные сведения о нем в разделе см. также .

Открытие SharePoint Designer 2013 и подключение к сайту SharePoint

SharePoint Designer 2013 устанавливается в виде приложения Office 2013. Чтобы открыть SharePoint Designer 2013 и подключиться к сайту SharePoint, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте SharePoint Designer 2013, выбрав его в меню " Пуск ". Нажмите кнопку Пуск, выберите все программы, Microsoft Office 2013, а затем — SharePoint Designer 2013.

  2. Нажмите кнопку Открыть сайт на начальной странице SharePoint Designer 2013.

  3. Введите сайт SharePoint, к которому вы хотите подключиться. Например, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Нажмите кнопку Открыть , чтобы открыть сайт.

  5. При появлении запроса введите свои учетные данные. (Если безопасность не интегрирована с компьютером, на котором вы вошли в систему, вам будет предложено ввести учетные данные.) Убедитесь в том, что используются учетные данные, которые имеют доступ к сайту SharePoint.

Создание рабочего процесса списка на платформе рабочих процессов SharePoint

  1. В области навигации щелкните узел Рабочие процессы .

  2. Щелкните раскрывающееся меню рабочего процесса списка в новом разделе ленты, как показано на рисунке.

  3. _Лт_ремове/Алигн_гт_

  4. Выберите список , который вы хотите связать с новым рабочим процессом.

  5. В диалоговом окне Создание рабочего процесса для списка введите имя и Описание рабочего процесса, а затем убедитесь, что в поле Тип платформы выбрано значение Рабочий процесс SharePoint 2013, как показано на рисунке.

Заметка

Если рабочий процесс SharePoint не отображается как доступный тип платформы, диспетчер рабочих процессов не настроен для работы с фермой SharePoint. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка диспетчера рабочих процессов для работы с фермой 2013 SharePoint Server.

7. Нажмите кнопку ОК, чтобы создать рабочий процесс.

Теперь, когда рабочий процесс создан, вы можете добавить действия, условия, этапы, шаги и циклы, чтобы создать рабочий процесс. Эти компоненты рабочего процесса доступны на ленте SharePoint Designer 2013, как показано на рисунке.

Заметка

Предыдущая процедура используется для создания рабочего процесса списка. Рабочий процесс для повторного использования или рабочий процесс сайта можно создать с помощью той же процедуры, что и следующее изменение. Вместо кнопки Рабочий процесс списка на ленте нажмите кнопку рабочий процесс для повторного использования или рабочий процесс сайта при создании рабочего процесса.

Дополнительные сведения о доступных действиях рабочего процесса можно найти в разделе см. также .

Определение действий для создания условия "отправить сообщение электронной почты"

  1. Нажмите кнопку Действия и выберите команду Отправить почту.

  2. В действии выберите этих пользователей.

  3. В диалоговом окне Определение сообщения электронной почты выберите пользователей из существующих пользователей и групп или введите свой адрес электронной почты в поле Кому.

    Примечания: 

    • , Чтобы отправить сообщение электронной почты на внешний адрес электронной почты. необходимо иметь возможность извлечения сведений из соответствующего сервера электронной почты.

    • Адрес сообщения " Кому " может быть определен как определенный статический адрес (например, норсвиндтрадерс\жунмин или junmin@northwindtraders.com) или как подстановка в рабочий процесс. Дополнительные сведения об использовании подстановок в рабочем процессе для динамического адреса сообщений электронной почты, отправляемых из рабочего процесса, вместо статических адресов см. в следующем разделе динамическое выделение пользователей и групп для получения сообщения.

    • Адрес отправителя отображаемого сообщения всегда будет адресом электронной почты администратора сервера, если администратор сервера не изменит адрес отправителя либо для текущего веб-приложения, либо для всех веб-приложений. Дополнительные сведения см. в статье Настройка исходящей электронной почты для определенного веб-приложения.

  4. В поле Тема введите тему сообщения или нажмите кнопку Отображение привязки данных Изображение кнопки , чтобы определить подстановку рабочего процесса для нужного текста.

    Примечание: Чтобы рабочий процесс выполнялся правильно, поле Тема должно быть заполнено.

  5. В большое поле под полем Тема введите или вставьте основной текст сообщения.

    Совет: Для этого поля отсутствует контекстное меню. Чтобы скопировать текст, нажмите клавиши CTRL+C. Чтобы вставить скопированный текст, нажмите клавиши CTRL+V. Копируемый и вставляемый текст не может содержать подстановки.

На этом этапе можно нажать кнопку ОК, чтобы завершить сообщение.

6. Вернитесь на страницу создания рабочего процесса, щелкните действие и выберите Перейти к стадии.

7. Щелкните "на один этап" и выберите пункт окончание рабочего процесса.

8. Нажмите кнопку Опубликовать и опубликовать рабочий процесс.

С другой стороной может быть полезно включить название нового элемента, который начал рабочий процесс, или даже включить ссылку на новый элемент. В следующих разделах показано, как выполнять эти действия, а также форматировать внешний вид текста сообщения. Но во-первых, вы узнаете, как использовать подстановки в рабочем процессе, чтобы динамически обращаться к сообщению.

К началу страницы

Динамический выбор пользователей и групп в качестве получателей сообщения

Если в полях Кому и Копия сообщения заданы статические адреса, для изменения получателей необходимо открыть рабочий процесс в конструкторе и внести правки вручную. Если адреса будут часто изменяться, рекомендуем использовать в полях Кому и Копия подстановки, которые могут ссылаться на адреса из поля текущего элемента, элемента в другом списке или библиотеке, а также на адреса из переменных рабочего процесса.

Хранение адресов получателей в настраиваемом списке

Если получатели изменяются периодически, но недостаточно часто для того, чтобы указывать их в форме при каждом запуске рабочего процесса, можно создать настраиваемый список "Получатели", который содержит по одному элементу для каждого рабочего процесса, который ссылается на него, а затем создать столбцы, в которых можно хранить адреса, на которые будут отправляться сообщения для каждого рабочего процесса. При изменении получателей для сообщения рабочего процесса достаточно изменить адреса в соответствующем поле элемента списка "Получатели" для этого рабочего процесса.

Важно: Столбцы, в которых хранятся адреса для сообщений электронной почты рабочего процесса, могут быть одной строкой, многострочным текстом или столбцами типа "пользователь" или "Группа". Если вы используете столбец "пользователь" или "Группа", в каждом поле, которое будет ссылаться на адреса электронной почты, может быть только одна запись. При создании столбца не забудьте выбрать вариант нет в разделе Разрешить множественный выбор. Если вы хотите использовать этот тип столбца для задания нескольких получателей, вы можете создать группу SharePoint, включающую людей, которым вы хотите назначить рабочий процесс, а затем указать группу в поле. При создании столбца не забудьте выбрать пользователей и группы в разделе Разрешить выбор. Найдите ссылку на дополнительные сведения о создании списков и добавлении столбцов в разделе см. также .

Примечание: При создании групп SharePoint убедитесь, что каждая группа имеет по крайней мере разрешения на чтение для сайта, а также что в области Параметры группы страницы "Новая группа" в разделе Кто может просматривать сведения о составе группы выбрано значение Все.

Использование подстановки в рабочем процессе, которая ссылается на настраиваемый список "Получатели"

  1. В браузере создайте настраиваемый список "Получатели", который содержит три указанных ниже столбца.

    • Измените имя столбца заГоловков по умолчанию на имя рабочего процесса. Оставьте все остальные параметры. Найдите ссылку на дополнительные сведения о том, как изменить столбец в списке или библиотеке, в разделе Раздел.

    • Добавление столбца "пользователь" или "Группа" с именем " Кому". В этом столбце можно выбрать пользователей и группы, но не допускайте множественный выбор. Оставьте все остальные параметры.Найдите ссылку на дополнительные сведения о создании столбца в списке или библиотеке в Раздел.

    • Добавьте одну строку текстового столбца с именем CC. Оставьте все остальные параметры.

  2. В списке "Получатели" создайте новый элемент и сделайте следующее:

    • В поле Имя рабочего процесса введите Рецензирование документов (это имя рабочего процесса, используемого в примере).

    • В поле Кому нажмите кнопку Адресная книга Изображение кнопки , а затем в диалоговом окне Выбор пользователей и групп выберите одного пользователя или группу для адресации сообщений.

    • В поле Копия введите адреса электронной почты получателей сообщения, разделяя их точками с запятой.

  3. Выполните следующие действия: создание рабочего процесса списка на _Лт_адд Линк_гт_ разделе "Платформа рабочих процессов SharePoint" и создание нового рабочего процесса. (Кроме того, можно также изменить существующий рабочий процесс, созданный ранее).

  4. Нажмите кнопку Действия и выберите команду Отправить почту.

  5. В действии выберите этих пользователей.

  6. В диалоговом окне Определение сообщения электронной почты после поля Кому нажмите кнопку Адресная книга Изображение кнопки .

  7. В диалоговом окне Выбор пользователей в списке или выбрать из существующих пользователей и групп выберите пункт подстановка рабочего процесса для пользователя..., а затем нажмите кнопку Добавить.

  8. В диалоговом окне Поиск пользователя или группы выберите следующие параметры:

    • Источник данных: получатели или имя настраиваемого списка.

    • Поле из источника: до или поле, содержащее адрес, на который вы хотите добавить строку.

    • Return Field AS: имя пользователя, в результате чего в сообщении электронной почты будет указан формат поля "к".

    • Поле: получатели: имя рабочего процесса

    • Значение: Рецензирование документов (или имя текущего рабочего процесса).

      Эта подстановка значит, что в списке "Получатели" необходимо выбрать значение поле "Кому", для которого поле "Имя рабочего процесса" имеет значение "Рецензирование документов".

      В верхней половине диалогового окна указан список и столбец, в нижней части диалогового окна указана строка.

  9. В диалоговом окне Поиск пользователя или группы нажмите кнопку ОК.

  10. В сообщении об обеспечении уникальности подстановки нажмите кнопку ОК.

  11. Нажмите кнопку ОК еще раз, чтобы закрыть диалоговое окно Выбор пользователей.

  12. В диалоговом окне Определение сообщения электронной почты после поля Копия нажмите кнопку Адресная книга Изображение кнопки .

  13. В диалоговом окне Выбор пользователей в списке или выбрать из существующих пользователей и групп выберите пункт подстановка рабочего процесса для пользователя..., а затем нажмите кнопку Добавить.

  14. В диалоговом окне Определение подстановки в рабочем процессе выберите следующие параметры:

    • Источник данных: получатели или имя настраиваемого списка.

    • Поле из поля источник: копия или поле, содержащее адрес, который вы хотите добавить в строку "копия".

    • Return Field AS: имя пользователя, в результате чего в сообщении электронной почты будет указан формат поля "к".

    • Поле: получатели: имя рабочего процесса

    • Значение: Рецензирование документов (или имя текущего рабочего процесса).

      Эта подстановка значит, что в списке "Получатели" необходимо выбрать значение поле "Копия", для которого поле "Имя рабочего процесса" имеет значение "Рецензирование документов".

  15. Нажмите кнопку ОК, еще раз нажмите кнопку ОК в предупреждающем сообщении, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Выбор пользователей.

После этого рабочий процесс будет отправлять сообщение на адреса, указанные в полях "Кому" и "Копия" элемента "Рецензирование документов" настраиваемого списка "Получатели". Чтобы изменить получателей, внесите правки в этот элемент списка.

Один рабочий процесс может отправлять несколько сообщений, причем они могут иметь различных получателей. Чтобы сохранить другие адреса для дополнительных сообщений, можно добавить в список столбцы. В таком случае можно изменить имена столбцов на "Получатель первого сообщения", "Получатель второго сообщения" и т. д.

Кроме того, в списке можно создать отдельный элемент для каждого сообщения, отправляемого рабочим процессом, вместо элемента для рабочего процесса. В таком случае необходимо использовать уникальное имя для каждого сообщения, чтобы при подстановке, во время которой выполняется получение адресов, возвращалось уникальное нужное значение.

Задание получателей с помощью формы запуска рабочего процесса

Чтобы указывать получателей при каждом запуске рабочего процесса вручную, можно настроить форму запуска рабочего процесса так, чтобы она собирала адреса, вводимые пользователем, который запускает рабочий процесс. Рабочий процесс может использовать введенные адреса напрямую или копировать их в поля текущего элемента, где они будут доступны и после завершения данного экземпляра рабочего процесса. Если рабочий процесс также настроен на автоматический запуск, можно указать адреса, которые будут использоваться по умолчанию при автоматическом запуске.

К началу страницы

Включение сведений из текущего элемента

В используемом в качестве примера сообщении основной текст является статическим: при каждом создании экземпляра сообщения рабочий процесс будет использовать один и тот же текст.

Однако может быть полезно включить текст, который меняется в зависимости от того, для какого элемента выполняется рабочий процесс. Например, можно включить название документа, который требует рецензирования, в текст сообщения. Для включения таких динамических сведений используются подстановки, которые получают сведения из различных источников, например из списков, библиотек и данных рабочих процессов.

Чтобы добавить название документа к тексту сообщения:

  1. Введите или вставьте статический текст, в котором должны выводиться данные подстановки.

  2. Установите курсор там, где должна находиться подстановка.

    Совет: После вставки подстановки ее нельзя перетащить на новое место. (Тем не менее можно изменить ее положение путем перетаскивания текста вокруг нее.) Кроме того, невозможно вырезать, копировать и вставлять как подстановку, так и содержащий ее текст.

  3. Нажмите кнопку Добавить или изменить подстановку.

  4. В диалоговом окне Поискстроки выберите пункт текущий элемент в поле источник данных, а затем — имя в поле из источника.

  5. Нажмите кнопку ОК.

  6. Вставленный подстановка появится в тексте сообщения.

  7. Нажмите кнопку опубликовать , чтобы опубликовать рабочий процесс.

При выполнении рабочего процесса и создании сообщения подстановка заменяется названием документа.

Вставка названия 5

Включение названия документа полезно, но вы еще более полезно включить гиперссылку, которая будет сразу же перейти к самому документу. Для этого вы включили подстановку в гиперссылку.

К началу страницы

Включение статической гиперссылки

С помощью кнопки "Изменить гиперссылку" в правом верхнем углу панели инструментов форматирования в разделе "определение сообщения электронной почты" можно вставить статическую гиперссылку, которая всегда связывается с тем же адресом или расположением, в тексте сообщения рабочего процесса. диалоговое окно.

    
    
  1. Введите или вставьте статический текст, в котором должна выводиться ссылка.

  2. Выделите текст и нажмите кнопку Изменить гиперссылку .

  3. В диалоговом окне Изменение гиперссылки введите адрес веб-сайта.

  4. Нажмите кнопку ОК.

  5. Вставленная гиперссылка появится в тексте сообщения.

Примечание: Некоторые почтовые программы с поддержкой только текста не могут обрабатывать коды HTML, в том числе гиперссылки.

Дополнительные сведения о том, как создать динамическую гиперссылку, которая указывает на различные объекты в зависимости от того, для какого элемента выполняется рабочий процесс, см. в следующем разделе (Включение гиперссылки на текущий элемент).

К началу страницы

Включение гиперссылки на текущий элемент

В предыдущем разделе (Включение статической гиперссылки) адрес в гиперссылке, используемой в качестве примера, не включает переменных: при каждой отправке сообщения рабочим процессом гиперссылка будет указывать на одну и ту же страницу.

С помощью подстановки для рабочего процесса можно создать динамическую ссылку, которая использует сведения о текущем элементе для определения конечного URL-адреса.

Если текущий элемент является документом в библиотеке документов

При отправке уведомления о начале рабочего процесса может быть необходимо предоставить ссылку на сам новый документ.

  1. Введите или вставьте статический текст, в котором должна выводиться ссылка.

  2. Выделите текст и нажмите кнопку Изменить гиперссылку.

  3. В диалоговом окне Изменение гиперссылки нажмите кнопку функция (FX).

Совет: После вставки подстановки ее нельзя перетащить на новое место. (Тем не менее можно изменить ее положение путем перетаскивания текста вокруг нее.) Кроме того, невозможно вырезать, копировать и вставлять как подстановку, так и содержащий ее текст.

_Лт_сис должен быть точкой 4>

  1. В диалоговом окне Поиск строки выберите пункт текущий элемент в поле Источник данных .

  2. В поле поле из источника выберите пункт кодированНЫЙ абсолютный URL-адрес и нажмите кнопку ОК.

    Вставка гиперссылки для текущего элемента 1 Вставка гиперссылки для текущего элемента 2 Вставка гиперссылки для текущего элемента 3

Когда получатель сообщения щелкнет ссылку, документ откроется для просмотра или изменения.

Если текущий элемент является элементом списка

При создании ссылки на элемент списка (например, на извещение или событие календаря) можно выбрать, будет ли при выборе ссылки открываться форма просмотра (DispForm.aspx) или же форма редактирования (EditForm.aspx) элемента списка.

Чтобы создать ссылку, открывающую элемент списка, выполните указанные ниже действия.

Вставка гиперссылки для элемента списка 2

  1. В браузере перейдите к списку, в котором вы хотите создать рабочий процесс.

  2. Откройте элемент списка для любого документа в библиотеке, используя команду Просмотреть элемент (чтобы открывалась форма просмотра) или команду Изменить элемент (чтобы открывалась форма редактирования).

  3. Скопируйте адрес в адресной строке с начала (с http: или https:) и до первого знака равенства (=), как показано на рисунках ниже.

    Вставка гиперссылки для элемента списка 1

  4. Вставка гиперссылки для элемента списка 2

  5. Текст ?ID= — это параметр строки запроса, который обеспечивает вывод формы для всех элементов текущего списка или библиотеки, за идентификатором списка которых следует знак равенства (=). В данном примере это идентификатор списка текущего элемента, который определяется подстановкой.

    Примечание: Если текущим элементом является задача, созданная одним из трех действий задачи рабочего процесса, и вы хотите, чтобы при выборе ссылки открывалась настраиваемая форма задачи (а не используемая по умолчанию форма просмотра или редактирования для списка "Задачи"), см. раздел Если текущий элемент является настраиваемой формой задачи ниже. Для задач, которые не были созданы действием задачи рабочего процесса, и для форм просмотра задач, созданных одним из таких действий, требуется использовать только описанную здесь процедуру.

  6. В диалоговом окне Определение сообщения электронной почты введите или вставьте статический текст, в котором должна отображаться ссылка (например, для просмотра элемента списка щелкните здесь).

  7. Выделите текст и выберите команду Изменить гиперссылку .

  8. В диалоговом окне Изменение гиперссылки нажмите кнопку поСтроитель строк для _лт_дон'т поместить "в поле" в адресе болд_гт_. 

  9. В диалоговом окне поСтроитель строк вставьте адрес.

  10. Поместите курсор непосредственно после знака равенства (=) и выберите команду Добавить или изменить подстановку.

  11. В диалоговом окне Поиск строки выберите пункт текущий элемент в поле источник и идентификатор в поле из источника .

    Вставка гиперссылки для элемента списка 3

  12. Нажмите кнопку ОК.

    Вставленный подстановка выглядит следующим образом. Вставка гиперссылки для элемента списка 4

    Важно: Хотя подстановку ИД текущего элемента удобно использовать для создания ссылок на текущие элементы списка, следующие подстановки могут вызывать ошибки в конечном пути, поэтому их не рекомендуется включать в ссылки в сообщениях электронной почты: "Путь", "Относительный URL-адрес сервера", "Исходный URL-адрес" и "Путь URL-адреса".

  13. Нажмите кнопку ОК два раза, чтобы вернуться к разделу Определение сообщения электронной почты.

  14. На рисунке ниже показаны тексты ссылок для формы просмотра и формы редактирования в сообщении.

    Вставка гиперссылки для элемента списка 5

Если вы планируете использовать ссылку несколько раз, см. раздел Хранение адреса элемента списка в качестве переменной рабочего процесса ниже.

Если текущий элемент является настраиваемой формой задачи

_Лт_сис раздел будет практически непонятен для пользователей, пока не предоставит дополнительные сведения о создании настраиваемой формы задачи и построении основного или вторичного рабочего процесса. Если мы нацелены на этот документ для пользователей с показателями уровня 100, эти сведения могут наблюдаться в 300 на уровне знаний Буккет_гт_

Если в рабочем процессе используется одно из трех действий задач для создания задачи, при его компиляции автоматически создается настраиваемая форма задачи. Если вы хотите, чтобы вспомогательный рабочий процесс отправлял напоминания для задачи, созданной действием задачи рабочего процесса, можно включить в такие напоминания ссылку на настраиваемую форму задачи.

Формы по умолчанию для списка задач, например DispForm.aspx и EditForm.aspx, находятся в папке этого списка. Тем не менее настраиваемая форма задачи находится в папке сопоставленного с ней рабочего процесса. Каждая задача рабочего процесса имеет собственный тип содержимого, и он определяет используемую настраиваемую форму задачи. Так как настраиваемая форма задачи находится в другом месте, процесс создания ее URL-адреса отличается от процесса для обычной формы просмотра или редактирования для элемента.

URL-адрес настраиваемой формы задачи выглядит следующим образом:

URL-адрес формы редактирования для настраиваемой задачи

Заполнители для переменных выделены полужирным шрифтом и заключены в квадратные скобки.

Атрибут Source определяет список задач, с которым сопоставлен текущий рабочий процесс. При нажатии кнопки Завершить задачу или Отмена в настраиваемой форме задачи форма использует адрес, заданный атрибутом Source, для определения списка, к которому требуется вернуться. Чтобы создать ссылку на настраиваемую форму задачи, вы можете скопировать и вставить URL-адрес с начала до символов ID=[ИД_элемента] (то есть часть, выделенную в примере) .

Самый простой способ получения URL-адреса для настраиваемой формы задачи — выполнить один раз рабочий процесс, чтобы он создал задачу. При открытии настраиваемой формы для этой задачи в браузере можно скопировать нужную часть URL-адреса, вставить ее в текст сообщения в конструкторе рабочих процессов и затем добавить подстановку для идентификатора элемента задачи.

Чтобы включить подстановку в текст сообщения:

  1. В диалоговом окне Определение сообщения электронной почты конструктора рабочих процессов введите или вставьте в текст сообщения всю ссылку (за исключение подстановки ИД элемента).

  2. Установите курсор после знака равенства (=), удалите номер текущего ИД элемента и выберите пункт Добавить подстановку в текст.

  3. В диалоговом окне Определение подстановки в рабочем процессе выберите значение Текущий элемент в поле Источник, выберите значение ИД в списке Поле и нажмите кнопку ОК.

    Ссылка на настраиваемую форму задачи с подстановкой идентификатора

    Помните, что в этом примере используется вспомогательный рабочий процесс для списка "Задачи", поэтому текущим элементом является задача. Создание ссылки на настраиваемую форму задачи из основного рабочего процесса, который создает задачу, выполняется по-другому. Дополнительные сведения о настройке рабочего процесса, в котором применяется действие Получить данные от пользователя для отправки настраиваемых уведомлений пользователям, которым назначены задачи, см. в разделе Отправка настраиваемых уведомлений о задачах ниже.

    Дополнительные сведения о том, как настроить этот адрес так, чтобы его можно быть использовать в других частях того же рабочего процесса, см. в разделе Хранение адреса элемента списка в качестве переменной рабочего процесса ниже.

Хранение адреса элемента списка в качестве переменной рабочего процесса

URL-адрес формы просмотра или формы редактирования можно хранить в виде переменной рабочего процесса, чтобы использовать его в нескольких местах рабочего процесса.

  1. В окне конструктора рабочих процессов нажмите кнопку действия и выберите команду извлечь подстроку из индекса строки.

    Переменная 1

  2. В рабочей области щелкните строку и нажмите кнопку многоточия [...].

  3. В диалоговом окне Построитель строк вставьте статическую часть URL-адреса (без подстановки для идентификатора текущего элемента).

    Переменная 2

  4. Установите курсор после знака равенства (=) и нажмите кнопку Добавить или изменить подстановку.

  5. В диалоговом окне Поиск строки выберите пункт текущий элемент в поле Источник данных и идентификатор в поле из источника.

    Переменная 3

  6. Нажмите кнопку ОК.

    Подстановка будет добавлена в текст диалогового окна.

    Переменная 4

  7. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Построитель строк.

  8. Нажмите кнопку 0 в начале с 0 и замените его на 1. Примечание _лт_он следующий лине_гт_: необходимо изменить значение в поле от начального значения до 1 или же будет выводится пустая строка. Если вы используете значение больше 1, в конце строки будут отсутствовать символы.

  9. Нажмите кнопку переменная: подстрока в выходных данных для переменной:подстрока. Примечание _Лт_он Next Лине_гт_: если у вас уже есть переменные, созданные на основе предыдущих действий, может отобразиться переменная: substring1.

  10. В списке выберите значение Создать новую переменную, а затем в диалоговом окне Изменение переменной введите имя для новой переменной.

  11. Убедитесь, что для параметра Тип установлено значение Строка и нажмите кнопку ОК.

  12. Вставленное Макрокоманда выглядит следующим образом. Переменная 5

  13. Щелкните под только что созданным действием и добавьте в действия действие Отправить сообщение , а затем выберите этих пользователей в действии. Переменная 6

  14. Чтобы использовать новую переменную в диалоговом окне Определение сообщения электронной почты, введите или вставьте текст, в котором должна отображаться ссылка, в тексте сообщения. Выделите текст и выберите команду Изменить гиперссылку в меню форматирование. Нажмите кнопку [FX] или кнопку многоточия [...], а затем выберите команду Добавить или изменить подстановку.

  15. В диалоговом окне " Поиск строки " в списке источник данных выберите переменные и параметры рабочего процесса.

  16. В списке полеиз источника выберите переменная: имя переменной, а затем нажмите кнопку ОК и ОК в следующем поле.

    Переменная 7 Экран сообщения электронной почты после вставки переменной

После этого переменную можно вставить в любое место текущего рабочего процесса.

К началу страницы

Включение изображения

Невозможно внедрить изображение или графический файл в текст сообщения электронной почты, отправленного вашим рабочим процессом. Однако можно добавить в сообщение рисунок, создав переменную и используя тег изображения HTML (_Лт_имг/_Гт_), чтобы связать с изображением, хранящимся в формате JPEG (JPG), и отправить его в библиотеку рисунков на сайте.

  1. В окне конструктора рабочих процессов нажмите кнопку действия, а затем выберите команду задать переменНую рабочего процесса.

  2. Нажмите кнопку переменная рабочего процесса и выберите команду создать новую переменную...

  3. В диалоговом окне Изменение переменной введите имя новой переменной и убедитесь, что в поле Тип задано значение строка, а затем нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните значение и нажмите кнопку многоточия [...] и в окне построителястрок введите или вставьте URL-адрес файла изображения в формате HTML — _лт_имг src = "URL"/_гт_ ПоСтроитель строк для изображения

  5. Нажмите кнопку ОК.

  6. Вставленное Макрокоманда выглядит следующим образом. Настройка переменной для вставки изображения

  7. Щелкните под только что созданным действием и добавьте действие Отправить сообщение , а затем выберите этих пользователей в действии. Вставка команды "отправить сообщение электронной почты"

  8. В диалоговом окне Определение сообщения электронной почты нажмите кнопку Добавить или изменить подстановку.

  9. В диалоговом окне Поиск строки в списке Источник данных выберите переменные и параметры рабочего процесса.

  10. В списке поле из источника выберите переменная: имя переменной, а затем нажмите кнопку ОК. Строка электронной почты в рабочем процессе изображения Приложению сообщения электронной почты рабочего процесса с изображением

  11. Нажмите кнопку ОК еще раз, чтобы закрыть окно Определение сообщения электронной почты и опубликовать рабочий процесс.

При отправке сообщения вместо тега ссылки выводится изображение из JPEG-файла.

К началу страницы

Форматирование содержимого сообщения

раздел _Лт_сис не относится к ПАКЕТу обновления 2013, так как все эти функции представляют собой панель форматирования в окне "определение сообщения электронной почты". _Гт_

В предыдущих разделах использовались HTML-теги привязки (<a> и </a>) для создания гиперссылок. Вы также можете использовать другие HTML-теги для выбора шрифта, цвета, стиля и других атрибутов текста сообщения.

Так как конструктор рабочих процессов поддерживает только встроенные стили для форматирования сообщений, а не внешнее форматирование или форматирование на основе каскадной таблицы стилей (CSS), необходимо использовать атрибут style с HTML-тегами. HTML-теги можно вводить напрямую в диалоговое окно Определение сообщения электронной почты конструктора рабочих процессов. Кроме того, вы можете ввести текст сообщения в режиме исходного текста или режиме конструктора, а затем вставить его в диалоговое окно Определение сообщения электронной почты.

  1. Нажмите кнопку Готово, чтобы сохранить рабочий процесс.

  2. Создайте новую HTML-страницу.

  3. Переключитесь в комбинированный режим и щелкните в любом месте области режима конструктора.

  4. Не перемещая курсор из области режима конструктора, дважды щелкните Применение стилей в строке состояния.

    Появится панель инструментов Применение стилей.

  5. На панели инструментов Применение стилей убедитесь, что для параметра Применение стилей задано значение Вручную, а для параметра Конечное правило — значение (Создать встроенный стиль), как показано здесь.

    Панель инструментов "Применение стилей" с правильными параметрами

    Если для форматирования текста сообщения используется режим исходного текста или режим конструктора, для параметра Применение стилей необходимо задать значение Вручную, чтобы приложение Office SharePoint Designer 2007 не добавляло классы CSS, которые сервер не может обрабатывать для сообщений рабочего процесса. Кроме того, в режиме исходного текста необходимо заключить в теги span любой текст, который находится внутри уже отформатированного текста, но должен иметь другое форматирование. После добавления тегов span вы можете применить нужное форматирование в режиме конструктора.

  6. Отформатируйте текст, как обычно, с помощью средств WYSIWYG режима конструктора.

    • Чтобы отформатировать текст внутри тега, например <para> или <li> , установите курсор в режиме исходного текста и дважды щелкните нужный тег на панели инструментов.

    • Кроме того, вы можете ввести текст, а затем вставить атрибут style, а также нужные свойства и их значения с помощью IntelliSense. Пары свойств и их значений необходимо отделять точкой с запятой.

Рекомендации

  • Используйте теги абзацев (<p> и </p>) для определения отдельных абзацев, а также для определения стандартного форматирования для абзаца, которое отличается от стандартного форматирования для всего сообщения.

  • В абзаце используйте дополнительные теги span для обозначения локального форматирования, которое отличается от стандартного форматирования абзаца и всего сообщения.

  • Конструктор рабочих процессов обрабатывает все добавленные вручную разрывы строк в качестве дополнительных разрывов строк в сообщении. Так как теги абзацев уже определяют нужное пространство между абзацами, необходимо удалить все добавленные вручную разрывы строк в конечной версии сообщения в режиме конструктора, чтобы между абзацами не было слишком много места.

    Может быть удобнее при создании форматированного текста использовать разрывы строк для упрощения понимания, а затем удалить все лишние пробелы и разрывы строк перед созданием конечной версии сообщения в конструкторе рабочих процессов.

    Эту рекомендацию следует учитывать только в том случае, если используются теги абзаца или другие теги, которые автоматически добавляют отступы по вертикали между фрагментами текста.

На следующем рисунке представлен пример текста, отформатированного с помощью HTML-тегов. Обратите внимание на то, что в нем нет разрывов строк, добавленных вручную.

Текст, отформатированный с помощью HTML-тегов

В сообщении, отправляемом рабочим процессом, отформатированное содержимое обрабатывается соответствующим образом.

Готовая версия текста с форматированием HTML

Изучив принципы форматирования текста, можно создать разнообразные стили сообщений. Дополнительные сведения об одном из способов применения форматирования текста сообщений см. в следующем разделе (Отправка настраиваемых уведомлений о задачах).

К началу страницы

Отправка настраиваемых уведомлений о задачах

_Лт_сис — это тема и конфигурация для меня 300. Мы должны сделать это отдельно. Пользователям будет очень сложно подписаться на Енд_гт_.

По умолчанию, если в рабочем процессе используется одно из трех настраиваемых действий для создания и назначения задачи, список "Задачи" автоматически отправляет по электронной почте уведомления пользователям, которым назначена новая задача. Если вы хотите создать собственные настраиваемые уведомления о задаче, можно настроить вспомогательный процесс, который отправляет задачи из списка "Задачи".

Чтобы избежать отправки повторных уведомлений, вы можете отключить автоматические уведомления для списка "Задачи".

  • На странице "Дополнительные параметры" списка "Задачи" в области Электронное уведомление выберите значение Нет для параметра Отправить сообщение при назначении владельца.

    Примечания: 

    • При отключении автоматических уведомлений отключаются все автоматические уведомления о задачах на сайте, включая те из них, которые были созданы стандартными рабочими процессами в Microsoft Office SharePoint Server 2007.

    • Отправка сообщения электронной почты при назначении владельца параметр доступен только в пакете обновления 2013 только после обновления фермы до накопительного обновления с 2014 ноября. Ссылка на _Лт_адд для 2014 ноября Ку_гт_

После отключения автоматических уведомлений можно применить вспомогательный рабочий процесс для отправки одного и того же уведомления для всех задач или использовать условия с несколькими возможными действиями или несколькими вспомогательными рабочими процессами для отправки различных типов уведомлений, соответствующих разным условиям.

Вы можете использовать один и тот же вторичный рабочий процесс или рабочие процессы для отправки напоминаний по электронной почте о задачах, которые еще не были выполнены, когда их сроки выполнения будут подходить. Дополнительные сведения о дополнительных рабочих процессах см. в статье Окончание поддержки Office 2007.

Вы можете отформатировать настраиваемые уведомления, как хотите. Для начала можно настроить HTML-содержимое стандартных автоматических уведомлений, которое можно скопировать напрямую из приведенного ниже примера кода.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

В приведенный выше пример кода HTML включены семь заполнителей для подстановок. Они заключены в квадратные скобки ([]). После вставки HTML-содержимого в текст сообщения в конструкторе рабочих процессов необходимо заменить все заполнители (вместе со скобками) подстановками. Инструкции по созданию таких подстановок приведены в следующих шести подразделах. (Один из заполнителей — для имени документа — используется дважды.)

Подстановка "Имя рабочего процесса"

Используйте следующую подстановку:

Подстановка для имени рабочего процесса, созданного для текущей задачи

Подстановка "Дата создания задачи"

Используйте следующую подстановку:

Подстановка для даты создания текущей задачи

Подстановка "Имя документа" (используется дважды)

Используйте следующую подстановку:

Подстановка для имени документа

Подстановка "URL-адрес документа"

Используйте следующую подстановку:

Подстановка для URL-адреса документа

Подстановка "Настраиваемая форма задачи"

Эта подстановка вставляется как часть URL-адреса для настраиваемой формы задачи, созданной текущим рабочим процессом, как описано в разделе Если текущий элемент является настраиваемой формой задачи выше.

Сама подстановка выглядит следующим образом:

Подстановка для ИД текущего элемента

Адрес целиком имеет следующий вид:

Адрес настраиваемой формы задачи с подстановкой идентификатора

Подстановка "Форма просмотра для элемента документа"

Эта подстановка вставляется как часть URL-адреса для формы просмотра элемента задачи, как описано в разделе Если текущий элемент является элементом списка выше.

Сама подстановка выглядит следующим образом:

Подстановка для ИД текущего элемента

Адрес целиком имеет следующий вид:

Адрес формы просмотра элемента документа с подстановкой идентификатора

Готовое настраиваемое уведомление о задаче со всеми подстановками выглядит следующим образом:

Окончательная версия настраиваемого уведомления

Вы можете настроить это сообщение, добавив дополнительные инструкции или сведения, или изменить его внешний вид путем форматирования текста. Средства, описанные в этой статье, помогут настроить рабочие процессы так, чтобы они отправляли именно те сообщения, которые вам нужны.

К началу страницы

Неподдерживаемые возможности

Следующие возможности не поддерживаются в текущей версии действия Отправить почту:

  • Указание адреса в строке От. (В строке От сообщений, отправляемых рабочим процессом, всегда указывается адрес электронной почты, заданный администратором сервера. Этот адрес может изменить только администратор, и он будет применяться ко всем уведомлениям в текущем веб-приложении, а не только к данному рабочему процессу.)

  • Включение гиперссылки на страницу "состояние рабочего процесса". (Невозможно использовать подстановку рабочего процесса для предоставления значения переменной Воркфловинстанцеид в строке запроса.) _Лт_ это может показаться возможным Нов_гт_

  • Форматирование содержимого сообщения с помощью встроенной каскадной таблицы стилей (CSS). (Текст можно отформатировать с помощью атрибута style, но тег <style> и классы CSS не поддерживаются.)

  • Использование в полях Кому и Копия подстановки для рабочего процесса, которая ссылается на столбец типа "Пользователь или группа", содержащий несколько значений.

  • Отправка скрытой копии сообщения. (Разработчик может изменить файл с расширением ACTIONS на сервере, чтобы включить поле "СК", но это невозможно в конструкторе рабочих процессов.)

  • Включение другого файла с сообщением в качестве вложения.

  • Внедрение изображений или графических файлов в сообщение. (Вы можете создать ссылку на изображение — см. раздел Включение изображения выше.)

К началу страницы

См. также

SharePoint 2013 пошаговое руководство: Настройка параметров исХодящей электронной почты

Знакомство с SharePoint Designer

Настройка исХодящей электронной почты для определенного веб-приложения

Настройка диспетчера рабочих процессов для работы с фермой SharePoint Server 2013

Краткий справочник по действиям рабочего процесса

Создание списка в SharePoint

Создание столбца в списке или библиотеке SharePoint

Изменение столбца в списке или библиотеке

Создание оповещения или подписка на RSS-канал в SharePoint Online, SharePoint 2016 и SharePoint 2013

Создание оповещения или подписка на RSS-канал в SharePoint 2010

Основные советы по устранению неполадок

Ниже приведен список вопросов, которые могут помочь определить причину проблемы с созданием рабочего процесса.

  1. Вы можете создать рабочий процесс другого типа в том же списке? Например, попытайтесь создать Рабочий процесс утверждения .

  2. Вы можете создать один и тот же рабочий процесс:

    • в другом списке на том же сайте?

    • на другом сайте в том же семействе веб-сайтов?

    • в другом семействе веб-сайтов в том же веб-приложении?

    • в другом веб-приложении?

    • вошли с другой учетной записью?

    • используете другой компьютер?

Дополнительные советы по устранению неполадок

Если ни одно из основных советов по устранению неполадок не помогает определить причину проблемы с рабочим процессом, выполните указанные ниже действия.

  1. Убедитесь, что у вас есть необходимые разрешения на уровне сайта и рабочего процесса. Перейдите на страницу Параметры сайта _Гт_ разрешения для сайта _Гт_ проверьте разрешения и параметры списка _Гт_ разрешения для этого списка и убедитесь, что результаты проверки разрешений соответствуют приведенным ниже.

    1. Минимальные разрешения для разработки рабочего процесса (сохранить и опубликовать):

      1. на сайте SharePoint: конструктор

      2. в списке SharePoint: Edit (изменить )

    2. Минимальные разрешения для запуска рабочего процесса:

      1. на сайте SharePoint: только просмотр/чтение

      2. в списке SharePoint: Contribute

  2. Убедитесь, что для параметров исходящей электронной почты указан правильный сервер Exchange.

    1. Открытие командной строки в качестве администратора

    2. Выполните команду nslookup _лт_Exchange Server аддресс_гт_. Пример: nslookup Exch.contoso.com

    3. В выходных данных должен появиться разрешенный IP-адрес сервера Exchange. Если это не так, обратитесь к администратору Exchange и попросите указать правильное Exchange полное доменное имя (фдкн).

  3. Отправьте сообщение одному пользователю с помощью функции сендемаил класса SharePoint, следуя приведенным ниже инструкциям.

    1. Откройте консоль управления SharePoint в качестве администратора. (Щелкните правой кнопкой мыши оболочку диспетчера SharePoint _гт_ Запуск от имени администратора)

    2. Выполните следующий сценарий. Если сценарий отвечает на запрос " true " и пользователь получает сообщение электронной почты от SharePoint, в SharePoint настраивается протокол SMTP.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Отправка сообщения одному пользователю на сервере SharePoint с помощью функции SMTP. Выполните действия, описанные в разделе Использование Telnet для проверки связи по протоколу SMTP.

Примечание: По умолчанию SharePoint не создает записи в журнале для исходящих сообщений. SharePoint никогда не отправляет почту напрямую. Сообщения электронной почты передаются через сервер SMTP (Exchange ), настроенный в Центр администрирования. Выполните описанные выше действия, чтобы устранить проблемы с этим типом рабочего процесса.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×