Открытие, изменение и обновление файлов с веб-узла SharePoint

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Можно подключиться к библиотеке на сайте SharePoint с помощью Outlook 2007 или Outlook 2010 и просмотра, редактировать и даже выполнить поиск файлов. После подключения к Outlook в библиотеке SharePoint, можно работать с файлами на жестком диске, даже находясь вне офиса.

Примечание : Функции, описанные в этой статье работа с сайтами SharePoint, работающих Windows SharePoint Services 3.0 или Microsoft Office SharePoint Server 2007. Если вы не уверены, какой версии продуктов Microsoft SharePoint и технологии выполняются на сервере, обратитесь к администратору сервера.

  1. В веб-браузере откройте библиотеку на сайте SharePoint.

    Если не удается найти библиотеки, нажмите кнопку Просмотреть весь контент сайта и затем щелкните имя библиотеки.

  2. На вкладке Библиотека в группе подключение и экспорт нажмите кнопку подключиться к Outlook.

Команда "Подключиться к Outlook"

  1. При появлении запроса на запуск программы на компьютере нажмите кнопку Разрешить.

    В Outlook библиотеке будет добавлен в область навигации в новую папку с именем Списки SharePoint.

    Файлы в библиотеке аналогичны сообщений электронной почты. Нажмите кнопку Предварительный просмотр файла в области чтения или дважды щелкните файл, чтобы открыть его. Щелкните правой кнопкой мыши файл с дополнительными параметрами.

    Примечания : 

    • Если вам нужен доступ ко всем файлам в Outlook в библиотеке есть вложенные папки, Просмотр библиотеки на верхнем уровне его и затем подключиться к Outlook. По умолчанию если работаете во вложенной папке библиотеки, а затем подключиться к Outlook, библиотеку подключены только содержимое этой папки.

    • Доступ к содержимому только из одной папки в Outlook, имеется два варианта. Если не открыть папку, содержащую файлы, которые должны быть доступны в Outlook, выберите папку, щелкните появившуюся стрелку Меню "Открыть" и нажмите кнопку подключиться к Outlook. Если уже открыта папка, который вы хотите подключиться, выполните действия для подключения библиотеки. В меню действия нажмите кнопку подключиться к Outlook.

    • После подключения библиотеки к приложению Outlook для работы с ней можно пригласить других участников группы. Для этого в Outlook щелкните имя библиотеки правой кнопкой мыши и выберите команду Открыть доступ к папке.

Если все новые файлы, доступные в библиотеке SharePoint эти файлы отображаются в группе доступные для загрузки в списке сообщений. Можно пометить для загрузки во время следующей команды Отправки и получения файлов и сразу же загрузка файлов при наличии подключения к узлу SharePoint.

  1. В списке сообщений в группе Доступны для загрузки щелкните правой кнопкой мыши файл, который нужно загрузить.

    Совет : Чтобы выбрать несколько файлов удерживая клавишу CTRL, щелкните заголовок каждого файла.

  2. Нажмите Пометить для загрузки документов.

Примечание : Если в окне предварительного просмотра отображается файл, который еще не загружено, нажмите кнопку загрузить этот документ.

После файлы загружаются в Outlook, можно открыть файлы в любое время, например, когда вы работаете в автономном режиме. Чтобы определить, является ли файлы доступны, в верхней части списка сообщений, нажмите кнопку Упорядочить по и нажмите кнопку сведения о доступности. Отображаются все файлы, которые не загружаются в группе доступные для загрузки.

  1. В Mailилисписок папок в области навигации разверните папку Списки SharePoint и выберите имя библиотеки SharePoint.

  2. Чтобы открыть файл, дважды щелкните имя файла. Если запрос на подтверждение исходный файл, нажмите кнопку Открыть Если известно, что это безопасно.

  3. Если файл был обновлен на сервере SharePoint после загруженное в Outlook, может быть предложено открыть последней версии файла. Нажмите кнопку Да или Нет, в зависимости от того, хотите ли вы откройте копии на вашем компьютере или обновленную копию на сервере SharePoint.

    Файл будет открыт в программе, с помощью которой он был создан, если она установлена на компьютере.

После файлы загружаются в Outlook, можно открыть файлы в любое время, например, когда вы работаете в автономном режиме. Чтобы определить, является ли файлы доступны, в верхней части списка сообщений, нажмите кнопку Упорядочить по и нажмите кнопку сведения о доступности. Отображаются все файлы, которые не загружаются в группе доступные для загрузки.

Совет : Чтобы запретить пользователю вносить изменения в файл на сервере SharePoint во время работы над ним, ознакомьтесь с файлом. При открытии файла, извлеченного откроется в режиме редактирования. Вы можете начать сразу же вносить изменения.

  1. В Mail илисписок папок в области навигации разверните папку Списки SharePoint и выберите имя библиотеки SharePoint.

  2. Чтобы открыть файл, дважды щелкните имя файла. Если запрос на подтверждение исходный файл, нажмите кнопку Открыть Если известно, что это безопасно.

  3. Если файл был обновлен на сервере SharePoint после загруженное в Outlook, может быть предложено открыть последней версии файла. Нажмите кнопку Да или Нет, в зависимости от того, хотите ли вы откройте копии на вашем компьютере или обновленную копию на сервере SharePoint.

    Файл откроется в программе, в которой он был создан, если у вас есть этой программы, установленной на компьютере. Если файл был создан в программе, совместимой со средой SharePoint, например программы Microsoft Office, могут отображаться на панели сообщений в верхней части документа.

  4. На панели сообщений нажмите кнопку Изменить в автономном режиме.

    Может появиться сообщение, в которой содержатся сведения о работе в автономном режиме, такие как ссылки на папку Черновики SharePoint на вашем компьютере и Параметры автономного редактирования для конкретной программы.

  5. После редактирования файла, сохраните его как обычно.

  6. Закрыть файл.

    Если подключение к серверу доступен при закрытии файла, чтобы можно было обновлять изменения на сервере может появиться диалоговое Редактирование в автономном режиме. Если подключение к серверу не поддерживается, диалоговое окно не отображается при закрытии файла, однако она отображается при повторном подключении и снова откройте файл.

  7. Нажмите кнопку Обновить для обновления файла на сервере.

  8. Если файл извлечен, другие люди не вижу изменения, пока не будут возвращены файле. Если файл извлечен, может быть предложено вернуть файл. Чтобы вернуть файл, нажмите кнопку Да.

    Может появиться запрос на ввод дополнительных сведений, например примечания об изменениях, вносимых или другую информацию о файле.

  9. Если вы работаете с файлом во время работы без подключения к серверу, не будет предложено обновление файла при закрытии. Обновление файла на сервере, снова откройте файл, внесите желаемые изменения, которые должны, а затем закройте файл. Когда появится диалоговое окно Изменение не в сети, нажмите кнопку Обновить.

    Примечание : Если вы не были проверены файл сначала, а кто-то обновляет файл на сервере SharePoint, появится сообщение для уведомления о конфликтующих изменений. Следуйте инструкциям на экране, чтобы согласовать изменения.

Если сайт SharePoint и библиотеки настроены получать сообщения электронной почты, можно добавить файл в библиотеку, отправив в виде вложения в сообщение. Если вы сделаете это не нужно подключить к Outlook в библиотеке SharePoint.

Перед отправкой сообщения в библиотеке вы знаете ли Настройка библиотеки для получения файла вложения электронной почты и какие адреса электронной почты для использования.

  1. Чтобы найти адрес электронной почты для библиотеки, выполните одно из указанных ниже действий.

    • Поиск в адресной книге. Если адрес электронной почты не существует, его можно приобрести у пользователя, Настройка библиотеки. Затем можно добавить его в список контактов, чтобы его можно легко найти Далее.

    • Чтобы просмотрите описание библиотеки на сайте SharePoint, которая отображается в разделе заголовок библиотеки. Владелец сайта может добавить адрес электронной почты библиотеки в описание.

    • Просмотр параметров электронной почты для библиотеки. Необходимо иметь разрешение на просмотр параметров библиотеки:

      1. В веб-браузере откройте сайт и щелкните имя библиотеки для открытия библиотеки.

        Если имя библиотеки не отображается, нажмите кнопку Просмотреть все содержимое узла и щелкните имя библиотеки.

      2. В меню Параметры выберите пункт Параметры для типа библиотеки, который нужно открыть.

        Например, в библиотеке документов щелкните Параметры библиотеки документов.

      3. Если библиотеке включено получать сообщения, адрес электронной почты появляется в разделе Сведения о списке рядом с полем Адрес электронной почты.

        Ваша организация может иметь собственный список электронной почты, которая называется группы SharePoint, которая позволяет участникам отправлять сообщения друг с другом. Адрес группы SharePoint могут содержать адреса библиотеки, что при отправке сообщений участникам группы вложения сообщения автоматически добавляются к сайту SharePoint. К администратору SharePoint можно получить дополнительные сведения о библиотеках SharePoint вашей организации.

  2. В Outlook создайте сообщение и нажмите Добавить файл в виде вложения.

  3. В поле Кому или копия введите адрес электронной почты из библиотеки SharePoint. Если ваша организация использует группы SharePoint, в том числе библиотеки, используйте адрес электронной почты группы SharePoint.

  4. Щелкните Отправить.

При частом использовании Outlook для управления данными можно работать с файлами библиотеки SharePoint непосредственно в Office Outlook 2007, а не использовать веб-обозреватель. Например, можно ответить на сообщение электронной почты, а затем обратиться за указаниями к узлу SharePoint. При наличии подключения библиотеки SharePoint к Outlook можно искать и просматривать файлы как сообщения электронной почты, не выходя из Outlook.

Документы библиотеки SharePoint в Outlook

1. В Outlook 2007 представление библиотеки SharePoint можно упорядочивать и сортировать различными способами.

2. При автономной работе с файлами отображается красная стрелка. При щелчке по ней отображаются дополнительные сведения о состоянии файла, например, о времени его изменения.

Еще одним преимуществом редактирования файлов в Outlook является то, что работать с ними намного быстрее, поскольку они находятся на жестком диске, а не на сервере.

Работа с файлами узла SharePoint в Outlook лучше всего подходит для просмотра и изменения стандартных файлов из библиотеки документов, таких как документы, электронные таблицы и презентации. Можно также просматривать файлы в других типах библиотек, таких как библиотеки рисунков. Более сложные операции с данными, например, работу с настраиваемыми списками или обновление приложений баз данных, лучше производить непосредственно на узле SharePoint. При изменении параметров или структуры библиотеки или создании новой библиотеки лучше работать непосредственно на узле SharePoint.

В Office Outlook 2007 можно открывать файлы разных типов приложений. Если файл совместим с Windows SharePoint Services 3.0 или Office SharePoint Server 2007, его также можно изменять и синхронизировать с сервером. Примерами таких совместимых файлов являются электронные таблицы Microsoft Office Excel 2007, презентации Microsoft Office PowerPoint 2007 и документы Microsoft Office Word 2007.

С этими файлами можно также работать в автономном режиме, например, в самолете. По возвращении в офис их можно будет синхронизировать с узлом SharePoint.

После редактирования и сохранения файлы автоматически не обновляются на сервере. Это позволяет работать быстрее, поскольку компьютеру не нужно соединяться с сервером во время работы. При закрытии файла пользователю предлагается обновить его на сервере. Обновляются только измененные файлы, т. е. Outlook не синхронизирует всю библиотеку с сервером.

Если перед синхронизацией с сервером файлы изменил другой пользователь, программа предложит объединить эти изменения при синхронизации или выбрать вариант для сохранения. Для предотвращения изменения файла другими пользователями его можно извлечь перед началом работы с ним.

При соединении библиотеки SharePoint с Office Outlook 2007 она отображается в папке Списки SharePoint. Таким образом, можно использовать средства отслеживания и взаимодействия, обычно используемые в Outlook, например, отметку файла к исполнению, задание категорий фалов и пересылку файлов сотрудникам. Отметки и категории, устанавливаемые при помощи Outlook, не будут доступны при работе с узлом через веб-обозреватель, но помогут организовать работу в Outlook.

При работе в Outlook можно легко найти файлы, над которыми работает пользователь, при помощи папок поиска, предоставляемых в Outlook в папке Списки SharePoint. Папки поиска на самом деле не хранят никаких элементов, но являются представлениями, помогающими быстро найти элементы, хранящиеся в других папках.

Поскольку сообщения отображаются в папке «Входящие», можно просматривать названия файлов в библиотеке, выполнять их поиск и открывать. Все структуры файлов в библиотеке также отображаются в Outlook. Эти файлы не увеличивают размер папки «Входящие», а сохраняются в файле личных папок (PST-файле) на жестком диске.

При необходимости можно также загружать только один файл или папку. Если файл или файлы, с которыми работает пользователь, расположены в папках, в Outlook также загружается структура этой папки.

В области просмотра в Office Outlook 2007 можно просматривать множество типов файлов, хранящихся в библиотеке SharePoint. Дополнительные сведения о состоянии того или иного файла, например, о времени последнего изменения, могут отображаться вверху файла.

Сведения о файле из библиотеки SharePoint отображаются в области просмотра

  1. Откройте библиотеку на узле SharePoint в веб-обозревателе.

    Чтобы найти библиотеку, выберите команду Просмотреть все содержимое узла, а затем — имя необходимой библиотеки.

  2. В меню действия Значок меню нажмите кнопку подключиться к Outlook.

    Меню «Действия» в общих документах

  3. При запросе подтверждения подключения библиотеки к Outlook, нажмите кнопку Да.

    В приложении Outlook библиотека появляется в списке папок в новой папке Списки SharePoint.

    Щелкните добавленную библиотеку, чтобы отобразить в ней файлы подобно списку электронных сообщений. Для открытия файла дважды щелкните его, а для отображения дополнительных параметров щелкните его правой кнопкой мыши.

    Примечания : 

    • Если библиотека имеет папки и нужно подключить к Outlook все папки и файлы, перед подключением перейдите к верхнему уровню библиотеки. Если при подключении происходит просмотр содержимого какой-либо папки библиотеки, подключено будет только содержимое этой папки.

    • Для подключения к Outlook только содержимого папки можно использовать два варианта. Если папка, содержащая необходимые файлы, не открыта, наведите на нее указатель мыши, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите команду Подключиться к Outlook. Если эта папка уже открыта, подключите библиотеку, щелкнув пункт Подключиться к Outlook в меню Действия.

Совет : После библиотеки подключиться к Outlook, вы можете отправить сообщения об общем доступе к остальным участникам, которые приглашением подключение к библиотеке. Щелкните правой кнопкой мыши имя библиотеки в Outlook и нажмите кнопку общий доступ к библиотеке имя. Будет создана сообщения электронной почты, которая содержит ссылку и команды для подключения к библиотеке.

Если файл не загружен, он отображается в группе Доступны для загрузки списка сообщений. Файл для загрузки можно выбрать при выполнении следующей команды Отправка и получение или загрузить немедленно при наличии подключения к узлу SharePoint.

  1. В списке сообщений в группе Доступны для загрузки щелкните правой кнопкой мыши файл, который нужно загрузить.

    Совет : Можно выбрать несколько файлов одновременно, удерживая клавишу CTRL при выборе заголовков файлов.

  2. В контекстном меню выберите команду Пометить для загрузки документов.

Примечание : В области предварительного просмотра файла, который еще не был загружен, отображается кнопка Загрузить документ, которую можно щелкнуть для загрузки документа при наличии подключения к серверу.

К началу страницы

Чтобы открыть файл в Office Outlook 2007, сначала необходимо подключить библиотеки в Outlook. Дополнительные сведения см. в этой статье Подключение библиотеки SharePoint с Outlook .

После загрузки файлов в Outlook, вы можете открыть файлы при работе в автономном режиме. Чтобы проверить, доступны ли файлы, переключитесь в представление, которое расположение файлов по их доступность. Отображаются все файлы, которые не загружаются в группе доступные для загрузки. Вы найдете ссылки на общие сведения о упорядочение представлений в Outlook в разделе См.

  1. В разделе Почта в области переходов разверните папку Списки SharePoint, а затем выберите имя библиотеки SharePoint.

    Если папка Списки SharePoint не отображается, щелкните стрелку рядом с пунктом Все элементы почты и проверьте, что флажок Списки SharePoint установлен.

  2. Чтобы открыть файл, дважды щелкните его имя. При запросе проверки источника файла щелкните Открыть, если полагаете, что файл безопасен.

  3. Если файл был изменен на сервере после его загрузки в Outlook, может поступить предложение загрузить новую версию файла. Щелкните Да или Нет в зависимости от того, где нужно открыть копию файла — на жестком диске или на сервере соответственно.

  4. Файл будет открыт в программе, с помощью которой он был создан, если она установлена на компьютере.

К началу страницы

Для редактирования файла в Office Outlook 2007, сначала необходимо подключиться к Outlook в библиотеку. Дополнительные сведения см. в этой статье Подключение библиотеки SharePoint с Outlook .

Совет : Для предотвращения изменения файлов другими пользователями извлеките его из библиотеки узла SharePoint перед началом работы над ним. Если файл извлечь перед его открытием, он откроется в режиме редактирования, что позволит немедленно начать с ним работу.

После загрузки файлов в Outlook, вы можете открыть файлы при работе в автономном режиме. Чтобы проверить, доступны ли файлы, переключитесь в представление, которое расположение файлов по их доступность. Отображаются все файлы, которые не загружаются в группе доступные для загрузки. Вы найдете ссылки на общие сведения о упорядочение представлений в Outlook в разделе См.

  1. В разделе Почта в области переходов разверните папку Списки SharePoint, а затем выберите имя библиотеки SharePoint.

    Если папка Списки SharePoint не отображается, щелкните стрелку рядом с пунктом Все элементы почты и проверьте, что флажок Списки SharePoint установлен.

  2. Чтобы открыть файл, дважды щелкните его имя. При запросе проверки источника файла щелкните Открыть, если полагаете, что файл безопасен.

  3. Если файл был изменен на сервере после его загрузки в Outlook, может поступить предложение загрузить новую версию файла. Щелкните Да или Нет в зависимости от того, где нужно открыть копию файла — на жестком диске или на сервере соответственно.

  4. Файл будет открыт в программе, с помощью которой он был создан, если она установлена на компьютере.

    Если файл был создан в программе, совместимой с Windows SharePoint Services 3.0, например, Word 2007, Excel 2007 или PowerPoint 2007, в верхней части файла может отображаться Панель сообщений. Панель сообщений отображается под строкой заголовка файла и панелями инструментов, отображаемыми в верхней части файла. Панель сообщений содержит текст Автономный документ на сервере и кнопку Автономное редактирование.

  5. Нажмите кнопку Автономное редактирование.

    Может отобразиться сообщение со сведениями об автономной работе, например, ссылками на папку «Черновики SharePoint» на жестком диске и Параметры автономного редактирования для используемой программы.

  6. Внесите нужные изменения в файле, а затем сохраните его обычным способом.

  7. Закрыть файл.

    Если при сохранении файла компьютер был подключен к серверу, может отобразиться диалоговое окно Автономное редактирование, предлагающее сохранить изменения файла на сервере. Если при сохранении файла соединения с узлом SharePoint не было, это диалоговое окно не отобразится, но может отобразиться при следующем соединении и открытии файла.

  8. Если нужно обновить файл на сервере, нажмите кнопку Обновить.

  9. Если файл был извлечен, другие пользователи не смогут видеть изменения до тех пор, пока он не будет возвращен на сервер. Если файл был извлечен, пользователю может быть предложено вернуть его. При готовности его возврата нажмите кнопку Да.

    Пользователю может быть предложено ввести дополнительные сведения, например, комментарии об изменениях или другие данные.

  10. При работе с файлом в автономном режиме после его сохранения приглашение на синхронизацию с сервером не выводится. При необходимости синхронизации файла с сервером откройте его еще раз, внесите все остальные изменения изменения, а затем снова закройте его. При отображении диалогового окна Автономное редактирование нажмите кнопку Обновить.

Примечание : Если перед работой файл не был извлечен с сервера и кто-то обновил его в это время, отобразится сообщение о несовместимости. Следуйте инструкциям, чтобы согласовать эти изменения.

При использовании большой библиотеки пользователю может быть не нужен просмотр всех ее файлов в Outlook 2007. Можно удалить отдельные файлы или папки из папки Списки SharePoint в Outlook, если в них нет необходимости. При этом из библиотеки SharePoint эти файлы не удаляются.

  1. В разделе Почта в области переходов в папке Списки SharePoint выберите библиотеку, из которой необходимо удалить один или несколько файлов.

  2. В списке сообщений выберите файл, который нужно удалить.

    Для выбора нескольких файлов щелкните их заголовки, удерживая нажатой клавишу CTRL. Для выбора всех файлов нажмите клавиши CTRL+A.

  3. Щелкните выделение правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Удалить автономную копию.

Удаленные заголовки файлов перемещаются из группы Загруженные документы в группу Доступны для загрузки. При щелчке заголовка удаленного файла в области чтения копия файла не отображается, поскольку его локальная копия была удалена.

  1. В разделе Почта в области переходов в папке Списки SharePoint выберите библиотеку, которую необходимо удалить.

  2. Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Удалить имя библиотеки.

  3. При запросе подтверждения удаления нажмите кнопку Да.

    Примечание : При этом библиотека удаляется только из Outlook, но не с узла Windows SharePoint Services.

Если узел SharePoint и библиотека настроены на получение сообщений электронной почты, можно добавлять файлы, отправляя их в качестве вложений, подобно отправке вложения коллеге. При этом подключение библиотеки к Outlook необязательно.

Перед тем как отправлять сообщения, необходимо узнать, настроена ли библиотека на получение сообщений электронной почты и, если да, получить ее адрес.

  1. Для получения адреса электронной почты библиотеки выполните одно или несколько следующих действий:

    • Посмотрите в адресной книге. Если адреса электронной почты в ней нет, его можно получить у администратора библиотеки. После этого этот адрес можно добавить к списку контактов, чтобы было легче найти впоследствии.

    • Посмотрите описание библиотеки на узле SharePoint, отображаемом под заголовком библиотеки. Владелец узла мог добавить почтовый адрес библиотеки к ее описанию.

    • При наличии соответствующего разрешения посмотрите настройки электронной почты для этой библиотеки.

      1. На сайте в браузере щелкните имя библиотеки, чтобы открыть его.
        Если имя библиотеки не отображается, нажмите кнопку Просмотреть весь контент сайта и затем щелкните имя библиотеки.

      2. В меню Параметры меню параметры нажмите кнопку Параметры для типа библиотеки, который нужно открыть.
        Например выберите Параметры библиотеки документов в библиотеке документов.

      3. Если библиотека настроена на получение электронной почты, ее адрес появится в группе Сведения о списке рядом с полем Адрес электронной почты.

    • Для отправки файла в качестве вложения используйте адрес электронной почты группы группа SharePoint. Организация пользователя может иметь собственный список адресов электронной почты — группа SharePoint, позволяющий ее членам отправлять сообщения друг другу. Адрес группы SharePoint может содержать адреса библиотек, таким образом, при отправке сообщений электронной почты членам группы вложения сообщений автоматически добавляются на узел Windows SharePoint Services 3.0.

  2. Вложите файл, например, документ или лист, в сообщение электронной почты в Outlook.

  3. В поле Кому или Копия добавьте адрес библиотеки. Если библиотека уже включена в группу SharePoint, вместо этого добавьте адрес электронной почты группы SharePoint.

  4. Щелкните Отправить.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×