Основные задачи в средстве сравнения электронных таблиц

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Допустим, у вас есть две книги Excel или две версии одной и той же книги, которые вы хотите сравнить. А может быть, вам нужно найти потенциальные проблемы, такие как введенные вручную (а не вычисляемые) итоги или формулы с ошибками. Если у вас есть Microsoft Office профессиональный плюс 2013, вы можете с помощью средства сравнения электронных таблиц от корпорации Майкрософт создать отчет о найденных различиях.

Важно :  Средство сравнения электронных таблиц доступно только с версиями Office профессиональный плюс 2013 и Office 365 профессиональный плюс.

Открытие средства сравнения электронных таблиц

В Windows 7   : в меню Пуск Windows в разделе Средства Office 2013 выберите Средство сравнения электронных таблиц.

В Windows 8   : на начальном экране выберите средство сравнения электронных таблиц. Если плитки Средство сравнения электронных таблиц не видно, начните вводить слова средство сравнения электронных таблиц, а затем выберите соответствующую плитку.

Помимо средства сравнения электронных таблиц имеется и соответствующая программа для Access — средство сравнения баз данных (Майкрософт). Для нее также требуется Office профессиональный плюс 2013. (Чтобы найти ее в Windows 8, введите средство сравнения баз данных.)

Сравнение двух книг Excel

  1. Выберите Главная > Сравнить файлы.

    Сравнение файлов

    Появляется диалоговое окно Compare Files (Сравнение файлов).

  2. Щелкните значок синей папки рядом с полем Compare (Сравнить), чтобы перейти к более ранней версии книги. Помимо выбора файлов, сохраненных на компьютере или в сети, можно также ввести веб-адрес, ведущий к книге, сохраненной на сайте.

Команда "Сравнить файлы"

  1. Щелкните значок зеленой папки рядом с полем To (С чем), чтобы перейти к книге, которую нужно сравнить с более ранней версией, а затем нажмите кнопку ОК.

    Совет :  Можно сравнивать два файла с одинаковыми именами, если они хранятся в разных папках.

  2. В левой области выберите элементы, которые нужно включить в результаты сравнения книг: установите или снимите флажки у таких элементов, как Formulas (Формулы), Macros (Макросы) или Cell Format (Формат ячеек). Или просто выберите вариант Select All (Выделить все).

Параметры сравнения электронных таблиц

  1. Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить сравнение.

Появление сообщения "Не удается открыть книгу" может означать, что одна из книг защищена паролем. Нажмите кнопку ОК и введите пароль для книги. Узнайте подробнее о том, как действуют пароли при использовании средства сравнения электронных таблиц.

Результаты сравнения отображаются в виде таблицы, состоящей из двух частей. Книга в левой части соответствует файлу, указанному в поле "Compare" (Сравнить) (обычно это более старый файл), а книга в правой части — файлу, указанному в поле "To" (С чем) (обычно это более новый файл). Подробные сведения отображаются в области под двумя частями таблицы. Изменения выделяются разными цветами в соответствии с их типом.

Интерпретация результатов

  • В двух расположенных рядом частях таблицы сравнивается каждый лист из обоих файлов. Если листов несколько, для доступа к ним используйте кнопки "Вперед" и "Назад" на горизонтальной полосе прокрутки.

    Примечание : Даже если лист скрыт, он все равно сравнивается и отображается в результатах.

  • Различия разного типа выделяются с помощью цвета заливки ячейки или цвета шрифта текста. Например, ячейки с введенными значениями (не с формулами) выделяются заливкой зеленого цвета в расположенных рядом частях таблицы и шрифтом зеленого цвета в области результатов. В левой нижней части указаны условные обозначения, поясняющие значения цветов.

Результаты сравнения двух версий книги

В приведенном здесь примере результаты 4-го квартала (Q4) в более ранней версии не являются окончательными. Последняя версия книги содержит окончательные цифры для 4-го квартала в столбце E.

В результатах сравнения ячейки E2:E5 в обеих версиях выделены зеленым фоном, что означает изменение введенного значения. В результате изменения этих значений изменились и вычисляемые результаты в столбце YTD — ячейки F2:F4 и E6:F6 выделены сине-зеленым фоном, что означает изменение вычисленного значения.

Вычисляемый результат в ячейке F5 тоже изменился, но гораздо важнее то, что в более ранней версии его формула содержала ошибку (суммировались только ячейки B5:D5, а значение Q4 пропускалось). После обновления книги формула в ячейке F5 была исправлена и теперь имеет вид =СУММ(B5:E5).

  • Если содержимое не умещается в ячейках, выберите команду Resize Cells to Fit (Размер ячеек по размеру данных).

Изменение размера ячеек

Надстройка средства диагностики в Excel

Помимо средства сравнения электронных таблиц в Excel 2013 есть надстройка средства диагностики электронных таблиц, при включении которой появляется вкладка "Inquire" (Запрос). На этой вкладке можно проанализировать книгу, посмотреть на связи между ячейками, листами и другими книгами, а также убрать с листа лишнее форматирование. Если в Excel открыты две книги, которые нужно сравнить, можно запустить средство сравнения электронных таблиц с помощью команды "Сравнить файлы".

Если вкладка "Inquire" (Запрос) не отображается в Excel 2013, см. статью Включение средства диагностики электронных таблиц. Подробнее об инструментах этой надстройки см. в статье Возможности средства диагностики электронных таблиц.

Дальнейшие действия

Если в вашей организации есть критически важные книги Excel или базы данных Access, подумайте об установке средств управления электронными таблицами и базами данных, которые предлагает корпорация Майкрософт. Сервер аудита и управления (Майкрософт) предоставляет комплексные возможности управления изменениями для файлов Excel и Access. Его дополняет сервер обнаружения и оценки риска (Майкрософт), который поможет уменьшить риски, связанные с применением в Excel и Access средств, разработанных пользователями.

См. также статью Общие сведения о средстве сравнения электронных таблиц.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×