Отображение итогов по столбцу в таблице

В Microsoft Office Access 2007 появилось новое средство, строка «Итоги», которое упрощает процесс суммирования данных в столбце. С помощью строки «Итоги» можно также выполнять другие расчеты: вычислять среднее значение, число элементов в столбце, а также находить наименьшее и наибольшее значение в столбце данных.

Строка «Итоги» позволяет легче и быстрее использовать набор статистических функций — функций, которые вычисляют значения в диапазоне данных. В более ранних версиях Access эти функции можно было использовать только в запросах или в коде VBA (Visual Basic для приложений). Эти методы все еще работают, но с помощью строки «Итоги» можно применить статистические функции быстро. Эта статья описывает статистические функции и объясняет, как их использовать в строке «Итоги».

Предполагаемое действие:

Функция «Сумма» и другие статистические функции

Суммирование значений с помощью строки «Итоги»

Подсчет количества значений в столбце

Функции «Стандартное отклонение» и «Дисперсия»

Функция «Сумма» и другие статистические функции

Статистические функции выполняют вычисления для столбца данных и возвращают один результат. С помощью статистических функций можно вычислить одно значение, например, сумму или среднее. Помните, что статистические функции работают со столбцами данных. Это может показаться очевидным, но при разработке базы данных и работе с ней внимание обычно сосредоточено на строках данных и отдельных записях — необходимо убедиться, что пользователь может ввести данные в поле, переместить курсор вправо или влево и заполнить следующее поле, и т. д. Статистические функции, напротив, используются для работы с группами записей в столбцах.

Предположим, что программа Access используется для хранения и отслеживания данных по продажам. С помощью статистических функций можно определить число проданных товаров в одном столбце, рассчитать общий объем продаж во втором столбце и вычислить среднее количество проданных товаров в третьем столбце.

В следующей таблице перечислены статистические функции, которые можно использовать в строке «Итоги», а также приведено их описание. Следует помнить, что в Access существуют и другие статистические функции, которые можно использовать только в запросах. Кроме того, при работе с проектом Access (клиентская часть Access, которая подключается к базе данных сервера Microsoft SQL Server) можно использовать расширенный набор статистических функций. Дополнительную информацию об этих дополнительных функциях см. в электронной документации к серверу SQL Server.

Функция

Описание

Обрабатываемые типы данных

Доступна в строке «Итоги»?

Среднее

Вычисляет для столбца среднее значение. Столбец должен содержать числовые или денежные величины или значения даты или времени. Функция игнорирует пустые значения

Числовой, Действительное, Денежный, Дата/время

Да

Количество значений

Подсчитывает количество элементов в столбце

Все типы данных, за исключением сложных наборов скалярных данных, таких, как столбец списков с несколькими значениями. Дополнительные сведения о списках с несколькими значениями см. в статьях Руководство по полям, одновременно допускающим несколько значений и Добавление и изменение поля подстановок, одновременно допускающего несколько значений.

Да

Максимальное значение

Возвращает элемент, имеющий наибольшее значение. Для текстовых данных наибольшим будет последнее по алфавиту значение, причем Access не учитывает регистр. Функция игнорирует пустые значения

Числовой, Действительное, Денежный, Дата/время

Да

Минимальное значение

Возвращает элемент, имеющий наименьшее значение. Для текстовых данных наименьшим будет первое по алфавиту значение, причем Access не учитывает регистр. Функция игнорирует пустые значения

Числовой, Действительное, Денежный, Дата/время

Да

Стандартное отклонение

Показывает, насколько значения отклоняются от среднего. Дополнительные сведения см. в разделе Функции «Стандартное отклонение» и «Дисперсия» далее в этой статье.

Числовой, Действительное, Денежный

Да

Сумма

Суммирует элементы в столбце. Работает только с числовыми или денежными данными

Числовой, Действительное, Денежный

Да

Дисперсия

Вычисляет дисперсию для всех значений в столбце. Эта функция работает только с числовыми и денежными данными. Если таблица содержит менее двух строк, Access возвращает пустое значение. Дополнительные сведения о функциях для расчета дисперсии см. в разделе Функции «Стандартное отклонение» и «Дисперсия» далее в этой статье.

Числовой, Действительное, Денежный

Да

В следующем разделе описано применение каждой из этих функций в строке «Итоги».

В начало страницы

Суммирование значений с помощью строки «Итоги»

Если необходимо просуммировать данные в столбце или быстро применить иную статистическую функцию, можно добавить строку «Итоги» к таблице, результатам запроса или разделенной форме — форме, содержащей таблицу. Строки «Итоги» экономят время, поскольку уже не нужно добавлять функцию к запросу или писать код VBA.

Помните о следующих правилах.

  • В строке «Итоги» могут быть доступными разные функции в зависимости от типа данных в столбце. Например, для полей с типом данных «Текстовый» в приложении Access используется только функция Количество значений, так как с текстовыми данными нельзя выполнять математические действия.

  • В только что созданной строке «Итоги» отображается слово Итоги, пока оно не будет заменено на выбранную функцию.

  • Нельзя добавить строку «Итоги» к отчету. В отчетах можно использовать статистические функции, но для этого применяются другие методы. Дополнительные сведения о статистических функциях и выражениях в отчетах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

  • Строку «Итоги» можно добавить, если объект базы данных открыт в режиме конструктора. Кроме того, строку «Итоги» можно добавить к разделенной форме в режиме формы.

  • По умолчанию строка «Итоги» исключается из операций фильтрации и сортировки в приложении Access.

В следующих разделах показано, как использовать строку «Итоги» в таблице данных и в разделенной форме.

Добавление строки «Итоги»

  1. Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы, или откройте разделенную форму в режиме формы. Для этого в области переходов щелкните таблицу, запрос или форму правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команды Режим конструктора или Режим формы.

  2. На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Итоги.

    Изображение ленты Access

    Новая строка Итоги отображается ниже строки со звездочкой в таблице или в разделенной форме.

    Новая пустая строка «Итоги»

    Примечание : При работе в разделенной форме, созданной в более ранних версиях, а затем конвертированной в новый формат ACCDB строка со звездочкой в таблице не отображается. Это никак не затрагивает строку «Итоги».

  3. В строке Итоги щелкните поле, по которому требуется провести суммирование, и выберите в списке функцию СУММ.

    Выбор функции СУММ для строки «Итоги»

    Сведения об этой функции см. в разделе Функция «Сумма» и другие статистические функции выше в этой статье.

Удаление строки «Итоги»

  • На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Итоги.

    Изображение ленты Access

Примечание : Нельзя вырезать или удалить строку «Итоги», ее можно только включить или выключить. Кроме того, можно скопировать ее и вставить в другой файл, например, в рабочую книгу Microsoft Office Excel 2007 или документ Microsoft Office Word 2007. Ниже показано, как скопировать строку «Итоги».

Копирование строки «Итоги» в другой файл

  1. Щелкните область выделения строки — крайнее правое или крайнее левое поле строки Итоги — чтобы выделить всю строку целиком.

  2. На вкладке Начальная страница в группе Буфер обмена выберите команду Копировать.

    Изображение ленты Access

    –или–

    Нажмите CTRL+C.

  3. Откройте конечный файл, в который нужно вставить данные.

  4. Выделите последнюю строку в конечной таблице, результатах запроса или форме.

  5. На вкладке Начальная страница в группе Буфер обмена выберите команду Вставить.

    Изображение ленты Access

В начало страницы

Подсчет количества значений в столбце

С помощью функции Количество значений можно подсчитать число элементов в столбце. Функция Количество значений обрабатывает только один столбец с данными и возвращает одно значение. Эта функция работает со всеми типами данных.

Подсчет элементов в столбце

  1. Откройте таблицу, результаты запроса или форму в любом режиме, кроме режима конструктора.

  2. На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Итоги.

    Изображение ленты Access

    Новая строка «Итоги» отображается ниже строки со звездочкой в таблице данных.

  3. В строке Итоги щелкните поле, которое требуется подсчитать, и выберите из списка функцию СЧЁТ. Сведения об этой функции см. в разделе Функция Sum и другие статистические функции выше в этой статье.

    Примечание : Значение этой функции не будет вычислено, пока изменения не занесены. Чтобы занести изменения, можно ввести новое значение в другое поле или обновить данные, нажав клавишу F9.

В начало страницы

Функции «Стандартное отклонение» и «Дисперсия»

Функции Стандартное отклонение и Дисперсия рассчитывают статистические величины, а именно вычисляют, насколько значения отклоняются от среднего в нормальном распределении (на колоколообразной кривой).

Предположим, что случайным образом были отобраны 10 инструментов, отштампованных на одном станке, и измеряется их прочность на разрыв, чтобы протестировать станок и методы проверки качества. Если вычислить среднюю прочность на разрыв, то окажется, что у большинства инструментов прочность на разрыв близка к средней, но у одних прочность больше, а у других — меньше. Если вычислить только среднюю прочность на разрыв, это значение не покажет, насколько хорошо работает процесс проверки качества, потому что из-за нескольких инструментов с очень высокой или низкой прочностью среднее значение может получиться больше или меньше.

Функции Дисперсия и Стандартное отклонение помогают решить эту проблему, так как они определяют, насколько значения близки к среднему. В случае измерения прочности на разрыв чем меньше числа, которые возвращает каждая из этих функций, тем лучше налажены процессы производства, так как только небольшое количество инструментов имеет прочность на разрыв выше или ниже средней.

Подробное объяснение работы функций дисперсии и стандартного отклонения выходит за рамки этой статьи. Дополнительные сведения по этим темам см. на веб-узлах, посвященных статистике. При работе с функциями Дисперсия и Стандартное отклонение помните следующие правила.

  • Функции игнорируют пустые значения.

  • Функция Дисперсия использует следующую формулу:
    Формула

  • Функция Стандартное отклонение использует следующую формулу:
    Формула

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×