Организация файлов в библиотеке

Способ организации файлов в библиотека зависит от потребностей группы и от предпочитаемых способов хранения и поиска данных. Планирование помогает создать такую структуру, которая наилучшим образом подойдет для организации.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 содержит несколько готовых к использованию библиотек и их шаблонов. Эти библиотеки и шаблоны могут служить хорошей точкой отсчета для организации файлов.

В этой статье

Библиотеки и шаблоны библиотек в Office SharePoint Server 2007

Способы организации файлов

Добавление столбца в библиотеку

Создание представления

Создание папки в библиотеке

Библиотеки и шаблоны библиотек в Office SharePoint Server 2007

При установке Office SharePoint Server 2007 создается несколько библиотек, помогающих поддерживать организацию семейства узлов. Перечень создаваемых библиотек зависит от способа настройки семейства узлов. Например, семейства узлов с настроенными возможностями публикации содержат следующие библиотеки.

  • Документы     Эта библиотека создается на каждом узле для хранения документов, используемых на страницах узла.

  • Изображения     Эта библиотека создается на каждом узле для хранения изображений, используемых на страницах узла.

  • Страницы     Эта библиотека создается на каждом узле для хранения его страниц.

  • Документы семейства узлов     Эта библиотека создается для хранения документов, используемых во всем семействе узлов.

  • Изображения семейства узлов     Эта библиотека создается для хранения изображений, используемых во всем семействе узлов.

  • Библиотека стилей     Эта библиотека создается для хранения настраиваемых стилей XSL и таблиц стилей (CSS).

Шаблоны библиотек представляют собой еще один способ организации файлов в Office SharePoint Server 2007. С помощью шаблонов библиотек можно легко создавать библиотеки для поддержки определенных типов файлов и обеспечения определенных функций библиотек. Дополнительные сведения о шаблонах библиотек Office SharePoint Server 2007 см. в статье Шаблоны библиотек, доступные в Microsoft Office SharePoint Server 2007.

В начало страницы

Способы организации файлов

Библиотеки содержат ряд средств, помогающих работать с множеством файлов в одной библиотеке. Однако в некоторых случаях в организации удобнее использовать несколько библиотек.

Хранение множества документов в одной библиотеке

Можно использовать одну большую библиотеку для обслуживания различных потребностей. Например, при наличии нескольких проектов у одной группы или нескольких групп, работающих над одним проектом.

Использование единой библиотеки целесообразно в следующих случаях.

  • Группе необходимо просматривать сводные данные или различные представления для одного набора файлов. Например, руководителю может потребоваться просмотреть все файлы, сгруппированные по отделам или по сроку.

  • Пользователи предпочитают искать файлы в одном расположении на узле.

  • Требуется применить к файлам одинаковые настройки, такие как отслеживание управление версиями файлов или требование утверждения.

  • Группы, работающие с библиотекой, имеют сходные характеристики, например уровни разрешений.

    Примечание : К отдельным файлам могут быть применены уникальные уровни разрешений, но если диапазон уровней разрешений очень широк, рекомендуется использовать несколько библиотек.

  • Требуется анализировать сведения о файлах в электронной таблице или получать сводные обновления по файлам.

    Примечание : Можно использовать технологию RSS для оповещения о любых изменениях в библиотеке, например об изменении хранящихся в ней файлов. RSS-каналы позволяют участникам рабочей группы просматривать сводный список измененных файлов.

Некоторые способы просмотра и управления файлами в одной библиотеке описаны ниже.

  • Добавление столбцов     Для уточнения наиболее важных данных и просмотра данных различными способами можно добавить в библиотеку столбец. Столбцы отображаются как заголовки вверху страницы библиотеки, например «Название отдела» или «Срок». Заголовки столбцов можно использовать для сортировки и фильтрации файлов в библиотеке.

  • Создание представлений    представление используются, если участникам группы часто требуется просматривать данные определенным способом. В представлениях используются столбцы для сортировки, группировки, фильтрации и отображения данных.

  • Создание папок     Если библиотека содержит много файлов, которые могут быть сгруппированы логически, можно использовать папки для создания соответствующих групп в библиотеке. Папки помогают пользователям просматривать файлы и управлять ими знакомым способом. В Office SharePoint Server 2007 предусмотрено представление в виде дерева, которое можно использовать для переходов по узлам и папкам, как при работе с папками на жестком диске.

  • Настройка нескольких шаблонов     Если в библиотеке настроено несколько типов содержимого, можно создать различные типы шаблонов по умолчанию — например, договоры продаж, маркетинговые презентации и листы бюджетов — внутри одной библиотеки. Типы содержимого добавляют гибкость и согласованность для нескольких библиотек.

Создание нескольких библиотек

Создание нескольких библиотек может потребоваться при наличии четких различий между наборами файлов или между группами пользователей, работающих с файлами.

Используйте несколько библиотек, если:

  • типы файлов существенно различны и не планируется часто просматривать сводки или выполнять поиск по всем файлам;

  • группы пользователей существенно различны и имеют существенно различные уровни разрешений;

  • необходимо применить различные настройки, такие как контроль версий или утверждение, к различным наборам файлов;

  • не требуется анализировать все файлы вместе или получать сводки обновлений по всем файлам;

  • требуется предоставить различные наборы параметров для создания новых файлов либо отображать команды меню Создать в различном порядке.

Ниже представлено несколько способов эффективной работы с несколькими библиотеками.

  • Настройка шаблонов и столбцов узлов     Если для библиотек организации требуется задать некоторые согласованные настройки, можно настроить шаблоны и столбцы узлов. Можно сделать настройки доступными для нескольких библиотек, чтобы не создавать их каждый раз снова.

  • Отправка файлов в другое расположение     Если нужно, чтобы файл был доступен в нескольких библиотеках, можно сохранить его в одной библиотеке, а затем отправить копию в другие. Можно установить напоминание об обновлении всех копий документа при изменении оригинала.

  • Создание шаблонов библиотек     Если требуется установить некие однородные настройки для библиотек или повторно использовать характеристики в библиотеках, можно сохранить библиотеку как шаблон. Шаблоны библиотек доступны как параметр узла при выборе команды Создать в меню Действия узла.

Примечание : При добавлении новых файлов в библиотеку, содержащую файлы из более раннего проекта, бывает трудно решить — следует ли создать новую библиотеку или добавить файлы в существующую. Каждая ситуация уникальна, однако если на каком-то этапе предстоит выполнение анализа или другой операции над всеми файлами, рекомендуется добавить файлы в существующую библиотеку. С помощью столбцов, фильтров и представлений можно задать отображение по умолчанию только последних файлов.

В начало страницы

Добавление столбца в библиотеку

По умолчанию в библиотеках отслеживается имя файла, а также сведения о состоянии файла (например, возвращен ли он). Можно указать дополнительные столбцы, помогающие рабочей группе выполнять категоризацию файлов и отслеживать их, например, по названию отдела или номеру проекта. Добавление столбцов помогает создать большинство представлений в библиотеке.

При создании столбца можно выбрать один из нескольких типов, включая однострочный текст, раскрывающийся список вариантов, число, вычисляемое по значениям других столбцов, и даже имя и фотографию пользователя узла.

Примечание : Следующая процедура начинается со страницы той библиотеки, в которую нужно добавить столбец. Если библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска. Если имя нужной библиотеки не отображается, нажмите кнопку Просмотреть все содержимое узла и выберите имя библиотеки.

  1. В меню Параметры Settings menu выберите команду Создать столбец.

  2. В разделе Имя и тип введите требуемое имя в поле Имя столбца.

  3. В группе Тип сведений в этом столбце выберите тип сведений, которые будут отображаться в столбце.

  4. В разделе Дополнительные параметры столбца введите описание в поле Описание, которое поможет пользователям разобраться в назначении столбца и узнать, какие данные должны в нем содержаться. Это описание вводится при необходимости.

  5. В зависимости от выбранного типа столбца в разделе Дополнительные параметры столбца могут отображаться дополнительные параметры. Выберите дополнительные параметры, которые необходимы для работы.

  6. Чтобы добавить столбец в представление по умолчанию, которое пользователи автоматически видят на узле, когда впервые открывают список или библиотеку, щелкните Добавить в представление по умолчанию.

  7. Нажмите кнопку OK.

В начало страницы

Создание представления

Представления используются для просмотра наиболее важных файлов или файлов, удовлетворяющих определенным условиям. Например, можно создавать представления для отображения недавно созданных файлов, файлов определенного отдела или файлов, созданных конкретным пользователем. После создания представления оно всегда доступно при просмотре библиотеки.

Представления в меню «Представление»

При просмотре файлов в библиотеке можно временно отсортировать или отфильтровать файлы, наведя указатель на имя столбца и щелкнув стрелку вниз рядом с именем. Это полезно, если нужно просмотреть файлы определенным способом, однако придется повторять эти шаги при следующем просмотре библиотеки.

Сортировка элементов в списке или библиотеке

Если часто требуется просматривать файлы определенным способом, можно создать представление. Этот способ можно использовать в любое время при работе с библиотекой. После создания представления оно добавляется в меню Представление меню «Представление» библиотеки.

В библиотеках могут находиться личные представления и общие представления. Любой пользователь может создать личное представление для просмотра файлов определенным способом или для фильтрации отображаемых файлов. Если пользователь имеет разрешение разработчика узла, он может создать общее представление, которое при просмотре библиотеки смогут использовать все. Также можно задать использование любого общего представления по умолчанию, чтобы для пользователей библиотека автоматически отображалась в данном представлении.

Кроме того, при разработке узла можно связать разные представления или макеты страниц при помощи веб-часть, использующих различные представления.

Если участники группы просматривают библиотеки на мобильных устройствах, можно создать мобильные представления, оптимизированные для пропускной способности и других возможностей устройств (например за счет ограничения числа отображаемых в представлении элементов). Ссылки на дополнительные сведения о создании представлений приведены в разделе См. также.

Следующая процедура описывает создание стандартного типа представления. Перечень доступных параметров может отличаться для некоторых других типов представлений, но основные шаги по созданию представления идентичны.

  1. Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

    Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните Просмотреть все содержимое узла, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

  2. В меню Параметры Settings menu выберите команду Создать представление.

  3. В группе Выбор формата представления выберите тип создаваемого представления. В большинстве случаев следует выбрать тип Стандартное представление, однако в ряде случаев, например при создании отчета, следует выбрать другой тип.

  4. В поле Имя представления введите имя представления, например Отсортировано по фамилии.

  5. Если требуется задать представления для использования в библиотеке по умолчанию, установите флажок Сделать представлением по умолчанию. Это можно сделать, только если представление является общим.

  6. В разделе Аудитория в группе Аудитория представления укажите, требуется ли создать личное представление, которым сможете пользоваться только вы, или общее представление, которое будет доступно для других.

  7. В разделе Столбцы можно отобразить или скрыть столбцы, установив соответствующий флажок. Рядом с именем столбца введите порядковый номер столбца в представлении.

  8. В разделе Сортировка установите необходимость и способ сортировки файлов. Для сортировки можно использовать два столбца. Например можно сортировать сначала по автору, а затем по имени файла для каждого автора.

  9. В разделе Фильтр установите необходимость и способ фильтрации файлов. Фильтрованное представление отображает ограниченную выборку файлов, например только файлы, созданные в определенном отделе, или только утвержденные файлы.

  10. В разделе Группировка можно сгруппировать элементы с одинаковым значением в один раздел, такой как раздел для документов определенного автора, который можно развертывать и свертывать.

  11. В разделе Итоги можно подсчитать количество элементов в столбце, например суммарное число вопросов. В некоторых случаях можно получить или вычленить дополнительную информацию, например средние значения.

  12. В разделе Стиль выберите стиль, который хотите установить для представления, например список с затенением, в котором каждая вторая строка затеняется.

  13. Если в библиотеке есть папки, можно создать представление, не содержащее папок. Оно иногда называется представлением без структуры. Чтобы просмотреть все элементы на одном уровне, выберите параметр Отображать все элементы без папок в разделе Папки.

  14. Можно ограничить количество просматриваемых файлов библиотеки или количество файлов, отображаемых на одной странице. Эти параметры особенно важны, если создается представление для мобильного устройства. В разделе Максимальное число элементов установите необходимый параметр.

  15. Если планируется просматривать библиотеку на мобильном устройстве, установите необходимые параметры в разделе Мобильный доступ.

  16. Нажмите кнопку ОК.

В начало страницы

Создание папки в библиотеке

Если в библиотеке хранится несколько типов документов или другого содержимого, можно создать папки для облегчения упорядочения этого содержимого.

  1. Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

    Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните Просмотреть все содержимое узла, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

  2. В меню Создать Меню "Создать" выберите команду Создать папку.

    Примечание : Пользователь, создавший библиотеку, мог запретить создание папок в этой библиотеке. В этом случае команда Создать папку будет недоступна.

  3. Введите имя папки и нажмите ОК.

Совет : Если имеется несколько библиотек с папками, и участники рабочей группы предпочитают просматривать библиотеку как содержимое жесткого диска, можно включить на узле возможность использования представления в виде дерева. В этом представлении можно развертывать и свертывать папки, легко переходя между ними. При наличии разрешения разработчика узла включить представление в виде дерева можно в разделе Внешний вид и функции на странице Параметры узла.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×