Отправка сообщения электронной почты в рабочем процессе

Отправка сообщения электронной почты в рабочем процессе

Необходимость отправки сообщения электронной почты в рамках рабочего процесса может быть вызвана различными причинами. Например, вам может потребоваться, чтобы рабочий процесс отправлял уведомление при каждом запуске.

Новый элемент, который приводит к отправке сообщения рабочим процессом

1. При добавлении элемента в список или библиотеку запускается рабочий процесс.

2. Рабочий процесс отправляет вам уведомление о том, что он запустился.

В этой статье объясняется, как настроить рабочий процесс для отправки сообщений. Кроме того, в ней рассматривается использование подстановок в рабочем процессе для определения адреса получателя или добавления в текст сообщения динамического содержимого, в том числе вставка и создание гиперссылок. Наконец, в статье показано, как форматировать содержимое сообщения и работать с сообщениями, созданными рабочим процессом.

В этой статье

Отправка простого сообщения из рабочего процесса

Динамический выбор пользователей и групп в качестве получателей сообщения

Включение сведений из текущего элемента

Включение статической гиперссылки

Включение гиперссылки на текущий элемент

Включение изображения

Форматирование содержимого сообщения

Отправка настраиваемых уведомлений о задачах

Неподдерживаемые возможности

Отправка простого сообщения из рабочего процесса

С помощью действия Отправить почту в конструкторе рабочих процессов можно настроить свой рабочий процесс для отправки сообщений вам либо другому пользователю или группе. Для сообщения доступны поля Кому, Копия, Тема и Основной текст, которые могут содержать как статический текст, так и текст, который создается динамически на основе подстановок в рабочем процессе.

Действие Отправить почту можно использовать для создания различных типов сообщений, включая извещения об определенных стадиях рабочего процесса или заданных действиях (включая начало и остановку рабочего процесса) и напоминания о задачах, которые не были выполнены к требуемой дате.

Примечание : Перед отправкой сообщений рабочим процессом необходимо настроить параметры исходящей электронной почты на сервере. Если вы не уверены, какие параметры электронной почты используются в данный момент, обратитесь к администратору сервера. Ссылки на дополнительные сведения о параметрах исходящей электронной почты можно найти в разделе См. также.

В этом примере рабочий процесс настраивается для отправки по электронной почте уведомления при каждом запуске для нового элемента.

  1. В меню Файл наведите указатель мыши на элемент Создать и выберите вариант Рабочий процесс.

  2. На первой странице конструктора рабочих процессов присвойте рабочему процессу имя, выберите список или библиотеку, с которыми он будет связан, а затем установите нужные флажки для параметров запуска.

    Первая страница конструктора рабочих процессов

  3. Нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице конструктора рабочих процессов введите имя этого этапа рабочего процесса.

  5. Нажмите кнопку Действия и выберите команду Отправить почту.

    Если это действие отсутствует в списке, выберите пункт Другие действия, чтобы просмотреть весь список.

  6. В действии щелкните это сообщение.

    Вторая страница конструктора рабочих процессов

  7. В диалоговом окне Определение сообщения электронной почты введите собственный адрес электронной почты в поле Кому.

    Примечания : 

    • Чтобы выбрать пользователей из списка или адресной книги, нажмите кнопку Адресная книга Изображение кнопки после поля Кому.

    • Адрес Кому может быть конкретным статическим адресом (например, NORTHWINDTRADERS\glebs или glebs@northwindtraders.com) или подстановкой с переменной. Дополнительные сведения об использовании подстановок в рабочем процессе для динамической адресации сообщений, отправляемых рабочим процессом, вместо использования статических адресов см. в следующем разделе (Динамический выбор пользователей и групп в качестве получателей сообщения).

    • В качестве адреса отправителя готового сообщения всегда будет использоваться адрес электронной почты администратора сервера, если только администратор не изменит адрес отправителя для текущего или всех веб-приложений. Ссылки на статьи о таком изменении можно найти в разделе См. также.

  8. В поле Тема введите тему сообщения или нажмите кнопку Показать привязку данных Изображение кнопки , чтобы определить подстановку для текста, который должен здесь выводиться.

    Примечание : Чтобы рабочий процесс выполнялся правильно, поле Тема должно быть заполнено.

  9. В большое поле под полем Тема введите или вставьте основной текст сообщения.

    Совет : Для этого поля отсутствует контекстное меню. Чтобы скопировать текст, нажмите клавиши CTRL+C. Чтобы вставить скопированный текст, нажмите клавиши CTRL+V. Копируемый и вставляемый текст не может содержать подстановки.

    Диалоговое окно "Определение сообщения электронной почты" с текстом

После этого можно нажать кнопку ОК, чтобы завершить создание сообщения. С другой стороны, может быть полезно включить название нового элемента, который запустил рабочий процесс, или даже ссылку на этот элемент. В следующих разделах будет показано, как сделать это и как отформатировать текст сообщения. Но сначала рассмотрим, как использовать подстановки в рабочем процессе для динамической адресации сообщений.

К началу страницы

Динамический выбор пользователей и групп в качестве получателей сообщения

Если в полях Кому и Копия сообщения заданы статические адреса, для изменения получателей необходимо открыть рабочий процесс в конструкторе и внести правки вручную. Если адреса будут часто изменяться, рекомендуем использовать в полях Кому и Копия подстановки, которые могут ссылаться на адреса из поля текущего элемента, элемента в другом списке или библиотеке, а также на адреса из переменных рабочего процесса.

Хранение адресов получателей в настраиваемом списке

Если получатели изменяются периодически, но недостаточно часто для того, чтобы указывать их в форме при каждом запуске рабочего процесса, можно создать настраиваемый список "Получатели", который содержит по одному элементу для каждого рабочего процесса, который ссылается на него, а затем создать столбцы, в которых можно хранить адреса, на которые будут отправляться сообщения для каждого рабочего процесса. При изменении получателей для сообщения рабочего процесса достаточно изменить адреса в соответствующем поле элемента списка "Получатели" для этого рабочего процесса.

Важно : Столбцы, в которых хранятся адреса для сообщений рабочего процесса, могут иметь тип "Однострочный текст", "Многострочный текст" или "Пользователь или группа". При использовании типа "Пользователь или группа" в каждом поле, на которое будет ссылаться рабочий процесс для получения адресов электронной почты, может быть только одна запись. При создании столбца установите значение Нет для параметра Разрешен выбор нескольких элементов. Если вы хотите использовать этот тип столбца для выбора нескольких получателей, можно создать группу SharePoint, содержащую нужных пользователей, а затем указать ее в этом поле. При создании столбца выберите значение Пользователи и группы в разделе Разрешить выбор. Ссылку на статью о создании списков и добавлении столбцов можно найти в разделе См. также.

Примечание : При создании групп SharePoint убедитесь, что каждая группа имеет по крайней мере разрешения на чтение для сайта, а также что в области Параметры группы страницы "Новая группа" в разделе Кто может просматривать сведения о составе группы выбрано значение Все.

Использование подстановки в рабочем процессе, которая ссылается на настраиваемый список "Получатели"

  1. В браузере создайте настраиваемый список "Получатели", который содержит три указанных ниже столбца.

    • Измените имя стандартного столбца Название на Имя рабочего процесса.

    • Добавьте столбец типа "Пользователь или группа" с именем Кому. Для этого столбца разрешите выбор пользователей и групп, но запретите выбор нескольких элементов.

    • Добавьте столбец типа "Однострочный текст" с именем Копия.

  2. В списке "Получатели" создайте новый элемент и сделайте следующее:

    • В поле Имя рабочего процесса введите Рецензирование документов (это имя рабочего процесса, используемого в примере).

    • В поле Кому нажмите кнопку Адресная книга Изображение кнопки и в диалоговом окне Выбор пользователей и групп выберите одного пользователя или группу, которым будет адресовано сообщение.

    • В поле Копия введите адреса электронной почты получателей сообщения, разделяя их точками с запятой.

  3. В конструкторе рабочих процессов Microsoft Office SharePoint Designer 2007 в меню Действия выберите пункт Отправить почту.

    Если это действие отсутствует в списке, выберите пункт Другие действия, чтобы просмотреть весь список.

  4. В действии щелкните это сообщение.

  5. В диалоговом окне Определение сообщения электронной почты после поля Кому нажмите кнопку Адресная книга Изображение кнопки .

  6. В диалоговом окне Выбор пользователей в списке Или выберите из существующих пользователей и групп выберите пункт Поиск рабочего процесса и нажмите кнопку Добавить.

  7. В диалоговом окне Определение подстановки в рабочем процессе выберите следующие параметры:

    • Источник: Получатели (или другое имя настраиваемого списка).

    • Поле: Кому (или другое поле, содержащее нужный адрес).

    • Поле: Получатели:Имя рабочего процесса.

    • Значение: Рецензирование документов (или имя текущего рабочего процесса).

      Подстановка для поля сообщения "Кому"

      Эта подстановка значит, что в списке "Получатели" необходимо выбрать значение поле "Кому", для которого поле "Имя рабочего процесса" имеет значение "Рецензирование документов".

      В верхней половине диалогового окна указан список и столбец, в нижней части диалогового окна указана строка.

  8. В диалоговом окне Определение подстановки в рабочем процессе нажмите кнопку ОК.

  9. В сообщении об обеспечении уникальности подстановки нажмите кнопку ОК.

  10. Нажмите кнопку ОК еще раз, чтобы закрыть диалоговое окно Выбор пользователей.

  11. В диалоговом окне Определение сообщения электронной почты после поля Копия нажмите кнопку Адресная книга Изображение кнопки .

  12. В диалоговом окне Выбор пользователей в списке Или выберите из существующих пользователей и групп выберите пункт Поиск рабочего процесса и нажмите кнопку Добавить.

  13. В диалоговом окне Определение подстановки в рабочем процессе выберите следующие параметры:

    • Источник: Получатели (или другое имя настраиваемого списка).

    • Поле: Копия (или другое поле, содержащее нужный адрес).

    • Поле: Получатели:Имя рабочего процесса.

    • Значение: Рецензирование документов (или имя текущего рабочего процесса).

      Подстановка для поля сообщения "Копия"

      Эта подстановка значит, что в списке "Получатели" необходимо выбрать значение поле "Копия", для которого поле "Имя рабочего процесса" имеет значение "Рецензирование документов".

  14. Нажмите кнопку ОК, еще раз нажмите кнопку ОК в предупреждающем сообщении, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Выбор пользователей.

После этого рабочий процесс будет отправлять сообщение на адреса, указанные в полях "Кому" и "Копия" элемента "Рецензирование документов" настраиваемого списка "Получатели". Чтобы изменить получателей, внесите правки в этот элемент списка.

Один рабочий процесс может отправлять несколько сообщений, причем они могут иметь различных получателей. Чтобы сохранить другие адреса для дополнительных сообщений, можно добавить в список столбцы. В таком случае можно изменить имена столбцов на "Получатель первого сообщения", "Получатель второго сообщения" и т. д.

Кроме того, в списке можно создать отдельный элемент для каждого сообщения, отправляемого рабочим процессом, вместо элемента для рабочего процесса. В таком случае необходимо использовать уникальное имя для каждого сообщения, чтобы при подстановке, во время которой выполняется получение адресов, возвращалось уникальное нужное значение.

Задание получателей с помощью формы запуска рабочего процесса

Чтобы указывать получателей при каждом запуске рабочего процесса вручную, можно настроить форму запуска рабочего процесса так, чтобы она собирала адреса, вводимые пользователем, который запускает рабочий процесс. Рабочий процесс может использовать введенные адреса напрямую или копировать их в поля текущего элемента, где они будут доступны и после завершения данного экземпляра рабочего процесса. Если рабочий процесс также настроен на автоматический запуск, можно указать адреса, которые будут использоваться по умолчанию при автоматическом запуске.

К началу страницы

Включение сведений из текущего элемента

В используемом в качестве примера сообщении основной текст является статическим: при каждом создании экземпляра сообщения рабочий процесс будет использовать один и тот же текст.

Однако может быть полезно включить текст, который меняется в зависимости от того, для какого элемента выполняется рабочий процесс. Например, можно включить название документа, который требует рецензирования, в текст сообщения. Для включения таких динамических сведений используются подстановки, которые получают сведения из различных источников, например из списков, библиотек и данных рабочих процессов.

Чтобы добавить название документа к тексту сообщения:

  1. Введите или вставьте статический текст, в котором должны выводиться данные подстановки.

    Тело сообщения со статическим текстом

  2. Установите курсор там, где должна находиться подстановка.

    Совет : После вставки подстановки ее нельзя перетащить на новое место. (Тем не менее можно изменить ее положение путем перетаскивания текста вокруг нее.) Кроме того, невозможно вырезать, копировать и вставлять как подстановку, так и содержащий ее текст.

  3. Щелкните Добавить подстановку в текст.

  4. В диалоговом окне Определение подстановки в рабочем процессе выберите значение Текущий элемент в поле Источник и значение Имя в списке Поле.

    Подстановка для имени текущего элемента

  5. Нажмите кнопку ОК.

Подстановка будет вставлена в текст сообщения.

Тело сообщения с подстановкой

При выполнении рабочего процесса и создании сообщения подстановка заменяется названием документа.

Готовое сообщение, с подстановкой, которая заменена названием

Включать название документа полезно, но может быть еще удобнее включить гиперссылку на сам документ. Для этого требуется добавить подстановку в гиперссылку. Дополнительные сведения о том, как это сделать, см. в разделе Включение гиперссылки на текущий элемент ниже.

К началу страницы

Включение статической гиперссылки

В текст сообщения рабочего процесса можно включить статическую гиперссылку (то есть гиперссылку, которая всегда связана с одним и тем же адресом или расположением) с помощью тегов привязки HTML (<a> и </a>) и атрибута href. В качестве значения атрибута href необходимо указать конечный адрес.

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

В полученном сообщении текст между тегами привязки обрабатывается как гиперссылка на указанный адрес.

Обработанное сообщение со статической гиперссылкой

Примечание : Некоторые почтовые программы с поддержкой только текста не могут обрабатывать коды HTML, в том числе гиперссылки.

Дополнительные сведения о том, как создать динамическую гиперссылку, которая указывает на различные объекты в зависимости от того, для какого элемента выполняется рабочий процесс, см. в следующем разделе (Включение гиперссылки на текущий элемент).

К началу страницы

Включение гиперссылки на текущий элемент

В предыдущем разделе (Включение статической гиперссылки) адрес в гиперссылке, используемой в качестве примера, не включает переменных: при каждой отправке сообщения рабочим процессом гиперссылка будет указывать на одну и ту же страницу.

С помощью подстановки для рабочего процесса можно создать динамическую ссылку, которая использует сведения о текущем элементе для определения конечного URL-адреса.

Если текущий элемент является документом в библиотеке документов

При отправке уведомления о начале рабочего процесса может быть необходимо предоставить ссылку на сам новый документ.

  1. Введите или вставьте статический текст, в котором должна выводиться ссылка.

  2. В месте, в котором должна находится подстановка, введите следующий текст:

<a href="">here</a>

Совет : После вставки подстановки ее нельзя перетащить на новое место. (Тем не менее можно изменить ее положение путем перетаскивания текста вокруг нее.) Кроме того, невозможно вырезать, копировать и вставлять как подстановку, так и содержащий ее текст.

  1. Установите курсор между двойными кавычками ("").

  2. Щелкните Добавить подстановку в текст.

  3. В диалоговом окне Определение подстановки в рабочем процессе выберите значение Текущий элемент в поле Источник.

  4. В списке Поле выберите значение Зашифрованный абсолютный URL и нажмите кнопку ОК.

    Текст сообщения с динамической ссылкой для просмотра или изменения документа

Когда получатель сообщения щелкнет ссылку, документ откроется для просмотра или изменения.

Если текущий элемент является элементом списка

При создании ссылки на элемент списка (например, на извещение или событие календаря) можно выбрать, будет ли при выборе ссылки открываться форма просмотра (DispForm.aspx) или же форма редактирования (EditForm.aspx) элемента списка.

Чтобы создать ссылку, которая открывает элемент списка для документа, а не сам документ:

  1. В браузере перейдите к библиотеке "Общие документы".

  2. Откройте элемент списка для любого документа в библиотеке, используя команду Просмотреть элемент (чтобы открывалась форма просмотра) или команду Изменить элемент (чтобы открывалась форма редактирования).

  3. Скопируйте адрес в адресной строке с начала (с http: или https:) и до первого знака равенства (=), как показано на рисунках ниже.

    Адресная строка с адресом формы просмотра

    Адресная строка с адресом формы редактирования

    Текст ?ID= — это параметр строки запроса, который обеспечивает вывод формы для всех элементов текущего списка или библиотеки, за идентификатором списка которых следует знак равенства (=). В данном примере это идентификатор списка текущего элемента, который определяется подстановкой.

    Примечание : Если текущим элементом является задача, созданная одним из трех действий задачи рабочего процесса, и вы хотите, чтобы при выборе ссылки открывалась настраиваемая форма задачи (а не используемая по умолчанию форма просмотра или редактирования для списка "Задачи"), см. раздел Если текущий элемент является настраиваемой формой задачи ниже. Для задач, которые не были созданы действием задачи рабочего процесса, и для форм просмотра задач, созданных одним из таких действий, требуется использовать только описанную здесь процедуру.

  4. В диалоговом окне Определение сообщения электронной почты в месте, в котором должна отображаться гиперссылка, вставьте адрес.

  5. Установите курсор непосредственно после знака равенства (=) и выберите пункт Добавить подстановку в текст.

  6. В диалоговом окне Определение подстановки в рабочем процессе выберите значение Текущий элемент в поле Источник и значение ИД в списке Поле.

    Подстановка для ИД текущего элемента

  7. Нажмите кнопку ОК.

    Подстановка будет вставлена в текст сообщения.

    Важно : Хотя подстановку ИД текущего элемента удобно использовать для создания ссылок на текущие элементы списка, следующие подстановки могут вызывать ошибки в конечном пути, поэтому их не рекомендуется включать в ссылки в сообщениях электронной почты: "Путь", "Относительный URL-адрес сервера", "Исходный URL-адрес" и "Путь URL-адреса".

  8. Добавьте остальной текст гиперссылки, теги привязки, в которые она заключена, а также нужный текст сообщения.

    На рисунке ниже показаны тексты ссылок для формы просмотра и формы редактирования в сообщении.

    Текст сообщения с ссылкой для просмотра или изменения текущего элемента

Если вы планируете использовать ссылку несколько раз, см. раздел Хранение адреса элемента списка в качестве переменной рабочего процесса ниже.

Если текущий элемент является настраиваемой формой задачи

Если в рабочем процессе используется одно из трех действий задач для создания задачи, при его компиляции автоматически создается настраиваемая форма задачи. Если вы хотите, чтобы вспомогательный рабочий процесс отправлял напоминания для задачи, созданной действием задачи рабочего процесса, можно включить в такие напоминания ссылку на настраиваемую форму задачи.

Формы по умолчанию для списка задач, например DispForm.aspx и EditForm.aspx, находятся в папке этого списка. Тем не менее настраиваемая форма задачи находится в папке сопоставленного с ней рабочего процесса. Каждая задача рабочего процесса имеет собственный тип содержимого, и он определяет используемую настраиваемую форму задачи. Так как настраиваемая форма задачи находится в другом месте, процесс создания ее URL-адреса отличается от процесса для обычной формы просмотра или редактирования для элемента.

URL-адрес настраиваемой формы задачи выглядит следующим образом:

URL-адрес формы редактирования для настраиваемой задачи

Заполнители для переменных выделены полужирным шрифтом и заключены в квадратные скобки.

Атрибут Source определяет список задач, с которым сопоставлен текущий рабочий процесс. При нажатии кнопки Завершить задачу или Отмена в настраиваемой форме задачи форма использует адрес, заданный атрибутом Source, для определения списка, к которому требуется вернуться. Чтобы создать ссылку на настраиваемую форму задачи, вы можете скопировать и вставить URL-адрес с начала до символов ID=[ИД_элемента] (то есть часть, выделенную в примере) .

Самый простой способ получения URL-адреса для настраиваемой формы задачи — выполнить один раз рабочий процесс, чтобы он создал задачу. При открытии настраиваемой формы для этой задачи в браузере можно скопировать нужную часть URL-адреса, вставить ее в текст сообщения в конструкторе рабочих процессов и затем добавить подстановку для идентификатора элемента задачи.

Чтобы включить подстановку в текст сообщения:

  1. В диалоговом окне Определение сообщения электронной почты конструктора рабочих процессов введите или вставьте в текст сообщения всю ссылку (за исключение подстановки ИД элемента).

  2. Установите курсор после знака равенства (=), удалите номер текущего ИД элемента и выберите пункт Добавить подстановку в текст.

  3. В диалоговом окне Определение подстановки в рабочем процессе выберите значение Текущий элемент в поле Источник, выберите значение ИД в списке Поле и нажмите кнопку ОК.

    Ссылка на настраиваемую форму задачи с подстановкой идентификатора

    Помните, что в этом примере используется вспомогательный рабочий процесс для списка "Задачи", поэтому текущим элементом является задача. Создание ссылки на настраиваемую форму задачи из основного рабочего процесса, который создает задачу, выполняется по-другому. Дополнительные сведения о настройке рабочего процесса, в котором применяется действие Получить данные от пользователя для отправки настраиваемых уведомлений пользователям, которым назначены задачи, см. в разделе Отправка настраиваемых уведомлений о задачах ниже.

    Дополнительные сведения о том, как настроить этот адрес так, чтобы его можно быть использовать в других частях того же рабочего процесса, см. в разделе Хранение адреса элемента списка в качестве переменной рабочего процесса ниже.

Хранение адреса элемента списка в качестве переменной рабочего процесса

URL-адрес формы просмотра или формы редактирования можно хранить в виде переменной рабочего процесса, чтобы использовать его в нескольких местах рабочего процесса.

  1. В конструкторе рабочих процессов в меню Действия выберите пункт Построить динамическую строку.

    Если это действие отсутствует в списке, выберите пункт Другие действия, чтобы просмотреть весь список.

  2. В действии щелкните динамическая строка.

  3. В диалоговом окне Построитель строк вставьте статическую часть URL-адреса (без подстановки для идентификатора текущего элемента).

    В этом диалоговом окне используйте клавиши CTRL+C для копирования, клавиши CTRL+X для вырезания и клавиши CTRL+V для вставки.

  4. Установите курсор после знака равенства (=) и выберите пункт Добавить подстановку.

  5. В диалоговом окне Определение подстановки в рабочем процессе выберите значение Текущий элемент в поле Источник и значение ИД в списке Поле.

    Подстановка для ИД текущего элемента

  6. Нажмите кнопку ОК.

    Подстановка будет добавлена в текст диалогового окна.

    Текст URL-адреса с подстановкой идентификатора

  7. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Построитель строк.

  8. В действии щелкните переменную.

  9. В списке выберите значение Создать новую переменную, а затем в диалоговом окне Изменение переменной введите имя для новой переменной.

  10. Убедитесь, что для параметра Тип установлено значение Строка и нажмите кнопку ОК.

  11. Добавьте в рабочий процесс действие Отправить почту, а затем щелкните в действии это сообщение.

  12. Чтобы использовать новую переменную в диалоговом окне Определение сообщения электронной почты, введите или вставьте окружающий текст и HTML-теги (включая двойные кавычки) в текст сообщения, установите курсор между кавычками и выберите пункт Добавить подстановку в текст.

  13. В диалоговом окне Определение подстановки в рабочем процессе в списке Источник выберите пункт Данные рабочего процесса.

  14. В списке Поле выберите Переменная: имя переменной, а затем нажмите кнопку ОК.

    Новая переменная, вставленная между двойными кавычками

После этого переменную можно вставить в любое место текущего рабочего процесса.

К началу страницы

Включение изображения

В текст сообщения, отправляемого рабочим процессом, невозможно внедрить изображение или графический файл. Однако можно включить рисунок путем ссылки с помощью HTML-тега изображения (<img/>) на изображение, которое хранится в виде JPEG-файла и добавлено в библиотеку рисунков на сайте.

  1. В том месте текста сообщения, в котором должно выводиться связанное изображение, введите HTML-тег <img src=""/>.

  2. Установите курсор между двойными кавычками ("").

  3. Введите или вставьте URL-адрес JPEG-файла изображения. Готовый тег выглядит следующим образом:

    Готовый HTML-тег для изображения

При отправке сообщения вместо тега ссылки выводится изображение из JPEG-файла.

К началу страницы

Форматирование содержимого сообщения

В предыдущих разделах использовались HTML-теги привязки (<a> и </a>) для создания гиперссылок. Вы также можете использовать другие HTML-теги для выбора шрифта, цвета, стиля и других атрибутов текста сообщения.

Так как конструктор рабочих процессов поддерживает только встроенные стили для форматирования сообщений, а не внешнее форматирование или форматирование на основе каскадной таблицы стилей (CSS), необходимо использовать атрибут style с HTML-тегами. HTML-теги можно вводить напрямую в диалоговое окно Определение сообщения электронной почты конструктора рабочих процессов. Кроме того, вы можете ввести текст сообщения в режиме исходного текста или режиме конструктора, а затем вставить его в диалоговое окно Определение сообщения электронной почты.

  1. Нажмите кнопку Готово, чтобы сохранить рабочий процесс.

  2. Создайте новую HTML-страницу.

  3. Переключитесь в комбинированный режим и щелкните в любом месте области режима конструктора.

  4. Не перемещая курсор из области режима конструктора, дважды щелкните Применение стилей в строке состояния.

    Появится панель инструментов Применение стилей.

  5. На панели инструментов Применение стилей убедитесь, что для параметра Применение стилей задано значение Вручную, а для параметра Конечное правило — значение (Создать встроенный стиль), как показано здесь.

    Панель инструментов "Применение стилей" с правильными параметрами

    Если для форматирования текста сообщения используется режим исходного текста или режим конструктора, для параметра Применение стилей необходимо задать значение Вручную, чтобы приложение Office SharePoint Designer 2007 не добавляло классы CSS, которые сервер не может обрабатывать для сообщений рабочего процесса. Кроме того, в режиме исходного текста необходимо заключить в теги span любой текст, который находится внутри уже отформатированного текста, но должен иметь другое форматирование. После добавления тегов span вы можете применить нужное форматирование в режиме конструктора.

  6. Отформатируйте текст, как обычно, с помощью средств WYSIWYG режима конструктора.

    • Чтобы отформатировать текст внутри тега, например <para> или <li> , установите курсор в режиме исходного текста и дважды щелкните нужный тег на панели инструментов.

    • Кроме того, вы можете ввести текст, а затем вставить атрибут style, а также нужные свойства и их значения с помощью IntelliSense. Пары свойств и их значений необходимо отделять точкой с запятой.

Рекомендации

  • Используйте теги абзацев (<p> и </p>) для определения отдельных абзацев, а также для определения стандартного форматирования для абзаца, которое отличается от стандартного форматирования для всего сообщения.

  • В абзаце используйте дополнительные теги span для обозначения локального форматирования, которое отличается от стандартного форматирования абзаца и всего сообщения.

  • Конструктор рабочих процессов обрабатывает все добавленные вручную разрывы строк в качестве дополнительных разрывов строк в сообщении. Так как теги абзацев уже определяют нужное пространство между абзацами, необходимо удалить все добавленные вручную разрывы строк в конечной версии сообщения в режиме конструктора, чтобы между абзацами не было слишком много места.

    Может быть удобнее при создании форматированного текста использовать разрывы строк для упрощения понимания, а затем удалить все лишние пробелы и разрывы строк перед созданием конечной версии сообщения в конструкторе рабочих процессов.

    Эту рекомендацию следует учитывать только в том случае, если используются теги абзаца или другие теги, которые автоматически добавляют отступы по вертикали между фрагментами текста.

На следующем рисунке представлен пример текста, отформатированного с помощью HTML-тегов. Обратите внимание на то, что в нем нет разрывов строк, добавленных вручную.

Текст, отформатированный с помощью HTML-тегов

В сообщении, отправляемом рабочим процессом, отформатированное содержимое обрабатывается соответствующим образом.

Готовая версия текста с форматированием HTML

Изучив принципы форматирования текста, можно создать разнообразные стили сообщений. Дополнительные сведения об одном из способов применения форматирования текста сообщений см. в следующем разделе (Отправка настраиваемых уведомлений о задачах).

К началу страницы

Отправка настраиваемых уведомлений о задачах

По умолчанию, если в рабочем процессе используется одно из трех настраиваемых действий для создания и назначения задачи, список "Задачи" автоматически отправляет по электронной почте уведомления пользователям, которым назначена новая задача. Если вы хотите создать собственные настраиваемые уведомления о задаче, можно настроить вспомогательный процесс, который отправляет задачи из списка "Задачи".

Чтобы избежать отправки повторных уведомлений, вы можете отключить автоматические уведомления для списка "Задачи".

  • На странице "Дополнительные параметры" списка "Задачи" в области Электронное уведомление выберите значение Нет для параметра Отправить сообщение при назначении владельца.

    Примечание : При отключении автоматических уведомлений отключаются все автоматические уведомления о задачах на сайте, включая те из них, которые были созданы стандартными рабочими процессами в Microsoft Office SharePoint Server 2007.

После отключения автоматических уведомлений можно применить вспомогательный рабочий процесс для отправки одного и того же уведомления для всех задач или использовать условия с несколькими возможными действиями или несколькими вспомогательными рабочими процессами для отправки различных типов уведомлений, соответствующих разным условиям.

Тот же вспомогательный рабочий процесс можно использовать для отправки по электронной почте напоминаний о незавершенных задачах, дата выполнения которых приближается. Дополнительные сведения о вспомогательных рабочих процессах см. в статье Создание вспомогательного рабочего процесса.

Вы можете отформатировать настраиваемые уведомления, как хотите. Для начала можно настроить HTML-содержимое стандартных автоматических уведомлений, которое можно скопировать напрямую из приведенного ниже примера кода.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

В приведенный выше пример кода HTML включены семь заполнителей для подстановок. Они заключены в квадратные скобки ([]). После вставки HTML-содержимого в текст сообщения в конструкторе рабочих процессов необходимо заменить все заполнители (вместе со скобками) подстановками. Инструкции по созданию таких подстановок приведены в следующих шести подразделах. (Один из заполнителей — для имени документа — используется дважды.)

Подстановка "Имя рабочего процесса"

Используйте следующую подстановку:

Подстановка для имени рабочего процесса, созданного для текущей задачи

Подстановка "Дата создания задачи"

Используйте следующую подстановку:

Подстановка для даты создания текущей задачи

Подстановка "Имя документа" (используется дважды)

Используйте следующую подстановку:

Подстановка для имени документа

Подстановка "URL-адрес документа"

Используйте следующую подстановку:

Подстановка для URL-адреса документа

Подстановка "Настраиваемая форма задачи"

Эта подстановка вставляется как часть URL-адреса для настраиваемой формы задачи, созданной текущим рабочим процессом, как описано в разделе Если текущий элемент является настраиваемой формой задачи выше.

Сама подстановка выглядит следующим образом:

Подстановка для ИД текущего элемента

Адрес целиком имеет следующий вид:

Адрес настраиваемой формы задачи с подстановкой идентификатора

Подстановка "Форма просмотра для элемента документа"

Эта подстановка вставляется как часть URL-адреса для формы просмотра элемента задачи, как описано в разделе Если текущий элемент является элементом списка выше.

Сама подстановка выглядит следующим образом:

Подстановка для ИД текущего элемента

Адрес целиком имеет следующий вид:

Адрес формы просмотра элемента документа с подстановкой идентификатора

Готовое настраиваемое уведомление о задаче со всеми подстановками выглядит следующим образом:

Окончательная версия настраиваемого уведомления

Вы можете настроить это сообщение, добавив дополнительные инструкции или сведения, или изменить его внешний вид путем форматирования текста. Средства, описанные в этой статье, помогут настроить рабочие процессы так, чтобы они отправляли именно те сообщения, которые вам нужны.

К началу страницы

Неподдерживаемые возможности

Следующие возможности не поддерживаются в текущей версии действия Отправить почту:

  • Указание адреса в строке От. (В строке От сообщений, отправляемых рабочим процессом, всегда указывается адрес электронной почты, заданный администратором сервера. Этот адрес может изменить только администратор, и он будет применяться ко всем уведомлениям в текущем веб-приложении, а не только к данному рабочему процессу.)

  • Добавление гиперссылки на страницу "Состояние рабочего процесса". (Невозможно использовать подстановку для передачи значения переменной WorkflowInstanceID в строку запроса.)

  • Форматирование содержимого сообщения с помощью встроенной каскадной таблицы стилей (CSS). (Текст можно отформатировать с помощью атрибута style, но тег <style> и классы CSS не поддерживаются.)

  • Использование в полях Кому и Копия подстановки для рабочего процесса, которая ссылается на столбец типа "Пользователь или группа", содержащий несколько значений.

  • Отправка скрытой копии сообщения. (Разработчик может изменить файл с расширением ACTIONS на сервере, чтобы включить поле "СК", но это невозможно в конструкторе рабочих процессов.)

  • Включение другого файла с сообщением в качестве вложения.

  • Внедрение изображений или графических файлов в сообщение. (Вы можете создать ссылку на изображение — см. раздел Включение изображения выше.)

К началу страницы

См. также

Создание оповещения или подписка на RSS-канал (SharePoint Online, SharePoint 2016 и SharePoint 2013)

Создание оповещения или подписка на RSS-канал (SharePoint 2010)

Создание оповещения или подписка на RSS-канал (SharePoint 2007)

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×