Общие сведения о Microsoft Office Access 2007

Благодаря пользовательскому интерфейсу Microsoft Office Fluent и интерактивным возможностям, не требующим глубоких знаний базы данных, приложение Microsoft Office Access 2007 помогает с легкостью отслеживать данные и составлять отчеты. Начните создание базы данных с готовых приложений, которые можно изменять или приспосабливать к изменяющимся потребностям организации. Осуществляйте сбор данных через формы в сообщениях электронной почты или импортируйте данные из внешних приложений. Создавайте подробные отчеты, редактируйте их, а также сортируйте, фильтруйте и группируйте данные таким способом, чтобы вам было удобно принимать взвешенные решения. Предоставляйте общий доступ к данным, переместив файлы Office Access 2007 на веб-сайт служб Windows SharePoint. Здесь вы сможете проверять журнал изменений, восстанавливать удаленные данные, задавать разрешения на доступ к данным и создавать резервные копии данных через регулярные промежутки времени.

Добро пожаловать

В приложении Office Access 2007 содержится библиотека с готовыми предложениями баз данных для быстрого начала работы.

В этой статье

Средства для быстрого отслеживания данных

Создание и настройка понятных отчетов.

Совместное использование собранных сведений с другими пользователями.

Аудит конфиденциальных сведений и управление ими

Средства для быстрого отслеживания данных

Благодаря высокопроизводительным функциям приложения Office Access 2007 вы можете немедленно начать работу в любое время.

  • Готовые решения.    В новом окне начала работы предложено достаточно большое количество готовых баз данных. Эти приложения можно использовать сразу после установки для отслеживания контактов, событий, неполадок, активов, задач и других данных. Их можно также использовать как шаблоны, изменять и настраивать в зависимости от типа данных, которые требуется отслеживать, или способа их отслеживания. Другие шаблоны приложения, которые станут доступны на веб-сайте Microsoft Office Online, также появятся в окне начала работы.

  • Пользовательский интерфейс Office Fluent.    Обновленный интерфейс приложения Office Access 2007 предлагает простые способы создания и изменения приложений для отслеживания и упрощает работу с ними (готовые базы данных Access). Пользовательский интерфейс Office Fluent является контекстно-зависимым и оптимизирован для эффективной и удобной работы. В новом интерфейсе предложено около 1000 доступных команд, но для удобства пользователям отображаются только те команды, которые связаны с выполняемой в данный момент задачей. Благодаря обновленному представлению окон с вкладками, новой строке состояния, полосам прокрутки и заголовку окна, приложения, созданные на основе Office Access 2007, выглядят очень современно.

  • Улучшенная навигация.    Новая область навигации обеспечивает полное представление таблиц, форм, запросов и отчетов. Можно даже создать пользовательские группы для упорядочения и просмотра всех форм и отчетов, связанных с отдельной таблицей.

  • Быстрое создание таблиц.    В приложении Office Access 2007 теперь легко создавать и настраивать таблицы непосредственно в режиме таблицы. Вводите данные в ячейки точно так же, как в приложении Microsoft Office Excel. При вводе нового значения Office Access 2007 автоматически добавляет новое поле и определяет тип данных (например, дату, число или текст). Можно даже вставить таблицы Excel в новую таблицу, и Office Access 2007 построит все поля и распознает типы данных автоматически.

  • Импорт записей контактов из Microsoft Office Outlook 2007.    В приложении Office Access 2007 упрощается обмен отдельными записями контактов Access с приложением Office Outlook 2007. Можно импортировать запись контакта Outlook в приложение Office Access 2007; также можно экспортировать запись контакта из Office Access 2007 и сохранить ее как контакт в Office Outlook 2007.

Список контактов Outlook

В Office Access 2007 предоставляется обновленный пользовательский интерфейс Office Fluent и тесная интеграция с контактами Outlook.

  • Фильтрация и сортировка данных.    В приложении Office Access 2007 упрощен процесс фильтрации данных для быстрого решения деловых вопросов. Для типов данных «текст», «число» и «дата» доступны различные параметры фильтрации. Например, с помощью новых параметров можно отфильтровать все записи в столбцах даты по группам «Сегодня», «Вчера», «На прошлой неделе», «В прошлом месяце», «В будущем», «В прошлом» и т. д. Принцип фильтрации в приложениях Office Excel 2007 и Office Access 2007 одинаков, поэтому нет необходимости в изучении новых способов поиска необходимой информации.

Access

В приложении Office Access 2007 упрощен процесс фильтрации данных для быстрого решения деловых вопросов.

  • Работа с полями, содержащими несколько значений.    В приложении Office Access 2007 обеспечивается поддержка сложных типов данных, поэтому можно создавать столбцы, одновременно допускающие запись нескольких значений в ячейку. Например, если задача назначена нескольким пользователям, можно включить их имена в ячейку. Технология служб Windows SharePoint совместима со сложными типами данных, чтобы обеспечить симметрию данных между локальными хранилищами данных и хранилищами в Интернете.

  • Присоединение документов и файлов к базе данных.    Теперь ваши приложения могут содержать более интересные и полезные сведения, чем прежде. Чтобы сделать отдельные записи в хранилище данных более информативными, можно присоединить к ним файлы, например фотографии, документы или электронные таблицы. Если при сохранении не используется сжатый формат файлов, в Office Access 2007 сжатие выполняется автоматически, освобождая место на жестком диске.

  • Создание интерактивных форм.    Приложение Office Access 2007 имеет интерфейс создания форм в режиме точного отображения (WYSIWYG). Можно создавать и изменять макет формы в режиме реального времени с возможностью предварительного просмотра. С помощью интерфейса точного отображения можно очень быстро создавать формы, затрачивая меньше времени на конструирование и форматирование.

  • Форматированный текст.    Полужирный шрифт? Курсив? Замечательно. Office Access 2007 обеспечивает поддержку форматированного текста табличных данных.

Редактирование форм в Office Access 2007

Изменение форм в приложении Office Access 2007 в интерактивном режиме конструктора осуществляется с помощью режима точного отображения.

К началу страницы

Создание и настройка понятных отчетов

Используйте приложение Office Access 2007, чтобы упорядочить данные и создать понятные отчеты, которые помогут принять взвешенные решения.

  • Изменение отчетов в интерактивном режиме конструктора.    С помощью новых функциональных возможностей приложения Office Access 2007 можно наблюдать за появлением данных в отчете в процессе его создания. Используя новый интерфейс точного отображения, можно манипулировать макетом отчета напрямую во время просмотра данных в конструкторе отчетов. Поэтому нет необходимости запускать отчет, чтобы просмотреть, как он будет выглядеть на странице. Таким образом, вы легко можете создавать четкие и понятные отчеты и экономить время.

  • Интерактивный обзор отчетов.    Новый режим обзора отчетов делает пользовательские отчеты более доступными. Используйте сочетание клавиш CTRL+F для поиска записей, копирования данных в другие приложения и доступа к подробным отчетам для изменения данных. С помощью новых возможностей фильтрации можно получить более точные сведения для принятия решений.

  • Группирование данных в отчетах.    Улучшенная область группировки обеспечивает четкое отображение группировок данных, поэтому можно просматривать изменения в процессе внесения их в отчеты. Можно легко добавлять итоги, промежуточные итоги, подсчеты и другие элементы, которые помогают анализировать данные. Также можно группировать сведения в одном или нескольких слоях и добавлять промежуточные итоги.

Редактирование отчетов в Office Access 2007

Функция изменения отчетов в приложении Office Access 2007 упрощает группировку и редактирование в интерактивном режиме конструктора.

К началу страницы

Совместное использование собранных сведений с другими пользователями

Приложение Office Access 2007 упрощает процесс сбора сведений и позволяет предоставлять к ним доступ другим пользователям, обеспечивая более высокий уровень безопасности и увеличив гибкость.

  • Сбор данных с помощью приложения Office Outlook 2007.    В приложении Office Access 2007 упрощается процесс сбора данных из других источников. Форма для сбора данных создается автоматически в формате Microsoft Office InfoPath 2007 или HTML в теле сообщения электронной почты. Такую форму можно отправить получателям по адресам электронной почты из списка контактов Outlook или Access. Приложение Office Outlook 2007 обрабатывает входящие формы и сохраняет данные в хранилище данных Office Access 2007, мгновенно обновляя данные в приложении отслеживания без необходимости повторного ввода.

Сбор сведений с помощью InfoPath

Сбор данных из других источников по электронной почте с помощью форм InfoPath (или HTML), созданных в приложении Office Access 2007.

  • Сотрудничество через Интернет со службами Windows SharePoint.    Веб-сайты на основе служб Windows SharePoint предоставляют площадку, которую группа может использовать для связи, обмена документами и совместной работы над проектом. С помощью приложения Office Access 2007 можно публиковать файлы Access в библиотеки или перемещать приложение в службы Windows SharePoint, перемещать данные и внешнюю базу данных на сервер, чтобы группа могла легко работать с ней через браузер. Формы и отчеты можно просматривать, обновлять или удалять на веб-сайте служб Windows SharePoint напрямую согласно установленным разрешениям.

  • Отслеживание списков служб Windows SharePoint с помощью приложения Office Access 2007.    Для расширения возможностей можно отслеживать сведения в списках служб Windows SharePoint, используя клиент приложения Office Access 2007, установленный на компьютере.

  • Работа со списками служб Windows SharePoint в автономном режиме.    Используя приложение Office Access 2007, можно работать со службами Windows SharePoint в автономном режиме. Во время путешествия, например, можно сохранить локальную копию списка SharePoint на портативном компьютере, а затем изменять и запрашивать список так, как будто работая за другим рабочим столом в Office Access 2007. Формы и отчеты, использующие список SharePoint, полностью интерактивны. Приложение Office Access 2007 может позже синхронизировать локальный список со списком в Интернете, когда вы снова войдете в Интернет через портативный компьютер.

  • Интеграция с рабочим процессом служб Windows SharePoint.    Авторы приложения Office Access 2007 могут использовать бизнес-логику, созданную в службах Windows SharePoint с поддержкой рабочего процесса для разработки приложений, обеспечивающих совместную работу групп. Используйте рабочий процесс для автоматического назначения задач другим пользователям, создания отчета о статусе проекта и обеспечения своевременного выполнения задач. Все задачи служб Windows SharePoint можно просмотреть из приложения Office Access 2007 или Office Outlook 2007 в зависимости от стиля работы.

  • Уведомления электронной почты и RSS-уведомления.    Пользователи могут подписаться по электронной почте на уведомления, которые отправляются при добавлении, удалении или изменении записей. Дополнительно пользователи, подписавшиеся на RSS-каналы, могут подписаться на список каналов в приложении Office Outlook 2007.

  • Подключение по мобильной связи.    К спискам служб Windows SharePoint также можно получить доступ с помощью мобильных телефонов, поэтому удаленные пользователи могут оставаться в курсе последних деловых новостей.

  • Поддержка форматов PDF и XPS.    С помощью приложения Office Access 2007 отчет можно сохранить в файле формата PDF или XPS для печати, отправки по обычной или электронной почте. Сохранение отчета в формате PDF- или XPS-файла позволяет фиксировать сведения таким образом, чтобы их легко было распространять без потери форматирования. При этом другим пользователям для печати или просмотра отчета не требуется устанавливать приложение Office Access 2007.

Сохранение файлов в формате PDF или XPS в Microsoft Office 2007 поддерживается только после установки соответствующей надстройки. Дополнительные сведения см. в статье Печать, совместное использование и защита файлов в форматах PDF и XPS.

Отслеживание вопросов

Перемещение приложения Office Access 2007 в службы Windows SharePoint обеспечивает доступ к информации через браузер.

К началу страницы

Аудит конфиденциальных сведений и управление ими

В приложении Office Access 2007 упрощается процесс управления сведениями благодаря улучшенной прозрачности данных в управляемой среде.

  • Улучшенная защита.    Чтобы повысить безопасность приложения Office Access 2007 и его совместимость с другими программами пакета 2007 Microsoft Office, в приложение Office Access 2007 включены новые и улучшенные средства безопасности. Унифицированные решения о доверии интегрированы с центром управления безопасностью Microsoft Office. Надежные расположения позволяют легко выразить доверие всем базам данных в безопасных папках. И наоборот, можно загрузить приложение Access с отключенными кодами и макросами, чтобы обеспечить более безопасную среду.

Список вопросов

Новые функциональные возможности в Office Access 2007 позволяют отслеживать записи и просматривать пользователей, которые их создают, изменяют и удаляют.

  • Аудит данных.    Без поддержки ИТ-служб можно легко переместить данные из локальной базы данных на сервер с помощью служб Windows SharePoint, где ИТ-специалисты вашей организации смогут управлять данными, обеспечивать их безопасность и создавать резервные копии в соответствии с политиками, принятыми в организации.

  • Журнал изменений.    Новые функциональные возможности в Office Access 2007 позволяют отслеживать записи и просматривать пользователей, которые их создают, изменяют и удаляют. Также можно просматривать время внесения изменений и в случае необходимости выполнять откат изменений.

  • Управление разрешениями.    С помощью служб Windows SharePoint можно управлять разрешениями на доступ к данным для пользователей и либо установить разрешение только на чтение, либо дать полные права на редактирование.

  • Корзина.    С помощью функции корзины в службах Windows SharePoint можно восстановить ошибочно удаленные данные.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×