Организация файлов в библиотеке

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Как упорядочить собственные файлы в библиотеке SharePoint зависит от потребностей вашей группы и как я хочу сохранить и поиск сведений о. Некоторые планирование поможет вам настроить структуру, которая лучше всего подходит для вашей организации.

Способы организации файлов

Библиотеки обладают определенными средствами, помогающими в работе с несколькими файлами в одной библиотеке. Однако организация файлов в виде нескольких библиотек может оказаться удобнее.

Для различных нужд можно использовать одну большую библиотеку. Например, у одной группы может быть несколько проектов или несколько групп могут работать над одним проектом.

Используйте единую библиотеку в следующих случаях:

  • Группе необходимо просматривать сводные данные о файлах или других представлениях одного и того же набора файлов. Например, руководителю может потребоваться просмотреть все файлы, сгруппированные по отделам или срокам исполнения.

  • Пользователям удобнее искать файлы в одном и том же месте на узле.

  • Требуется применить одинаковые параметры к файлам, например включить отслеживание версий файлов или требование утверждения.

  • Группы, работающие с библиотекой, обладают сходными характеристиками, например одинаковыми уровнями разрешений.

    Примечание : К определенным файлам могут применяться собственные разрешения, но если уровни разрешений сильно различаются, следует рассмотреть использование нескольких библиотек.

  • Требуется проанализировать сведения о файлах в электронной таблице или получить объединенное обновление о файлах.

    Примечание : Вы можете получать оповещения при изменении файлов или можно просмотреть все изменения в библиотеку с помощью технологии RSS. RSS-каналы позволяют члены рабочей группы просмотреть сводные список файлов, которые были изменены. Просмотр Создать или Подпишитесь на RSS-канал или создать оповещение на получение уведомлений об изменении файла или папки в SharePoint для получения дополнительной информации.

Ниже перечислены некоторые способы просмотра файлов и управления ими в одной и той же библиотеке:

  • Добавление столбцов    Чтобы помочь вашей группы для выявления наиболее важных данных и просматривать данные различными способами, можно добавлять столбцы в библиотеку. В виде столбцов в верхней части страницы библиотеки заголовки, например, название отдела или выполнения даты. Заголовки столбцов можно использовать для сортировки и фильтрации файлов в библиотеке. Читайте в статье Добавление, удаление или изменение столбцов библиотеки документов или столбцов сайта для получения дополнительной информации.

  • Создание представления    Если часто участниками группы должны отображаться данные определенным образом можно использовать представления. В представлениях используются столбцы для сортировки, группировки, фильтрации и отображения данных. Читайте в статье Создание, изменение, и удаление представления для получения дополнительной информации.

  • Создание папок    Для большого количества файлов, которые могут быть сгруппированы в определенном виде папки — один из вариантов. Папки помогут пользователям сканировать файлы и управлять ими в знакомый способ. SharePoint предоставляет представление в виде дерева, пользователей можно использовать для перехода сайтов и папок же способ работы с папками на жестком диске. Для получения дополнительной информации читайте в статье Создание папки в библиотеке документов .

  • Настройка нескольких шаблонов    Если в библиотеке настроены нескольких типов контента, можно создавать различные типы шаблонов по умолчанию — например контракты продажи, маркетинг презентаций и листы бюджета — в той же библиотеки. Типы контента добавьте гибкость и согласованность между несколькими библиотеками. Настройка шаблона файла для библиотеки документов или форм отображается для получения дополнительной информации.

Использование нескольких библиотек может быть удобно при существенных различиях между наборами файлов, требующих хранения и управления, или между группами пользователей, работающих с этими файлами.

Используйте несколько библиотек в следующих случаях:

  • Предполагается управление и хранение файлов различных типов, и предполагается, что пользователи не будут часто просматривать сводки по файлам или запускать операцию поиска по всем файлам одновременно.

  • Группы пользователей, обращающихся к файлам, сильно отличаются и обладают существенными различиями в уровнях разрешений.

  • Требуется применять различные параметры, например параметры управления версиями или утверждения, к нескольким наборам файлов.

  • Нет необходимости анализировать файлы одновременно или получать сводные обновления о файлах.

  • Требуется предоставление различных наборов параметров для создания новых файлов или изменение порядка параметров в меню Создать библиотеки.

Ниже перечислены некоторые способы эффективной работы с несколькими библиотеками:

  • Настройка шаблонов и столбцов    Если организации необходимо установить в своих библиотеках непротиворечивые параметры, можно настроить шаблоны узла и столбцы узла. В нескольких библиотеках можно использовать общие параметры, тем самым экономя время, затрачиваемое на настройку.

  • Пересылка файлов в другое место    Если требуется, чтобы файл был доступен в различных библиотеках, можно сохранить его в одной библиотеке, а затем отправить копии в другие библиотеки. Можно включить режим отображения сообщений, напоминающих при обновлении исходного документа о необходимости обновить этот документ в других местах.

  • Создание шаблонов библиотеки    Если для библиотек нужно установить единые параметры или повторно использовать характеристики в различных библиотеках, можно сохранить библиотеку как шаблон. Шаблоны библиотек доступны на узле в качестве возможного варианта при выборе команды Создать в меню Действия узла.

Примечание : Если новые файлы добавляются к библиотеке, в которой содержатся файлы из более раннего проекта, может быть трудно решить, создать ли новую библиотеку или добавить файлы к уже имеющейся. Каждая ситуация уникальна, но если предполагается, что впоследствии может потребоваться анализ всех файлов одновременно или управление всеми файлами, следует рассмотреть вариант добавления файлов к имеющейся библиотеке. С помощью столбцов, фильтров и представлений можно настроить представления по умолчанию таким образом, чтобы в них отображались только самые последние файлы.

По умолчанию библиотеки отслеживают имя файла, как и сведения о состоянии файла, например, возвращен ли он в библиотеку. Можно указать дополнительные столбцы, которые помогут группе отслеживать файлы и распределять их по категориям, например, по именам отделов или номерам проектов. Путем добавления столбцов можно создать большую часть представлений для библиотеки.

Тип создаваемого столбца можно выбрать из нескольких вариантов, включающих одиночную текстовую строку, раскрывающийся список параметров, число, вычисляемое по другим столбцам, или даже имя и фотографию пользователя узла.

Примечание : На странице библиотеки для библиотеки, в которой вы хотите добавить столбец начинается указанные ниже действия. Если в библиотеке не открыт, щелкните его имя на панели быстрого запуска. Если имя библиотеки не отображается, нажмите кнопку Параметры Кнопка "Параметры" в форме шестеренки и нажмите кнопку Контент сайта или Просмотреть весь контент сайта и щелкните имя библиотеки.

  1. На ленте выберите вкладку Список или Библиотека.

  2. В группе Управление представлениями нажмите кнопку Создать столбец.

    Ссылка "Создать столбец" в библиотеке SharePoint Online
  3. В разделе Имя и тип введите имя столбца в поле Имя столбца.

  4. В поле Тип данных этого столбца: выберите тип информации, которая должна отображаться в столбце.

    Диалоговое окно "Создание столбца"

  5. В разделе Дополнительные параметры столбца в поле Описание укажите назначение столбца и тип данных, которые должны в нем храниться. Описание не является обязательным.

  6. Нажмите кнопку ОК.

С помощью представлений можно просматривать файлы, являющиеся наиболее важными или лучше всего подходящие для определенной цели. Например, можно создать представления последних созданных файлов, файлов, относящихся к определенному отделу, или файлов, созданных одним пользователем. После создания представления оно всегда будет доступно при просмотре библиотеки.

Текущий список представлений на ленте

При просмотре файлов в библиотеке можно временно упорядочить или отфильтровать файлы, указав на имя столбца, а затем щелкнув стрелку вниз рядом с его именем. Это полезно для просмотра файлов определенным образом, однако при следующем просмотре библиотеки эти действия придется повторить.

Раскрывающийся список в разделе заголовки столбцов.

Если вы собираетесь просматривать файлы в определенном так часто, можно создать представление. Можно использовать любое время, когда вы работаете с библиотекой это представление. При создании представления добавляется в меню Вид библиотеки.

Выбор представления в верхней части библиотеки документов

Библиотеки могут содержать личные представления и общие представления. Можно создать личное представление для просмотра файлов определенным образом или для фильтра только тех файлов, которые нужны для просмотра. При наличии разрешения на разработку узла можно создать общее представление, которым смогут воспользоваться все, кто просматривает библиотеку. Общее представление можно создать из представления по умолчанию для библиотеки, таким образом, это представление будет автоматически отображаться для любого пользователя, просматривающего библиотеку.

Кроме того при создании сайта, вы можете связать различные представления или создание страниц с помощью веб-частей, с помощью различных представлений.

Если участники группы будут просматривать библиотеки на мобильных устройствах, можно создать мобильные представления с учетом ограничений мобильных устройств, например количества элементов, отображаемых в представлении, оптимального для скорости соединения и производительности данных устройств. Ссылки на дополнительные сведения о создании представлений см. в разделе «См. также».

Ниже приводится процедура создания представления стандартного типа. Выбираемые параметры могут различаться для некоторых типов представлений, но основные этапы создания представлений похожи.

  1. В списке или библиотеке, где необходимо создать представление, откройте вкладку Список или Библиотека и выберите команду Создать представление.

    Примечание : Если Создать представление недоступна, у вас нет разрешения на создание представления. Обратитесь к администратору сайта.

    Кнопка на ленте для создания представления библиотеки SharePoint

  2. Выберите формат, например Стандартное представление, или существующее представление, которое будет использоваться для создания нового.

  3. В поле Имя представления введите имя представления. Установите флажок Сделать представлением по умолчанию, если требуется использовать это представление по умолчанию для списка или библиотеки. Представлением по умолчанию можно назначит только общедоступное представление.

  4. В списке Аудитория представления: в разделе Аудитория выберите пункт Создание личного представления или Создание общего представления.

    Примечание :  Если команда Создание общего представления недоступна, у вас отсутствуют разрешения для создания общедоступного представления в этом списке или библиотеке.

    В разделе столбцы выберите столбцы, которые вы хотите в представлении и удалите столбцы, которые не должны выводиться. Выберите порядок, в котором вы хотите для столбцов в представлении отображается рядом с полем номера столбцов. Создание, изменение и удаление столбца в списке или библиотекедополнительную дополнительные по столбцам.

  5. В разделе Сортировка укажите, будут ли файлы сортироваться, а также способ их сортировки. Для сортировки можно использовать два столбца, например, сначала — по авторам, а затем — по именам файлов для каждого автора.

  6. В разделе Фильтр укажите, будет ли выполняться фильтр файлов, а также способ их сортировки. В отфильтрованном представлении будут отображаться не все элементы, а, например, только элементы, созданные определенным отделом, или элементы со статусом «Утверждено».

  7. В разделе Группировка можно группировать элементы с одинаковыми значениями, например группировать документы по авторам, при этом список документов для каждого автора можно развернуть или свернуть.

  8. В разделе Итоги можно подсчитать количество элементов в столбце, например общее число вопросов. В некоторых случаях можно подвести итоги или получить дополнительные сведения, например средние значения.

  9. В разделе Стиль выберите нужный стиль представления, например список с затенением каждой второй строки.

  10. Если библиотека содержит папки, можно создать представление, не включающее папки. Такое представление иногда называют плоским. Для отображения всех файлов на одном уровне щелкните Отображать все элементы без папок в разделе Папки.

  11. В библиотеке можно ограничить количество отображаемых файлов или количество файлов, отображаемых на одной странице. Эти параметры особенно важны при создании представления для мобильного устройства. Выберите требуемые параметры в разделе Максимальное число элементов.

  12. Если планируется просмотр библиотеки на мобильном устройстве, выберите необходимые параметры в разделе Мобильный доступ.

  13. Нажмите кнопку ОК.

Если в библиотеке хранится несколько типов документов различного содержания, созданные папки помогут в организации содержимого.

  1. Если список или библиотека еще не открыты, щелкните соответствующее имя на панели быстрого запуска.

    Если имя библиотеки не отображается, нажмите кнопку Параметры меню Кнопка "Параметры" в форме шестеренки , нажмите кнопку Контент сайта или Просмотреть весь контент сайта и затем щелкните имя библиотеки.

  2. Откройте вкладку файлы, выберите команду Создать папку.

    Вкладка "файлы" на ленте с выделенной кнопкой "Новая папка"

    Примечание : Специалист, создавший библиотеку, мог указать, что папки в библиотеке создавать нельзя. В этом случае команда Создать папку будет недоступна.

  3. Введите имя папки и нажмите кнопку Сохранить или кнопку ОК.

Совет : Если у вас есть несколько библиотек с помощью папок и пользователей в вашей группе, такие как перейдите в библиотеку при просмотре их жесткий диск, ваша группа может потребоваться включить представление в виде дерева на сайте. Представления в виде дерева можно использовать для развертывания, свертывания и легко перемещаться по папкам.

Включить представление в виде дерева
  1. Нажмите кнопку Параметры меню Кнопка "Параметры" в форме шестеренки и выберите пункт Параметры сайта.

  2. В разделе внешний вид выберите представление в виде дерева.

  3. На странице представления в виде дерева можно задать включение Быстрого запуска или в древовидном представлении. Поскольку древовидном представлении будут отображаться на панели быстрого запуска, возможно, нужно включить оба.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Панель быстрого запуска с представлением в виде дерева

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

См. также

Общие сведения о библиотеках

Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×