Office

Общие сведения о списках

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Список — это набор данных, которыми можно поделиться с участниками рабочей группы и другими пользователями сайта. В SharePoint доступен ряд готовых списков и их шаблонов, в которые можно добавлять свои элементы. В этой статье описаны основы создания и использования списков.

В указанных ниже статьях описано, как создавать, редактировать и удалять списки.

Примечание: Обратите внимание, что информация здесь и доступные типы списков зависят от используемой версии SharePoint. Если вы не знаете версию, обратитесь к администратору, службе поддержки или руководителю или Узнайте, какая версия SharePoint используется?.

На сайте обычно используется множество списков, предлагаемых по умолчанию, включая "Ссылки", "Извещения", "Контакты", "Отслеживание вопросов", "Опросы" и "Задачи", на основе которых можно строить совместную работу группы или принимать бизнес-решения. Такие списки (с небольшими изменениями или даже без них) можно быстро и эффективно применять для решения многих задач. Например, можно использовать:

  • списки, включающие отслеживание владельца и изменений, а также временную шкалу страницы для привлекательного отображения содержимого списков;

  • отслеживание вопросов с поддержкой управления версиями и журналом версий для углубленного анализа проектов рабочей группы и общих рабочих задач.

Списки — это мощный и гибкий инструмент с большим количеством встроенных функций, представляющий собой надежный способ работы с данными, их хранения и совместного использования. Ниже перечислены действия, которые можно выполнять со списками.

  • Можно создать список с большим количеством столбцов таких типов данных, как текст, число, выбор, денежное значение, дата и время, подстановка, да/нет и вычисляемый. К элементу списка можно также прикрепить один или несколько файлов, чтобы предоставить дополнительные сведения, например электронную таблицу с номерами телефонов службы поддержки или документ со справочной информацией.

  • Создавайте представления списков для упорядочения, сортировки и фильтрации данных разными и определенными способами; изменение метаданных, например добавление и удаление столбцов, а также изменение правил проверки; и всегда используйте списки на сайтах с типами контента, столбцами сайта и шаблонами. Например, вы можете просматривать только текущие события из календаря на домашней странице и создавать визуальное представление, аналогичное календарю стены, на другой странице.

  • Между списками можно создавать отношения, используя сочетание уникальных столбцов, столбцов подстановки и обеспечения отношений (каскадное и ограниченное удаление). Все это позволяет создать более подготовленное бизнес-решение и обеспечить целостность данных.

  • Можно создавать настраиваемые списки, отображать данные в веб-частях и на страницах веб-частей, импортировать данные из других программ, таких как Excel и Access, а также экспортировать их и устанавливать с ними связь.

  • Можно отслеживать версии и вести подробный журнал, требовать утверждение для изменения данных, обеспечивать безопасность на уровне элементов и папок, выполнять извлечение и возврат файлов, а также автоматически получать уведомления об изменениях с помощью извещений и RSS-каналов.

  • Можно упорядочить контент одного списка по папкам для удобства и повышения производительности, а также повысить общее быстродействие путем индексации крупных списков.

Ниже описаны некоторые способы работы со списками, которые упрощают управление данными в группе.

Отслеживание версий и ведение подробного журнала   . Вы можете отслеживать версии элементов списка, чтобы всегда знать об изменениях и внесших их пользователях. Если в более новой версии допущена ошибка, можно восстановить предыдущую версию элемента. Вести журнал списка особенно важно, если организации требуется отслеживать его развитие.

Требование утверждения.    Вы можете запросить утверждение списка перед тем, как пользователи смогут его просматривать. В этом случае элементы будут находиться в состоянии ожидания, пока сотрудник с соответствующим разрешением не утвердит или не отклонит их. Вы также можете определить, какие группы пользователей смогут просматривать каждый элемент списка до его утверждения.

Настройка разрешений.    Вы можете разрешить участникам читать и изменять только созданные ими файлы или все элементы списка. Пользователи с разрешением на управление списком могут читать и изменять все его элементы. Вы также можете назначать отдельным элементам особые уровни разрешений (например, если в них содержится конфиденциальная информация).

Создание представлений и управление ими.    Участники вашей рабочей группы могут создать разные представления одного списка. Содержимое самого списка при этом не изменится, однако его элементы будут упорядочены или отфильтрованы, чтобы облегчить пользователям поиск самых важных или интересных данных.

Обновление списков.    Независимо от типа обновляемого списка обновление похоже на добавление, изменение и удаление элементов списка. Добавить или изменить элемент в списке можно двумя способами:

  • с помощью формы (способ по умолчанию);

  • с помощью встроенной правки, при которой элемент добавляется непосредственно на странице списка.

Если список настроен на запись версий, при изменении элемента списка создается новая версия элемента списка. Можно просмотреть историю изменений элемента списка и восстановить предыдущую версию в том случае, если в новой была допущена ошибка.

Использование формул и вычисляемых значений.    Вы можете динамически генерировать данные в столбцах списка с помощью формул и вычисляемых значений. Для этого можно использовать как сведения из других столбцов списка, так и системные функции. Например, с помощью функции [сегодня] можно назначить дату выполнения на день, отстающий от текущего на неделю.

Получение сведений об изменениях.    В списках и представлениях используется технология RSS, поэтому участники рабочей группы могут получать обновления автоматически. С помощью RSS-каналов пользователи могут централизованно получать и просматривать обновления, а также сводки новостей и прочих сведений. Вы также можете создать оповещения, с помощью которых будете по электронной почте узнавать об обновлении списков или добавлении в них элементов. Таким образом можно удобно отслеживать важные изменения.

Создание отношений между списками.    Чтобы установить отношения между двумя списками, в исходном списке следует создать столбец подстановки. С его помощью из целевого списка будут извлекаться значения, соответствующие значению в столбце подстановки из исходного списка. При необходимости в исходный список можно добавлять дополнительные столбцы из целевого. При создании столбца подстановки также можно задать поведение отношения, настроив каскадное удаление или запретив его. Это позволит сохранить целостность данных и избежать проблем.

Обмен данными списка с программой управления базами данных.    Если на вашем компьютере установлена программа для управления базами данных, например Access, вы можете экспортировать информацию с сайта, а также импортировать ее на него. Кроме того, в этом случае можно связать таблицу из базы данных со списком. При работе с информацией из списка в базе данных Access также можно создавать запросы, формы и отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Импорт данных в базу данных Microsoft Access.

Согласованное использование списков на сайтах.    Если ваша рабочая группа использует списки разных типов, вы можете обеспечить их согласованность с помощью типов контента, столбцов сайта и шаблонов. Благодаря этим возможностям вы можете повторно использовать параметры и структуру списка, чтобы повысить продуктивность работы. Например, можно создать тип контента для вопроса службе поддержки, задав для него определенные столбцы (такие как контактные данные клиента) и бизнес-процессы. Другой пример — создание столбца сайта с раскрывающимся списком названий отделов. Этот столбец можно будет повторно использовать в множестве других списков, чтобы исключить расхождения в названиях подразделений.

Работа с элементами списка в приложении электронной почты.    Благодаря почтовым программам, совместимым с технологиями SharePoint, важные данные из списка могут всегда быть у вас под рукой. Например, с помощью Outlook вы можете просматривать и обновлять задачи, контакты и доски обсуждений на сайте. Дополнительные сведения см. в статье Подключение внешнего списка к Outlook.

Определение целевой аудитории для контента.    Для списка можно задать целевую аудиторию, чтобы его элементы были доступны только пользователям, которые входят в определенные группы или аудитории SharePoint и Active Directory. Для этого используются веб-части (например, "Запрос контента"), в которых данные списка фильтруются в зависимости от участия пользователя в группах. Чтобы воспользоваться этой возможностью, в самом списке следует предварительно настроить столбец "Выбор целевой аудитории".

Используемый тип списка определяется типом сведений, к которым предоставляется общий доступ.

Извещения.    Используется для сообщения о новостях и состояниях, а также для напоминаний. Поддерживает расширенные возможности форматирования, включая рисунки, гиперссылки и форматированный текст.

Контакты.    Используется для хранения сведений о людях или группах, с которыми вы работаете. Если у вас есть программа для работы с электронной почтой или контактами, совместимая с технологиями SharePoint, вы можете просматривать и обновлять свои контакты с сайта с ее помощью. Например, в Outlook можно обновить список всех поставщиков организации. Список "Контакты" не предназначен для управления участниками сайта, но его можно использовать для хранения и передачи контактов в организации (например, списка внешних поставщиков).

Доски обсуждений.    Используется для записи и централизованного хранения обсуждений рабочей группы аналогично группам новостей. Если администратор сайта настроил функцию приема сообщений электронной почты списками, то на досках обсуждений можно будет хранить обсуждения, ведущиеся по электронной почте в большинстве популярных почтовых программ. Например, вы можете создать доску для обсуждения нового товара.

Ссылки.    Используется для хранения ссылок не ресурсы из Интернета, интрасети вашей компании и другие ресурсы. Например, вы можете создать список ссылок на веб-сайты заказчиков.

Повышенные ссылки.    Этот список используется для отображения действий связывания в наглядном представлении.

Календарь.    Используется для отслеживания всех событий рабочей группы и особых мероприятий, таких как корпоративные праздники. Содержит визуальные представления событий группы (как на настольном или настенном календаре), включая собрания, неофициальные встречи и события на целый день. С помощью этого вида списков также можно отслеживать основные вехи рабочей группы, такие как крайние сроки или даты выпуска продуктов, не относящиеся к определенным временным интервалам. Если у вас есть программа для работы с электронной почтой или календарем, совместимая с технологиями SharePoint, вы можете просматривать и обновлять в ней календарь со своего сайта. Например, можно сравнить и обновить календарь на сайте с датами из календаря Outlook, отобразив их рядом или наложив друг на друга в приложении Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Создание календаря.

Задачи.    Используется для отслеживания сведений о проектах и других заданиях группы. Вы можете назначать людям задачи, а также отслеживать их состояние и ход выполнения. Если у вас есть совместимая с SharePoint программа для работы с электронной почтой или задачами, вы можете просматривать и обновлять в ней задачи с сайта. Например, можно создать список "Задачи" для распределения бюджета организации, а затем просматривать и обновлять его в Outlook вместе с другими задачами. Дополнительные сведения см. в статье Создание списка.

Задачи проекта.    Используется для хранения сведений о задачах в представлении Ганта с индикаторами выполнения. С помощью списков этого типа вы можете отслеживать состояние и ход выполнения задач. Если у вас есть совместимая с SharePoint программа для работы с электронной почтой или задачами, вы можете просматривать и обновлять в ней задачи проекта с сайта. Например, можно создать на сайте список "Задачи проекта" для назначения заданий по созданию учебных руководств, а затем отслеживать ход их выполнения в приложении Project. Дополнительные сведения см. в статье Создание списка.

Отслеживание вопросов.    Используется для хранения сведений об определенных вопросах, например связанных с поддержкой, а также для отслеживания хода их обработки. Вы можете назначать вопросы, распределять их по категориям и связывать друг с другом. Например, можно создать список "Отслеживание вопросов" для управления проблемами службы поддержки и их решения. При редактировании вопросов вы можете добавлять примечания, ведя таким образом историю примечаний без изменения исходного описания вопроса. Например, представитель службы поддержки может записывать каждое действие, выполненное для решения проблемы, а также его результаты. Список "Отслеживание вопросов" также можно использовать в сочетании с трехэтапным рабочим процессом, чтобы упростить управление решением вопросов и отслеживание состояния проектов. Дополнительные сведения см. в статье Создание списка.

Опрос.    Используется для сбора и обработки отзывов, например для оценки удовлетворенности сотрудников или их тестирования. Вы можете создавать вопросы и ответы разными способами, а также просматривать отзывы и предложения. Если у вас есть приложение для работы с электронными таблицами или базами данных, совместимое с SharePoint, вы можете экспортировать результаты для последующего анализа. Дополнительные сведения см. в статье Создание опроса.

Настраиваемый список.    Используется для создания списка "с нуля". Если у вас есть совместимая с SharePoint программа для работы с электронными таблицами, вы также можете создать настраиваемый список на основе электронной таблицы. Например, можно импортировать из Excel список, предназначенный для хранения контрактов с поставщиками и управления этими документами. Дополнительные сведения см. в статье Создание списка на основе электронной таблицы.

Внешний список.    Используется для работы с данными, хранящимися за пределами SharePoint, но доступными для просмотра и изменения в этой службе. Источник данных для внешнего списка называется внешним типом контента. В отличие от встроенных списков SharePoint, внешние списки используют службы Business Connectivity Services для прямого доступа к данным во внешней системе (такой как SAP, Siebel или сервер Microsoft SQL Server), будь то СУБД, веб-служба или бизнес-система.

Настраиваемый список в представлении    таблицы. Настраиваемый список в представлении таблицы можно использовать для создания пустого списка, который похож на настраиваемый, но отображается по умолчанию в представлении таблицы. В представлении таблицы данные доступны для отображения и редактирования в виде строк и столбцов таблицы. Можно добавлять и изменять строки и столбцы, применять фильтры и сортировку, отображать вычисляемые значения и итоги, а также редактировать данные в ячейках таблицы. Для представления таблицы требуется 32-разрядный клиентский компьютер с установленным пакетом Office и браузером с поддержкой элементов управления ActiveX.

Список состояний.    С помощью списка состояний можно просматривать и отслеживать цели проекта. Этот список включает набор цветных значков, которые указывают на степень достижения поставленных целей.

Циркуляры.    Список " Циркуляры" служит для рассылки участникам группы различных сведений, включая штампы подтверждения.

Список словарей IME (Майкрософт).    Список словарей IME (Майкрософт) позволяет использовать данные в списке как словарь IME (Майкрософт). С помощью IME (Майкрософт) можно преобразовывать элементы поля "Чтение" в элементы типа "Отображение" и просматривать контент в поле "Примечание" в окне примечаний IME. Эти данные можно связать с конкретным URL-адресом.

Список контента PerformancePoint.    В списке контента PerformancePoint хранятся элементы панелей мониторинга, такие как системы показателей, отчеты, фильтры, страницы панели мониторинга и другие объекты, создаваемые с помощью конструктора панели мониторинга PerformancePoint.

Языки и переводчики.    Список "Языки и переводчики" используется в сочетании с рабочим процессом управления переводом во многоязыковой библиотеке. В этом рабочем процессе задачи перевода назначаются переводчикам, указанным в списке для соответствующих языков. Этот список можно создать вручную или автоматически при добавлении рабочего процесса "Управление переводом" во многоязыковую библиотеку.

Список ключевых показателей эффективности.    Используется для отслеживания ключевых показателей эффективности, с помощью которых можно быстро оценить степень выполнения поставленных задач. Вы можете настроить этот список для отслеживания продуктивности с использованием одного из четырех типов данных: вводимых вручную либо извлекаемых из списков SharePoint, книг Excel и служб Analysis Services (компонент сервера Microsoft SQL Server). После создания списка ключевых показателей эффективности его можно использовать для отображения состояния соответствующих показателей на странице панели мониторинга.

Импорт листа.    Создание списка с использованием столбцов и данных из существующего листа. Для импорта листа требуется Microsoft Excel или другая совместимая программа.

Добавление списка на страницу

  1. Откройте приложение "Сайты", выберите Параметры  Параметры: обновить профиль, установить программное обеспечение и подключить его к облаку , а затем — Контент сайта.

  2. Щелкните значок Добавить приложение.

    Значок добавления приложения в диалоговом окне "Содержимое сайта"
  3. Выберите приложение. Доступные программы могут располагаться на нескольких страницах.

  4. Введите уникальное имя и запомните его, а затем нажмите кнопку Создать.

  5. Вернувшись на страницу с содержимым сайта, вы можете:

    • закрыть окно, вернуться на предыдущую страницу и добавить другое приложение;

    • выбрать приложение и начать вводить данные;

    • щелкнуть многоточие ... и открыть меню Параметры, чтобы добавить столбцы, изменить имена и выполнить другие действия.

Организация списков на сайте

Возможности списков могут быть использованы различными способами — это зависит от размера и количества существующих списков, а также требований организации.

Один большой список может служить различным потребностям. Например, может существовать большой список технических вопросов, которые необходимо решить в организации, и эти вопросы могут относиться к различным проектам и группам.

Используйте один список в указанных ниже случаях.

  • Группа нуждается в сводных данных об элементах списка или в различных представлениях одного и того же набора элементов. Например, руководителю может требоваться просматривать изменения по всем техническим вопросам в организации или по вопросам, зарегистрированным в определенный период времени.

  • Пользователи предпочитают просматривать и искать вопросы в одном и том же месте на сайте.

  • К элементам списка необходимо применить одинаковые параметры, например отслеживание версий или требование утверждения.

  • Группы, работающие со списком, имеют похожие характеристики, например, одинаковые уровни разрешений. Для определенных элементов списка могут быть применены уникальные разрешения, но, если уровни разрешений сильно различаются, следует использовать несколько списков.

  • Необходимо проводить анализ данных о списке или получать объединенные обновления списка. Можно получать предупреждения при изменениях элементов списка или просматривать изменения в списке с помощью технологии RSS. RSS-каналы позволяют участникам рабочей группы просматривать единый список измененных данных.

Несколько списков используются при наличии значительных различий между управляемыми элементами или между группами пользователей, работающих с этими элементами.

Используйте несколько списков в указанных ниже случаях.

  • Пользователям не требуются сводные данные по всем элементам.

  • Группы пользователей, обращающихся к данным, имеют разные характеристики и различные уровни разрешений.

  • К разным наборам элементов необходимо применить различные параметры, например управление версиями или утверждение.

  • Не требуется одновременно анализировать все элементы или получать консолидированные обновления для списка.

Ниже описаны некоторые способы упорядочения списков и их элементов.

Добавление столбцов    Чтобы ваша группа могла точно определить наиболее важные элементы, вы можете добавить столбцы в список. Например, вы можете добавить столбец Project в список, чтобы облегчить пользователям работу с определенными проектами для более удобного просмотра и работы с их элементами. Кроме того, вы можете добавить дополнительные столбцы, если вы хотите собрать дополнительные сведения для каждого элемента списка, например имя отдела или имя сотрудника.

Если в списке содержится несколько элементов, вы можете индексировать определенные столбцы для повышения быстродействия при просмотре нескольких элементов или смене представлений. Расположение элементов при этом не изменится, однако упростится хранение большого количества объектов в списке. Обратите внимание, что для индексирования базы данных требуется больше места на диске. Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.

Создание представлений    Вы можете использовать представления, если участники вашей группы часто должны видеть данные определенными способами. В представлениях используются столбцы для сортировки, группировки, фильтрации и отображения данных. Вы также можете выбрать количество элементов, отображаемых одновременно в каждом представлении. Например, пользователи могут просматривать список в наборах из 25 или 100 элементов списка на странице в зависимости от их предпочтений и скорости их подключения.

Благодаря представлениям вы можете хранить в списке множество элементов, но просматривать только необходимые в зависимости от обстоятельств (например, вопросы за определенный год или только текущие события календаря). Вы можете создать личные представления, доступные только вам, а при наличии разрешения на изменение списка — общие представления, доступные всем. Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.

Создание папок    Вы можете добавлять папки в большинство типов списков, если владелец списка разрешил создавать папки. Это особенно удобно, если элементы списка можно разделить особым образом, например с помощью Project или Group. Папки помогают людям быстрее находить элементы списка и управлять ими. SharePoint Technologies предоставляют представление в виде дерева, которое позволяет пользователям перемещаться по сайтам и папкам так же, как и к папкам на жестком диске. Например, каждый отдел может иметь собственную папку. Создание папки в списке

См. также

Добавление, изменение и удаление элементов списка

Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки

Создание папки в списке

Удаление папки из списка

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×