Общий доступ к данным посредством общих папок

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Для использования этой функции необходима учетная запись Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 или Exchange Server 2007. Большинство личных учетных записей электронной почты не используют Microsoft Exchange. Дополнительные сведения об учетных записях Microsoft Exchange и определении версии Exchange, к которой подключается учетная запись, см. по ссылкам в разделе "См. также".

Общие папки — это функция Microsoft Exchange, которая позволяет собирать, упорядочивать и обмена информацией с другими пользователями в организации. Как правило общедоступные папки используются проектных групп или группы пользователей для совместного использования информации на общую область выплаты. При подключении к серверу Exchange server, папки с надписью «Общие папки» отображаются Microsoft Outlook  Cписок папок в Область навигации. Вы можете управлять эти папки из Outlook. Общие папки могут содержать элементы папок Microsoft Outlook, таких как сообщения, встречи, контакты, задачи, записи дневника, заметки, формы, файлы и новостями любого типа. Можно также добавить ярлык любой общей папки в папку "Избранное" в разделе Общие папки.

С общими папками могут выполняться следующие операции.

Запись сведений на электронную доску объявлений

  • Электронная доска объявлений позволяет участвовать в обсуждениях в оперативном режиме. Каждая тема может храниться в отдельной папке с определенными правами доступа.

  • Электронные доски объявлений могут быть неуправляемыми. Такие доски аналогичны группам новостей Интернета, в которых чтение и размещение сведений разрешено всем пользователям.

  • Управление электронными досками объявлений осуществляется назначаемым ведущим, который получает элементы от пользователей и решает, какие из них могут быть помещены на доске объявлений.

  • Существуют следующие способы работы со сведениями, помещенными на доске объявлений.

    • В ходе обсуждения в общую папку помещается ответ, читаемый всеми членами группы.

    • Для адресации ответа только некоторым членам группы можно дать непосредственный ответ пользователю, поместившему сведения в папку, или переслать внесенные данные выбранным получателям.

    • Чтобы общая папка могла быть использована как электронная доска объявлений, она должна поддерживать хранение почтовых сообщений.

Совместное использование календаря, списка контактов или списка задач Microsoft Outlook

  • Совместное использование календаря позволяет отслеживать касающиеся группы собрания, события, праздники, отпуска и сроки по проектам.

  • Совместное использование списка контактов обеспечивает доступность для всей группы таких сведений о контактах, как имена, должности, адреса, номера телефонов.

  • Совместное использование списка задач позволяет отслеживать участие каждого члена группы в работе над проектом.

Открытие общего доступа к файлам

  • Открытие файла в общей папке позволяет читать и обновлять его, а также быстро просматривать ряд файлов.

  • С помощью проводника Windows существующий файл, созданный в другой программе, может быть скопирован в общую папку. При этом нет необходимости открывать программу, в которой создан файл.

  • Помещение файла в общую папку возможно без завершения работы программы, в которой был создан файл. Например, в общую папку может быть помещен ежеквартальный отчет о продажах, обновленный в рабочей книге Microsoft Office Excel, что позволит членам группы быстро ознакомиться с последними сведениями.

Чтобы открыть общий доступ к файлам, которые часто просматриваются и обновляются другими пользователями, необходимо, чтобы на компьютере была установлена программа, в которой файл был сохранен. При копировании файла в общую папку из проводника Windows или его помещении туда из открытого приложения Microsoft Office исходный файл остается на старом месте. Изменения, внесенные в скопированный или помещенный файл в общей папке, не затрагивают исходный файл.

Определение доступа к папке с помощью прав доступа

  • Права доступа к общим папкам обычно определяются администратором или членом организации, являющимся владельцем папки, посвященной какому-либо проекту или какой-либо теме.

  • В папках, в которых имеются права доступа, обычно допускается чтение и добавление элементов, однако удаляться могут только элементы, созданные вами.

  • При наличии необходимых прав доступа вы можете создать свою общую папку и предоставить другим право на ее использование.

  • Владелец общей папки может применять в ней личные представления, формы, специальные поля и правила. Может быть указано конкретное представление, которое должно отображаться при первом открытии папки другими пользователями.

  • Даже если права на внесение каких-либо изменений в папке отсутствуют, имеется возможность сохранить личное представление общей папки, отвечающее вашим требованиям. После сохранения личного представления общей папки это представление всегда может быть использовано.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×