Общие сведения о списках

Общие сведения о списках

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Список — коллекция данных, вы можете поделиться с коллегами и другим пользователям сайта. Вы увидите, что SharePoint предоставляет ряд готовых к использованию списков и шаблоны списков для обеспечения пригодится упорядочение элементов списка. В этой статье описано с основными понятиями Создание и использование списков.

В указанных ниже статьях описано, как создавать, редактировать и удалять списки.

Примечание : Обратите внимание, что здесь информации и типов списков, доступных в зависимости от версии SharePoint, который вы используете. Если вы не знаете, обратитесь к своему администратору, помочь стационарный или диспетчер или просмотреть версию какая версия SharePoint, которой я пользуюсь?.

На сайте обычно используется множество списков, предлагаемых по умолчанию, включая "Ссылки", "Извещения", "Контакты", "Отслеживание вопросов", "Опросы" и "Задачи", на основе которых можно строить совместную работу группы или принимать бизнес-решения. Такие списки (с небольшими изменениями или даже без них) можно быстро и эффективно применять для решения многих задач. Например, можно использовать:

  • списки, включающие отслеживание владельца и изменений, а также временную шкалу страницы для привлекательного отображения содержимого списков;

  • отслеживание вопросов с поддержкой управления версиями и журналом версий для углубленного анализа проектов рабочей группы и общих рабочих задач.

Списки — это мощный и гибкий инструмент с большим количеством встроенных функций, представляющий собой надежный способ работы с данными, их хранения и совместного использования. Ниже перечислены действия, которые можно выполнять со списками.

  • Можно создать список с большим количеством столбцов таких типов данных, как текст, число, выбор, денежное значение, дата и время, подстановка, да/нет и вычисляемый. К элементу списка можно также прикрепить один или несколько файлов, чтобы предоставить дополнительные сведения, например электронную таблицу с номерами телефонов службы поддержки или документ со справочной информацией.

  • Можно создавать представления списка для упорядочения, сортировки и фильтрации данных различными способами, изменять метаданные (например, удаляя и добавляя столбцы) и редактировать правила проверки. Кроме того, списки можно согласованно использовать на сайтах с типами контента, столбцами сайта и шаблонами. Например, на домашней странице можно отобразить только текущие события из календаря, а на другой — создать визуальное представление в виде настенного календаря.

  • Между списками можно создавать отношения, используя сочетание уникальных столбцов, столбцов подстановки и обеспечения отношений (каскадное и ограниченное удаление). Все это позволяет создать более подготовленное бизнес-решение и обеспечить целостность данных.

  • Можно создавать настраиваемые списки, отображать данные в веб-частях и на страницах веб-частей, импортировать данные из других программ, таких как Excel и Access, а также экспортировать их и устанавливать с ними связь.

  • Можно отслеживать версии и вести подробный журнал, требовать утверждение для изменения данных, обеспечивать безопасность на уровне элементов и папок, выполнять извлечение и возврат файлов, а также автоматически получать уведомления об изменениях с помощью извещений и RSS-каналов.

  • Можно упорядочить контент одного списка по папкам для удобства и повышения производительности, а также повысить общее быстродействие путем индексации крупных списков.

Ниже описаны некоторые способы работы со списками, которые упрощают управление данными в группе.

Отслеживание версий и ведение подробного журнала   . Вы можете отслеживать версии элементов списка, чтобы всегда знать об изменениях и внесших их пользователях. Если в более новой версии допущена ошибка, можно восстановить предыдущую версию элемента. Вести журнал списка особенно важно, если организации требуется отслеживать его развитие.

Требование утверждения.    Вы можете запросить утверждение списка перед тем, как пользователи смогут его просматривать. В этом случае элементы будут находиться в состоянии ожидания, пока сотрудник с соответствующим разрешением не утвердит или не отклонит их. Вы также можете определить, какие группы пользователей смогут просматривать каждый элемент списка до его утверждения.

Настройка разрешений.    Вы можете разрешить участникам читать и изменять только созданные ими файлы или все элементы списка. Пользователи с разрешением на управление списком могут читать и изменять все его элементы. Вы также можете назначать отдельным элементам особые уровни разрешений (например, если в них содержится конфиденциальная информация).

Создание представлений и управление ими.    Участники вашей рабочей группы могут создать разные представления одного списка. Содержимое самого списка при этом не изменится, однако его элементы будут упорядочены или отфильтрованы, чтобы облегчить пользователям поиск самых важных или интересных данных.

Обновление списков.    Независимо от типа обновляемого списка обновление похоже на добавление, изменение и удаление элементов списка. Добавить или изменить элемент в списке можно двумя способами:

  • с помощью формы (способ по умолчанию);

  • с помощью встроенной правки, при которой элемент добавляется непосредственно на странице списка.

Если список настроен на запись версий, при изменении элемента списка создается новая версия элемента списка. Можно просмотреть историю изменений элемента списка и восстановить предыдущую версию в том случае, если в новой была допущена ошибка.

Использование формул и вычисляемых значений.    Вы можете динамически генерировать данные в столбцах списка с помощью формул и вычисляемых значений. Для этого можно использовать как сведения из других столбцов списка, так и системные функции. Например, с помощью функции [сегодня] можно назначить дату выполнения на день, отстающий от текущего на неделю.

Получение сведений об изменениях.    В списках и представлениях используется технология RSS, поэтому участники рабочей группы могут получать обновления автоматически. С помощью RSS-каналов пользователи могут централизованно получать и просматривать обновления, а также сводки новостей и прочих сведений. Вы также можете создать оповещения, с помощью которых будете по электронной почте узнавать об обновлении списков или добавлении в них элементов. Таким образом можно удобно отслеживать важные изменения.

Создание отношений между списками.    Чтобы установить отношения между двумя списками, в исходном списке следует создать столбец подстановки. С его помощью из целевого списка будут извлекаться значения, соответствующие значению в столбце подстановки из исходного списка. При необходимости в исходный список можно добавлять дополнительные столбцы из целевого. При создании столбца подстановки также можно задать поведение отношения, настроив каскадное удаление или запретив его. Это позволит сохранить целостность данных и избежать проблем.

Обмен данными списка с программой управления базами данных.    Если на вашем компьютере установлена программа для управления базами данных, например Access, вы можете экспортировать информацию с сайта, а также импортировать ее на него. Кроме того, в этом случае можно связать таблицу из базы данных со списком. При работе с информацией из списка в базе данных Access также можно создавать запросы, формы и отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Импорт данных в базу данных Microsoft Access.

Согласованное использование списков на сайтах.    Если ваша рабочая группа использует списки разных типов, вы можете обеспечить их согласованность с помощью типов контента, столбцов сайта и шаблонов. Благодаря этим возможностям вы можете повторно использовать параметры и структуру списка, чтобы повысить продуктивность работы. Например, можно создать тип контента для вопроса службе поддержки, задав для него определенные столбцы (такие как контактные данные клиента) и бизнес-процессы. Другой пример — создание столбца сайта с раскрывающимся списком названий отделов. Этот столбец можно будет повторно использовать в множестве других списков, чтобы исключить расхождения в названиях подразделений.

Работа с элементами списка в приложении электронной почты    С помощью программы электронной почты, совместимые с технологиями SharePoint, может потребоваться список важных сведений с вами. Например с помощью Outlook можно Просмотр и обновление задачи, контакты и доски обсуждений на сайте из Outlook. Подключение внешнего списка к Outlook отображается для получения дополнительной информации.

Определение целевой аудитории для контента    Можно включить целевой аудитории для списка, а затем внесите элементов в списке отображаются только для людей, которые входят в определенный SharePoint и групп Active Directory или аудиторий. Это выполняется с помощью веб-частей, например содержимого запроса веб-части, использующий целевой аудитории для фильтрации списка на основе членства пользователя в группу. Перед включением элементов в списке для определенной аудитории, сам список необходимо настроить со столбцом целевой аудитории.

Используемый тип списка определяется типом сведений, к которым предоставляется общий доступ.

Извещения.    Используется для сообщения о новостях и состояниях, а также для напоминаний. Поддерживает расширенные возможности форматирования, включая рисунки, гиперссылки и форматированный текст.

Контакты    Список контактов используется для хранения сведений о людей или групп, которые работают с. Если используете сообщения электронной почты или контактов программы управления, совместимые с технологиями SharePoint, можно Просмотр и обновление контактов с веб-узла в другой программе. Например вы можете обновить список поставщиков для вашей организации в приложении электронной почты, совместимые с технологиями SharePoint, такие как Outlook. Список контактов не фактически Управление участниками сайта, но он может использоваться для хранения и совместного использования контактов для вашей организации, например список внешних поставщиков.

Доски обсуждений.    Используется для записи и централизованного хранения обсуждений рабочей группы аналогично группам новостей. Если администратор сайта настроил функцию приема сообщений электронной почты списками, то на досках обсуждений можно будет хранить обсуждения, ведущиеся по электронной почте в большинстве популярных почтовых программ. Например, вы можете создать доску для обсуждения нового товара.

Ссылки.    Используется для хранения ссылок не ресурсы из Интернета, интрасети вашей компании и другие ресурсы. Например, вы можете создать список ссылок на веб-сайты заказчиков.

Повышенные ссылки.    Этот список используется для отображения действий связывания в наглядном представлении.

Календарь    Используйте календарь для всех событий группы или для конкретных ситуациях, например праздники компании. Календарь предоставляет визуального представления, похожие на стационарный или стене календарь событий группы, включая собраний, социальных мероприятий и события на целый день. Также можно отслеживать вехи группы, например крайние сроки или даты выпуска продуктов, которые не связаны с определенного промежутка времени. При использовании программы электронной почты или календаря, совместимые с технологиями SharePoint можно Просмотр и обновление календаря на сайте при работе в другой программе. Например можно сравнить и обновление календаря на сайте с даты из календаря Outlook, просмотрев оба календарей рядом друг с другом или друг с другом в Outlook. Читайте в статье Создание календаря для получения дополнительной информации.

Задачи    Использование списка задач для отслеживания сведений о проектах и другими событиями дел для вашей группы. Можно назначать задачи для пользователей, а также отслеживать состояние и процент выполнения задачи после перемещения по модулю значения завершения. При использовании электронной почты или задачи управления программы, совместимые с технологиями SharePoint можно просматривать и обновлять свои задачи с вашего сайта в другой программе. Например можно создать список задач для вашей организации в процессе бюджета и выберите Просмотр и обновление его в Outlook вместе с другими задачами. Читайте в статье Создание списка для получения дополнительной информации.

Задачи проекта    Использование списка задач проекта для хранения сведений о задаче с отрезками диаграммы Ганта представления и ход выполнения. Можно отслеживать состояние и процент завершения задачи после перемещения по модулю значения завершения. При использовании электронной почты или задачи управления программы, совместимые с технологиями SharePoint можно просмотреть и обновление задач проекта с веб-узла в другой программе. Например можно создать список задач проекта на сайт, чтобы определить и назначение работы по созданию учебного руководства и затем можно отслеживать ход выполнения вашей организации из проекта. Читайте в статье Создание списка для получения дополнительной информации.

Отслеживание вопросов.    Используется для хранения сведений об определенных вопросах, например связанных с поддержкой, а также для отслеживания хода их обработки. Вы можете назначать вопросы, распределять их по категориям и связывать друг с другом. Например, можно создать список "Отслеживание вопросов" для управления проблемами службы поддержки и их решения. При редактировании вопросов вы можете добавлять примечания, ведя таким образом историю примечаний без изменения исходного описания вопроса. Например, представитель службы поддержки может записывать каждое действие, выполненное для решения проблемы, а также его результаты. Список "Отслеживание вопросов" также можно использовать в сочетании с трехэтапным рабочим процессом, чтобы упростить управление решением вопросов и отслеживание состояния проектов. Дополнительные сведения см. в статье Создание списка.

Опрос    Используйте для сбора и компиляции отзыва, например опроса удовлетворенность сотрудников или тест, с помощью опроса. Можно разрабатывать вопросов и ответов несколькими различными способами и просмотреть сводку свой отзыв. При наличии электронной таблицы или базы данных установлена программа, совместимые с технологиями SharePoint, вы можете экспортировать результаты для дальнейшего анализа их. Читайте в статье Создание опроса для получения дополнительной информации.

Настраиваемая    Чтобы создать список с нуля с помощью настраиваемого списка. Можно также создать настраиваемый список, который находится на основе данных листа, если у вас есть редактором электронных таблиц, совместимые с технологиями SharePoint. Например можно импортировать список из Excel, созданный для хранения и управления контактами с поставщиками. Для получения дополнительной информации читайте в статье Создание списка на основе данных листа .

Внешние списки    Использование внешнего списка для работы с данными, хранимые вне SharePoint, но, вы можете чтение и запись в пределах SharePoint. Источник данных для внешнего списка называется внешнего типа контента. В отличие от списка собственного SharePoint внешнего списка использует Business Connectivity Services для доступа к данным непосредственно из внешней системе (например, SAP, Siebel и Microsoft SQL Server) ли, система базы данных, веб-службы или бизнес-системы.

Настраиваемый список в представлении    таблицы. Настраиваемый список в представлении таблицы можно использовать для создания пустого списка, который похож на настраиваемый, но отображается по умолчанию в представлении таблицы. В представлении таблицы данные доступны для отображения и редактирования в виде строк и столбцов таблицы. Можно добавлять и изменять строки и столбцы, применять фильтры и сортировку, отображать вычисляемые значения и итоги, а также редактировать данные в ячейках таблицы. Для представления таблицы требуется 32-разрядный клиентский компьютер с установленным пакетом Office и браузером с поддержкой элементов управления ActiveX.

Список состояний.    Используются для просмотра и отслеживания целей проекта. В этот список входит набор цветных значков, с помощью которых можно оценить степень выполнения поставленных задач.

Циркуляры.    Используются для рассылки участникам рабочей группы различных сведений, включая штампы подтверждения.

Список словарей IME (Майкрософт).    Позволяет использовать данные в списке как словарь IME (Майкрософт). С помощью редакторов метода ввода (IME) Майкрософт можно преобразовывать элементы столбца "Чтение" в элементы типа "Отображение" и просматривать контент в поле "Примечания" в окне примечаний IME. Эти данные можно связать с конкретным URL-адресом.

Список контента PerformancePoint.    Используется для хранения элементов панелей мониторинга, таких как системы показателей, отчеты, фильтры, страницы панели мониторинга и другие объекты, создаваемые с помощью конструктора панели мониторинга PerformancePoint.

Языки и переводчики.    Используется в сочетании с рабочим процессом управления переводом в многоязыковой библиотеке. В этом рабочем процессе задачи перевода назначаются переводчикам, указанным в списке для соответствующих языков. Этот список можно создать вручную или автоматически при добавлении рабочего процесса "Управление переводом" в многоязыковую библиотеку.

Список ключевых индикаторов Производительности    Использование списка ключевых показателей Эффективности для отслеживания ключевых индикаторов производительности которой позволяют быстро оценить выполненной соответствие измеряемых цели. Вы можете настроить списки ключевых показателей Эффективности для отслеживания производительности с помощью одного из четырех источников: вручную ввести данные, данные в списке SharePoint, данных в книгах Excel или данных из служб Analysis Services — это компонент Microsoft SQL Server. После создания списка ключевых индикаторов Производительности, ее можно использовать для отображения состояния индикатора на страницы панели мониторинга.

Импорт листа.    Создание списка с использованием столбцов и данных из существующего листа. Для импорта листа требуется Microsoft Excel или другая совместимая программа.

Добавление одного из этих списков на страницу

  1. Откройте приложение "Сайты", выберите Параметры  Параметры: обновить профиль, установить программное обеспечение и подключить его к облаку , а затем — Контент сайта.

  2. Щелкните значок Добавить приложение.

    Значок добавления приложения в диалоговом окне "Содержимое сайта"
  3. Выберите приложение. Доступные программы могут располагаться на нескольких страницах.

  4. Введите уникальное имя и запомните его, а затем нажмите кнопку Создать.

  5. Вернувшись на страницу с содержимым сайта, вы можете:

    • закрыть окно, вернуться на предыдущую страницу и добавить другое приложение;

    • выбрать приложение и начать вводить данные;

    • щелкнуть многоточие ... и открыть меню Параметры, чтобы добавить столбцы, изменить имена и выполнить другие действия.

Организация списков на сайте

Возможности списков могут быть использованы различными способами — это зависит от размера и количества существующих списков, а также требований организации.

Один большой список может служить различным потребностям. Например, может существовать большой список технических вопросов, которые необходимо решить в организации, и эти вопросы могут относиться к различным проектам и группам.

Используйте один список в указанных ниже случаях.

  • Группа нуждается в сводных данных об элементах списка или в различных представлениях одного и того же набора элементов. Например, руководителю может требоваться просматривать изменения по всем техническим вопросам в организации или по вопросам, зарегистрированным в определенный период времени.

  • Пользователи предпочитают просматривать и искать вопросы в одном и том же месте на сайте.

  • К элементам списка необходимо применить одинаковые параметры, например отслеживание версий или требование утверждения.

  • Группы, работающие со списком, имеют похожие характеристики, например, одинаковые уровни разрешений. Для определенных элементов списка могут быть применены уникальные разрешения, но, если уровни разрешений сильно различаются, следует использовать несколько списков.

  • Необходимо проводить анализ данных о списке или получать объединенные обновления списка. Можно получать предупреждения при изменениях элементов списка или просматривать изменения в списке с помощью технологии RSS. RSS-каналы позволяют участникам рабочей группы просматривать единый список измененных данных.

Несколько списков используются при наличии значительных различий между управляемыми элементами или между группами пользователей, работающих с этими элементами.

Используйте несколько списков в указанных ниже случаях.

  • Пользователям не требуются сводные данные по всем элементам.

  • Группы пользователей, обращающихся к данным, имеют разные характеристики и различные уровни разрешений.

  • К разным наборам элементов необходимо применить различные параметры, например управление версиями или утверждение.

  • Не требуется одновременно анализировать все элементы или получать консолидированные обновления для списка.

Ниже описаны некоторые способы упорядочения списков и их элементов.

Добавление столбцов.    Чтобы сосредоточить внимание группы на самых важных элементах, в список можно добавить столбцы. Например, вы можете добавить столбец "Проект", чтобы упростить пользователям работу с конкретными проектами и их элементами. Можно также добавить другие столбцы для дополнительных сведений о каждом элементе списка, таких как название отдела или имя сотрудника.

Если в списке содержится несколько элементов, вы можете индексировать определенные столбцы для повышения быстродействия при просмотре нескольких элементов или смене представлений. Расположение элементов при этом не изменится, однако упростится хранение большого количества объектов в списке. Обратите внимание, что для индексирования базы данных требуется больше места на диске. Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.

Создание представлений.    Представления используются в случаях, когда пользователям группы часто приходится просматривать данные определенным способом. В разных представлениях данные сортируются, группируются, фильтруются и отображаются в столбцах тем или иным образом. Вы также можете выбрать количество элементов, которые будут одновременно видны в представлении. Например, в зависимости от предпочтений пользователей и скорости их подключения на каждой странице списка можно отображать 25 или 100 элементов.

Благодаря представлениям вы можете хранить в списке множество элементов, но просматривать только необходимые в зависимости от обстоятельств (например, вопросы за определенный год или только текущие события календаря). Вы можете создать личные представления, доступные только вам, а при наличии разрешения на изменение списка — общие представления, доступные всем. Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.

Создание папок    Можно добавлять папки для большинства типов списков, если владелец список разрешенных папки должно быть создано. Это особенно удобно, если к элементам списка можно разделить в определенном виде, такие как по проектам или по группам. Папки для повышения эффективности легче сканирования и управление элементами списка. технологии SharePoint предоставляют представление в виде дерева, которое позволяет пользователям перемещаться своих сайтов и папок же, как они предназначены папки на жестком диске. Например каждый отдел может иметь свои собственные папки. Создание папки в списке

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

См. также

Добавление, редактирование и удаление элементов списка

Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки

Создание папки в списке

Удаление папки в список

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×