Общие сведения о таблицах

Так как они содержат информацию или данные таблицы — важных объектов в базе данных. Например базы данных для бизнеса может иметь таблицы контактов, в которой хранятся имена своих поставщиков, адреса электронной почты и номера телефонов. В этой статье содержится обзор таблиц в Access. Прежде чем создавать таблицы, рекомендуется требований и определите всех таблиц, которые могут понадобиться. Общие сведения о планировании и проектировании базы данных можно просмотреть Основные сведения о создании баз данных.

В этой статье

Общие сведения

Добавление таблицы в базе данных рабочего стола

Таблицы в веб-приложения Access

Сохранение таблицы

Обзор

Реляционные базы данных как Access обычно содержит несколько связанных таблиц. Хорошо спроектированный базы данных каждая таблица хранит данные по определенной теме, например сотрудников или товаров. В таблице есть записей (строк) и полей (столбцов). Поля имеют разные типы данных, например текста, чисел, дат и гиперссылки.

Таблица "Заказчики" с записями и полями в Access

  1. Запись: содержит определенные данные, как сведения о определенного сотрудника или продукта.

  2. Поле: содержит данные о один аспект тема таблицы, например имя или адрес электронной почты.

  3. Значение поля: Каждая запись имеет значение поля. Например Contoso, Ltd. или someone@example.com.

Свойства таблиц и полей

Характеристики и поведение таблиц и полей определяются и управляемых свойств. В окне свойств таблицы заданы свойства таблицы, например, можно настроить свойства Режим по умолчанию таблицы для указания способа отображения таблицы по умолчанию. Свойство поля определяет аспектами поведение поля. Можно также задать свойства поля в режиме конструктора с помощью области Свойств поля. Каждое поле имеет тип данных, который определяется типом сведений, хранящихся в поле. Например несколько строк текста или денежных единиц, типы данных.

Отношения между таблицами

Хотя в каждой таблице базы данных хранятся данные об определенном объекте, таблицы в реляционной базе данных, такой как Access, хранят данные о связанных объектах. Ниже приведен пример содержимого базы данных.

  • Таблица клиентов, содержащая сведения о клиентах компании и их адреса.

  • Таблица продаваемых товаров, включающая цены и изображения каждого из них.

  • Таблица заказов, служащая для отслеживания заказов клиентов.

Связать данные, которые хранятся в разных таблицах, можно с помощью связей. Связь — это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях.

Ключи

Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей.

  • Первичный ключ: таблица может иметь только один первичный ключ. Первичный ключ состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно определяет каждую запись, который хранится в таблице. Access автоматически предоставляет уникальный идентификационный номер, называемый Идентификационный номер, который выступает в качестве первичного ключа. Подробнее читайте Добавление или изменение первичного ключа таблицы.

  • Внешний ключ: таблица может содержать один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, которые соответствуют значениям в первичного ключа другой таблицы. Например возможно, таблица заказов, в которой каждый заказ имеет номер идентификатор клиента, который соответствует записи в таблице Customers. Поле Идентификатор клиента является внешний ключ из таблицы «Заказы».

Соответствие значений между полями ключей является основой связи между таблицами. С помощью связи между таблицами можно комбинировать данные из связанных таблиц. Предположим, есть таблицы "Заказчики" и "Заказы". В таблице "Заказчики" каждая запись идентифицируется полем первичного ключа — "Код".

Чтобы связать каждый заказ с клиентом, вы можете добавить в таблицу "Заказы" поле внешнего ключа, соответствующее полю "Код" в таблице "Заказчики", а затем создать связь между этими двумя ключами. При добавлении записи в таблицу "Заказы" можно было бы использовать значение кода клиента из таблицы "Заказчики". При просмотре каких-либо данных о клиенте, сделавшем заказ, связь позволяла бы определить, какие данные из таблицы "Заказчики" соответствуют тем или иным записям в таблице "Заказы".

Связь между таблицами Access в окне "Схема данных"
  1. Первичный ключ помечены значком ключа рядом с именем поля.

  2. Внешний ключ — Обратите внимание на отсутствие значком ключа.

Преимущества использования связей

Раздельное хранение данных в связанных таблицах обеспечивает указанные ниже преимущества.

  • Согласованность   . Поскольку каждый элемент данных заносится только один раз в одну таблицу, вероятность появления неоднозначных или несогласованных данных снижается. Например, имя клиента будет храниться только в таблице клиентов, а не в нескольких записях в таблице заказов, которые могут стать несогласованными.

  • Эффективность   . Хранение данных в одном месте позволяет сэкономить место на диске. Кроме того, данные из небольших таблиц извлекаются быстрее, чем из больших. Наконец, если не хранить данные по различным темам в разных таблицах, возникают пустые значения, указывающие на отсутствие данных, или избыточные данные, что может привести к неэффективному использованию места и снижению производительности.

  • Простота   . Структуру базы данных легче понять, если данные по различным темам находятся в разных таблицах.

К началу страницы

Добавить в таблицу базы данных Access

Создавать новую таблицу имеет смысл в том случае, если появился новый источник данных, не относящийся ни к одной из существующих таблиц. Есть несколько способов добавить таблицу в базу данных Access: создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных, импортировать таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel, документ Microsoft Office Word, текстовый файл, веб-служба или другая база данных, либо связать таблицу с этим источником данных. При создании новой пустой базы данных в нее автоматически вставляется таблица, в которую можно ввести данные, чтобы задать значения полей.

Дополнительные сведения о добавлении поля в базе данных на компьютере читайте в статье Добавление поля в таблицу.

Создание таблицы в новой базе данных на компьютере

  1. На вкладке Файл выберите команду Создать, а затем — пункт Пустая база данных рабочего стола.

  2. В поле Файл введите имя файла новой базы данных.

  3. Чтобы сохранить базу данных в другом месте, щелкните значок папки.

  4. Нажмите кнопку Создать.

Откроется новая база данных с новой таблицей под названием "Таблица1". Переименуйте ее, исходя из типа данных, которые она содержит.

Создание таблицы в существующей базе данных

  1. Нажмите кнопку Файл >Открыть и выберите базу данных, если он указан в разделе последние. Если нет, выберите один из вариантов Обзор найдите базу данных.

  2. На вкладке Создание нажмите кнопку Таблица.

Будет добавлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.

К началу страницы

Внешние данные

Можно создавать связи с различными внешними источниками данных, такими как другие базы данных, текстовые файлы и книги Excel. Access может использовать связи с внешними данными, как если бы они были таблицами. В зависимости от внешнего источника данных и способа создания связи можно изменять данные в связанной таблице и создавать отношения с ней. Однако изменять структуру внешних данных с помощью связи нельзя.

Использование импорта или связи для создания таблицы

Создать таблицу можно путем импорта данных, хранящихся в другом месте (на листе Excel, в списке Windows SharePoint Services, файле XML, другой базе данных Access, папке Microsoft Outlook и т. д.), или создания связи с ними.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.

Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.

Примечание : Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel. Подробнее о создании связи с Access из Excel читайте в справке Excel.

Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите один из доступных источников данных.

  2. Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.

    Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.

Совет : Вы также можете импортировать или связывание со списком SharePoint для получения дополнительных сведений отображается Импорт из списка или связывание данных со списком SharePoint.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием сайта SharePoint

В базе данных можно создать таблицу, и настроить в нее импорт данных из списка SharePoint или создать связь с ним. Можно также создать новый список SharePoint на основе готового шаблона.

  1. В разделе Создать, нажмите кнопку Списки SharePoint и выполните одно из следующих действий:

  2. Создание шаблона на основе списка SharePoint

    1. Выберите пункт Контакты, Задачи, Вопросы или События.

    2. В диалоговое окно " Создание нового списка " введите URL-адрес сайта SharePoint, где вы хотите создать список.

    3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

    4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

  3. Создание нового настраиваемого списка

    1. Выберите пункт другой. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, где вы хотите создать список.

    2. Введите имя и описание для нового списка в соответствующих полях: Укажитеимя нового списка и Описание.

    3. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, выберите Откройте список по завершении установите флажок (выбирается по умолчанию).

  4. Импорт данных из существующего списка

    1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.

    2. В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.

    3. Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.

    4. Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.

  5. Ссылка на существующий список

    1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.

    2. В диалоговом окне Внешние данные — сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.

    3. Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее.

    4. Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием веб-службы

В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы.

Примечание : Таблицы веб-служб доступны только для чтения.

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных.

  2. Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5, в противном случае — к следующему действию.

  3. Нажмите кнопку Установить новое подключение.

  4. Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.

  5. В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.

  6. Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.

  7. Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.

  8. Нажмите кнопку ОК. Будет создана связанная таблица.

К началу страницы

Определение свойств таблицы базы данных на компьютере

Свойства можно задать как для всей таблицы, так и для конкретных записей.

  1. Выберите таблицу, для которой требуется задать свойства.

  2. На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

  3. На вкладке "Конструктор" в группе "Показать или скрыть" выберите пункт "Страница свойств".

    Группа "Показать или скрыть" на вкладке "Конструктор" в Access .

  4. На странице свойств откройте вкладку Общие.

  5. Щелкните поле слева от свойства, которое требуется задать, а затем введите параметр свойства. Чтобы просмотреть список свойств таблицы, выберите пункт Доступные свойства таблицы.

  6. Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL+S.

    Свойство таблицы

    Задача

    Представления на веб-сайте SharePoint

    Укажите, должны ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.

    Примечание : Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Отображать все представления на сайте SharePoint.

    Дополнительные сведения см. в разделе См. также.

    Развернутая подтаблица

    Укажите, следует ли развертывать все подтаблицы при открытии таблицы.

    Высота подтаблицы

    Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0.

    • Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.

    Ориентация

    Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).

    Описание

    Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.

    Режим по умолчанию

    Укажите режим открытия таблицы, используемый по умолчанию (Режим таблицы, Сводная таблица или Сводная диаграмма).

    Правило проверки

    Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.

    Сообщение об ошибке

    Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Правило проверки.

    Фильтр

    Определите условия отображения строк в режиме таблицы.

    Порядок сортировки

    Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.

    Имя подтаблицы

    Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.

    Подчиненные поля

    Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.

    Основные поля

    Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.

    Фильтр при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Сортировка при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Совет : Чтобы оставить больше места для ввода или изменения параметров в окне "Свойства", нажмите клавиши SHIFT + F2, чтобы отобразить поле Масштаб. Если вы настраиваете свойство Правило проверки для выражения и хотели бы получить справку по созданию его, нажмите кнопку Кнопка "Построитель" рядом с полем свойства ValidationRule для отображения построителя выражений.

К началу страницы

Добавление поля в таблицу базы данных Access

Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля "Имя", "Фамилия", "Телефон" и "Адрес", а в таблице товаров — поля "Название товара", "Код товара" и "Цена".

Прежде чем создавать поля, попытайтесь разделить данные на минимальные полезные элементы. Впоследствии будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля "Полное имя" лучше создать отдельные поля "Имя" и "Фамилия", благодаря чему можно будет легко искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если по элементу данных будут создаваться отчеты, выполняться сортировка, поиск или вычисления, лучше выделить его в отдельное поле. Подробнее о проектировании базы данных и создании полей вы найдете по ссылкам в разделе См. также.

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.

Чтобы создать поле в Access, можно ввести данные в новый столбец в режиме таблицы. В таком случае приложение Access автоматически назначает полю тип данных на основе введенного значения. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.

Добавление поля путем ввода данных

Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле.

Таблица со столбцом "Добавить поле" в Access

1. Введите данные в пустой столбец Добавить поле.

Чтобы добавить поле, выполните указанные ниже действия.

  1. Создайте или откройте таблицу в режиме таблицы.

  2. Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле. Используйте описательное имя, которое поможет идентифицировать тип данных поля.

  3. Введите данные в новое поле.

К началу страницы

Задание свойств поля

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.

Например, с помощью свойств поля можно:

  • изменить вид данных в поле;

  • предотвратить ввод неправильных данных в поле;

  • задать для поля значение по умолчанию;

  • ускорить поиск и сортировку по полю.

Некоторые свойства поля можно задать в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.

Задание свойств поля в режиме таблицы

В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.

  • Чтобы открыть таблицу в режиме таблицы:    В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу и в контекстном меню пункт режим таблицы.

  • Чтобы переименовать поле:    При добавлении поля путем ввода данных в режиме таблицы Access автоматически назначает ограничение универсальное имя в поле. Программа Access автоматически назначает имя поле1 к первому новые поля, поле2 второй новые поля и т. д. По умолчанию имя поля будет использоваться в качестве подписи место, где отображается поле, например заголовок столбца в режиме таблицы. Переименование поля, чтобы они имеют более описательные имена поможет сделать их удобными для использования при просмотре или редактировании записи.

  • Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, "Поле1").

  • В контекстном меню выберите пункт Переименовать столбец.

  • Введите новое имя в заголовок поля.

Имена полей могут содержать до 64 символов (цифр или букв), включая пробелы.

Изменение типа данных поля

При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2006, Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип.

Тип данных поля определяет, какие другие его свойства вы можете задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных "Гиперссылка" или "Поле МЕМО".

Иногда тип данных поля требуется изменить вручную. Например, предположим, что есть номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2001). Если ввести значение 10.2001 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных "Дата и время". Поскольку номера комнат являются не датами, а метками, для них должен быть установлен тип данных "Текст". Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте вкладку Режим таблицы.

  2. В списке Тип данных в группе Форматирование и тип данных выберите нужный тип данных.

    Изображение группы "Тип данных и форматирование" на ленте Access

Изменение формата поля

Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных "Дата и время" и присвоит свойству Формат значение "Средний формат времени". Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, сделайте следующее.

  1. На ленте откройте вкладку Режим таблицы.

  2. В списке Формат в группе Форматирование и тип данных выберите нужный формат.

    Примечание : Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.

Задание других свойств поля

  1. В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.

  2. На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных выберите нужные свойства.

    Изображение группы "Тип данных и форматирование" на ленте Access

К началу страницы

Задание свойств полей

Задавать свойства полей таблицы можно в конструкторе.

  • Чтобы открыть таблицу в режиме конструктора   : В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу и в контекстном меню пункт Конструктор.

  • Чтобы изменить тип данных поля   : найдите имя поля, для которого нужно задать тип данных, щелкните поле Тип данных и выберите тип данных из списка.

  • Чтобы задать другие свойства поля   : В бланке таблицы выберите поле, для которого требуется задать свойства. В области Свойств поля введите параметры, необходимые для каждого свойства. Сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL + s.

    Примечание : Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.

К началу страницы

Таблицы в веб-приложения Access

Клиент доступа предоставляет разработчикам для создания или изменения таблиц, которые будут сохранены на сервере SQL Server. Сведения, которые требуют Access для создания и настройки таблицы и свойства, такие как форматирование и данные уточняющих запросов хранятся в системе таблицы (Access.ColumnProperties) в базе данных пользователей. Дополнительные сведения читайте в статье Создание веб-приложения Access.

К началу страницы

Сохранение таблицы

После создания или изменения таблицы в базе данных рабочего стола следует сохранить ее структуру. При сохранении таблицы в первый раз ей имя, описывающее данные, которые она содержит. Можно использовать до 64 алфавитно-цифровые символы, включая пробелы. Например можно назвать таблицы клиентов, запасов частей или продуктов.

Microsoft Access предоставляет гибкие возможности когда речь идет о имен таблиц в веб-приложениях; Однако существуют некоторые ограничения, которые следует учитывать. Имя таблицы может быть до 64 символов, могут включать любые сочетания букв, чисел, пробелов и специальных знаков за исключением точки (.), восклицательный знак (!), квадратные скобки ([]), начальный пробел начальный знак равенства (=) или непечатаемые знак, например каретки вернуться. Имя также не может содержать следующие символы: "/ \:; * ? "" < > | # < ВКЛАДКА > {} % ~ &.

Совет : Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.

  1. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или нажмите клавиши CTRL + s.

  2. Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×