Определение порогового значения для отклонения стоимости и отклонения от календарного плана проекта

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Автор: Бонни Байфор (Bonnie Biafore)

Если вовремя понять, что календарный план или затраты на проект выходят из-под контроля, можно принять корректирующие меры.    Многие из целей сводятся к тому, как долго будет выполняться проект и сколько он будет стоить. Поэтому руководители проектов обычно пристально следят за тем, как фактические затраты и график соответствуют запланированным. Разница между фактическим и запланированным значениями называется отклонением. Проблема в том, что отклонения не всегда позволяют сделать выводы. Отклонение, которое приводит к краху одного проекта, для другого может оказаться незначительной помехой.

Мониторинг проекта посредством отслеживания отклонений выполнять намного проще, если вы знаете, на что следует обращать внимание. Вместо того, чтобы беспокоиться о крохотных превышениях, во время планирования проекта решите, с каким размером отклонения способен справиться проект. Установив пороговые значения для отклонения стоимости и отклонения от календарного плана, вы будете знать, когда следует принять меры. Нужно выбрать правильные пороговые значения для отклонений, чтобы потом вам не пришлось беспокоиться без повода или принимать меры, когда уже поздно.

Как отклонения показывают состояние проекта

К моменту подписания плана проекта заинтересованными лицами у вас уже есть полное представление о предполагаемом ходе проекта. Продуманы базовые значения — расчетные трудозатраты, длительность, стоимость отдельных задач и предлагаемое расписание всего проекта, с которыми будут сравниваться фактические показатели. Но сразу после начала проекта начинают поступать фактические значения, и реальность редко совпадает с планами. Отклонения стоимости и отклонения от календарного плана помогают определить, не превышен ли бюджет и не наблюдается ли отставание от плана для задачи или всего проекта. Эти сведения можно использовать для определения того, что необходимо предпринять.

Microsoft Office Project 2007 вычисляет отклонения путем вычитания значений базового плана из текущих ожидаемых значений в календарном плане. После начала отслеживания фактических значений Microsoft Office Project 2007 вычисляет текущие ожидаемые (запланированные) значения путем сложения фактических значений для выполненной работы и базовых значений для оставшейся работы. Предположим, например, что базовая длительность составляет 20 дней, а группа выполнила 50 процентов работы за 15 дней. Теперь запланированная длительность — 25 дней: 15 дней, которые ушли на выполнение 50 процентов работы, и 10 дней, равные 50 процентам базовой длительности.

Если значение отклонения положительное, запланированное значение больше базового, а проект превышает бюджет или отстает от плана. Отрицательное отклонение означает недоиспользование бюджета или опережение расписания. Суть в том, что отклонения не должны быть больше нуля, так как положительные отклонения указывают на проблемы.

К началу страницы

Отслеживание отклонений в Project 2007

В Office Project 2007 есть поля для часто используемых отклонений:

  • Стоимость   : разница между запланированными и исходными базовыми затратами. Поле показывает, находится ли проект в рамках бюджета.

  • Длительность   : разница между запланированной длительностью задачи или проекта и базовой длительностью. Поле показывает, занимают ли задачи больше времени, чем планировалось, что в свою очередь влияет на календарный план проекта.

  • Трудозатраты   : расхождение между запланированным и базовым временем работы. Положительное отклонение трудозатрат указывает на то, что участники группы тратят больше времени, чем ожидалось. Если отклонение трудозатрат больше нуля, скорее всего, остальные значения отклонений также положительные.

  • Начало   : разница между запланированной (или фактической) и базовой датами начала. Если поле имеет положительное значение, задача началась позднее или задерживается из-за задач-предшественников.

  • Окончание   : разница между запланированной (или фактической) и базовой датами окончания. Если отклонение имеет положительное значение, дата окончания задачи задерживается.

К началу страницы

Определение пороговых значений для отклонений проекта

Хотя положительные отклонения в Microsoft Office Project 2007 не приносят ничего хорошего, это не значит, что нужно срочно принимать меры. На некоторые отклонения просто не стоит тратить время. Опасно заниматься исправлением незначительных отклонений, игнорируя при этом потенциально опасные проблемы. Вместо того чтобы постоянно думать над тем, что действительно важно и когда превышения сигнализируют проблемы, можно задать пороговые значения для отклонений в качестве напоминаний. После этого вы можете быстро проверить, выходят ли отклонения за пороговые значения, и принять меры.

К началу страницы

Определение пороговых значений

То, что ваша собака потолстела на килограмм, может не показаться проблемой. Но что если это чихуахуа? Аналогично этому при определении пороговых значений отклонения нужно учитывать размер проекта. Так как проекты бывают разного размера ― почти как собаки, ― в качестве надежных индикаторов, не зависящих от размера проекта, лучше использовать процентные значения. Например, отклонение в 10 процентов может говорить о том, что отставание от календарного плана равно 5 или 50 неделям. Другой пример: если бюджет размером в 10 миллионов рублей превышен на 30 000, то это менее чем 0,3 процента, которые легко оплатить из резервов; но превышение на 30 000 рублей бюджета, равного 20 000 рублям, составляет 150 процентов бюджета.

К началу страницы

Рекомендации по определению пороговых значений

Отклонения пороговых значений зависят от компании и учитывают стратегии управления рисками и резервы (которые обычно составляют 10–15 %). Пороговые значения также могут меняться от проекта к проекту в зависимости от того, насколько критичны бизнес-цели.

Ниже перечислены некоторые распространенные значения, которые можно использовать в качестве рекомендации. Их может потребоваться изменить с учетом обстоятельств.

  • Меньше 5 % (низкий риск)   : отклонение стоимости или отклонение от календарного плана, равное менее 5 %, предупреждает о наличии возможных проблем.

  • От 5 до 10 % (средний риск)   : этот диапазон значений требует принятия мер.

  • Больше 10 % (высокий риска)   : значения выше 10 % требуют немедленных и значимых действий.

Эти рекомендации лучше всего подходят для отклонений от календарного плана на критическом пути, так как такие отклонения непосредственно влияют на дату окончания. Рекомендации также подходят для отклонений стоимости, потому что затраты на задачи влияют на общие расходы. Для отклонений по задачам на некритическом пути можно повысить пороговые значения (например, прибавив 5 % к значениям выше). Более высокое пороговое значение означает, что вам не потребуется принимать действия насколько же срочно, но такие задачи также не стоит задерживать слишком долго, чтобы они не влияли на задачи на критическом пути.

Примечание : Office Project 2007 содержит поля для отклонений, но пороговые значения вам нужно будет определить самим. Можно настроить настраиваемые поля для хранения значений и вычислять разницу между пороговыми значениями и отклонениями. Кроме того, функция "Наглядные отчеты" в Microsoft Office Excel 2007 и Office Project 2007 позволяет вычислять и оценивать отклонения и пороговые значения.

К началу страницы

На чем основаны пороговые значения отклонений?

Значения отклонений, указывающие на проблемы, меняются не только от проекта к проекту, но и от задачи к задаче. Каждый проект уникален и имеет уникальные цели. Кроме того, некоторые цели являются более важными, чем другие, что может привести к более строгим пороговым значениям для некоторых отклонений. Такие бизнес-цели, как время выхода на рынок, строгое соблюдение бюджета или нехватка ресурсов, могут обуславливать различия пороговых значений для отклонений по стоимости и календарному плану. На этапе планирования определите цели вместе с заинтересованными лицами. При этом также можно обсудить приоритет целей проекта, чтобы определить пороговые значения отклонений.

Например, несколько лет назад проекты разработки программного обеспечения не принимали задержку после 31 декабря 1999 г. Пороговое значение для отклонения от календарного плана могло равняться нулю, тогда как пороговое значение отклонения стоимости составляло 20 % бюджета проекта. Другой пример: если вы живете в трейлере, пока строите свой дом, пороговое значение для календарного плана может быть не таким важным, как для стоимости. Вы выделили 10 процентов бюджета на непредвиденные ситуации, и у вас больше нет денег. С другой стороны, у вашей супруги может быть совсем другое мнение о том, чтобы жить в трейлере еще неделю.

К началу страницы

Больше нуля

Хотя Microsoft Office Project 2007 вычисляет отклонения для нескольких измерений, эти числа дают недостаточно сведений, чтобы решить, стоит ли на них реагировать. Более эффективным способом является определение отклонения стоимости и отклонения от календарного плана. Рекомендуется следить за положительными отклонениями, но помнить о том, что нужно принять меры, если отклонения превышают пороговые значения.

К началу страницы

Об авторе.     Бонни Байфор (Bonnie Biafore) —специалист по управлению проектами (PMP) с сертификатом Project Management Institute (PMI). Она консультант, тренер, докладчик и автор нескольких удостоенных наград книг об инвестициях, личных финансах и управлении проектами, включая On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×