Объединение в каталог

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

С помощью шаблонов Publisher можно создавать краткие каталоги. Для этого достаточно выбрать шаблон каталога и заменить местозаполнители собственными рисунками и ввести нужный текст.

Для создания более объемного каталога можно использовать объединение в каталог. Эту функцию также можно применять для создания указателей, фотоальбомов или других публикаций, каждая страница которых включает один или несколько объектов. Область задач "Объединение в каталог" Microsoft Office предлагает пошаговые инструкции по этому процессу.

В этой статье

Как работает объединения в каталог

Планирование каталог

Создание шаблона

Подключение к источнику данных

Вставка полей слияния

Завершить, печать и сохранение публикации в каталог

Как работает функция объединения в каталог

Объединение в каталог выполняется аналогично слиянию почты. При этом создается шаблон объединения в каталог, который затем объединятся со сведениями, полученными из источника данных, образуя страницы.

Источник данных и шаблон объединения в каталог, составляющие страницу публикации

1. Источник данных со сведениями из записи (например, с наименованиями и описаниями товаров).

2. Шаблон объединения в каталог с областью данных для объединения в каталог, содержащей поля слияния, служащие местозаполнителями для записей.

3. Объединенные страницы, содержащие по несколько записей.

Шаблон объединения в каталог можно сохранить в качестве новой публикации или добавить в конец существующей публикации. Затем можно сохранить его и использовать для создания дополнительных наборов объединенных страниц при любом обновлении сведения в источнике данных.

Подготовка к работе

Следующие советы помогут в создании объединения в каталог.

  • Запускайте объединение в каталог в новой публикации.

  • Ограничьте длину шаблона объединения в каталог одной страницей.

  • Задайте размеры шаблона объединения равными размерам итоговых страниц.

  • Если планируется поместить созданные страницы в конец существующей публикации, убедитесь, что шаблон объединения в каталог совпадает с публикацией по следующим параметрам.

    • размеры страницы (высота и ширина);

    • режим отображения страниц (одна или две страницы);

    • тип публикации (для Интернета или для печати);

    • порядок страниц (слева направо или справа налево).

К началу страницы

Планирование каталога

Перед объединением в каталог определите, какие сведения требуется включить в окончательные страницы.

  • Требуется ли перечислить наименования товаров и цены на них?

  • Нужно ли включить описание каждого товара?

  • Требуется ли изображение каждого товара?

Планирование источника данных

После определения того, какие сведения необходимо включить в каталог, можно создать источник данных для объединения в каталог. Если источник данных уже существует, можно проверить, содержит ли он все нужные сведения.

Область задач "Объединение в каталог" поддерживает различные форматы источников данных. Если источник данных для объединения отсутствует, можно создать его в Publisher. Кроме того, можно создать источник данных на листе Microsoft Office Excel или в таблице Microsoft Office Word.

В поля слияния, которые можно вставлять в шаблон объединения в каталог соответствуют поля данных, включающих в источнике данных.

При настройке источника данных создайте отдельный столбец для каждого типа сведений, например для наименования товара, его инвентарного номера и цены. Каждая строка (запись) соответствует сведениям для одного товара.

Важно : Убедитесь, что источник данных включает поля данных (столбцы) для всех типов данных, которые требуется использовать при объединении. Для некоторых типов источников данных поддерживается изменение данных после их подключения к Publisher, но рекомендуется окончательно определить нужные сведения перед началом объединения.

Если в страницы каталога планируется объединить фотографии, то для каждого файла рисунка необходимо создать столбец для соответствующего путь. Не включайте в источник данных сами рисунки или изображения.

Если планируется создать источник данных в Publisher, это можно сделать после создания шаблона.

К началу страницы

Создание шаблона

Теперь можно создать шаблон объединения в каталог, который представляет собой макет окончательных объединенных страниц. После объединения шаблон используется для создания объединенных страниц, которые можно затем сохранить как новую публикацию или добавить в конец существующей.

Макет шаблона объединения в каталог (размер и ориентация страниц) должен совпадать с макетом объединенных страниц. Кроме того, на нем следует разместить текст и рисунки, которые должны присутствовать на каждой странице окончательной публикации, например фоновое изображение или название компании.

Если планируется добавить объединенные страницы в конец существующей публикации, шаблон объединения в каталог должен соответствовать ей по следующим параметрам.

  • размеры страницы (высота и ширина);

  • режим отображения страниц (одна или две страницы);

  • тип публикации (для Интернета или для печати);

  • порядок страниц (слева направо или справа налево).

Создание шаблона объединения в каталог

  1. Выберите в меню Файл команду Создать.

  2. В области задач Новая публикация выберите пункт Размеры пустых страниц и укажите нужный размер.

    Если планируется опубликовать каталог на веб-узле, выберите пункт Веб-узлы в разделе Размеры пустых страниц и укажите размер, соответствующий нужному разрешению экрана.

  3. Нажмите кнопку Создать.

  4. В меню Файл выберите пункт Параметры страницы.

  5. В диалоговом окне Параметры страницы укажите нужные поля и нажмите кнопку ОК.

  6. В меню Сервис выберите команду Почтовые сообщения и каталоги и пункт Объединение в каталог.

К началу страницы

Подключение к источнику данных

После форматирования страницы шаблона объединения в каталог создайте или найдите нужный источник данных и подключите его с помощью области задач "Объединение в каталог". Выбор параметров зависит от того, требуется ли использовать существующий источник данных либо создать новый список в Publisher.

  1. В области задач Объединение в каталог в разделе Выбор списка товаров выполните одно из указанных ниже действий.

  2. Щелкните ссылку Далее. Создание или выбор списка товаров.

Использование существующего списка

  1. В диалоговом окне Выбор источника данных найдите и выберите нужный источник данных.

    По умолчанию Publisher сохраняет источники данных в папке Мои источники данных. Для поиска источника данных может потребоваться перейти к папке Мои источники данных.

  2. Нажмите кнопку Открыть.

    В зависимости от типа источника данных могут выводиться другие диалоговые окна, в которых необходимо указать определенные сведения. Например, если источником данных является лист Excel с данными, расположенными на нескольких вкладках, требуется выбрать нужную вкладку и нажать кнопку ОК.

Выбор из контактов Outlook

  1. Выполните одно из действий, описанных ниже.

    • В диалоговом окне Выбор контактов выберите нужный список контактов.

    • В диалоговом окне Выбор профиля выберите профиль для контактов.

  2. Нажмите кнопку ОК.

Ввод нового списка

  1. В диалоговом окне Новый список товаров введите сведения для первой записи (товара), которую требуется включить в каталог.

    Если требуется добавить или удалить столбцы (например, если в каталог не нужно включать рисунки), нажмите кнопкуНастройка столбцов и внесите нужные изменения.

  2. После ввода всех данных для первой записи нажмите кнопку Создать запись и введите сведения для следующей записи. Повторяйте это действие до тех пор, пока не будут введены сведения для всех записей, которые требуется включить.

  3. Когда новый список будет готов, нажмите кнопку ОК.

  4. В диалоговом окне Сохранение списка адресов введите имя нового списка и нажмите кнопку Сохранить.

Добавление дополнительных списков

Если в объединении в каталог требуется использовать несколько списков, можно добавить их.

  1. В диалоговом окне Список товаров в разделе Добавление в список товаров выберите одно из значений Выбрать существующий список или Выбрать из контактов Outlook.

Добавление элементов

Если требуется добавить несколько элементов, можно создать их список и объединить его с уже выбранным списком.

  1. В диалоговом окне Список товаров в разделе Добавление в список товаров выберите пункт Ввести новый список.

  2. В диалоговом окне Новый список товаров введите сведения для первой записи (товара), которую требуется включить в каталог.

    Если требуется добавить или удалить столбцы, чтобы обеспечить соответствие другому списку, нажмите кнопкуНастройка столбцов и внесите нужные изменения.

  3. После ввода всех данных для первой записи нажмите кнопку Создать запись и введите сведения для следующей записи. Повторяйте это действие до тех пор, пока не будут введены сведения для всех записей, которые требуется включить.

  4. Когда новый список будет готов, нажмите кнопку ОК.

  5. В диалоговом окне Сохранение списка адресов введите имя нового списка и нажмите кнопку Сохранить.

  6. Новый список автоматически появится в разделе Источники данных диалогового окна Список товаров.

Выбор записей, которые требуется включить в объединение

  1. В диалоговом окне Список товаров выполните одно из указанных ниже действий.

    • Установите флажки рядом с записями, которых следует использовать при объединении, и снимите флажки для остальных записей.

      Если требуется включить небольшое число записей, нажмите кнопку Очистить все и выберите нужные записи.

    • Список можно отфильтровать по определенному критерию, щелкнув стрелку рядом с заголовком нужного столбца и выбрав значение, которое требуется использовать в качестве фильтра.

      • При выборе значения (Пустые) отображаются все записи, в которых соответствующее поле пусто.

      • При выборе значения (Непустые) отображаются все записи, содержащие данные в соответствующем поле.

        Примечание : Если в источнике данных имеются записи, содержащие одинаковые сведения, и в столбце не больше десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенным данным. Например, если источником данных является список продаваемой недвижимости и в списке присутствует несколько записей со значением "Воронеж" в поле "Город", можно выполнить фильтрацию по слову Воронеж.

        В диалоговом окне Список товаров будут показаны только записи, соответствующие условию. Чтобы вновь отобразить все записи, выберите значение (Все).

    • Для сортировки элементов списка щелкните заголовок столбца, по которому требуется отсортировать их. Например, чтобы выполнить сортировку по городу, щелкните заголовок столбца Город.

  2. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в область задач "Объединение в каталог". Выбранные записи будут использоваться при объединении.

  3. Щелкните ссылку Далее. Подготовка публикации.

К началу страницы

Добавление полей слияния

Теперь требуется упорядочить сведения, которые должны выводиться в публикации. Чтобы создать макет страницы, добавьте поля объединения в область данных для объединения в каталог. Каждое поле объединения представляет столбец в источнике данных, а в области данных для объединения в каталог показывается, как будут отображаться сведения одной записи.

Настройте область данных для объединения в каталог и укажите, сколько раз она будет повторяться на каждой странице. Например, можно отобразить четыре элемента на каждой странице. Все они будут иметь одинаковый вид, который зависит от настройки области данных для объединения в каталог. Можно настроить размер каждого элемента, а также изменить размер области данных для объединения в каталог.

Если поля объединения добавляются вне области данных для объединения в каталог, они не будут повторяться после объединения.

Вставка полей объединения в область данных для объединения в каталог

  • В области задач Объединение в каталог в разделе "Подготовка публикации" щелкните первое поле объединения, которое требуется вставить.

  • В области данных для объединения в каталог выберите поле слияния и измените его положение или размер, как указано ниже.

    • Чтобы переместить поле слияния, наведите указатель мыши на поле слияния указатель, чтобы Указатель перемещения Переместите указатель мыши принял и перетащите поле слияния в новое место.

    • Чтобы изменить размер поля слияния, наведите указатель мыши на один из маркеров на текстового поля или рамки рисунка, чтобы Изменить размер указателя Перемещение линейки указатель принял, а затем перетащите указатель мыши до текст или рамку рисунка является нужного размера.

  • Щелкните вне поля объединения, чтобы отменить его выделение.

  • Повторяйте действия 1—3 для добавления всех нужных полей из источника данных.

    Если при вставке нового поля объединения выбрано ранее вставленное поле, Publisher вставит поле в уже существующее.

Форматирование полей объединения

Чтобы отформатировать объединенные данные каталога, отформатируйте поля объединения в шаблоне объединения в каталог.

  1. Выделите в шаблоне объединения в каталог поля, содержащие данные, которые требуется форматировать, включая окружающие знаки («« »»).

  2. В меню Формат выберите команду Шрифт и установите требуемые параметры.

Изменение размеров или положения области данных для объединения в каталог

Если отформатированные поля объединения не помещаются в область данных для объединения в каталог, можно изменить ее размер.

При увеличении размера может потребоваться включить меньше элементов (записей) в каждую страницу.

  1. Щелчком мыши выделите Область данных для объединения в каталог.

  2. Наведите указатель мыши на один из маркеров на Область объединение в каталог и перетащите указатель мыши.

  3. Укажите, сколько элементов должны выводиться на каждой странице. Для этого введите нужное число элементов по вертикали и горизонтали на панели инструментов Макет объединения в каталог.

Просмотр шаблона и завершение процедуры объединения

  1. Введите текст, который должен отображаться рядом с данными из источника данных. Например, вставьте символ валюты рядом с полем слияния «Цена».

  2. В окне Предварительный просмотр страницы используйте стрелки для просмотра всех объединенных страниц.

    Чтобы отменить включение элемента, щелкните соответствующую область данных для объединения в каталоге и выберите пункт Исключить этот элемент в области задач Объединение в каталог.

  3. Чтобы продолжить, щелкните ссылку Далее. Создание объединенных публикаций.

К началу страницы

Завершение работы, печать и сохранение публикации

Чтобы завершить объединение, выполните одно из трех действий.

  • Можно напечатать объединенную публикацию напрямую.

  • Можно создать и напечатать новую публикацию, которая содержит объединенное содержимое. Такую публикацию можно менять точно так же, как любую другую публикацию в Publisher.

  • Можно добавить объединенное содержимое в существующую публикацию.

Чтобы добавить в публикацию переднюю и заднюю обложки или другие страницы, необходимо создать новую публикацию или добавить содержимое в существующую публикацию.

Печать объединенной публикации

  • В области задач Объединение в каталог щелкните ссылку Печать.

    Объединенные страницы будут напечатаны

Объединение с новой публикацией

Если требуется изменить объединенные страницы, сохранить их для последующего использования или напечатать их позднее, можно собрать и сохранить их в виде новой объединенной публикации, которая содержит сами данные, например наименования товаров и цены, а не поля объединения.

  • В области задач Объединение в каталог щелкните ссылку Слияние в новую публикацию.

    Будет создана новая публикация, которую можно сохранить и изменить. Кроме того, к ней можно добавить переднюю и заднюю обложку.

    Если планируется распечатать каталог в виде брошюры, убедитесь, что общее число страниц кратно четырем.

  • В области задач Объединение в каталог щелкните ссылку Сохранение публикации.

  • В поле Имя файла введите имя новой публикации, а затем нажмите кнопку Сохранить.

  • При необходимости сохраните изменения, внесенные в шаблон объединения в каталог. Его можно использовать еще раз для создания дополнительных объединенных страниц при обновлении сведений в источнике данных.

Добавление в существующую публикацию

Если уже существует отдельная публикация с обложками или требуется включить каталог в конец более длинной публикации, можно непосредственно добавить в них объединенное содержимое.

Перед тем как добавить объединенные страницы в конец существующей публикации, убедитесь, что шаблон объединения в каталог соответствует ей по следующим параметрам:

  • размеры страницы (высота и ширина);

  • режим отображения страниц (одна или две страницы);

  • тип публикации (для Интернета или для печати);

  • порядок страниц (слева направо или справа налево).

Примечание : В Publisher невозможно добавить объединенные страницы к открытой публикации. При работе над публикацией, к которой нужно добавить страницы, необходимо сохранить и закрыть эту публикацию перед объединением.

  1. В области задач Объединение в каталог щелкните ссылку Добавить в публикацию. В диалоговом окне Открыть публикацию укажите публикацию, к которой требуется добавить объединенные страницы, и нажмите кнопкуОткрыть.

    Программа Publisher добавит объединенные страницы в конец существующей публикации.

    Чтобы изменить порядок страниц в обновленной публикации, щелкните страницу в сортировщике страниц и перетащите ее на требуемое место.

  2. В меню Файл существующей публикации выберите команду Сохранить, чтобы сохранить обновления.

  3. При необходимости сохраните изменения, внесенные в шаблон объединения в каталог. Его можно использовать еще раз для создания дополнительных объединенных страниц при обновлении сведений в источнике данных.

Печать и сохранение публикации

Чтобы напечатать новую публикацию или существующую публикацию, к которой был добавлен объединенный каталог, выберите команду Печать в меню Файл.

Печать публикации в виде брошюры

  1. В меню Файл выберите пункт Параметры страницы.

  2. В разделе Направляющие полей нажмите кнопку Дополнительно.

  3. В списке Тип макета выберите значение Брошюра.

  4. В области Страница задайте параметры Ширина и Высота в соответствии с исходными размерами публикации.

    Если не настроить ширину и высоту страницы, Publisher поместит две страницы брошюры на одной исходной странице, и каталог не поместится в документе.

Сохранение шаблона для повторного использования

Рекомендуется сохранить шаблон объединения в каталог, чтобы впоследствии создавать на его основе другие наборы объединенных страниц при обновлении информации в источнике данных. Для этого выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте публикацию с объединением в каталог.

  2. В меню Файл выберите команду Сохранить.

  3. Присвойте публикации имя и нажмите кнопку Сохранить.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×