Организация элементов в списке

Способ организации список зависит от потребностей группы и от предпочитаемых способов хранения и поиска данных.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 содержит несколько готовых к использованию списков и их шаблонов. Эти списки и шаблоны могут служить хорошей точкой отсчета для организации элементов списка.

В этой статье

Списки и шаблоны списков в Office SharePoint Server

Способы организации списков

Добавление столбца в список

Создание представления

Выбор другого представления

Добавление папки в список

Списки и шаблоны списков в Office SharePoint Server

При установке Office SharePoint Server 2007 также устанавливается несколько списков. Все эти списки предоставляют одинаковый набор базовых возможностей, однако каждый из них предназначен для удовлетворения конкретных потребностей организации. Например, список «Содержимое для повторного использования» может хранить элементы, содержащие текст формата HTML или обычный текст, которые могут быть вставлены в веб-страницы. Кроме того, список «Содержимое для повторного использования» поддерживает автоматическое обновление, так что изменения элементов этого списка могут автоматически применяться к веб-страницам, использующим эти элементы.

Шаблоны списков — это другой способ организации элементов в Office SharePoint Server 2007. С помощью шаблонов списков можно легко создавать списки для поддержки некоторых видов элементов и для подключения некоторых функций списков. Дополнительные сведения о шаблонах списков Office SharePoint Server 2007 см. в статье Шаблоны списков, доступные в Microsoft Office SharePoint Server 2007.

В начало страницы

Способы организации списков

Ниже представлено несколько способов организации списков и их элементов.

  • Добавление столбцов     Чтобы помочь группе уточнить наиболее важные элементы, можно добавить столбцы в список. Кроме того, может потребоваться добавить дополнительные столбцы для сбора дополнительных сведений по каждому элементу списка, например название отдела или имя работника.

    Если список содержит несколько элементов, можно индексировать определенные столбцы для повышения быстродействия при просмотре нескольких элементов или при смене представлений. Эта возможность не изменяет способ организации элементов, но позволяет упростить хранение большого количества элементов в списке. Однако индексирование требует для базы данных больше места на диске. Для получения дополнительных сведений свяжитесь с администратором.

  • Создание представлений     Представления используются, если участникам группы часто требуется просматривать данные определенным способом. Внутри представления столбцы используются для сортировки, группировки, фильтрации и отображения данных. Кроме того, можно указать количество одновременно отображаемых элементов для каждого списка. Например пользователи могут обозревать список с количеством элементов на странице от 25 до 100 в зависимости от скорости их подключения.

    Представления добавляют гибкость в хранении большого числа элементов в списке и позволяют просматривать только требуемые подмножества элементов в одно время, например только вопросы, посланные в этом году, или только текущие события в календаре. Можно создавать личные представления, доступные только автору, а также, если есть разрешение на изменение списка, можно создавать общие представления, которые будут доступны всем.

  • Создание папок     Папки можно добавлять в большинство типов списков, если владелец списка разрешил это. Это особенно полезно, если элементы могут быть разделены определенным способом, например по проекту или по группе. Папки позволяют упростить просмотр и управление элементами списков. Office SharePoint Server 2007 предоставляет представление в виде дерева, позволяющее переходить по узлам и папкам тем же способом, что и по папкам на жестком диске. Например каждый отдел может иметь свою папку.

    Необходимо согласованно использовать списки на веб-узлах.     Если ваша группа работает с несколькими типами списков, обеспечить их согласованность помогут тип содержимого, столбцы узла и шаблоны. Эти функции обеспечивают эффективное многократное использование параметров настройки и структуры списка. Например, можно создать тип содержимого для обращения в службу поддержки с указанием определенных столбцов (например, контактного лица заказчика) и бизнес-процессов для данного типа содержимого. Другой пример заключается в создании столбца узла для названий отделов с раскрывающимся списком отделов. Этот столбец можно использовать в нескольких списках, чтобы в каждом из них названия отделов отображались одинаково.

    Ссылки на дополнительные сведения о типах содержимого, столбцах узла и шаблонах списков см. в разделе См. также.

Несмотря на то, что использовать возможности списков можно различными путями, способ их использования зависит от размера и количества имеющихся списков и потребностей организации.

Хранение многих элементов в одном списке

Иногда требуется, чтобы один большой список удовлетворял различные потребности. Например, если требуется отслеживать большое количество технических вопросов по всей организации, и эти вопросы относятся к нескольким проектам и группам.

Используйте единый список в следующих случаях.

  • Группе необходимо просматривать сводные данные об элементах списка или различные представления для одного набора элементов. Например руководителю может потребоваться просмотреть ход работы по всем техническим вопросам организации или просмотреть все вопросы за определенный период времени.

  • Пользователям нужно обозревать или искать вопросы в одном и том же месте узла.

  • Необходимо применить одинаковые параметры ко всем элементам списка, например отслеживание управление версиями или обязательное утверждение.

  • Группы, работающие со списком, совместно используют похожие характеристики, например одинаковые уровни разрешений. Уникальное разрешение может применяться к указанным элементам списка, однако, если диапазон уровней разрешений очень широк, рекомендуется использовать несколько списков.

  • Необходимо анализировать сведения о списке или получить сводку обновлений по списку. Можно получить уведомления при изменении элементов списка или просмотреть изменения в списке с помощью технологии RSS. RSS-каналы позволяют участникам рабочей группы просматривать сводный список измененных сведений.

Создание нескольких списков

Несколько списков используются, если существуют уникальные различия между управляемыми элементами или между группами пользователей, работающих с ними.

Используйте несколько списков, если:

  • не нужно получать сводки по всем элементам вместе;

  • группы людей, работающих с данными, являются уникальными и имеют различающиеся уровни разрешений;

  • необходимо применить различные настройки, такие как версии или утверждения, к нескольким наборам элементов;

  • не нужно анализировать все элементы вместе или получать сводки обновлений по всем элементам.

В начало страницы

Добавление столбца в список

Данные в списках хранятся в столбцах, таких как «Название», «Фамилия» или «Организация». Если нужно хранить дополнительные сведения об элементах списков, можно добавить столбцы для облегчения сортировки, группировки и создания нескольких представлений в списке. Например можно сортировать список по сроку вопросов или группировать элементы по названию отдела.

Имеется несколько вариантов типа создаваемого столбца, включая одиночную строку текста, раскрывающийся список элементов, номер, рассчитываемый по другим столбцам, или даже имя и фотография пользователя на узле.

Примечание : Следующая процедура начинается со страницы того списка, в который нужно добавить столбец. Если список еще не открыт, щелкните его имя на панели быстрого запуска. Если имя нужного списка не отображается, нажмите кнопку Просмотреть все содержимое узла и выберите имя списка.

  1. В меню Параметры Settings menu выберите команду Создать столбец.

  2. В разделе Имя и тип введите требуемое имя в поле Имя столбца.

  3. В группе Тип сведений в этом столбце выберите тип сведений, которые будут отображаться в столбце.

  4. В разделе Дополнительные параметры столбца введите описание в поле Описание, которое поможет пользователям разобраться в назначении столбца и узнать, какие данные должны в нем содержаться. Это описание вводится при необходимости.

  5. В зависимости от выбранного типа столбца в разделе Дополнительные параметры столбца могут отображаться дополнительные параметры. Выберите дополнительные параметры, которые необходимы для работы.

  6. Чтобы добавить столбец в представление по умолчанию, которое пользователи автоматически видят на узле, когда впервые открывают список или библиотеку, щелкните Добавить в представление по умолчанию.

  7. Нажмите кнопку OK.

В начало страницы

Создание представления

Представления используются для просмотра наиболее важных элементов в списке или элементов, удовлетворяющих определенным условиям. Например можно создавать представления для недавно созданных элементов, элементов определенного отдела или элементов, созданных конкретным пользователем.

Представления в меню «Представление»

При просмотре большинства списков можно временно отсортировать или отфильтровать элементы, наведя указатель на имя столбца и щелкнув стрелку рядом с именем столбца. Это полезно, если нужно просмотреть элементы списка определенным способом, однако придется повторять эти шаги при следующем просмотре библиотеки.

Сортировка элементов в списке или библиотеке

Если часто требуется просматривать список определенным способом, можно создать представление. Этот способ можно использовать в любое время при работе со списком. После создания представления оно добавляется в меню Представление меню «Представление» списка.

В списках могут находиться личные представления и общие представления. Любой пользователь может создать личное представление для просмотра списков определенным способом или для фильтрации отображаемых элементов списка. Если пользователь имеет разрешение конструктора узла, он может создать общее представление, которое при просмотре списка смогут использовать все. Кроме того, любое общее представление можно сделать представлением по умолчанию, чтобы пользователи автоматически просматривали список в данном представлении.

В дополнение, конструктор узла может установить связь с различными представлениями или страницами конструктора с помощью веб-часть, использующих различные представления. Например группе может понадобиться установить связь с представлением списка, отображающим только документы, созданные ее участниками.

Если участники группы просматривают список на мобильных устройствах, можно создать мобильные представления, содержащие границы, оптимальные для пропускной способности и других ограничений устройств, например количество отображаемых в представлении элементов. Ссылки на дополнительные сведения о создании представлений можно найти в разделе См. также.

  1. Если ваш список еще не открыт, щелкните его имя на панели быстрого запуска.

    Если имя вашего списка не отображается, щелкните Просмотреть все содержимое узла, а затем щелкните имя вашего списка.

  2. В меню Параметры Settings menu выберите команду Создать представление.

  3. В группе Выбор формата представления выберите тип создаваемого представления. В большинстве случаев следует создавать Стандартное представление, однако в ряде случаев, например при создании календаря или диаграммы Ганта, следует выбрать другой тип.

  4. В поле Имя представления введите имя представления, например Отсортировано по фамилии.

  5. Если требуется, чтобы это представление использовалось по умолчанию, установите флажок Сделать представлением по умолчанию.Можно сделать это представление используемым по умолчанию, только если это общее представление и у вас имеется разрешение на изменение макета списка.

  6. В разделе Аудитория в группе Аудитория представления укажите, требуется ли создать личное представление, которым сможете пользоваться только вы, или общее представление, которое будет доступно для других.

  7. В разделе Столбцы можно отобразить или скрыть столбцы, установив соответствующий флажок. Рядом с именем столбца введите порядковый номер столбца в представлении.

  8. В разделе Сортировка установите необходимость и способ сортировки элементов списка. Для сортировки можно использовать два столбца, например фамилию и имя.

  9. В разделе Фильтр установите необходимость и способ фильтрации элементов списка. Фильтрованное представление отображает ограниченную выборку элементов списка, например только элементы, созданные в определенном отделе, или только утвержденные элементы.

  10. В разделе Группировка можно группировать элементы с одинаковыми значениями в особом разделе, например в разделе документов определенного автора.

  11. В разделе Итоги можно подсчитать количество элементов в столбце, например суммарное число вопросов. В некоторых случаях можно получить или вычленить дополнительную информацию, например средние значения.

  12. В разделе Стиль выберите стиль, который хотите установить для представления, например список с затенением, в котором каждая вторая строка затеняется.

  13. Если в списке есть папки, можно создать представление, не содержащее папок — оно иногда называется представлением без структуры. Чтобы просмотреть все элементы на одном уровне, выберите параметр Отображать все элементы без папок.

  14. Можно ограничить количество просматриваемых элементов списка или количество элементов, отображаемых на одной странице. Эти параметры особенно важны, если создается представление для мобильного устройства. В разделе Максимальное число элементов установите необходимый параметр.

  15. Если планируется просматривать список на мобильном устройстве, установите необходимые параметры в разделе Мобильный доступ.

  16. Нажмите кнопку ОК.

В начало страницы

Выбор другого представления

Некоторые списки поставляются с несколькими представлениями, и в них можно создавать дополнительные представления. Если доступны разные представления, можно переключаться между ними через меню Представление.

  1. Если ваш список еще не открыт, щелкните его имя на панели быстрого запуска.

    Если имя вашего списка не отображается, щелкните Просмотреть все содержимое узла, а затем щелкните имя вашего списка.

  2. В меню Вид меню «Представление» щелкните необходимое представление.

    Совет : Чтобы внести изменения в существующее представление, в меню Представление выберите команду Изменить это представление.

В начало страницы

Добавление папки в список

Если имеется несколько типов элементов списка, можно добавить папки для организации списка.

  1. Если ваш список еще не открыт, щелкните его имя на панели быстрого запуска.

    Если имя вашего списка не отображается, щелкните Просмотреть все содержимое узла, а затем щелкните имя вашего списка.

  2. В меню Создать Меню "Создать" выберите команду Создать папку.

    Команда Создать папку будет недоступна, если создание папок в списке было запрещено создателем списка.

  3. Введите имя папки и нажмите кнопку ОК.

Совет : Если имеется несколько списков с папками, или участники рабочей группы предпочитают просматривать список как содержимое жесткого диска, можно включить возможность использования представления в виде дерева. С его помощью можно развертывать, свертывать папки и легко переходить между ними.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×