Основные задачи и сложные запросы в Access 2010

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Ознакомьтесь с некоторыми основными задачами по работе с базой данных, выполнение которых поможет вам освоить Access 2010.

 

В этой статье

Что такое Access?

Реляционные базы данных в Access

Запуск Access

Поиск и применение шаблонов

Создание базы данных с нуля

Открытие существующей базы данных Access

Начало работы с новой базой данных

Добавление таблицы

Вставка данных из другого источника в таблицу Microsoft Access

Импорт или связывание данных из другого источника

Дальнейшие действия

Импорт данных из редактора электронных таблиц или другой программы

Импорт листа Microsoft Excel в Microsoft Access

Импорт листа Excel в виде таблицы в новую базу данных

Использование мастера анализа таблиц для организации данных

Работа с данными из других программ

Использование базы данных предыдущей версии в разных версиях Access

Использование файла базы данных Access в нескольких версиях Access

Действие 1. Создание копии существующей базы данных и сохранение ее в новом формате

Действие 2. Разделение копии базы данных и использование исходного файла в качестве серверной базы данных

Действие 3. Подключение новой клиентской базы данных к исходной базе данных

Использование клиентской и серверной базы данных в различных версиях Microsoft Access

Что такое Access?

Это средство проектирования и развертывания приложения базы данных access 2010 , можно использовать для отслеживания важных сведений. Можно сохранить данные на компьютере, или вы можете опубликовать в Интернете, чтобы другим пользователям базы данных можно было использовать в веб-браузере.

Многие пользователи начинают работать с приложением Access, когда возможностей программы, которую они использовали ранее для отслеживания каких-либо данных, становится недостаточно. Предположим, например, что вы занимаетесь планированием мероприятий, и для успешного проведения мероприятия необходимо отслеживать все его аспекты. Если для этой задачи использовать текстовый редактор или редактор электронных таблиц, могут возникнуть проблемы, связанные с дублированием и несогласованностью данных. Эту задачу также можно решить с помощью программы для работы с календарями, однако календарь плохо подходит для отслеживания финансовых данных.

Реляционные базы данных в Access

В некоторых случаях для работы с подобными данными необходимо использовать реляционную базу данных — хранилище, состоящее их небольших наборов данных (таблиц), позволяющих устранить избыточность и связанных друг с другом через общие элементы (поля). Например, реляционная база данных для планирования мероприятий может содержать таблицу со сведениями о клиентах, таблицу со сведениями о поставщиках и таблицу со сведениями о мероприятиях. Таблица со сведениями о мероприятиях может содержать поле для связи с таблицей с данными о клиентах и поле для связи с таблицей с данными о поставщиках. Таким образом, при изменении, например, номера телефона поставщика данные можно изменить однократно только в таблице поставщиков, а не в описании каждого мероприятия с участием данного поставщика.

Приложение Access позволяет быстро и легко разрабатывать приложения реляционных баз данных, предназначенные для управления информацией. В Access можно разрабатывать базы данных для отслеживания практически любых сведений, в том числе складских запасов, контактных данных и бизнес-процессов. Приложение Access поставляется с шаблонами, которые сразу же можно использовать для работы с различными данными, что позволяет быстро освоить программу даже начинающим пользователям.

Запуск Access

При запуске Access 2010 открывается представление Microsoft Office Backstage, в котором можно получить сведения о текущей базе данных, создать новую базу данных, открыть существующую базу данных и просмотреть справочные материалы с веб-сайта Office.com.

Представление Backstage в приложении Access 2010

В представлении Backstage также доступны команды настройки, обслуживания и совместного использования баз данных. Как правило, команды в представлении Backstage применяются ко всей базе данных, а не к отдельным ее объектам.

Примечание : В представление Backstage можно вернуться в любой момент, открыв вкладку Файл.

К началу страницы

Поиск и применение шаблонов

В Microsoft Access имеется большое количество шаблонов, позволяющих ускорить создание базы данных. Шаблон — это готовая база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, используемые для отслеживания проблем, управления контактами или записи расходов. Некоторые шаблоны содержат несколько образцов записей, чтобы продемонстрировать их использование. Шаблоны баз данных можно использовать как есть или настроить в соответствии с конкретными требованиями.

Чтобы найти и применить шаблон к базе данных, выполните указанные ниже действия.

  1. На вкладке Файл нажмите кнопку Создать.

  2. В группе Доступные шаблоны выполните одно из следующих действий.

    • Чтобы заново применить недавно использовавшийся шаблон, щелкните элемент Последние шаблоны и выберите нужный шаблон.

    • Чтобы применить уже установленный шаблон, щелкните элемент Мои шаблоны и выберите нужный шаблон.

    • Чтобы найти шаблон на сайте Office.com, выберите в разделе Шаблоны Office.com категорию и нужный шаблон, после чего нажмите кнопку Загрузить. В результате шаблон будет загружен с сайта Office.com на компьютер.

      Также можно выполнить поиск шаблонов на сайте Office.com в самом приложении Access. Чтобы начать поиск, введите запрос в поле Поиск шаблонов на сайте Office.com и нажмите кнопку со стрелкой.

  3. Также можно щелкнуть значок папки рядом с полем Имя файла и указать расположение, в котором необходимо создать базу данных. Если расположение не указано, база данных будет создана в расположении по умолчанию (отображается под полем Имя файла).

  4. Нажмите кнопку Создать.

Приложение Access создаст базу данных и откроет ее.

К началу страницы

Создание базы данных с нуля

Более подробные сведения о принципах создания баз данных в приложении Access см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Если ни один из шаблонов не соответствует требованиям или в другой программе имеются данные, с которыми необходимо работать в Microsoft Access, можно создать базу данных с нуля. В Access 2010 можно выбрать один из двух типов баз данных: стандартную базу данных для настольных компьютеров или веб-базу данных.

Дополнительные сведения о веб-базах данных см. в статье Создание базы данных для публикации в Интернете.

Чтобы создать базу данных, выполните указанные ниже действия.

  1. Запустите Microsoft Access.

  2. На вкладке Создание в представлении Backstage нажмите кнопку Пустая база данных или Пустая веб-база данных.

    Важно : От выбранного варианта зависит, какие функции будут доступны для работы с базой данных. Базы данных для настольных компьютеров нельзя опубликовать в Интернете, а веб-базы данных не поддерживают некоторые функции баз данных для настольных компьютеров, например итоговые запросы.

  3. В поле Имя файла справа введите имя базы данных.

    Чтобы изменить расположение, в котором будет создан файл, нажмите кнопку Обзор Выноска 4 рядом с полем Имя файла, выберите новое расположение и нажмите кнопку ОК.

  4. Нажмите кнопку Создать.

    Microsoft Access создаст базу данных, а затем откроет пустую таблицу (с именем «Таблица1») в режим таблицы.

  5. Приложение Access поместит курсор в первую пустую ячейку столбца Щелкните, чтобы добавить новой таблицы.

    Чтобы добавить данные, начните их вводить или вставьте данные из другого источника, как описано ниже, в разделе Вставка данных из другого источника в таблицу Microsoft Access.

    Примечания : 

    • Ввод данных в режиме таблицы похож на ввод данных в электронную таблицу Microsoft Excel. Основное ограничение заключается в том, что данные необходимо вводить в смежные строки и столбцы, начиная с левого верхнего угла таблицы. Не следует пытаться форматировать данные, добавляя пустые строки и столбцы, как в электронной таблице Microsoft Excel, поскольку это приведет к пустой трате места в таблице. Таблица просто содержит введенные данные. Визуальное представление данных осуществляется с помощью форм и отчетов, которые создаются позже.

    • Структура таблицы создается при вводе данных. Каждый раз при добавлении в таблицу нового столбца определяется новое поле. В приложении Access тип данных поля задается на основе типа введенных данных. Например, если в столбец введены только значения дат, его типом данных будет "Дата/время". Если впоследствии попытаться ввести в это поле значение другого типа (например, имя или номер телефона), появится сообщение о том, что значение не соответствует типу данных столбца. По возможности следует планировать таблицу таким образом, чтобы каждый столбец содержал данные одного типа (текст, даты, номера и т. д.). Это позволит значительно упростить создание запросов, форм и отчетов, для которых будут выбираться только необходимые данные.

Если вы пока не хотите вводить данные, нажмите кнопку Закрыть Выноска 4 .

Примечание : Если закрыть таблицу "Таблица1" без сохранения, она будет удалена.

К началу страницы

Открытие существующей базы данных Access

Совет : Чтобы быстро открыть одну из недавно использовавшихся баз данных, на вкладке Файл нажмите кнопку Последние и выберите имя файла.

  1. На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

  2. Щелкните ярлык в диалоговом окне Открытие файла базы данных либо выберите в поле Поиск в диск или папку, где находится нужная база данных.

  3. Двойным щелчком открывайте по очереди папки в списке одну за другой, пока не найдете ту, в которой содержится нужная база данных.

  4. Когда база данных будет найдена, выполните указанные ниже действия.

    • Чтобы открыть базу данных в режиме открытия по умолчанию, дважды щелкните ее.

    • Чтобы открыть базу данных для совместного доступа в многопользовательской среде для одновременного чтения и записи данных вместе с другими пользователями, нажмите кнопку Открыть.

    • Чтобы открыть базу данных только для чтения, т. е. для просмотра без возможности редактирования, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения.

    • Чтобы открыть базу данных в монопольном режиме, т. е. на время работы с ней запретить другим пользователям открывать ее, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно.

    • Чтобы открыть базу данных только для чтения, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения. Другие пользователи смогут открыть базу данных, но только для чтения.

Если не удается найти базу данных, которую вы хотите открыть   

  1. В диалоговом окне Открытие файла базы данных щелкните ярлык Мой компьютер либо в поле Поиск в выберите вариант Мой компьютер.

  2. В списке дисков щелкните правой кнопкой мыши диск, который предположительно содержит нужную базу данных, и выберите пункт Поиск.

  3. Введите условия поиска и нажмите клавишу ВВОД для поиска базы данных.

  4. Если базу данных удастся найти, откройте ее, дважды щелкнув имя базы данных в диалоговом окне с результатами поиска.

    Поскольку поиск был начат в диалоговом окне Открытие файла базы данных, перед открытием базы данных нажмите в этом же окне кнопку Отмена.

Можно непосредственно открыть файл данных с форматом внешнего файла (такой как dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Excel). Можно также непосредственно открыть любой источник данных источник данных ODBC, такой как Microsoft SQL Server или Microsoft FoxPro. Access автоматически создает новую базу данных Access в той же папке, что и файл данных, и добавляет связи с каждой таблицей во внешней базе данных.

К началу страницы

Начало работы с новой базой данных

Чтобы приступить к работе с новой базой данных, может потребоваться выполнить одно или несколько указанных ниже действий (в зависимости от используемого шаблона).

  • Если в приложении Access отображается диалоговое окно Вход с пустым списком пользователей, выполните указанные ниже действия.

    1. Нажмите кнопку Создать пользователя.

    2. Заполните форму Сведения о пользователе.

    3. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

    4. Выберите введенное имя пользователя и нажмите кнопку Вход.

  • Если в приложении Access отображается пустая таблица, можно начать вводить данные непосредственно в эту таблицу или приступить к изучению базы данных с помощью кнопок и вкладок.

  • Если в приложении Access отображается страница Приступая к работе, можно воспользоваться приведенными на этой странице ссылками для получения дополнительных сведений о базе данных либо приступить к изучению базы данных с помощью кнопок и вкладок.

  • Если на панели сообщений приложения Access отображается сообщение Предупреждение системы безопасности, а шаблон получен из надежного источника, нажмите кнопку Включить содержимое. Если для работы с базой данных необходимо ввести имя пользователя и пароль, введите их заново.

Для обычных и веб-баз данных также можно выполнить одно из указанных ниже действий.

К началу страницы

Добавление таблицы

Можно добавить новую таблицу в существующую базу данных с помощью инструментов в группе Таблицы на вкладке Создание.

Группа "Таблицы" на вкладке "Создание"

Примечание : При работе с веб-базой данных в группе Таблицы доступна только команда Таблица.

Независимо от того, в каком режиме начата работа, всегда можно переключиться в другой режим с помощью кнопок режимов в строке состояния окна Access.

Создание пустой таблицы в режиме таблицы    В режиме таблицы можно начать вводить данные немедленно, при этом структура таблицы будет создана Access автоматически. Имена полей задаются номерами ("Поле1", "Поле2" и т. д.), а тип данных поля определяется на основе типа вводимых данных.

  1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица Изображение кнопки .

  2. Приложение Access создаст таблицу и поместит курсор в первую пустую ячейку столбца Щелкните, чтобы добавить.

  3. Чтобы добавить данные, начните вводить их в первую пустую ячейку либо вставьте данные из другого источника, как описано ниже.

    • Для переименования столбца (поля) дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя.

      Совет : Присвойте каждому полю значимое имя, позволяющее понять, что содержится в поле, без просмотра данных.

    • Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок столбца, а затем перетащите в новое место. Можно также выделить несколько смежных столбцов и перетащить их все в новое место.

      Чтобы добавить в таблицу дополнительные поля, начните вводить данные в столбец Щелкните, чтобы добавить в режиме таблицы или воспользуйтесь командами в группе Добавление и удаление на вкладке Поля.

Создание таблицы в режиме конструктора    В режиме конструктора сначала следует создать структуру новой таблицы. Затем для ввода данных следует переключиться в режим таблицы или воспользоваться каким-либо другим способом, например ввести данные с помощью формы.

Режим конструктора недоступен для таблиц в веб-базе данных.

  1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц. Выноска 4

  2. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

  3. При желании введите в столбце Описание дополнительные сведения для каждого поля. Это описание отображается в строке состояния, если курсор находится в данном поле, и используется в качестве текста строки состояния для любых элементов управления, создаваемых путем перетаскивания поля из области Список полей в форму или отчет, а также для любых элементов управления, создаваемых для этого поля с помощью мастера форм или мастера отчетов.

  4. После добавления всех полей сохраните таблицу.

    • Нажмите на вкладке Файл кнопку Сохранить.

  5. Чтобы начать вводить данные в таблицу, переключитесь в режим таблицы и щелкните первую пустую ячейку. Кроме того, можно вставить данные из другого источника, как описано в следующем разделе.

Создание таблицы на основе списка SharePoint    Список SharePoint позволяет предоставить доступ к данным пользователям, у которых не установлено приложение Access. Более того, данные списка хранятся на сервере, что обычно обеспечивает более надежную защиту от потери данных, чем хранение данных на настольном компьютере. Можно либо создать новый список, либо подключиться к существующему. Для создания списка необходимо обладать достаточными разрешениями на соответствующем сайте SharePoint; для различных сайтов могут быть установлены разные разрешения, поэтому для получения сведений о разрешениях обратитесь к администратору SharePoint.

Эта функция недоступна для веб-базы данных.

  1. На вкладке "Создание" в группе "Таблицы" нажмите кнопку "Списки SharePoint".

  2. Для создания стандартного списка SharePoint можно воспользоваться одним из шаблонов списков, например "Контакты" или "События".

    Также можно создать настраиваемый список или ссылку на существующий список либо импортировать существующий список. Выберите необходимый вариант.

  3. При выборе одного из шаблонов или при создании настраиваемого списка открывается диалоговое окно Создание списка с инструкциями. При выборе существующего списка открывается диалоговое окно Внешние данные.

Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.

К началу страницы

Вставка данных из другого источника в таблицу Microsoft Access

Если необходимые данные хранятся в другой программе, например в Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Желательно, чтобы данные уже были разбиты на столбцы, как в электронной таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием разделите их на столбцы знаками табуляции или преобразуйте в таблицу. Если данные нуждаются в редактировании или обработке (например, требуется разделить полные имена на фамилии и имена), это лучше сделать до копирования данных в таблицу Access, особенно если отсутствует опыт работы с Access.

При вставке данных в пустую таблицу Access устанавливает тип данных каждого поля согласно виду вводимых в него данных. Например, если вставленное поле содержит только даты, для этого поля будет выбран тип данных "Дата/время". Если поле содержит только слова "да" и "нет", для этого поля будет выбран тип данных "Логический".

Приложение Access именует поля в зависимости от содержимого первой строки вставленных данных. Если в первой строке вставленных данных находятся данные такого же типа, что и в последующих строках, то в Access эта строка распознается как строка данных, а полям присваиваются общие имена ("Поле1", "Поле2" и т. д.). Если первая строка вставленных данных отличается от следующих строк, ее содержимое используется только для присвоения имен полям и не включается в данные.

Если приложение Access присвоило полям родовые имена, следует как можно быстрее переименовать эти поля, чтобы избежать путаницы. Используйте для этого процедуру, описанную ниже.

  1. Чтобы сохранить таблицу, на вкладке Файл нажмите кнопку Сохранить.

  2. В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите имя столбца.

  3. Еще раз сохраните таблицу.

К началу страницы

Импорт или связывание данных из другого источника

Предположим, что необходимые данные собраны в другой программе, и их требуется импортировать в Access. Возможно, вы работаете с людьми, которые хранят данные в других программах, и эти данные необходимо перенести в Access. Также возможна ситуация, когда используется несколько разнородных источников данных, и необходимо свести их воедино для дальнейшего анализа.

В Access можно легко импортировать данные из других программ или выполнить связывание с такими данными. Данные можно импортировать из листа Excel, из таблицы другой базы данных Access, из списка SharePoint, а также из множества других источников. Процедуры импорта для разных источников слегка различаются, однако приведенные ниже инструкции одинаковы для всех случаев.

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание щелкните команду для того типа файла, из которого необходимо импортировать данные.

    Например, для импорта данных из таблицы Excel щелкните Excel. Если нужный тип программы отсутствует, щелкните элемент Дополнительно.

    Примечание : Если не удается найти нужный тип формата в группе Импорт и связывание, возможно, необходимо запустить программу, в которой были созданы данные, и сохранить их в этой программе в формате, поддерживаемом приложением Access (например в формате текстовый файл с разделителями), после чего импортировать данные или выполнить связывание с ними.

  2. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл данных источника, или введите в поле Имя файла полный путь к файлу данных источника.

  3. В группе Укажите, когда и где сохранять данные в текущей базе данных. выберите необходимый параметр. Можно создать на основе импортированных данных новую таблицу или создать связанную таблицу со ссылкой на источник данных.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    В зависимости от выбранного варианта откроется диалоговое окно Связь объектов или Импорт объектов.

  5. Чтобы завершить процедуру, следуйте инструкциям, приведенным в диалоговом окне. Конкретная последовательность действий зависит от выбранных параметров импорта или связывания.

  6. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

    При импорте данных приложение Access предложит сохранить сведения о выполненной операции импорта.

  7. Если предполагается, что ту же операцию импорта нужно будет выполнить повторно, щелкните элемент Сохранить шаги импорта и введите нужные сведения.

    После этого можно легко воспроизвести операцию импорта, щелкнув элемент Сохраненные операции импорта на вкладке Внешние данныев группе Импорт, выбрав спецификацию импорта и щелкнув команду Выполнить.

  8. Если сохранять подробные сведения об операции не требуется, нажмите кнопку Закрыть.

Данные будут импортированы в новую таблицу Microsoft Access, которая затем появится в области навигации под заголовком Таблицы.

Дополнительные сведения об импорте данных в Microsoft Access см. по ссылкам, приведенным в разделе См. также.

К началу страницы

Дальнейшие действия

Дальнейшие действия зависят от конкретных целей; вероятно, следует создать запросы, формы, отчеты и макросы. В данной статье создание дополнительных объектов базы данных не рассматривается.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

К началу страницы

Импорт данных из редактора электронных таблиц или другой программы

Пользователи, имеющие опыт работы с другими СУБД или редакторами электронных таблиц, вероятно, знают основные принципы работы этих программ и использования баз данных. В отличие от многих других приложений баз данных, в Microsoft Access можно создавать реляционные базы данных, а отличие от большинства редакторов электронных таблиц заключается в наличии средств разработки сложных запросов, форм и отчетов. Кроме того, Microsoft Access позволяет работать с другими СУБД, такими как Microsoft SQL Server.

Импорт листа Microsoft Excel в Microsoft Access

Многие пользователи начинают знакомство с Microsoft Access после создания первого списка в Microsoft Excel. Приложение Microsoft Excel удобно использовать для создания списков, но по мере роста списка возникают трудности с его упорядочением и обновлением. Следующим логическим шагом обычно является перемещение списка в Microsoft Access.

Таблица базы данных структурно похожа на лист тем, что данные хранятся в строках и столбцах. Поэтому обычно легко импортировать лист в таблицу базы данных. Главное отличие в хранении данных в листе и базе данных состоит в том, как эти данные организованы. Простой импорт всего листа в новую таблицу базы данных не решит проблем, связанных с организацией и обновлением данных, особенно если лист содержит избыточные данные. Для решения этих проблем нужно разбить данные листа на отдельные таблицы, каждая из которых содержит связанные данные. Дополнительные сведения о размещении данных в таблицах см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Приложение Access включает мастер анализа таблиц, который может оказаться полезным при выполнении этого процесса. После импорта данных в таблицу мастер поможет разбить ее на отдельные таблицы, каждая из которых будет содержать данные, не повторяющиеся в других таблицах. Кроме того, мастер создаст необходимые связи между таблицами.

К началу страницы

Импорт листа Excel в виде таблицы в новую базу данных

  1. На вкладке Файл нажмите кнопку Создать и выберите пункт Новая база данных.

  2. В поле Имя файла введите имя новой базы данных и нажмите кнопку Создать.

    Откроется новая база данных с пустой таблицей "Таблица1".

  3. Закройте таблицу "Таблица1".

    В ответ на предложение сохранить изменения в таблице "Таблица1" нажмите кнопку Нет.

  4. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel. Изображение кнопки

  5. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор.

  6. В диалоговом окне Открытие файла найдите нужный файл.

  7. Выделите файл и нажмите кнопку Открыть .

  8. В диалоговом окне Внешние данные выберите параметр Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных..

  9. Нажмите кнопку ОК.

    Появится мастер импорта электронной таблицы, в котором необходимо будет ответить на вопросы о данных.

  10. Следуйте инструкциям, нажимая кнопки Далее или Назад для перехода между страницами. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

    Примечание : Access спросит, нужно ли сохранить сведения о только что завершенной операции импорта. Если предполагается снова выполнять эту операцию импорта, нажмите кнопку Да и введите нужные сведения. В будущем можно будет легко воспроизвести операцию импорта, щелкнув элемент Сохраненные операции импортав группе Импорт на вкладке Внешние данные. Если сохранять сведения об операции импорта не требуется, нажмите кнопку Закрыть.

Данные будут импортированы в новую таблицу, а затем эта таблица появится в области навигации под заголовком Все таблицы.

К началу страницы

Использование мастера анализа таблиц для организации данных

После импорта данных в таблицу Access можно воспользоваться мастером анализа таблиц для быстрого выявления избыточных данных. Мастер предоставляет простой способ организации данных в отдельные таблицы, чтобы они хранились наиболее эффективно. Приложение Access сохраняет исходную таблицу в качестве резервной копии, а затем создает новые таблицы, которые можно использовать как основу для приложения баз данных.

  1. Откройте базу данных Microsoft Access, содержащую таблицу, которую требуется проанализировать.

  2. На вкладке Работа с базами данных в группе Анализ нажмите кнопку Анализировать таблицу.

    Появится окно мастера анализа таблиц.

    Первые две страницы мастера представляют собой краткий учебник с кнопками для просмотра примеров. Если вместо вводных страниц отображается флажок Вывести страницы с пояснениями?, установите его, а затем два раза нажмите кнопку Назад, чтобы просмотреть введение. Чтобы вводные страницы впоследствии не отображались, после прочтения краткого руководства снимите флажок Вывести страницы с пояснениями?.

  3. На странице В каких таблицах есть поля, значения которых повторяются много раз?, выберите таблицу, которую требуется проанализировать, и нажмите кнопку Далее.

  4. Распределить поля по таблицам можно самостоятельно или с помощью мастера анализа таблиц. Если выбрано распределение с помощью мастера, можно вносить изменения в макет таблицы на следующей странице мастера.

    Примечание : Распределение полей по таблицам с помощью мастера может не совпадать с требованиями пользователя, особенно при небольшом объеме данных, поэтому следует тщательно проверить результаты. С другой стороны, такая организация данных может оказаться более эффективной, поэтому не стоит сразу отказываться от предложенной мастером структуры. Если предложения мастера неудачны, можно переупорядочить поля вручную или нажать кнопку Назад и упорядочить все поля самостоятельно.

  5. Нажмите кнопку Далее. На этой странице укажите, какие поля в какие таблицы следует поместить. Если выбрана систематизация данных с помощью мастера, отобразятся несколько таблиц, соединенных линиями связей. В противном случае Microsoft Access создаст только одну таблицу, содержащую все поля. В обоих случаях на данной странице можно вносить изменения.

    • Можно перетащить поля из таблицы в пустую область страницы для создания новой таблицы, содержащей эти поля. При этом Microsoft Access предложит ввести имя новой таблицы.

    • Можно перетащить поля из одной таблицы в другую, если такая организация данных кажется более эффективной.

    • Большинству таблиц присваивается поле Код или Уникальный код. Дополнительные сведения о полях кодов можно просмотреть, нажав кнопку Советы в правом верхнем углу окна мастера.

    • Чтобы отменить изменение, нажмите кнопку Отменить.

    • Чтобы переименовать таблицу, дважды щелкните строку заголовка, введите новое имя и нажмите кнопку ОК.

  6. После того как все поля будут упорядочены, нажмите кнопку Далее.

  7. Обнаружив записи с очень похожими значениями, мастер предполагает, что они могут содержать опечатки, и выводит окно, в котором требуется подтвердить дальнейшие действия с этими записями. Прокрутите список и просмотрите значения в столбце Исправление, а затем выберите в раскрывающемся списке подходящую команду. Если изменять значение не требуется, выберите команду Оставить как есть. По завершении нажмите кнопку Далее.

  8. Мастер предложит создать запрос в соответствии с исходной таблицей. Если на основе исходной таблицы уже создавались формы и отчеты, создать подобный запрос будет полезно. Если выбрать ответ Да, следует создать запрос, мастер переименует исходную таблицу, добавив к ее имени "_OLD", а затем присвоит новому запросу имя исходной таблицы. Работа основанных на таблице форм и отчетов не изменится, в них будут использоваться данные из запроса.

  9. Нажмите кнопку Готово.

    В соответствии с заданными параметрами будут созданы и открыты новые таблицы. Просмотрев результаты, закройте таблицы.

К началу страницы

Работа с данными из других программ

Access 2010 предоставляет средства для работы с данными, хранящимися в других программах.

Создание новой базы данных Microsoft Access на основе данных из файла другого формата.    В Microsoft Access можно открыть файл другого формата, например текстовый, dBASE или электронную таблицу. При этом автоматически создается база данных Microsoft Access, а также связи с этим файлом.

  1. Запустите Microsoft Access.

  2. На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

  3. В диалоговом окне Открытие выберите в раскрывающемся списке тип файла, который требуется открыть. Если тип файла точно не известен, выберите вариант Все файлы (*.*).

  4. При необходимости просмотрите папку, содержащую нужный файл. Чтобы открыть найденный файл, дважды щелкните его.

  5. Следуйте указаниям мастера. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Импорт данных в существующую базу данных Microsoft Access или связывание с нею.    Данные из других источников или программ можно импортировать в таблицы Microsoft Access, чтобы они хранились внутри файла Microsoft Access, или связать с Microsoft Access, чтобы они остались в исходном файле (вне файла Microsoft Access).

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание выберите формат, в котором хранятся данные.

    Импорт и связывание доступны для данных из указанных ниже источников.

    • Excel.    Можно импортировать данные из листа или именованного диапазона книги Excel. Каждый лист и именованный диапазон необходимо импортировать или связывать отдельно.

    • Access.    В ряде случаев бывает удобно отделить процедуры обработки от данных, создав разделенную базу данных. Это означает, что в одной базе будут храниться все формы, отчеты и макросы, а в другой — собственно данные. Это позволяет вносить изменения в данные, не прерывая работу других пользователей. Также можно объединить данные из нескольких баз данных Access в одну, упростив таким образом обработку данных, полученных из различных подразделений или от нескольких партнеров по бизнесу.

    • База данных ODBC.    Этот формат поддерживается многими программами, в том числе серверными СУБД. Это позволяет создать "плацдарм" для работы с данными из различных систем.

    • Текстовый файл.    Приложение Access позволяет подключаться к текстовым файлам и даже изменять их содержимое. Это помогает использовать данные Access в широком диапазоне программ.

    • XML-файл.    Этот формат также совместим со многими программами, в том числе с некоторыми веб-серверами.

    • Список SharePoint.    Этот формат позволяет работать с данными в веб-браузере (стандартный способ использования списков SharePoint).

    • Службы данных.    Можно подключаться к веб-службам данных организации.

    • Документ HTML.   

    • Папка Outlook.    Возможность подключения к папкам Outlook облегчает интеграцию контактных данных с другими данными.

    • Файл dBase.    dBase является распространенной альтернативной СУБД, и ее формат также поддерживается в Access

      Появится диалоговое окно Внешние данные.

  2. Следуйте указаниям в диалоговом окне.

    Приложение Microsoft Access выполнит импорт или связывание данных с базой данных. Для большинства форматов необходимо указать расположение данных, а затем выбрать способ их хранения в базе данных.

К началу страницы

Использование базы данных предыдущей версии в разных версиях Access

Если база данных или проект Access были созданы в Access 2000 или более поздней версии, их можно использовать в версии Access, в которой они были созданы, или в любой более поздней версии, даже если для файла включены средства безопасности. Например, файлы Access 2000 можно открывать в Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 и Access 2010.

Может возникнуть ситуация, когда нужно хранить данные в более ранней версии Access, но имеются пользователи с более поздней версией Access, которым нужно подключиться к этим данным, сохраняя преимущества некоторых средств более поздней версии. Решение состоит в том, чтобы создать новую «клиентскую» базу данных в более поздней версии (содержащую формы, отчеты, запросы и макросы, но не содержащую таблицы), и связать ее с таблицами в файле более ранней версии. Используйте одну из следующих процедур, в зависимости от того, содержится ли база данных в одном файле или уже разделена на клиентская и серверная части приложения.

Использование файла базы данных Access в нескольких версиях Access

Если все таблицы, формы и другие объекты базы данных из предыдущей версии Access хранятся в одном файле и эту базу данных требуется использовать в нескольких версиях Access, можно создать новую клиентскую базу данных в более поздней версии и связать ее с исходным файлом. Пользователи предыдущей версии Access могут продолжать работать с исходной базой данных. Пользователи более поздних версий могут воспользоваться для связи с этими же данными новой клиентской базой данных. Если требуется обеспечить поддержку нескольких версий Access, можно создать несколько клиентских баз данных.

К началу страницы

Действие 1. Создание копии существующей базы данных и сохранение ее в новом формате

Воспользуйтесь описанной ниже процедурой для преобразования базы данных в один из трех наиболее свежих форматов: Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Эта процедура сохраняет исходную базу данных в первоначальном формате и создает ее копию в указанном формате.

  1. Закройте файл Access. Если это многопользовательская база данных Access, размещенная на сервере или в общей папке, убедитесь, что база данных никем не открыта.

  2. Запустите Access 2010.

  3. На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

  4. Найдите файл, который необходимо преобразовать, и откройте его двойным щелчком мыши.

    Если откроется диалоговое окно Усовершенствование базы данных с предложением усовершенствовать базу данных, нажмите кнопку Нет.

  5. Если при запуске базы данных откроется форма, закройте ее.

  6. На вкладке Файл нажмите кнопку Сохранить базу данных как.

  7. В диалоговом окне Сохранить как введите имя новой базы данных.

    Примечание : Если новая база данных не будет сохранена в другом расположении, ей необходимо присвоить имя, отличное от имени исходной базы данных. В любом случае лучше использовать другое имя, чтобы можно было легко отличить клиентскую базу данных от серверной. Однако при преобразовании базы данных в формат Access 2007 расширение имени файла изменяется с MDB на ACCDB, поэтому можно использовать то же имя файла.

  8. Нажмите кнопку Сохранить.

К началу страницы

Действие 2. Разделение копии базы данных и использование исходного файла в качестве серверной базы данных

Разделите преобразованную базу данных, выполнив указанные ниже действия.

  • На вкладке Работа с базами данных в группе Перемещение данных нажмите кнопку База данных Access. Изображение кнопки

  • В диалоговом окне Разделение баз данных щелкните элемент Разделить базу данных.

    При необходимости можно создать резервную копию, но можно просто заново создать копию на основе исходной базы данных.

  • Введите имя серверной базы данных и нажмите кнопку Разделить.

К началу страницы

Действие 3. Подключение новой клиентской базы данных к исходной базе данных

  1. Удалите серверную базу данных, созданную при разделении баз данных; соблюдайте осторожность, чтобы не удалить исходную базу данных.

  2. Свяжите новую клиентскую базу данных с таблицами в исходной базе данных. Для этого на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание нажмите кнопку Диспетчер связанных таблиц. Выноска 4

  3. Нажмите кнопку Выделить все и установите флажок Всегда выдавать запрос нового местонахождения.

  4. Нажмите кнопку ОК, найдите базу данных более ранней версии и дважды щелкните ее.

    Если все пройдет нормально, Access выведет сообщение о том, что все выбранные ссылки на таблицы успешно обновлены.

Теперь можно усовершенствовать новую клиентскую базу данных, обеспечив поддержку новых возможностей для тех пользователей, которые работают с более современными версиями Access. Пользователи предыдущих версий Access могут продолжать работать с более ранней версией базы данных.

К началу страницы

Использование клиентской и серверной базы данных в различных версиях Microsoft Access

Если база данных Access уже является клиентская и серверная части приложения, клиентскую часть можно преобразовать в новый формат. Вносить изменения в серверную базу данных не требуется.

Ниже описано, как с помощью команды Сохранить базу данных как преобразовать клиентскую базу данных в один из трех наиболее свежих форматов: Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Эта команда сохраняет исходную базу данных в первоначальном формате и создает ее копию в указанном формате.

  1. Закройте клиентскую базу данных. Если файл представляет собой многопользовательскую базу данных Access на сервере или в общей папке, убедитесь, что другие пользователи не работают с этим файлом.

  2. Запустите Access 2010.

  3. На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

  4. Найдите клиентскую базу данных и откройте ее двойным щелчком мыши.

    Если откроется диалоговое окно Усовершенствование базы данных с предложением усовершенствовать базу данных, нажмите кнопку Нет.

  5. Если при открытии базы данных появится форма, закройте ее.

  6. На вкладке Файл нажмите кнопку Сохранить базу данных как.

  7. В диалоговом окне Сохранить как введите имя новой базы данных.

  8. Нажмите кнопку Сохранить.

Теперь можно улучшить новую клиентскую базу данных, обеспечив поддержку новых возможностей.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×