Объединение в каталог

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В приложении Publisher имеется возможность подключения к источнику данных, такому как база данных, таблица или даже текстовый файл, для создания на их основе каталога товаров или услуг. Функцию объединения в каталог также можно использовать для создания указателей, фотоальбомов или других публикаций, каждая страница которых включает один или несколько объектов.

Как работает функция объединения в каталог

Планирование каталога

Создание шаблона публикации

Подключение к источнику данных

Вставка полей объединения

Завершить, печать и сохранение публикации в каталог

Принципы объединения в каталог

Объединение в каталог выполняется аналогично слиянию почты. При этом создается шаблон публикации объединения в каталог, который затем объединяется со сведениями, полученными из источника данных, образуя объединенные страницы.

Источник данных в сочетании с шаблоном объединения образуют страницы каталога

1 источник данных со сведениями о записи, например имена и описания элементов.

2 каталога слияния публикации шаблона с области объединения в каталог и объединение полей, которые являются местозаполнителями для записей.

3 Resulting объединенных страниц, отображение нескольких записей на каждой странице.

Шаблон объединения в каталог можно сохранить в качестве новой публикации или добавить в конец существующей публикации. Затем можно сохранить его и использовать для создания дополнительных наборов объединенных страниц при любом обновлении сведения в источнике данных.

Подготовка

При объединении в каталог используйте предложенные ниже советы.

  • Запускайте объединение в каталог в новой публикации.

  • Кроме таких страниц, как обложка, содержание и формы заказа, добавьте одну страницу для полей объединения, даже если после создания объединенного документа каталог, вероятно, будет состоять из нескольких страниц.

  • Используйте одинаковые размеры страницы для шаблона объединения и итоговых страниц.

  • Если планируется поместить созданные страницы в конец существующей публикации, убедитесь, что шаблон объединения в каталог совпадает с публикацией по следующим параметрам:

    • размеры страницы (высота и ширина);

    • режим отображения страниц (одна или две страницы);

    • тип публикации (для Интернета или для печати);

    • порядок страниц (слева направо или справа налево).

К началу страницы

Планирование каталога

Перед объединением в каталог определите, какие сведения требуется включить в окончательные страницы.

  • Требуется ли перечислить наименования товаров и цены на них?

  • Нужно ли включить описание каждого товара?

  • Требуется ли изображение каждого товара?

Планирование источника данных

После определения того, какие сведения необходимо включить в каталог, можно создать источник данных для объединения в каталог. Если источник данных уже существует, можно проверить, содержит ли он все нужные сведения.

Функция объединения в каталог приложения Publisher поддерживает различные форматы источников данных. Если источник данных для объединения отсутствует, можно создать его в Publisher. Кроме того, можно создать источник данных на листе Microsoft Office Excel или в таблице Microsoft Office Word.

Поля данных, вставляемые в источник данных, соответствуют полям объединения, которые вставляются в шаблон объединения в каталог.

При настройке источника данных создайте отдельный столбец для каждого типа сведений, например для наименования товара, его инвентарного номера и цены. Каждая строка (запись) соответствует сведениям для одного товара.

Важные  Убедитесь в том, что источник данных включает поле данных, или столбец, для каждого типа данных, которые будут слияния. В зависимости от типа источника данных можно внести в него изменения в данные после подключения к ней в приложении Publisher, но лучше последние штрихи информацию перед началом.

Если в страницы каталога планируется объединить фотографии, то для каждого файла рисунка необходимо создать столбец для соответствующего путь. Не включайте в источник данных сами рисунки или изображения.

Если планируется создать источник данных в приложении Publisher, это можно сделать после создания шаблона публикации.

К началу страницы

Создание шаблона публикации

Теперь можно создать шаблон публикации объединения в каталог, который представляет собой макет окончательных объединенных страниц. После объединения этот шаблон используется для создания объединенных страниц, которые можно затем сохранить как новую публикацию или добавить в конец существующей.

Макет шаблона объединения в каталог (размер и ориентация страниц) должен совпадать с макетом объединенных страниц. Кроме того, на нем размещают текст и рисунки, которые должны присутствовать на каждой странице окончательной публикации, например фоновое изображение или название и номер телефона организации. Эти элементы шаблона объединения лучше всего добавлять с помощью главной страницы.

Если планируется добавить объединенные страницы в конец существующей публикации, шаблон объединения в каталог должен соответствовать ей по следующим параметрам:

  • размеры страницы (высота и ширина);

  • режим отображения страниц (одна или две страницы);

  • тип публикации (для Интернета или для печати);

  • порядок страниц (слева направо или справа налево).

Создание шаблона объединения в каталог

  1. Выберите подходящий шаблон публикации для каталога.

  2. На вкладке "Вставка" нажмите кнопку страницы каталога.
    Запуск объединения страниц в каталог

  3. По умолчанию область объединение в каталог будут созданы страницы каталога и на ленте появится вкладка работа с каталога. В настоящее время можно разместить Область объединение в каталогкак его на странице и добавьте любой текст или изображения, которые должны отображаться на каждой странице каталоге. Чем меньше области объединения, дополнительные каталога, которые можно выполнить слияние элементов на страницу. Например области объединения 2 "x 2" будут повторяться чем область слияния 4 "x 4" еще раз. Не обращайте внимание на получение точно вправо, как можно вернуться назад и изменять эти элементы в любой момент.

    Совет.  Не настроить область объединения в каталог в данный момент, подождите, пока пора Вставка поля слияния и воспользуйтесь одним из готовых оформлений из коллекции макет.

К началу страницы

Подключение к источнику данных

После форматирования страницы шаблона объединения в каталог создайте или найдите нужный источник данных и подключите его. Выбор зависит от того, планируется ли использовать существующий источник данных либо создать новый список в Publisher.

  1. На вкладке Инструменты каталога выберите пункт Добавить список и выполните одно из указанных ниже действий.

    • Выберите пункт Ввести новый список, если требуется создать источник данных для объединения.

    • Выберите пункт Использовать существующий список, если нужный источник данных уже существует.

    • Выберите пункт Выбрать из контактов Outlook, если нужно создать каталог контактов.

Ввод нового списка

  1. В диалоговом окне Новый список товаров введите сведения для первой записи (товара), которую требуется включить в каталог.

    Если требуется добавить или удалить столбцы (например, если в каталог не нужно включать рисунки), нажмите кнопкуНастройка столбцов и внесите нужные изменения.

  2. После ввода всех данных для первой записи нажмите кнопку Создать запись и введите сведения для следующей записи. Повторяйте это действие до тех пор, пока не будут введены сведения для всех записей, которые требуется включить.

  3. Когда новый список будет готов, нажмите кнопку ОК.

  4. В диалоговом окне Сохранение списка адресов введите имя нового списка и нажмите кнопку Сохранить.

Использование существующего списка

  1. В диалоговом окне Выбор источника данных найдите и выберите нужный источник данных.

    По умолчанию Publisher сохраняет источники данных в папке Мои источники данных. Для поиска источника данных может потребоваться перейти к папке Мои источники данных.

  2. Нажмите кнопку Открыть.

    В зависимости от типа источника данных могут выводиться другие диалоговые окна, в которых необходимо указать определенные сведения. Например, если источником данных является лист Excel с данными, расположенными на нескольких вкладках, требуется выбрать нужную вкладку и нажать кнопку ОК.

Выбор из контактов Outlook

  1. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • В диалоговом окне Выбор контактов выберите нужный список контактов.

    • В диалоговом окне Выбор профиля выберите профиль для контактов.

  2. Нажмите кнопку "ОК".

Добавление дополнительных списков

Если в объединении в каталог требуется использовать несколько списков, можно добавить их.

  1. Нажмите кнопку Изменить список и в списке продуктов слияния каталога в разделе добавить в список продуктов, нажмите кнопку Выбрать существующий список, выбрать из контактов Outlook или ввести новый список.
    Publisher предложит вам устранить несоответствия между полями в различных списках источника, открыв поле Добавить в список товаров.

  2. В диалоговом окне Добавление в список товаров выделите поле, которое не отмечено в столбце Сопоставлено, выберите поле, которому оно должно соответствовать в списке Поля списка товаров и сопоставленные им поля, а затем нажмите кнопку Сопоставить.

  3. В диалоговом окне Составление поля убедитесь, что выбранное поле есть в списке Поле списка товаров, либо выберите другое поле, а затем нажмите кнопку ОК.

  4. Если вам нужно добавить новое поле в список получателей, чтобы обеспечить соответствие, выберите поле, которое вы хотите добавить в новом списке (левого списка в поле Добавить в список получателей), нажмите кнопку Добавить и нажмите кнопку ОК.
    Поля добавляются отображаются в разделе новые поля для добавления в список получателей

Выбор записей, которые требуется включить в объединение

  1. Нажмите кнопку Изменить список.

  2. В диалоговом окне Список товаров выполните одно из указанных ниже действий.

    • Установите флажки рядом с записями, которых следует использовать при объединении, и снимите флажки для остальных записей.

      Совет.  Если вы хотите включить только несколько записей в списке, нажмите кнопку Очистить все, затем выберите нужные записи.

    • Список можно отфильтровать по определенному критерию, щелкнув стрелку рядом с заголовком нужного столбца и выбрав значение, которое требуется использовать в качестве фильтра.

      • (Пустые) отображает все записи, в которых соответствующее поле является пустым.

      • (Непустые) — отображение всех записей с соответствующим непустым полем.

        Примечание  Если источник данных содержит записей, использующих те же данные, а есть более десяти уникальных значений в столбце, можно выполнить фильтрацию по нужной информации. Например если источником данных является список свойств для продажи и существует несколько записей списка слову Воронеж как город и место, можно выполнить фильтрацию по слову Воронеж.

        В диалоговом окне Список товаров будут показаны только записи, соответствующие условию. Чтобы вновь отобразить все записи, выберите значение (Все).

    • Для сортировки элементов списка щелкните заголовок столбца, по которому требуется отсортировать их. Например, чтобы выполнить сортировку по городу, щелкните заголовок столбца Город.

  3. Нажмите кнопку "ОК".

К началу страницы

Вставка полей объединения

Теперь требуется упорядочить сведения, которые должны выводиться в публикации. Чтобы создать макет страницы, добавьте поля объединения в область данных для объединения в каталог. Каждое поле объединения представляет столбец в источнике данных, а в области данных для объединения в каталог показывается, как будут отображаться сведения одной записи.

Настройте область данных для объединения в каталог и укажите, сколько раз она будет повторяться на каждой странице. Например, можно отобразить четыре элемента на каждой странице. Все они будут иметь одинаковый вид, который зависит от настройки области данных для объединения в каталог. Можно настроить размер каждого элемента, а также изменить размер области данных для объединения в каталог.

Важные   Вставка поля слияния за пределами области объединения в каталог, не будет повторяться после завершения слияния.

Выбор макета области данных для объединения в каталог

  1. В группе "Макет" выполните одно из указанных ниже действий.

    • Выберите один из коллекции готовое конструктор.
      Варианты макета объединения в каталог

    • Выберите количество строк и столбцов на каждой странице в строках и столбцах раскрывающегося списка.
      Строки и столбцы макета страницы каталога

Вставка текстовых полей в область данных для объединения в каталог

  1. Нажмите кнопку текстовое поле и щелкните первое поле слияния, который вы хотите вставить.
    Вставка текстовых полей при объединении в каталог

  2. В области данных для объединения в каталог выберите поле слияния и измените его положение или размер, как указано ниже.

    • Чтобы переместить поле объединения, наведите на него указатель мыши; когда появится указатель перемещения Указатель перемещения , перетащите поле в нужное место.

    • Чтобы изменить размер поля слияния, поместите указатель мыши на один из маркеров изменения размера текстового поля или рамки рисунка, чтобы указатель изменения размера Указатели линейки перемещения указатель мыши принял, а затем перетащите указатель мыши до текст или рамку рисунка является нужного размера.

  3. Щелкните вне поля объединения, чтобы отменить его выделение.

  4. Повторяйте действия 1—3 для добавления всех нужных полей из источника данных.

Важные   Поля вставляются в текущей позиции курсора (вставки точки мигающего курсора). Если нет точки вставки, создается новое текстовое поле и поле слияния помещается в это новое текстовое поле.

Форматирование текстовых полей объединения

Чтобы отформатировать объединенные данные каталога, отформатируйте поля объединения в шаблоне объединения в каталог. С этими полями можно работать так же, как с любой надписью. В них можно включить необъединенный текст и форматирование, а также объединенные объекты.

  1. Выделите в шаблоне объединения в каталог поля, содержащие данные, которые требуется отформатировать, включая окружающие их знаки «« »».

  2. На вкладке Работа с надписями выберите нужные параметры.

Вставка полей рисунка в область данных для объединения в каталог

  1. Нажмите кнопку Поле рисунка и щелкните первое поле объединения, которое требуется вставить.

  2. В области данных для объединения в каталог выберите поле слияния и измените его положение или размер, как указано ниже.

    • Чтобы переместить поле объединения, наведите на него указатель мыши; когда появится указатель перемещения Курсор перемещения , перетащите поле в нужное место.

    • Чтобы изменить размер поля слияния, поместите указатель мыши на один из маркеров на текстового поля или рамки рисунка, чтобы указатель изменения размера Указатель для изменения размера указатель мыши принял, а затем перетащите указатель мыши до текст или рамку рисунка является нужного размера.

  3. Щелкните вне поля объединения, чтобы отменить его выделение.

  4. Повторяйте действия 1—3 для добавления всех нужных полей из источника данных.

Важные   Поля вставляются в текущей позиции курсора (вставки точки мигающего курсора). Если нет точки вставки, создается новое текстовое поле и поле слияния помещается в это новое текстовое поле.

Изменение размеров или положения области данных для объединения в каталог

Если отформатированные поля объединения не помещаются в область данных для объединения в каталог, можно изменить ее размер.

Примечание  Если увеличить размер, возможно, потребуется наименьших элементов меньше или записей, на каждой странице.

  1. Выберите область данных для объединения в каталог.

  2. Наведите указатель мыши на один из маркеров области данных для объединения в каталог и перетащите его.

  3. Укажите, сколько элементов должны выводиться на каждой странице. Для этого введите нужное число элементов по вертикали и горизонтали на панели инструментов Макет объединения в каталог.

Просмотр шаблона и завершение процедуры объединения

  1. Нажмите кнопку Просмотр результатов.

  2. Щелкните стрелки, чтобы просмотреть каждую страницу объединенных данных.
    Группа предварительного просмотра каталога

    Чтобы исключить какой-либо товар, щелкните его и нажмите кнопку Исключить запись в группе Предварительный просмотр страницы.

К началу страницы

Завершение работы, печать и сохранение публикации

Чтобы завершить объединение, выполните одно из трех действий.

  • Можно напечатать объединенную публикацию напрямую.

  • Можно создать и напечатать новую публикацию, которая содержит объединенное содержимое. Такую публикацию можно менять точно так же, как любую другую публикацию в Publisher.

Совет.  Если вы хотите включить несколько объединения в каталог в публикации, необходимо создать новую публикацию для объединенных страниц как может быть только один набор каталог страниц в публикации.

  • Можно добавить объединенное содержимое в существующую публикацию.

Чтобы добавить в публикацию переднюю и заднюю обложки или другие страницы, необходимо создать новую публикацию или добавить содержимое в существующую публикацию.

Объединение с новой публикацией

Если требуется изменить объединенные страницы, сохранить их для последующего использования или напечатать их позднее, можно собрать и сохранить их в виде новой объединенной публикации, которая содержит сами данные, например наименования товаров и цены, а не поля объединения.

  1. В группе объединение щелкните объединить создать.
    Объединение в каталог в новую публикацию
    publisher создает новую публикацию, можно сохранить и изменить. Можно даже добавить передний план и обратно титульные страницы.
    Примечание Если вы планируете печатать каталог как брошюру, убедитесь, что общее количество страниц кратно 4.

  2. В области задач Объединение в каталог щелкните ссылку Сохранение публикации.

  3. В поле Имя файла введите имя новой публикации, а затем нажмите кнопку Сохранить.

  4. При необходимости также сохраните изменения, внесенные в шаблон объединения в каталог. Его можно использовать еще раз для создания дополнительных объединенных страниц при обновлении сведений в источнике данных.

Добавление в существующую публикацию

Если уже существует отдельная публикация с обложками или требуется включить каталог в конец более длинной публикации, можно непосредственно добавить в них объединенное содержимое.

Перед тем как добавить объединенные страницы в конец существующей публикации, убедитесь, что шаблон объединения в каталог соответствует ей по следующим параметрам:

  • размеры страницы (высота и ширина);

  • режим отображения страниц (одна или две страницы);

  • тип публикации (для Интернета или для печати);

  • порядок страниц (слева направо или справа налево).

Примечание  Чтобы открыть публикацию Publisher невозможно добавить объединенные страницы. Если вы работаете над публикацией, к которому вы хотите объединить, убедитесь, что вы сохраните и закройте ее перед завершением слияния.

  1. В группе объединение щелкните Добавить к существующему.
    Объединение в каталог в существующую публикацию

  2. В диалоговом окне Открыть публикацию укажите публикацию, к которой требуется добавить объединенные страницы, и нажмите кнопкуОткрыть.

    Объединенные страницы будут добавлены в конец существующей публикации.

    Совет.  Чтобы изменить порядок страниц в обновленной публикации, щелкните любую страницу, которую требуется переместить в области переходов страницы и перетащите ее в нужное место, который вы хотите.

  3. В существующей публикации нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить обновления.

  4. При необходимости также сохраните изменения, внесенные в шаблон объединения в каталог. Его можно использовать еще раз для создания дополнительных объединенных страниц при обновлении сведений в источнике данных.

Печать объединенной публикации

  • В группе объединение нажмите кнопку Печать.
    Объединение в каталог с выводом на печать

    Страница, выводимая на печать, будет открыта в представлении BackStage.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×